Tại sao bạn nên tích hợp phần mềm?

Ngày nay, việc có và sử dụng ít nhất một phần mềm trong công ty là điều bình thường, phải không? Vài năm trước, điều này không rõ ràng; bây giờ nó là bắt buộc. Ngay cả trong quá khứ, các công ty có phần mềm mạnh mẽ coi đó là lợi thế cạnh tranh; ngày nay, nó không còn là lợi thế nữa; nó là một nhu cầu. Hơn nữa, tích hợp phần mềm là nhu cầu của ngày hôm nay.

Điều đáng chú ý là 17% nhân viên bán hàng nêu tên thiếu tích hợp với các công cụ khác là thách thức lớn nhất trong công việc của họ. Thống kê này nhấn mạnh tầm quan trọng quan trọng của tích hợp phần mềm trong hoạt động kinh doanh hiện đại.

Phần mềm & Phần cứng

Một thời gian trước, cần phải có máy chủ của riêng bạn, nơi bạn lưu trữ các hệ thống, thông tin và dữ liệu của mình. Bằng cách này, bạn “chắc chắn” rằng mọi thứ đều dưới sự kiểm soát của bạn, ở một nơi bạn sở hữu.

Thực hành này là phổ biến nhất. Có những phần mềm có thể cài đặt nổi tiếng chỉ có sẵn trên PC. Ngay cả cho đến ngày nay, nhiều công ty (có mọi kích cỡ) tiếp tục sử dụng phần mềm có thể cài đặt, tại chỗ do chính sách bảo mật nội bộ, hoặc vì lý do đơn giản là thay đổi loại hệ thống này trong các cấu trúc lớn và quan liêu là phức tạp và tốn thời gian.

Sử dụng phần mềm tại chỗ được cài đặt cục bộ yêu cầu PHẦN CỨNG. Và phần cứng (ngoài phần mềm) cũng là một khoản đầu tư. Bạn phải ghi nhớ rằng thiết bị bạn sử dụng ngày hôm nay sẽ trở nên lỗi thời, và bạn sẽ bị buộc phải nâng cấp nó.

Kỷ nguyên mới

Ngày nay, nhờ các nền tảng giao tiếp đám mây nổi tiếng hoặc các giải pháp phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS), bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc giữ cho giá của máy chủ của mình cập nhật với các máy chủ đắt tiền, và thậm chí tốt hơn, bạn sẽ không phải lo lắng về bảo mật.

Làm thế nào điều này có thể xảy ra? Vâng, để làm cho nó rất đơn giản, một số công ty cung cấp dịch vụ hoạt động như máy chủ của bạn, nhưng trong đám mây (qua Internet). Vì vậy, thay vì lo lắng về phần cứng, bạn giao cho họ trách nhiệm về nó; và về bảo mật, cũng vậy, sử dụng CÁC CHỨNG CHỈ CÓ DANH TIẾNG CAO. Trong hầu hết các trường hợp, các công ty này là Google Cloud và Amazon Web Services.

Tích hợp phần mềm là gì?

Vì vậy, khi bạn quyết định chuyển hoạt động của mình sang môi trường phần mềm dựa trên đám mây, có nhiều hệ thống bạn có thể chọn. Và nhiều cơ hội mới có sẵn trước mặt bạn. Một trong những cơ hội này được gọi là tích hợp phần mềm.

Nó cho phép bạn kết nối các công cụ và hệ thống mà bạn thường sử dụng riêng biệt thành một nền tảng. Nhờ kết nối chúng, bạn cho phép các giải pháp và ứng dụng khác nhau trao đổi dữ liệu và giao tiếp với nhau. Tất cả dữ liệu được lưu trữ ở một nơi; đội của bạn không phải đăng nhập vào các hệ thống khác nhau để làm công việc tương tự hoặc tìm thông tin họ cần.

Nhiều tác vụ thủ công hoặc tẻ nhạt được tự động hóa, và các quy trình kinh doanh được thống nhất. Bạn có thể phát huy tối đa tiềm năng của phần mềm của mình và tận dụng sức mạnh của sinergia bằng cách kết hợp các tính năng tốt nhất của chúng.

Các hệ thống giao tiếp như thế nào?

Được rồi, vậy các hệ thống này có thể giao tiếp với nhau như thế nào? Đây là thách thức chính của việc có nhiều phần mềm. Và đây là nơi sử dụng thực sự của API (Giao diện lập trình ứng dụng) phát huy tác dụng.

API được định nghĩa là các tập hợp thủ tục và hàm cho phép các hệ thống và ứng dụng khác nhau truy cập dữ liệu hoặc các tính năng của phần mềm hoặc giải pháp khác. API là một kết nối có thể lập trình giữa nhiều công cụ chỉ định dữ liệu nào có thể được di chuyển từ một thực thể này sang thực thể khác. Bằng cách này và nhờ công nghệ, bạn có thể tự động hóa nhiều, nhiều quy trình mà bạn thực hiện trong các tổ chức của mình bằng cách sử dụng các giải pháp khác nhau.

Hãy xem một số ví dụ:

• Khi một khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng (điều này xảy ra trong CRM), bạn muốn hệ thống nhắc nhở hành động trong ERP, chuẩn bị hóa đơn điện tử và gửi nó cho email của khách hàng mới.
• Mỗi khi bạn thêm một sản phẩm mới vào ERP của mình và kho hàng lớn hơn 0, bạn muốn hệ thống thêm nó vào eBay và Amazon với cùng giá, và mỗi thay đổi giá sẽ xảy ra tự động.
• Khi ai đó hoàn thành một tác vụ, hệ thống quản lý dự án sẽ thông báo cho người chịu trách nhiệm tiếp theo biết rằng họ phải bắt đầu với tác vụ tiếp theo. Ở cuối quy trình này, hệ thống sẽ gửi cho bạn một email tự động với PDF tóm tắt những gì đã được thực hiện và thời gian dành cho mỗi người với các tác vụ của họ.

Và có hàng ngàn và hàng ngàn ví dụ khác.

Những loại phần mềm hoặc hệ thống nào bạn có thể tích hợp?

Như đã đề cập ở trên, từng chút một các công ty nhận ra rằng họ cần phần mềm dựa trên đám mây. Nhưng thường thì họ cần nhiều loại phần mềm, mỗi loại phục vụ một mục đích chính. Phần mềm làm mọi thứ bạn cần có lẽ không tồn tại. Và nếu có, nó không phải là một cái tốt.

Nếu bạn điều hành một công ty nhỏ, bạn có thể tìm thấy phần mềm cung cấp tất cả các tính năng bạn cần. Nhưng ý tôi là một phần mềm toàn cầu bao gồm mọi thứ hầu hết các công ty cần không tồn tại. Bạn cần tích hợp nó với các công cụ khác để mở rộng các tính năng và khả năng của nó.

Đây là các loại hệ thống chính được sử dụng trong các doanh nghiệp có mọi kích cỡ:

ERP (Quy hoạch tài nguyên doanh nghiệp)

Đó là diễn viên chính trong mỗi tổ chức sử dụng nó. Các công ty sử dụng ERP để lưu trữ dữ liệu từ nhiều hoạt động kinh doanh, nơi bạn cũng có quản lý chung về chi phí, chi tiêu, thanh toán, thu thập, quản lý chi tiêu, cùng với những thứ khác như sản xuất, hậu cần, v.v.

Phần mềm Help Desk

Phần mềm Help Desk là một giải pháp cho phép bạn cung cấp cho khách hàng của mình tất cả các loại hỗ trợ thông qua các kênh khác nhau. Nó sẽ bao gồm giao tiếp qua email, tổng đài, trò chuyện trực tiếp và khả năng quản lý các tương tác trên mạng xã hội. Tất cả được tập hợp dưới một mái nhà và có thể truy cập trong một hộp thư chung.

CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng)

Đó là một phần mềm cho phép bạn thiết lập mối quan hệ với khách hàng tiềm năng của mình trước khi họ trở thành khách hàng, và khi họ là khách hàng của bạn. Nó cũng có thể được sử dụng bởi nhân viên bán hàng của bạn để quản lý các quy trình bán hàng. (Ví dụ: HubSpot).

BPM (Quản lý quy trình kinh doanh)

Phần mềm được thiết kế để hỗ trợ tự động hóa các quy trình kinh doanh nội bộ và quy trình làm việc. Phần mềm BPM thường được sử dụng bởi các công ty vừa đến lớn. Các hệ thống này có xu hướng tập trung vào phân tích và cải thiện dài hạn, liên tục và cho phép người dùng kiểm soát sự rõ ràng của các quy trình và ngày càng năng suất hơn. (Ví dụ: KiSSFLOW).

CMS (Phần mềm quản lý nội dung)

Một hệ thống CMS cho phép chúng ta tạo và quản lý nội dung của trang web, blog, trang đích của mình.

HRS (Hệ thống Nhân sự)

Hệ thống được thiết kế chủ yếu để quản lý các quy trình nhân sự cần thiết trong một tổ chức, ghi chép các thỏa thuận với mỗi nhân viên, sắp xếp kỳ nghỉ, v.v. Cũng có thể là bất kỳ phần mềm HR nào khác, chẳng hạn như Toggl hoặc Sparkbay.

Đây chỉ là một vài ví dụ về các loại phần mềm được sử dụng bởi các công ty. Chúng được liệt kê chủ yếu để nhấn mạnh có bao nhiêu giải pháp khác nhau có sẵn ngoài đó và chúng phục vụ những mục đích khác nhau như thế nào. Mỗi hệ thống này có thể thực sự phức tạp trong chính nó, và chúng vẫn sẽ yêu cầu một số add-on hoặc tiện ích mở rộng.

Những lợi ích của tích hợp phần mềm là gì

1. Khả năng truy cập và đồng bộ hóa dữ liệu

Tất cả dữ liệu từ các hệ thống tích hợp được tự động ghi lại trong một nền tảng được chọn, do đó tạo thành một cơ sở dữ liệu gắn kết và sạch sẽ. Nó xảy ra trong thời gian thực. Tất cả thông tin cần thiết đều có sẵn trong tầm tay của bạn.

2. Giảm chi phí và tiết kiệm thời gian

Bạn có đo lường bao nhiêu thời gian nhân viên của bạn dành cho các tác vụ thủ công như ghi chú sau cuộc gọi, điền biểu mẫu trong CRM của bạn, sao chép các thỏa thuận được thực hiện qua email vào BPM của bạn không? Họ cần bao nhiêu thời gian để tìm dữ liệu họ cần?

Nếu bạn giới thiệu các tích hợp phần mềm phù hợp, các đại lý dịch vụ khách hàng hoặc đại diện bán hàng của bạn sẽ có thời gian để tập trung vào các tác vụ quan trọng hơn tạo ra thu nhập (đóng thương vụ, bán chéo). Công việc của họ sẽ hiệu quả hơn.

Dữ liệu cho thấy nhân viên dành 19% thời gian của họ để tìm tài nguyên, tài liệu và thông tin cần thiết để làm công việc của họ.

3. Tương tác giữa các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp

Tích hợp phần mềm tạo điều kiện thuận lợi cho khả năng hiển thị các hoạt động và tương tác giữa các bộ phận và nhóm khác nhau trong công ty. Mọi người được thông báo tốt hơn vì dữ liệu có sẵn cho mọi người.

4. Phân tích lịch sử từ một vị trí duy nhất

Dữ liệu được thu thập theo thời gian trên các nền tảng tích hợp khác nhau có thể được phân tích từ một vị trí duy nhất.

5. Định nghĩa và thực hiện các KPI mới

Bằng cách có quyền truy cập vào nhiều dữ liệu và thông tin hơn, bạn có thể đặt các mục tiêu mới dựa trên các chỉ số mới có liên quan đến công ty.

6. Ra quyết định dựa trên hành vi người dùng

Sự tích hợp giữa các nền tảng cho phép bạn tập trung vào người dùng và hành vi của họ, vì tất cả dữ liệu về khách hàng và khách hàng tiềm năng của bạn đều có sẵn ở một nơi. Bạn có thể cung cấp hỗ trợ được cá nhân hóa cho những người phù hợp, vào đúng thời điểm, cá nhân hóa giao tiếp hoặc chiến dịch của bạn. Không có cách nào tốt hơn để cung cấp trải nghiệm khách hàng omnichannel.

7. Xác định lợi nhuận của các chiến dịch được thực hiện trên các phương tiện khác nhau

Vì tính toán lợi nhuận của các chiến dịch được thực hiện được tích hợp, nên dễ dàng loại bỏ những gì không hoạt động và tối ưu hóa những gì hữu ích một cách nhanh chóng và hiệu quả.

8. Ít lỗi hơn

Công việc thủ công dễ xảy ra lỗi; nhiều sai lầm có thể xảy ra khi nhân viên di chuyển dữ liệu qua lại giữa các nền tảng khác nhau. Tích hợp phần mềm giảm lượng dữ liệu phân tán và trùng lặp. Nó làm cho việc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu an toàn hơn.

Kết nối LiveAgent với các công cụ và giải pháp yêu thích của bạn

LiveAgent cung cấp tích hợp với hơn 30 công cụ và loại phần mềm để bạn có thể cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc cho khách hàng của mình. Tích hợp help desk end-to-end LiveAgent của bạn với CRM, CMS, các nền tảng thương mại điện tử yêu thích, công cụ tiếp thị qua email, thanh toán và các giải pháp quản lý dự án của bạn.