Dùng thử miễn phí

Language switcher

–Hidden comment

Use attributes in format region_from and region_to= to change the languages showing in language switcher.
Available regions are:
europe_from europe_to
asia_from asia_to
mideast_from mideast_to
america_from america_to

Example:
europe_from=0 europe_to=22 will put all languages (ordered in language switcher settings) from 1 to 21 to Europe region:
asia_from=22 asia_to=25 will put all languages from 23 to 24 (so only 2) into Asia region.

dane deaner iJ1lw8iNIy8 unsplash
Hỗ trợ

Những mẫu thoại IVR phổ biến nhất

Oliver Stasinszky

Oliver Stasinszky

Được sửa đổi lần cuối vào October 11, 2021 tại 10:05 am

Bạn gặp khó khăn trong việc tìm kiếm các cụm từ IVR hiệu quả cho tổng đài cuộc gọi của mình? Đừng lo lắng! Chúng tôi ở đây là để hỗ trợ bạn. Tìm được các cụm từ phù hợp có thể là một thử thức, đặc biệt là nếu bạn chưa từng thử qua bao giờ. Vì muốn giúp bạn, chúng tôi đã soạn ra một hướng dẫn đơn giản dành cho bạn.

Các chiến lược nhắn tin IVR

Trước khi bạn bắt đầu thu âm các tin nhắn thoại IVR, điều quan trọng là bạn nhận biết được các chiến lược nhắn tin IVR hiệu quả. Nếu bạn triển khai các phương pháp hay nhất này khi tạo tin nhắn thoại IVR, bạn nhất định sẽ cải thiện được mức độ hài lòng của khách hàng.

Những mẫu thoại IVR phổ biến nhất

Triển khai tuyên bố từ chối trách nhiệm về thời gian chờ trung bình vào lời chào của bạn Bằng cách thông báo cho khách hàng về thời gian chờ đợi trung bình mà họ sẽ phải trải qua, giúp khách hàng tính toán thời gian của họ ngay từ đầu. Ví dụ, nếu khách hàng biết là họ sẽ phải đợi 7 phút để được kết nối với tư vấn viên, thì có nhiều khả năng họ sẽ chấp nhuận giữ đường dây hơn là phải chờ đợi trong mù quáng. Theo tìm hiểu của chúng tôi, hầu hết khách hàng đều sẵn sàng đợi máy 5 phút trước khi phải cúp máy. Do vậy, với việc cho khách hàng biết rõ thời gian chờ đợi, bạn sẽ giảm được số lượng cuộc gọi bị bỏ qua.

Trình bày tin nhắn thoại IVR theo thứ tự quan trọng Khi đang chờ đợi và lắng nghe các tin nhắn thoại IVR, bạn sẽ rất dễ bị phân tâm và không còn lắng nghe các nội dụng khác đang được trình bày (đặc biệt nếu chúng không liên quan đến bạn.) Theo Steve Hindley, Giám đốc Sáng tạo tại iNarratorOnHold, 80% số người đang chờ máy sẽ nghe tin nhắn thoại đầu tiên trong menu thoại IVR của bạn, 20% sẽ nghe tin nhắn thứ hai và 10% tin nhắn thứ ba. Do đó, điều quan trọng là phải sắp xếp các tin nhắn thoại IVR của bạn theo mức độ quan trọng cũng như tần suất liên hệ liên quan đến vấn đề này.

Bao hàm nội dung CTA trong tin nhắn thoại IVR của bạn Bao gồm Lời kêu gọi hành động (Calls to Action) trong tin nhắn thoại IVR giúp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn. Nếu khách hàng đang chờ máy trong vài phút, họ sẽ nghe thấy menu thoại IVR cùng bài nhạc lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, nếu bạn giới hạn số lần phát menu thoại IVR và thay vài đó là bản ghi âm các nội dung marketing, thì khách hàng có thể biết thêm điều gì đó mới mẻ về sản phẩm và dịch vụ của bạn ”một cách tự nhiên.” Ví dụ, một thông báo cho khách hàng biết là bạn đang giảm giá 20% cho một số sản phẩm nhất định trong cửa hàng của mình. Bằng cách thêm Lời kêu gọi hành động (CTA) vào tin nhắn thoại IVR, bạn đang khuyến khích và thúc đẩy khách hàng tiếp tục tương tác của mình kể cả sau khi cuộc điện thoại kết thúc.

Hướng khách hàng đến Câu hỏi thường gặp và các kênh giao tiếp khác Một cách tuyệt vời nữa để đa dạng hóa tin nhắn thoại IVR là hướng khách hàng đến phần Câu hỏi thường gặp hoặc cổng thông tin khách hàng cũng như cơ sở tr thức trên web của bạn. Nếu khách hàng biết được là họ có thể tìm thấy câu trả lời cho vấn đề của mình online, như vậy họ sẽ tránh phải chờ đợi cũng như làm giảm số lượng truy vấn mà khách hàng đặt ra cho tư vấn viên của bạn.

Những cụm từ IVR thường xuyên được sử dụng nhất

Giờ đây bạn đã biết được các phương pháp hay nhất của nhắn tin thoại IVR, chúng tôi đã sẵn sàng chỉ cho bạn các cụm từ IVR được sử dụng phổ biến nhất có thể dùng làm template cho menu thoại IVR của riêng bạn.

Tin nhắn chào mừng

  • “Bạn đang liên hệ với [tên công ty.] Tất cả các nhân viên hỗ trợ của chúng tôi hiện đều đang bận. Xin vui lòng giữ máy và chúng tôi sẽ trả lời cuộc gọi của bạn sớm nhất có thể. Thời gian giữ máy là 3 phút. ”
  • “Bạn đã liên hệ với [tên công ty.] Tất cả các nhân viên hỗ trợ của chúng tôi hiện đang bận máy. Nếu bạn không muốn chờ đợi, xin vui lòng nhấn phím 1 để lại tin nhắn hoặc nhấn phím 2 để nhân viên hỗ trợ gọi lại cho bạn. Nếu không, xin vui lòng giữ điện thoại và cuộc gọi của bạn sẽ được trả lời theo thứ tiếp nhận. Thời gian chờ máy của bạn là 3 phút. ”
  • “Bạn đang liên hệ [tên công ty.] Chúng tôi hiện đang phải tiếp nhận một số lượng cuộc gọi vào. Xin vui lòng để lại tin nhắn với tên và số điện thoại của bạn, chúng tôi sẽ gọi lại cho bạn trong thời gian sớm nhất ”.
  • “Cảm ơn bạn đã gọi cho [tên công ty.] Chúng tôi hiện không thể tiếp nhận cuộc gọi của bạn. Vui lòng để lại tin nhắn sau tiếng bíp, hoặc liên hệ với chúng tôi trong giờ làm việc: thứ Hai đến thứ sáu, từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều, theo giờ miền Đông. Nếu bạn cần được hỗ trợ tức thì, hãy đến phần cơ sở tri thức hoặc Câu hỏi thường gặp của chúng tôi trong phần ‘Trợ giúp’ trên web của chúng tôi. Xin cảm ơn!”
  • Cảm ơn bạn đã gọi cho [tên công ty]. Để biết thêm về các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi, hãy truy cập vào trang web của chúng tôi tại địa chỉ www.companyname.com. Văn phòng của chúng tôi hiện đã đóng cửa. Giờ làm việc từ thứ hai đến thứ sáu, từ 8 giờ sáng đến 7 giờ tối trừ những ngày lễ lớn. Vui lòng để lại tin nhắn với tên, thông tin liên lạc và vấn đề cần liên hệ của bạn, một nhân viên từ phòng ban hỗ trợ phù hợp sẽ liên hệ với bạn vào ngày làm việc tiếp theo. Hoặc, gửi email cho chúng tôi tại địa chỉ info@companyname.com

Trình đơn lựa chọn

  • “Nếu bạn biết đầu số nội bộ của bộ phận muốn liên hệ, thì bạn có thể quay số đó bất kỳ lúc nào. Nếu không, vui lòng chọn làm theo hướng dẫn sau: Đối với thông tin tài khoản, nhấn phím 1, đối với các câu hỏi về sản phẩm đã mua, nhấn phím 2 … ”
  • “Để gặp bộ phận bán hàng, xin nhấn phím 1. Để được hỗ trợ kỹ thuật, xin nhấn phím 2. Đối với hoạt động thanh toán, xin nhấn phím 3. Để biết thông tin về công ty của chúng tôi, nhấn phím 4. Để lặp lại thông báo này, xin nhấn phím thăng (#).”

Tin nhắn thoại kết nối tư vấn viên

  • “Vui lòng giữ máy, chúng tôi đang kết nối bạn với tư vấn viên phụ trách đang trống. Thời gian chờ của bạn ước tính là 3 phút. Trong khi chờ đợi, bạn có thể truy cập vào trang web của chúng tôi. Chúng tôi đang giảm giá 20% một số mặt hàng cho đến thứ Sáu ngày 13, tháng 10”.
  • “Xin vui lòng giữ máy. Cuộc gọi của bạn đang được kết nối với một trong những nhân viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi. ”
  • “Cuộc gọi của bạn đang được kết nối.”

Điểm mấu chốt

Hiện giờ, bạn đã tìm hiểu qua tất cả về các chiến lược tin nhắn thoại IVR hữu ích và xem qua một số ví dụ về tin nhắn thoại IVR, bạn đã sẵn sàng tạo cây IVR của riêng mình. Hãy nhớ giữ cho nó đơn giản, ngắn gọn và đầy đủ thông tin. Trình bày các thông điệp IVR theo thứ tự quan trọng, sử dụng các mẫu câu kêu gọi hành động (CTA), thông tin cho mọi người biết họ sẽ phải chờ đợi trong bao lâu và thêm vào các tin nhắn quảng cáo nếu thấy phù hợp. Nếu bạn cần thêm bất kỳ sự hỗ trợ nào, xin hãy thử tìm hiểu tại đây. Chúc bạn nhiều may mắn!

Oliver Stasinszky

Oliver Stasinszky

Oliver Stasinszky is a copywriter at LiveAgent, with a background in E-commerce and Customer Service. Passionate about writing, reading, and learning how to play any musical instrument he comes across.

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.