Danh sách kiểm tra công việc từ xa toàn diện giúp các nhà sử dụng lao động quản lý các đội ngũ từ xa bằng cách thiết lập các công cụ, kế hoạch giao tiếp và văn hóa công ty. Nó bao gồm giờ làm việc, trách nhiệm, thời gian nghỉ, cuộc họp và sức khỏe của nhân viên, đảm bảo năng suất và sự rõ ràng.
Xu hướng làm việc từ xa ngày càng trở nên phổ biến hơn, vì ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng nó. Nếu bạn là một trong những nhà sử dụng lao động có đội ngũ từ xa, điều cần thiết là phải giữ mọi thứ chạy trơn tru.
Danh sách kiểm tra này phác thảo các bước cần thiết để quản lý đội ngũ từ xa của bạn để doanh nghiệp của bạn có thể phát triển.
Đó là một hướng dẫn cho các nhà sử dụng lao động để giúp họ quản lý các đội ngũ của mình từ xa. Điều này bao gồm thiết lập các công cụ và quy trình phù hợp, cũng như tạo một kế hoạch giao tiếp.
Có nhiều lợi ích khi làm việc từ xa, nhưng quản lý một đội mà không có tiếp xúc trực tiếp có thể là một thách thức. Danh sách kiểm tra này giúp đảm bảo rằng đội của bạn vẫn đúng hướng và năng suất cao trong khi họ ở xa văn phòng. Cả nhân viên và nhà sử dụng lao động sẽ được hưởng lợi từ nó vì nó sẽ thiết lập một số quy tắc cơ bản cho giao tiếp.
Danh sách kiểm tra công việc từ xa của chúng tôi rất hữu ích cho:
Thiết lập rõ ràng thời gian mà nhân viên của bạn dự kiến sẽ làm việc.
Cả nhân viên và nhà sử dụng lao động đều nên biết điều này. Nếu mọi người không biết giờ làm việc của họ, nó có thể dẫn đến các vấn đề về năng suất và hiệu quả.
Hỏi nhân viên thời gian nào là thuận tiện nhất để họ làm việc. Quyết định cái gì là tốt nhất cho đội của bạn, cho dù đó là giờ làm việc chính xác hay lịch trình linh hoạt.
Các công cụ quản lý thời gian như Trello hoặc Toggl, v.v.
Đảm bảo rằng nhân viên của bạn hiểu trách nhiệm của họ. Hãy chắc chắn rằng bạn không quản lý vi mô, vì điều này sẽ chỉ dẫn đến sự thất vọng và giảm năng suất.
Càng rõ ràng mọi người hiểu nhiệm vụ và kỳ vọng của họ, nơi làm việc sẽ càng năng suất. Các nhà sử dụng lao động sẽ có thể yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm về hành động của họ, trong khi nhân viên sẽ cảm thấy như họ có tiếng nói.
Chuẩn bị các mô tả công việc mô tả trách nhiệm của từng vị trí và hãy chắc chắn cập nhật những điều này khi cần thiết. Thông báo cho nhân viên của bạn nếu có bất kỳ thay đổi tiềm ẩn nào xảy ra.
Các công cụ cộng tác như Trello, Asana hoặc Basecamp tạo các nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên và theo dõi tiến độ của họ, hoặc bạn cũng có thể xem xét triển khai Ứng dụng Danh sách kiểm tra.
Thiết lập một chính sách công việc từ xa rõ ràng giải quyết các ngày lễ, giờ nghỉ, kỳ nghỉ và ngày bệnh.
Các nhà sử dụng lao động cần xử lý sự vắng mặt để công việc tiếp tục, trong khi nhân viên phải biết những gì có thể chấp nhận được về việc lấy thời gian nghỉ.
Tốt nhất là cho phép ít nhất vài ngày nghỉ, một số được trả lương và những ngày khác không được trả lương tùy thuộc vào chính sách cụ thể cho từng nhân viên. Một số nhà sử dụng lao động thậm chí cho phép thời gian nghỉ không giới hạn, nhưng điều đó thường yêu cầu sự tin tưởng từ cả hai bên và cam kết làm việc có trách nhiệm mà không cần giám sát. Yêu cầu nhân viên yêu cầu ngày nghỉ của họ càng sớm càng tốt.
Sử dụng Google Docs hoặc Sheets để tạo một tệp nơi mọi người có thể yêu cầu những ngày họ muốn nghỉ, thêm ghi chú và xem bất kỳ thay đổi nào trong thời gian thực.
Lên kế hoạch về tần suất, nơi và thời gian các cuộc họp nên được tổ chức.
Các cuộc họp nên thực tế và hiệu quả nếu bạn sắp tổ chức chúng thường xuyên. Bằng cách đó, mọi người có thể tập trung vào nhiệm vụ hiện tại mà không lãng phí thời gian.
Bạn nên thiết lập một cuộc họp thường xuyên để cập nhật đội. Ví dụ, mỗi sáng thứ Sáu hoặc chiều thứ Tư. Bạn cũng có thể sắp xếp các cuộc họp ad-hoc khi có điều gì đó cần được thảo luận ngay lập tức.
Slack, LiveWebinar, Zoom hoặc Google Hangouts đều là những công cụ giao tiếp video tuyệt vời.
Giao tiếp là chìa khóa cho bất kỳ đội ngũ từ xa nào. Thiết lập các hướng dẫn giao tiếp và đảm bảo rằng mọi người tuân theo chúng.
Mọi thứ có thể nhanh chóng trở nên hỗn loạn nếu bạn không có kế hoạch giao tiếp. Để giữ cho mọi người được cập nhật, cần thiết phải thiết lập một cách để mọi người giao tiếp hiệu quả và nhanh chóng.
Điều cần thiết là phải có một cách để theo dõi tiến độ của các dự án để bạn có thể xác định xem ai đó có đang tụt lại hay không. Hơn nữa, sẽ rất hữu ích khi thấy đội của bạn đang làm gì hàng ngày.
Để hợp lý hóa giao tiếp với khách hàng, hãy sử dụng phần mềm ticketing, chẳng hạn như LiveAgent. Email, trò chuyện, cuộc gọi, đề cập trên mạng xã hội và tin nhắn từ các kênh khác của bạn sẽ kết thúc trong một hộp thư đến phổ quát. Điều này làm cho giao tiếp dễ dàng hơn và dẫn đến mức độ hài lòng của khách hàng cao hơn.
Để mọi người cùng một trang và di chuyển theo cùng một hướng, mỗi đội cần một bộ giá trị và mục tiêu chung.
Các hướng dẫn công ty sẽ giúp thu hút các nhân viên trong tương lai, nhưng chúng cũng rất cần thiết để giữ lại nhân viên. Những nhân viên cảm thấy như họ là một phần của một đội và những giá trị của họ phù hợp với tổ chức có nhiều khả năng ở lại với công ty.
Tạo một danh sách các giá trị cốt lõi và đảm bảo rằng mọi người hiểu chúng. Ngoài ra, một sổ tay công ty có thể nêu rõ các kỳ vọng và chính sách của công ty.
Bạn có thể tạo một tài liệu Google Docs hoặc tạo một video/bài thuyết trình ngắn về các giá trị cốt lõi của công ty của bạn.
Xác minh rằng nhân viên của bạn có môi trường làm việc năng suất trước khi họ bắt đầu làm việc từ xa.
Không phải ai cũng có điều kiện lý tưởng để làm việc từ nhà. Nếu bạn muốn nhân viên của bạn tập trung vào công việc của họ, họ cần phải có các tài nguyên và công cụ mà họ cần.
Nếu có thể, hãy thuê một nơi làm việc vật lý trong khu vực của họ (ví dụ: một không gian làm việc chung). Nếu không, hãy cố gắng cung cấp cho họ các điều kiện làm việc tốt hơn ở nhà bằng cách cung cấp một số thiết bị (ghế, bàn, v.v.).
Để tìm hiểu xem ai đó có thiếu một môi trường từ xa thích hợp hay không, bạn có thể khảo sát họ thông qua Google Forms.
Khi đội của bạn bắt đầu làm việc từ xa, điều cần thiết là phải có một kế hoạch để onboarding nhân viên mới.
Nếu bạn không có kế hoạch onboarding, có thể khó khăn để đưa nhân viên mới lên tốc độ.
Lên kế hoạch các cuộc họp video và phiên đào tạo cho nhân viên của bạn để họ làm quen với hệ thống mới một cách nhanh chóng. Tạo sổ tay cho từng nhân viên để đọc để họ có thể làm quen với các hướng dẫn của công ty.
Bạn có thể sử dụng LiveWebinar cho các phiên đào tạo trực tuyến. Tạo sổ tay trong Google Docs/Sheets.
Để năng suất, nhân viên làm việc từ xa cần các công cụ thích hợp, chẳng hạn như máy tính có tất cả các chương trình mà họ cần cài đặt.
Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không có các thiết bị hoặc công cụ cá nhân phù hợp, sẽ rất khó khăn để họ hoàn thành công việc của họ.
Trang bị cho nhân viên của bạn các công cụ và thiết bị phù hợp.
Bạn có thể tạo một danh sách các yêu cầu làm việc từ xa trên Google Docs/Sheets. Hãy xem xét đầu tư vào công nghệ như lưu trữ đám mây (ví dụ: Dropbox) và chia sẻ tệp (Google Drive).
Kết nối Internet đáng tin cậy là bắt buộc đối với nhân viên làm việc từ xa.
Nếu Internet của nhân viên ngừng hoạt động ngay cả vài phút, nó có thể có những hậu quả đáng kể. Kiểm tra rằng họ không gặp bất kỳ khó khăn kết nối nào khi làm việc từ xa.
Kiểm tra tốc độ Internet của mọi người định kỳ. Nếu có bất kỳ vấn đề nào, hãy liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ và giải quyết chúng càng nhanh càng tốt.
Pingdom cho phép bạn giám sát trạng thái của kết nối Internet từ bất kỳ nơi nào trên thế giới.
Đảm bảo rằng nhân viên của bạn có quyền truy cập vào hỗ trợ kỹ thuật nếu có điều gì đó không hoạt động chính xác.
Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không có quyền truy cập vào hỗ trợ kỹ thuật, họ có thể trở nên thất vọng và coi nó như một rào cản ngăn họ hoàn thành công việc của họ.
Cung cấp cho nhân viên của bạn một danh sách các liên hệ hỗ trợ bao gồm địa chỉ email và số điện thoại, v.v.
Bạn có thể tạo một tài liệu (ví dụ: trong Google Docs) nêu rõ quy trình hỗ trợ kỹ thuật và cấp cho mọi người trong đội quyền truy cập vào nó. Hãy xem xét đầu tư vào phần mềm cung cấp cho nhân viên của bạn quyền truy cập vào hỗ trợ 24 giờ một ngày.
Nhân viên từ xa của bạn phải hiểu những nghĩa vụ an toàn của họ là gì.
An toàn của nhân viên của bạn luôn phải là ưu tiên hàng đầu. Nhân viên của bạn cần nhận thức được những nguy hiểm liên quan đến làm việc từ nhà và hiểu các chính sách an toàn của công ty.
Giải thích rõ ràng cho họ những gì cần được bao gồm ở phía họ và những yếu tố an toàn nào họ nên tập trung vào.
Geofencing cho phép bạn theo dõi vị trí của thiết bị của nhân viên và thiết lập các ranh giới mà họ không thể vượt qua. Tuy nhiên, bước này chỉ cần thiết nếu công ty của bạn giữ dữ liệu thực sự nhạy cảm, nếu không, bạn chỉ nên tin tưởng nhân viên của bạn – nó sẽ có kết quả tốt.
Duy trì các bản cập nhật thường xuyên cho các ứng dụng và thiết bị của đội của bạn.
Nếu nhân viên làm việc từ xa của bạn không cập nhật thiết bị của họ, họ có thể trở nên dễ bị tấn công mạng. Xác minh rằng mọi người đang theo kịp các bản cập nhật thường xuyên và không bỏ qua chúng.
Tạo một tài liệu chứa danh sách các bản cập nhật cần thiết để mọi người có quyền truy cập vào thông tin này.
Bạn nên xem xét đầu tư vào các công cụ như Microsoft AutoUpdate (cho Windows) hoặc Mac OS X Update (cho thiết bị Apple), sẽ cho phép bạn cập nhật tất cả phần mềm của nhân viên tự động.
Bạn cần xác định các khu vực nơi nhân viên của bạn có khả năng gặp phải các vấn đề an toàn.
Nếu bạn biết những nguy hiểm nằm ở đâu, bạn có thể thực hiện các bước sẽ giúp giảm thiểu chúng. Xác định tất cả các mối đe dọa tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề.
Hãy xem xét tạo một bản đồ rủi ro an toàn nêu rõ các khu vực nơi nhân viên của bạn có thể gặp phải nguy hiểm.
Có nhiều công cụ xác định các khu vực rủi ro an toàn, bao gồm Geofencing, phần mềm giám sát mạng xã hội (như Mediatoolkit) và Google Alerts.
Trong trường hợp có điều gì đó xảy ra, bạn cần cung cấp một kế hoạch khẩn cấp và làm cho không gian làm việc của bạn an toàn hơn.
Trong trường hợp có tình huống khẩn cấp, nhân viên làm việc từ xa của bạn có thể hoảng sợ và làm cho mọi thứ trở nên tồi tệ hơn. Một kế hoạch khẩn cấp có thể ngăn chặn điều đó xảy ra.
Tạo một tài liệu với danh sách việc cần làm nêu rõ kế hoạch khẩn cấp từng bước.
Những công cụ mà nhân viên của bạn sử dụng thường xuyên nhất sẽ là những công cụ mà họ quen thuộc nhất và có thể xử lý nhanh nhất.
Một trong những vấn đề lớn nhất với công việc từ xa là không thể giao tiếp trực tiếp với mọi người. Vì nhân viên làm việc từ xa có thể dành hầu hết thời gian của họ trong bốn bức tường, sức khỏe tâm thần của họ là rất quan trọng.
Nếu một nhân viên bắt đầu gặp khó khăn với sức khỏe tâm thần của họ, nó có thể có tác động lớn đến hiệu quả của công ty.
Cho dù nó liên quan đến công việc hay không, hãy đảm bảo rằng mọi người có quyền truy cập vào trợ giúp nếu họ cần.
Bạn có thể tiến hành một cuộc khảo sát ẩn danh thông qua Google Forms hoặc SurveyNuts.
Khuyến khích nhân viên của bạn có các cuộc trò chuyện bình thường với đồng nghiệp, thậm chí cho các mục đích không liên quan đến công việc. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy kết nối hơn với đội và ngăn chặn cảm giác cô lập.
Nếu nhân viên của bạn bắt đầu cảm thấy như họ đang ở trong một bể cá, nó có thể trở nên khó khăn để họ tập trung và làm công việc của họ.
Chú ý đến mọi cơ hội cho các cuộc họp “từ xa”, không chỉ những cuộc họp về công việc mà còn để kỷ niệm sinh nhật của nhân viên, chẳng hạn.
Mọi công cụ webinar và nhắn tin (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, v.v.) sẽ hoạt động ở đây.
Rất khó khăn hơn để học một kỹ năng mới khi bạn làm việc từ xa so với khi ở trong văn phòng. Cung cấp cho nhân viên của bạn các tùy chọn thay thế và khuyến khích để học các kỹ năng mới, cơ hội để cải thiện bản thân. Cho phép họ truy cập vào công nghệ sẽ giúp họ làm tất cả những điều đó.
Cho phép nhân viên của bạn phát triển giúp họ xem công việc của họ như một sự nghiệp, không chỉ là một công việc khác. Khuyến khích họ tham dự các webinar hoặc tham gia các khóa học liên quan đến sở thích chuyên môn của họ.
Hãy xem xét cung cấp các loại đào tạo khác nhau, chẳng hạn như hướng dẫn video, webinar hoặc sách điện tử. Bạn cũng có thể hỗ trợ nhân viên của bạn hoàn thành các khóa học trong thời gian của riêng họ.
Bạn có thể sử dụng phần mềm hội nghị video như Skype hoặc Zoom để tiến hành đào tạo trực tiếp hoặc các nền tảng như Lynda.com và Coursera để cung cấp các khóa học trực tuyến.
Những điều cơ bản:
Các khía cạnh kỹ thuật:
An toàn:
Sức khỏe tâm thần:
Một phương pháp phổ biến là tạo một cổng thông tin trực tuyến với tất cả các thông tin mà nhân viên mới sẽ cần, chẳng hạn như chính sách, quy trình, thông tin liên hệ và tài liệu đào tạo. Một phương pháp tiêu chuẩn khác là chỉ định một người hướng dẫn có thể giúp nhân viên mới thích ứng với văn hóa công ty và trả lời bất kỳ câu hỏi nào. Các phương pháp khác bao gồm trò chuyện video, cuộc gọi hội nghị và đào tạo tại chỗ. Quyết định phương pháp nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.
Một trải nghiệm onboarding thành công cho nhân viên từ xa nên bao gồm: xây dựng mối quan hệ với các nhân viên khác, học cách làm việc bên ngoài văn phòng, hiểu các chính sách, quy trình và văn hóa công ty cũng như được kết nối với các kênh giao tiếp nội bộ. Hãy dành thời gian và hỗ trợ cho mọi người để thích ứng trước khi họ bị đưa vào các tình huống 'có mức độ rủi ro cao'.
Có, họ làm vậy trong hầu hết các trường hợp. Trên thực tế, nhân viên làm việc từ xa có xu hướng năng suất hơn và có ít căng thẳng hơn so với các đồng nghiệp trong văn phòng. Họ cảm thấy thoải mái khi làm việc trong môi trường nhà của mình và không bị phân tâm bởi chính trị văn phòng, xung đột hoặc những cuộc trò chuyện bên máy nước.
Nói chung, quy trình onboarding cho nhân viên từ xa mới liên quan đến việc xem xét các nhiệm vụ công việc và kỳ vọng của họ, đảm bảo họ có các công cụ cần thiết, giải thích các chính sách và quy trình công ty, và giới thiệu họ với phần còn lại của đội. Cuối cùng, giúp họ bắt đầu dự án đầu tiên của họ.
Đánh giá các kỹ năng cụ thể và tính khí của cá nhân để xác định một chiến lược onboarding phù hợp. Điều này có thể bao gồm các phiên đào tạo chính thức, kiểm toán kỹ năng hoặc hướng dẫn từ một đồng nghiệp có kinh nghiệm hơn. Một số nhân viên từ xa có khả năng kỹ thuật riêng của họ có thể thích quản lý các phụ thuộc của chính họ, trong khi những người khác sẽ cần trợ giúp thiết lập phần mềm cần thiết. Do đó, bạn nên xem xét mức độ tự cung tự cấp mà bạn mong đợi từ một nhân viên mới trước khi quyết định về chiến lược onboarding của họ.
Tất cả phụ thuộc vào các chính sách, triết lý quản lý và mức độ tự chủ mà công ty muốn cấp cho nhân viên của mình. Nói chung, ba cấu trúc tổ chức khác nhau có thể được áp dụng khi quản lý một đội các nhân viên ảo: các đội hoàn toàn phân tán với giờ làm việc linh hoạt, các đội một phần phân tán với giờ làm việc cố định và các đội tập trung hoàn toàn với nhân viên làm việc từ một văn phòng được chỉ định. Mỗi cấu trúc này có những lợi ích và nhược điểm của nó, vì vậy điều cần thiết là đánh giá cái gì sẽ hoạt động tốt nhất cho công ty cụ thể của bạn.
Chúng tôi đã đề cập đến danh sách kiểm tra công việc từ xa ở trên, nhưng nhiều bước của nó cũng có thể hoạt động như một danh sách kiểm tra onboarding nhân viên từ xa độc lập.
So sánh dịch vụ khách hàng tại chỗ so với từ xa! Khám phá những lợi ích chính, thách thức và chiến lược để tối ưu hóa hỗ trợ cho thành công kinh doanh của bạn....
Tìm hiểu về miền email bên ngoài và cách chúng nâng cao giao tiếp công ty. Khám phá các giải pháp của LiveAgent với bản dùng thử miễn phí ngay hôm nay!...
Hợp lý hóa thiết lập VoIP với danh sách kiểm tra 18 bước của chúng tôi: Đặt mục tiêu, đánh giá nhu cầu, chọn nhà cung cấp, lên kế hoạch đào tạo và đảm bảo tích ...
Tham gia cộng đồng khách hàng hài lòng của chúng tôi và cung cấp hỗ trợ khách hàng xuất sắc với LiveAgent.
