Sổ tay bán hàng là gì và cách tạo một sổ tay

Tạo một quy trình bán hàng có thể lặp lại là điều tối quan trọng nếu bạn muốn có một nhóm đầy đủ các khách hàng tiềm năng có trình độ mọi lúc.

Mặc dù chúng ta đều biết quy trình có thể lặp lại có bao nhiêu quan trọng, nhưng rất khó để tạo ra chúng. Khi bạn bắt đầu tăng tốc độ các quy trình bán hàng của mình, bạn sẽ không biết chính xác những gì hoạt động và cách thực hiện nó.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn mọi thứ bạn cần biết về việc tạo sổ tay bán hàng. Từ các định nghĩa và lợi ích đến các quy trình bạn có thể tuân theo, cộng với các ví dụ sổ tay bán hàng mà bạn có thể kiểm tra tại công ty của mình.

Hãy bắt đầu ngay.

Sổ tay bán hàng là gì?

Sổ tay bán hàng là tài liệu hoặc quy trình chi tiết các bước mà nhóm của bạn có thể tuân theo để liên tục tương tác với khách hàng mới và đóng các giao dịch.

Khi bạn có các sổ tay bán hàng được xác định, bất kỳ ai trong nhóm đại diện bán hàng của bạn đều có thể dễ dàng tuân theo từng bước. Nó giúp đảm bảo mức độ giao tiếp nhất quán với khách hàng của bạn trong suốt chu kỳ bán hàng.

Các sổ tay của bạn sẽ giúp cả đại diện bán hàng mới và có kinh nghiệm dễ dàng tạo ra khách hàng tiềm năng mới và bán hàng.

Không có công thức hoàn hảo cho sổ tay bán hàng, vì nội dung và các bước cần tuân theo sẽ phụ thuộc vào công ty của bạn, các công cụ bạn sử dụng và loại khách hàng của bạn. Nhưng nói chung, mẫu sổ tay bán hàng bao gồm các yếu tố như nhân vật người mua, phác thảo các công cụ bán hàng và các chỉ số hiệu suất chính (KPI).

Bạn có cần sổ tay bán hàng không?

Bạn có thể đã kiếm được hàng trăm nghìn đô la doanh thu mà không có bất kỳ sổ tay được xác định nào. Sau cùng, nếu sản phẩm của bạn giải quyết các điểm đau khách hàng nghiêm trọng, bạn có thể thoát khỏi việc không có các quy trình bán hàng rõ ràng trong một thời gian.

Cuối cùng, bạn sẽ cần phải mở rộng quy mô hoạt động bán hàng của mình để lấp đầy đường ống của bạn bằng khách hàng tiềm năng. Khi thời điểm đó đến, bạn sẽ biết ơn vì có các sổ tay bán hàng đã được đặt ra phác thảo những gì hoạt động cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng đặc biệt quan trọng khi bạn bắt đầu tuyển dụng. Sổ tay cho phép những người mới đến và được đào tạo về các quy trình kinh doanh mà không cần phải được hướng dẫn qua chúng, hoặc phải tự tìm ra chúng.

Cách tạo sổ tay bán hàng

Cách dễ nhất là tổ chức một phiên thiết kế sổ tay với nhóm bán hàng của bạn khi họ đang làm việc trên các hoạt động hàng ngày của họ. Làm cho toàn bộ sổ tay chi tiết nhất có thể để đạt được các mục tiêu bán hàng của bạn.

Sau đó, ghi chép từng bước chính với ảnh chụp màn hình và tài liệu viết.

Công cụ bạn chọn không quan trọng, miễn là nó là thứ mà nhóm của bạn có khả năng sử dụng.

Các tùy chọn tốt bao gồm:

• Google Docs
• Notion
• ClickUp

Điều quan trọng là chỉ tạo sổ tay dựa trên các quy trình đã hoạt động. Không bao giờ thêm bất kỳ thực hành bán hàng xấu nào, thậm chí không để ngăn chặn các bộ phận bán hàng khỏi sử dụng chúng. Chỉ bao gồm các kỹ thuật hiệu quả đã được chứng minh là mang lại khách hàng mới và doanh thu.

Mặt khác, nếu bạn tạo sổ tay của mình sau khi biết chính xác các bước cần thiết để có được khách hàng tiềm năng có trình độ, chúng sẽ hiệu quả hơn khi nhóm đại diện bán hàng của bạn bắt đầu sử dụng chúng. Quá trình tạo sổ tay bán hàng không phải là quá phức tạp một cách không cần thiết. Tuy nhiên, nó phải chứa phương pháp bán hàng của bạn, tất cả các kỹ thuật bán hàng nâng cao của bạn, các mục tiêu chính của bạn, quy trình bán hàng và đối tượng sổ tay.

Tiếp theo, hãy xem xét một số kênh bán hàng mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu tạo sổ tay để mang khách hàng tiềm năng và khách hàng có trình độ vào đường ống bán hàng của bạn.

Ví dụ sổ tay bán hàng

Ví dụ sổ tay bán hàng hướng ngoài

1. Sử dụng email lạnh để có cách tiếp cận được cá nhân hóa và nhắm mục tiêu

Email lạnh là một kênh tuyệt vời để liên lạc với những khách hàng tiềm năng mới. Thông qua tiếp cận email, bạn có thể liên hệ với những khách hàng tiềm năng phù hợp với khách hàng lý tưởng của bạn.

Để làm điều này thành công, hãy tuân theo các bước sau:

Trước tiên, bạn sẽ cần xác định những khách hàng tiềm năng mà bạn muốn liên hệ và lấy email của họ. Bạn có thể sử dụng các công cụ như BuiltWith, UpLead hoặc Clearbit để tìm các liên hệ trong ngành của bạn.

Khi bạn có thông tin liên hệ của họ, bao gồm địa chỉ email được xác minh, bạn sẽ cần viết các mẫu email lạnh của bạn.

Mặc dù bạn có thể có các phần của mẫu email của bạn mà bạn sử dụng lại, mỗi email cần phải có nội dung duy nhất cho mỗi người nhận. Bạn có thể thêm một dòng mở được cá nhân hóa, cũng như tên, tên công ty và các chi tiết được cá nhân hóa thêm.

Ví dụ, bạn có thể bắt đầu email của mình bằng cách nói:

• Chúc mừng bạn đã mở văn phòng mới của mình ở [vị trí].
• Tôi vừa đọc bài viết bạn đã xuất bản về [chủ đề] – đánh giá cao sự minh bạch của bạn về cách bạn xây dựng nhóm tiếp thị của mình.
• Tôi đã nghe bạn nói trên [tên podcast] – những hiểu biết tuyệt vời!

Bạn không cần phải phát minh lại bánh xe khi viết email của mình, miễn là rõ ràng với khách hàng tiềm năng của bạn rằng nó đã được tạo đặc biệt cho họ.

Hãy chắc chắn thêm một số thông tin về lý do bạn liên hệ với khách hàng tiềm năng của bạn và một lời kêu gọi hành động giúp họ dễ dàng trả lời.

Đây là một ví dụ mẫu email:

Chúng tôi rất vui được chào đón bạn đến gia đình [Brand]! Mỗi một trong chúng tôi đều ở đây để đảm bảo bạn hài lòng với [Sản phẩm]. Trước tiên, hãy đảm bảo tài khoản của bạn được thiết lập đúng cách.

Xem Hướng dẫn Onboarding của chúng tôi sẽ giúp bạn làm quen với [sản phẩm]. Nó bao gồm cách hoàn thành quy trình thiết lập của bạn, các tính năng chính của tài khoản của bạn, cộng với một số mẹo và thủ thuật hữu ích.

Video Hướng dẫn Onboarding

Nếu bạn cần bất kỳ trợ giúp nào, hãy liên hệ với chúng tôi bất kỳ lúc nào tại (email) hoặc Tweet cho chúng tôi @brandname Chúng tôi sẽ rất vui lòng giúp đỡ!

Cho đến lần tới,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]

Bây giờ bạn có danh sách khách hàng tiềm năng và các mẫu email của bạn đã sẵn sàng. Bước tiếp theo là gửi email lạnh của bạn.

Cách tốt nhất để làm điều này là sử dụng phần mềm email lạnh, như QuickMail. Tuy nhiên, có nhiều tập lệnh email trực tuyến mà bạn có thể sử dụng.

Trước tiên, nhập khách hàng tiềm năng của bạn. Sau đó, thêm các mẫu email bạn đã viết vào trình chỉnh sửa email. Ngay cả với một email duy nhất trong chuỗi của bạn, bạn sẽ nhận được các câu trả lời, nhưng bí quyết để các chiến dịch email lạnh hoạt động tốt là theo dõi sau khi không có câu trả lời.

Gửi ba đến năm email theo dõi với một vài ngày giữa chúng (độ trễ hai đến bốn ngày là thích hợp).

Nếu email đầu tiên của bạn không thu hút sự chú ý của khách hàng tiềm năng của bạn, có khả năng cao rằng các email theo dõi của bạn sẽ.

Sẽ không lâu trước khi bạn có các cuộc trò chuyện với các khách hàng tiềm năng bán hàng có trình độ háo hức muốn tìm hiểu thêm về cách bạn có thể giải quyết các vấn đề của họ.

Bạn có thể đồng bộ hóa QuickMail với phần mềm CRM của bạn để bất cứ khi nào bạn nhận được câu trả lời, nó sẽ được tự động thêm vào hồ sơ khách hàng tiềm năng của bạn.

Khi bạn biết loại mẫu email và lời kêu gọi hành động nào tạo ra hầu hết các câu trả lời, bạn có thể tạo một sổ tay phác thảo các kỹ thuật bán hàng cơ bản từng bước. Sau đó, bất kỳ ai trong nhóm bán hàng của bạn đều có thể bắt đầu gửi email lạnh bắt đầu các cuộc trò chuyện có kết quả.

Ghi chú của chuyên gia

Dịch vụ khách hàng trực tiếp ảnh hưởng đến việc khách hàng có quay lại hay không, đó là lý do tại sao nó cũng quan trọng như bán hàng.

Hãy xem xét giải pháp phần mềm dịch vụ khách hàng nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng tất cả trong một. Hệ thống thu thập tất cả các giao tiếp trong một giao diện, báo cáo và tự động hóa các tác vụ hàng ngày của nhóm của bạn.

Các tính năng đáng chú ý:

• Hộp thư chung
• Email tự động
• Vé
• IVR
• Gọi lại tự động

Ưu điểm

• Email lạnh cung cấp cho bạn một cách trực tiếp để tiếp cận khách hàng
• Tự động gửi email và theo dõi bằng công cụ email lạnh
• Quy trình có thể lặp lại sau khi bạn có mẫu email lạnh hoạt động
• Chi phí thấp, tất cả những gì bạn cần là công cụ tìm kiếm khách hàng tiềm năng và công cụ email lạnh

Nhược điểm

• Không thể tự động hóa hoàn toàn vì bạn luôn cần cá nhân hóa email của mình
• Bạn cần phải có sẵn để trả lời khi khách hàng tiềm năng của bạn quay lại

2. Nhắm mục tiêu những người quyết định bằng cách tiếp cận LinkedIn

LinkedIn là một nền tảng tuyệt vời khác để làm công việc bán hàng hướng ngoài.

Bước đầu tiên là tối ưu hóa hồ sơ LinkedIn của bạn và nhóm của bạn. Lý tưởng nhất, bạn sẽ khớp hồ sơ của mình với thương hiệu công ty của bạn và sử dụng tất cả bất động sản hồ sơ mà LinkedIn cung cấp. Nếu ai đó truy cập hồ sơ của bạn, họ sẽ biết chính xác những gì bạn và toàn bộ nhóm của bạn có thể giúp họ.

Tiếp theo, bạn và nhóm của bạn cần các tài khoản Sales Navigator. Nó có chi phí nhỏ, nhưng nó rất cần thiết để chạy các chiến dịch hướng ngoài trên LinkedIn. Sales Navigator cung cấp cho bạn các bộ lọc tìm kiếm mạnh hơn, giới hạn yêu cầu kết nối cao hơn và tín dụng InMail bổ sung. Điều này cho phép bạn gửi các tin nhắn được đẩy lên đầu hộp thư của khách hàng tiềm năng của bạn.

Nếu bạn muốn chạy tạo ra khách hàng tiềm năng hướng ngoài hiệu quả, bạn sẽ cần sử dụng các công cụ tiếp cận LinkedIn. Điều quan trọng cần lưu ý là những điều này có thể đặt tài khoản của bạn vào nguy hiểm bị hạn chế (LinkedIn nổi tiếng không thích khi người dùng thêm chức năng bổ sung vào nền tảng).

Tìm kiếm một công cụ đầu tư vào các tính năng an toàn tài khoản để giảm thiểu rủi ro này. Một số tùy chọn phổ biến bao gồm Expandi, LeadConnect và Zopto, tuy nhiên, hãy thực hiện nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi quyết định.

Khi bạn đã chọn công cụ tiếp cận LinkedIn, bạn có thể sử dụng nền tảng theo cách tương tự như email lạnh:

• Tạo danh sách khách hàng tiềm năng của bạn
• Soạn thảo một tin nhắn tiếp cận được cá nhân hóa
• Lên lịch các tin nhắn của bạn được gửi đi

Xem xét 33% những người quyết định nói rằng họ sử dụng LinkedIn khi đưa ra quyết định mua, điều quan trọng là bạn duy trì sự hiện diện ở đó.

Ưu điểm

• Một số lượng lớn đối tượng dự định của bạn có thể truy cập được trên nền tảng
• Bạn có thể tự động hóa tiếp cận bằng cách sử dụng các công cụ tiếp cận LinkedIn
• Tối ưu hóa hồ sơ của bạn có thể dẫn đến sự quan tâm đến từ

Nhược điểm

• LinkedIn có thể hạn chế tài khoản của bạn nếu bạn vượt quá giới hạn mời hoặc sử dụng phần mềm không tuân thủ
• Bạn không sở hữu nền tảng và các công cụ có thể bị cắt nếu LinkedIn thay đổi API

Ví dụ sổ tay bán hàng hướng vào

1. Chuyển đổi nhiều khách truy cập trang web hơn thành khách hàng bằng trò chuyện trực tiếp

Trò chuyện trực tiếp thường được coi là một kênh chỉ để giúp khách hàng hiện tại của bạn.

Tuy nhiên, nếu sử dụng đúng cách, nó có thể là một cách tuyệt vời để thu thập thông tin từ khách hàng tiềm năng đến và khuyến khích họ lên lịch cuộc gọi demo với bạn.

Tại sao tối ưu hóa trải nghiệm trang web của bạn lại quan trọng như vậy? Vâng, hãy tưởng tượng điều này: bạn liên hệ với khách hàng bằng email lạnh, tin nhắn LinkedIn hoặc quảng cáo trả tiền. Ngay cả khi họ không trả lời, có khả năng cao rằng họ sẽ kiểm tra trang web của bạn.

Nếu họ truy cập trang web của bạn và không thực hiện bất kỳ hành động nào, bạn có thể không bao giờ thấy họ lại. Nhưng, với hệ thống trò chuyện trực tiếp, bạn có thể giúp khách truy cập trang web dễ dàng đặt câu hỏi và tương tác với nhóm sản phẩm của bạn.

Khi bạn biết những câu hỏi phổ biến mà khách hàng tiềm năng của bạn có, bạn có thể xây dựng quy trình công việc để tự động trả lời chúng.

Theo thời gian, bạn có thể điều chỉnh các tập lệnh trò chuyện trực tiếp của mình, cập nhật lời kêu gọi hành động của bạn và cải thiện tỷ lệ chuyển đổi trang web của bạn.

Một nền tảng dịch vụ khách hàng có CRM tích hợp bao gồm hồ sơ khách hàng. Bất cứ khi nào khách hàng tiềm năng tương tác với nhóm của bạn, cuộc trò chuyện có thể được ghi lại trong hồ sơ CRM của họ. Khi khách hàng tiềm năng liên hệ lại, bạn có thể chủ động giúp họ vì toàn bộ nhóm của bạn có thể thấy chi tiết về các cuộc trò chuyện trước đó.

Sau các tương tác của bạn với những khách hàng tiềm năng, bạn thậm chí có thể gửi email theo dõi trực tiếp từ nền tảng của bạn, vì vậy bạn sẽ dành ít thời gian hơn để nhảy từ tab này sang tab khác.

Ưu điểm

• Tương tác với những khách hàng tiềm năng ấm áp trong khi họ đang tích cực nghiên cứu công ty của bạn
• Ghi lại các cuộc trò chuyện bán hàng trong CRM và cập nhật các tương tác khách hàng
• Sử dụng một công cụ để tăng tỷ lệ chuyển đổi trang web của bạn

Nhược điểm

• Cần đảm bảo bạn có lưu lượng truy cập trang web nhất quán để thấy ROI
• Thiết lập ban đầu cần thiết để phù hợp với các quy trình hiện tại của công ty bạn

2. Sử dụng các trang đích được tùy chỉnh để cải thiện ROAS trên quảng cáo trả tiền

Một chiến lược sổ tay bán hàng phổ biến khác là chạy quảng cáo được nhắm mục tiêu cho khách hàng lý tưởng của bạn và điều hướng lưu lượng truy cập đến các trang đích được cá nhân hóa.

Có hai lợi ích chính của điều này:

• Nó tăng số lượng chuyển đổi trên trang đích của bạn
• Nó giảm chi phí trên mỗi khách hàng tiềm năng từ các chiến dịch quảng cáo của bạn

Ngoài việc cung cấp một trang đích được cá nhân hóa, bạn có thể đi xa hơn bằng cách thiết lập trò chuyện trực tiếp hoặc phần mềm trợ giúp của bạn. Bạn có thể sử dụng điều này để kích hoạt quy trình công việc tương tác hoặc thông báo cho nhóm của bạn khi khách hàng tiềm năng tương tác với trang đích của bạn.

Có nhiều công cụ bạn có thể sử dụng để tạo các trang đích tùy chỉnh.

Trước tiên, bạn có thể chọn làm việc với nền tảng hiện tại mà bạn đang sử dụng để quản lý trang web kinh doanh chính của bạn – cho dù đó là WordPress, Webflow hay công cụ tùy chỉnh. Mối quan tâm chính là nhóm của bạn cảm thấy thoải mái sử dụng nó và có thể xuất bản các trang đích mà không cần phải trải qua nhiều lớp phê duyệt.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng trình tạo trang đích tùy chỉnh, như Unbounce hoặc Leadpages. Lợi ích của những điều này là chúng được thiết kế đặc biệt để tạo các trang đích tập trung vào bán hàng.

Chúng thường đi kèm với các tính năng như kiểm tra A/B tích hợp, nền tảng phân tích chuyển đổi tích hợp và nhiều tích hợp để bạn có thể kết nối chúng với các công cụ bán hàng và tiếp thị khác của bạn. Tuy nhiên, lợi ích chính là chúng cho phép nhóm bán hàng và tiếp thị của bạn tạo các trang mà không cần bất kỳ trợ giúp nào từ các nhà phát triển.

Khi bạn biết những yếu tố nào gây ấn tượng với khách hàng của bạn, bạn có thể mở rộng quy mô các chiến dịch của mình bằng cách sử dụng chúng.

Ưu điểm

• Cải thiện lợi nhuận đầu tư từ các chiến dịch quảng cáo trả tiền
• Hiển thị cho những khách hàng tiềm năng các tiêu đề phù hợp nhất với các trang đích được cá nhân hóa

Nhược điểm

• Có thể mất thời gian trước khi bạn tìm thấy một tiêu đề chuyển đổi tốt
• Cần phải đầu tư vào các chiến dịch quảng cáo để điều hướng lưu lượng truy cập có liên quan

Những cân nhắc khi triển khai sổ tay bán hàng của bạn

Không phải mọi sổ tay bán hàng đều phù hợp với mọi doanh nghiệp. Không có chiến lược bán hàng nào không có bộ thách thức riêng của chúng. Chỉ vì bạn đã thấy một trong những ví dụ của chúng tôi ở đây, không nhất thiết có nghĩa là nó hoàn hảo cho công ty của bạn.

Trong doanh nghiệp của bạn, bạn có thể thấy ROI tốt nhất bằng cách sử dụng các chiến dịch email lạnh kết hợp với một nền tảng để xử lý khách hàng tiềm năng đến.

Một doanh nghiệp khác có thể thấy kết quả tốt hơn với quảng cáo trả tiền và cuộc gọi bán hàng.

Bất kỳ cách tiếp cận nào bạn thử, hãy chắc chắn phân tích từng bước để đảm bảo nó hoạt động cho loại khách hàng duy nhất của bạn và quy trình chuyển đổi của bạn. Nếu bạn thấy kết quả tích cực, hãy tuân theo nó. Nếu bạn nghĩ có nhiều tiềm năng hơn, bạn có thể điều chỉnh các kỹ thuật bán hàng mà bạn đang tuân theo và tìm hiểu xem có cải thiện hay không.

Bất kể loại sổ tay bán hàng nào mà nhóm của bạn tuân theo, điều quan trọng là bạn điều chỉnh từng bước để hoạt động cho bạn.

Cũng là tự nhiên rằng sổ tay của bạn sẽ thay đổi theo thời gian. Ví dụ, nếu nhóm bán hàng của bạn bắt đầu sử dụng một công cụ mới, bạn sẽ cần cập nhật sổ tay của mình để đảm bảo thành công liên tục. Hơn nữa, nếu bạn bắt đầu nhắm mục tiêu những khách hàng tiềm năng ở một thị trường mới, hoặc bạn quyết định giới thiệu các sản phẩm mới, bạn có thể cần thay đổi cách tiếp cận của mình và do đó, sổ tay của bạn.

Kết luận

Tạo một sổ tay bán hàng hiệu quả là một bước quan trọng để mở rộng quy mô hoạt động bán hàng của bạn. Nó sẽ đảm bảo toàn bộ nhóm bán hàng cũng như các nhà quản lý bán hàng của bạn đều cùng một trang và có thể tuân theo một quy trình có thể lặp lại bất cứ khi nào họ đang lên kế hoạch cho một chiến dịch mới.

Không cần phải sợ hãi khi nói đến việc tạo sổ tay của bạn. Bạn có thể bắt đầu với một hệ thống nhẹ như một Tài liệu Google được chia sẻ. Nó có thể phác thảo các bước mà nhóm của bạn cần thực hiện bất cứ khi nào bạn đang chạy các chiến dịch hướng vào hoặc hướng ngoài. Theo thời gian, nó có thể phát triển thành một bộ tài liệu mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để mở rộng quy mô các chiến dịch của mình và giúp các thành viên nhóm mới được tuyển dụng, và cuối cùng, đóng nhiều giao dịch hơn và phát triển doanh nghiệp của bạn.