10 mẹo để giao tiếp email hiệu quả

Giao tiếp email bắt đầu vào năm 1971 khi Ray Tomlinson gửi email đầu tiên cho chính mình. Mặc dù công nghệ này đã hơn 50 năm tuổi, nhưng hàng tỷ email được gửi mỗi ngày. Đôi khi chúng ta hàng ngày đọc và gửi nhiều email hơn là gặp những người thực sự. Tuy nhiên, trong giao tiếp email chúng ta mắc phải những sai lầm tương tự mà chúng ta nên tránh vì lợi ích của chính mình. Vậy làm cách nào để cải thiện email của chúng ta?

Dưới đây là 10 mẹo để giao tiếp email hiệu quả:

1. Rõ ràng và ngắn gọn

Hầu hết mọi người không có đủ thời gian trong ngày để đọc và trả lời email. Nội dung email phải mang tính thông tin và trực tiếp. Ngay cả khi bạn đang sử dụng các lựa chọn thay thế khác cho email, người nhận của bạn sẽ đánh giá cao các thông điệp ngắn gọn và rõ ràng. Hãy cân nhắc sử dụng các dấu đầu dòng hoặc viết một email riêng cho mỗi chủ đề bạn cần giao tiếp với ai đó.

Nhớ rằng: Email dài làm suy kiệt năng lượng của mọi người.

2. Lịch sự

Trừ khi bạn có mối quan hệ tốt với ai đó, hãy tránh ngôn ngữ không chính thức, thuật ngữ chuyên môn, lóng và các chữ viết tắt không phù hợp. Hãy suy nghĩ về cách email của bạn “cảm thấy” về mặt cảm xúc. Nếu cảm xúc của bạn có thể bị hiểu lầm, hãy tìm cách khác để diễn đạt lời nói của bạn. Hãy thân thiện, tôn trọng và biết ơn.

Bạn có muốn biết khi nào nên sử dụng tông thoải mái, chính thức, nghiêm túc hoặc thân thiện?

3. Sử dụng dòng chủ đề rõ ràng

Dựa trên dòng chủ đề, mọi người quyết định có mở email hay không. Nhiều người nhận được một lượng lớn email, điều quan trọng là mô tả những gì người đọc sẽ tìm thấy bên trong. Hộp thư đến của người nhận làm công việc dọn dẹp đầu tiên cho họ. Và các thông điệp không có dòng chủ đề được coi là email xấu và do đó được chuyển tiếp đến thư rác.

4. Chú ý đến chính tả và ngữ pháp

Đây là một cách dễ dàng để cho thấy rằng bạn quan tâm. Hãy thử đọc thông điệp của bạn to để giúp bạn bắt được bất kỳ lỗi ngữ pháp hoặc cách diễn đạt khó xử nào mà bạn có thể bỏ sót.

5. Hãy nhớ rằng email không bao giờ là riêng tư

Thông điệp của bạn có thể được chuyển tiếp cho những người khác mà không có kiến thức của bạn. Nếu thông tin của bạn rất bí mật, hãy đảm bảo nó đến đúng người.

6. Đặt điểm chính của bạn ở phía trước

Nếu bạn đang trả lời một câu hỏi trong email của ai đó, hãy đặt câu trả lời gần phía trước. Hầu hết mọi người không thích đọc các đoạn văn dài để có được điểm chính ở cuối thông điệp.

7. Sử dụng phím TRẢ LỜI

Bao gồm thông điệp trước đó khi bạn đang trả lời email. Đừng bắt đầu một email mới. Thực hành này tiết kiệm thời gian của bạn và thời gian của người nhận.

8. Thân thiện với môi trường

Tránh in email bất cứ khi nào có thể. Bạn sẽ có thể giữ giao tiếp của mình được tổ chức tốt hơn và hơn nữa tiết kiệm cây.

9. Tránh LA HÉT

Đừng sử dụng tất cả các chữ hoa, nó ngụ ý la hét. Nó cũng KHÓ ĐỌC HƠN các chữ cái được gõ có cùng kích thước, vì vậy hãy cho độc giả của bạn một sự nghỉ ngơi.

10. Bao gồm chữ ký của bạn

Đừng ẩn sau email và bao gồm tên của bạn. Kết thúc thông điệp của bạn bằng “Trân trọng”, “, “Tôn trọng”, " hoặc “Tất cả những điều tốt nhất”, " tùy thuộc vào tình huống. Đừng quên viết tên công ty dưới tên của bạn hoặc chia sẻ danh thiếp kỹ thuật số của bạn.

Suy nghĩ cuối cùng

Nhận ra rằng khi thông điệp của bạn được gửi, không thể thu hồi. Bằng cách gửi thông điệp sai cho ai đó, bạn có thể làm hỏng và phá hủy kinh doanh hoặc sự nghiệp của mình. Luôn kiểm tra kỹ thông điệp của bạn và dòng người nhận trước khi gửi bất kỳ email nào. Cũng là một ý tưởng tốt để tạo một tài khoản email mới dành riêng cho tiếp cận và giao tiếp với khách hàng.