Danh sách kiểm tra triển khai VoIP

Mục tiêu chính của doanh nghiệp của bạn là gì, bạn có thể chi bao nhiêu tiền cho nhà cung cấp VoIP mới và những tính năng nào quan trọng đối với bạn? Bạn càng có thể trả lời tốt những câu hỏi này, thì sẽ càng dễ dàng tìm được nhà cung cấp VoIP và hệ thống đáp ứng yêu cầu của bạn.

Tại sao việc xác định mục tiêu của bạn lại quan trọng?

Sự chuẩn bị như vậy sẽ giúp thông báo cho quá trình ra quyết định của bạn cũng như thu hẹp những tính năng nào quan trọng nhất đối với bạn. Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách biết chính xác những loại hệ thống hoặc dịch vụ nào sẽ phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của bạn.

Làm cách nào để xác định mục tiêu của công ty bạn?

Bạn có thể có được một ý tưởng tốt bằng cách trả lời những câu hỏi đơn giản này:

• Bạn có bao nhiêu nhân viên và bao nhiêu người sẽ thực hiện các cuộc gọi bên ngoài hoặc bên trong trên điện thoại VoIP?
• Loại kế hoạch điện thoại nào hiện đang được sử dụng (ví dụ: đường dây cố định hoặc di động)?
• Bạn có thực hiện rất nhiều cuộc gọi quốc tế đi không?
• Thời gian trung bình mà nhân viên dành cho điện thoại hàng ngày là bao nhiêu?
• Có thành viên nhóm nào ở các khu vực địa lý khác nhau và họ có cần gọi cho nhau thường xuyên không?

Sau khi trả lời những câu hỏi này, bạn sẽ có một sự hiểu biết tốt về mục tiêu kinh doanh của bạn. Hãy chắc chắn rằng chúng là SMART: Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Phù hợp và Có giới hạn thời gian.

Ví dụ, “Mục tiêu của chúng tôi là giảm thời gian trả lời trung bình xuống 5 giây trong vòng một tháng” đáp ứng tất cả các hộp SMART.

Những công cụ nào để sử dụng để xác định mục tiêu của công ty bạn?

• Bảng tính Excel hoặc Google Sheets
• Asana, Trello hoặc bất kỳ công cụ quản lý dự án nào khác để theo dõi các nhiệm vụ và tiến độ
• Mẫu đặt mục tiêu

Bạn nên đánh giá hệ thống điện thoại hiện tại của mình để xác định những tính năng bạn cần từ hệ thống VoIP.

Tại sao việc đánh giá nhu cầu điện thoại của bạn lại quan trọng?

Để tìm nhà cung cấp VoIP có thể cung cấp các tính năng bạn đang tìm kiếm và đáp ứng tất cả các kỳ vọng của doanh nghiệp của bạn.

Làm cách nào để đánh giá nhu cầu điện thoại của bạn?

Yếu tố quan trọng nhất có thể là loại cuộc gọi sẽ được xử lý. Ví dụ, nếu hầu hết các cuộc gọi liên quan đến bán hàng hoặc tiếp thị, bạn sẽ cần một hệ thống điện thoại có các tính năng như ID người gọi và ghi âm cuộc gọi.

Các yếu tố quan trọng khác là:

• Có bao nhiêu người sẽ thực hiện các cuộc gọi đồng thời?
• Những tính năng nào quan trọng đối với bạn (ví dụ: thư thoại, định tuyến cuộc gọi, Phân phối cuộc gọi tự động)?
• Bạn cần bao nhiêu tiện ích mở rộng?
• Có bất kỳ nhu cầu đặc biệt nào cần được xem xét không (ví dụ: truy cập từ xa cho nhân viên, hệ thống vé)?

Sử dụng những câu trả lời này để tìm ra những gì bạn đang tìm kiếm trong nhà cung cấp VoIP. Bạn cũng có thể sử dụng chúng làm tiêu chí khi nghiên cứu các nhà cung cấp khác nhau và các kế hoạch của họ.

Những công cụ nào để sử dụng để đánh giá nhu cầu điện thoại của bạn?

• Kho hàng và tài liệu hệ thống hiện tại của bạn (nếu có) hoặc phần mềm ghi âm cuộc gọi

Đã đến lúc ưu tiên các tính năng quan trọng nhất đối với bạn và nhóm của bạn.

Tại sao việc xác định các tính năng VoIP quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn lại quan trọng?

Bạn càng hiểu rõ những gì bạn cần trong một hệ thống, thì sẽ càng dễ dàng tìm được một hệ thống phù hợp nhất với công ty của bạn.

Làm cách nào để xác định các tính năng VoIP quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn?

Bắt đầu bằng cách tạo một danh sách toàn diện các tính năng quan trọng đối với bạn và xếp hạng chúng theo thứ tự ưu tiên. Điều này sẽ giúp bạn khi so sánh các nhà cung cấp khác nhau và các kế hoạch của họ.

Bạn cũng nên xem xét hệ thống điện thoại hiện tại của bạn và xem những tính năng nào bạn sử dụng thường xuyên nhất. Hỏi nhân viên của bạn và liên quan đến họ trong quá trình – họ có thể có ý kiến về một số tính năng mà họ cảm thấy quan trọng đối với doanh nghiệp nhưng chưa được đề cập.

Những công cụ nào để sử dụng để xác định các tính năng VoIP quan trọng?

• Bảng tính so sánh tính năng
• Kho hàng hệ thống điện thoại hiện tại của bạn
• Phần mềm ghi âm cuộc gọi
• Mẫu ghi chú cuộc họp nếu bạn cần một cách chính thức để thu thập phản hồi từ nhân viên về nhu cầu hệ thống điện thoại VoIP của họ
• Khảo sát (ví dụ: SurveyMonkey, Google Forms) để thu thập phản hồi từ nhân viên

Xác minh rằng cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn sẽ có thể hỗ trợ hệ thống VoIP mới.

Tại sao việc đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn lại quan trọng?

Để tránh bất kỳ vấn đề CNTT lớn nào và đảm bảo bạn có đủ băng thông cho số lượng người dùng trên mạng VoIP của bạn tại bất kỳ thời điểm nào. Ngoài ra, hầu hết các nhà cung cấp yêu cầu kết nối đáng tin cậy và thiết bị VoIP trước khi cung cấp dịch vụ.

Làm cách nào để đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn?

Xác định số lượng nhân viên sẽ sử dụng điện thoại VoIP và đảm bảo có đủ băng thông cho tất cả họ cùng một lúc. Nếu không, bạn có thể cần nâng cấp kết nối Internet hoặc lấy bộ định tuyến mới.

Tìm hiểu xem có bất kỳ tường lửa nào có thể chặn lưu lượng VoIP không và thiết lập chuyển tiếp cổng để hoạt động đúng cách. Nếu điều này không thể, hãy cân nhắc mua tường lửa bổ sung dành riêng cho dịch vụ VoIP (rẻ hơn so với nâng cấp toàn bộ cơ sở hạ tầng mạng).

Kiểm tra xem bộ định tuyến cũ có tương thích với hệ thống VoIP mới không. Nếu không, bạn nên lấy một cái mới vì hầu hết các bộ định tuyến được xây dựng cho bảo mật và độ tin cậy hơn là tốc độ hoặc dung lượng.

Những công cụ nào để sử dụng để đánh giá cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn?

• Công cụ kiểm tra tốc độ mạng (ví dụ: Fing) để đo tốc độ kết nối của bạn tại bất kỳ thời điểm nào và loại lưu lượng nào nó đang xử lý hiện nay
• Máy tính băng thông trực tuyến để xem liệu mạng của bạn có thể hỗ trợ số lượng người dùng sẽ sử dụng điện thoại VoIP không
• Phần mềm kiểm tra tường lửa và bộ định tuyến có thể xác định bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào
• Phần mềm phân tích mạng để xác định các vấn đề tiềm ẩn

Tập trung vào một tùy chọn không phải là một chiến lược tốt, vì vậy hãy tiến hành một số nghiên cứu thị trường và tìm nhà cung cấp VoIP tốt nhất cho nhu cầu của bạn.

Tại sao việc tạo danh sách các nhà cung cấp VoIP tùy chọn lại quan trọng?

Với rất nhiều loại nhà cung cấp VoIP khác nhau, có thể khó để tìm ra loại nào sẽ phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn. Tạo danh sách ban đầu sẽ giúp thu hẹp các lựa chọn và xác định loại kế hoạch nào sẽ hoạt động tốt nhất với cơ sở hạ tầng hiện tại của bạn.

Làm cách nào để tạo danh sách các nhà cung cấp VoIP tùy chọn?

Tiến hành nghiên cứu thị trường, nói chuyện với các nhà lãnh đạo ngành và kiểm tra các diễn đàn. Sau đó, nghiên cứu các nhà cung cấp đã thu hút sự chú ý của bạn và tạo danh sách những nhà cung cấp cung cấp các tính năng bạn cần. So sánh các yếu tố như:

• Kế hoạch định giá
• Chất lượng cuộc gọi
• Dịch vụ khách hàng
• Sự tiến bộ của các tính năng
• Dễ sử dụng
• Tích hợp với phần mềm khác
• Tùy chọn di động

và bất kỳ yếu tố quan trọng nào khác trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.

Những công cụ nào để sử dụng để tạo danh sách các nhà cung cấp VoIP tùy chọn?

• Các trang web so sánh như G2.com cung cấp các bài đánh giá về dịch vụ và giá của mỗi nhà cung cấp
• Các diễn đàn trực tuyến như VoIP Forum hoặc Quora để hỏi những người dùng khác về trải nghiệm của họ với các công ty cụ thể trước khi thực hiện bất kỳ cam kết nào

Nhiều nhà cung cấp cung cấp các khoảng thời gian dùng thử miễn phí hoặc các phiên bản bản demo của phần mềm của họ để bạn có thể thử chúng trước khi mua.

Tại sao việc thử các phiên bản dùng thử và bản demo lại quan trọng?

Bất cứ khi nào có thể, hãy kiểm tra phần mềm trước khi mua, đặc biệt là khi bạn đang suy nghĩ về một cái gì đó quan trọng như VoIP. Bằng cách tận dụng các bản dùng thử miễn phí và phiên bản bản demo, bạn có thể đảm bảo rằng phần mềm sẽ hoạt động với mạng của bạn, tất cả các tính năng đều có sẵn và mọi người trong công ty đều thoải mái sử dụng nó.

Làm cách nào để thử các phiên bản dùng thử và bản demo?

Chỉ cần liên hệ với các nhà cung cấp bạn quan tâm và yêu cầu phiên bản dùng thử hoặc bản demo của phần mềm của họ. Nhiều công ty cung cấp những cơ hội này để cung cấp cho khách hàng tiềm năng một ý tưởng về những gì được bao gồm trong dịch vụ của họ và cho phép họ trải nghiệm phần mềm cho chính họ.

Hầu hết các nhà cung cấp có các phiên bản dùng thử miễn phí hoặc bản demo của phần mềm của họ trên trang web của họ. Chỉ cần tìm kiếm “dùng thử” hoặc “bản demo” hoặc liên hệ trực tiếp với công ty và hỏi xem họ có một cái nào không.

Những công cụ nào để sử dụng để thử các phiên bản dùng thử và bản demo?

• Ứng dụng ghi chú để theo dõi những gì bạn thích và không thích về mỗi sản phẩm
• Ứng dụng bảng tính để so sánh giá, tính năng và dịch vụ khách hàng giữa các nhà cung cấp

Điều này nên được thực hiện sau khi bạn đã thử tất cả các tùy chọn của mình và thu hẹp lựa chọn.

Tại sao việc chọn nhà cung cấp VoIP phù hợp lại quan trọng?

Nói một cách đơn giản, bạn không muốn chuyển đổi nhà cung cấp sau khi bạn đã triển khai VoIP. Vì vậy, điều quan trọng là bạn dành thời gian bây giờ và tìm ra những gì sẽ hoạt động tốt nhất cho trung tâm cuộc gọi của bạn.

Làm cách nào để chọn nhà cung cấp VoIP phù hợp?

Bây giờ tất cả những gì còn lại là chọn một, nhưng bạn cũng nên suy nghĩ về tương lai tại thời điểm này. Nhà cung cấp bạn chọn có thể theo kịp những thay đổi trong công nghệ và nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp bạn không? Dịch vụ khách hàng của họ có đáng tin cậy không và họ có thể cung cấp cho bạn một giá cạnh tranh không?

Hãy nhớ rằng triển khai VoIP là một khoản đầu tư dài hạn, vì vậy nó cần phải là một quyết định được suy nghĩ kỹ lưỡng bởi chính bạn và tất cả các bên liên quan.

Mẹo: Tìm kiếm một nhà cung cấp cung cấp dịch vụ khách hàng tốt, vì vậy luôn có những người sẵn sàng giúp đỡ nếu có bất kỳ vấn đề nào với hệ thống của bạn.

Những công cụ nào để sử dụng để chọn nhà cung cấp VoIP phù hợp?

• Ma trận quyết định là một cách tuyệt vời để so sánh tất cả các tùy chọn của bạn cạnh nhau. Bạn có thể tìm mẫu trực tuyến hoặc tạo mẫu của riêng bạn trong ứng dụng xử lý văn bản hoặc bảng tính

Bảo mật của phần mềm dịch vụ khách hàng là vô cùng quan trọng. Các cuộc trò chuyện VoIP thường được coi là một mỏ vàng cho các hacker và liên quan đến những rủi ro nhất định.

Tại sao việc đảm bảo bảo mật VoIP tối đa lại quan trọng?

Giống như bất kỳ hệ thống mạng nào, VoIP cần được bảo vệ chống lại các hacker và các mối đe dọa độc hại khác. Một số cuộc trò chuyện chắc chắn sẽ nhạy cảm, và bạn không muốn thông tin đó có thể truy cập được bởi bất kỳ ai khác ngoài người nhận dự định.

Làm cách nào để đảm bảo bảo mật VoIP tối đa?

Bạn cần giữ hệ thống VoIP của mình cập nhật với các bản vá bảo mật VoIP mới nhất, và bạn cũng nên có tường lửa. Xác nhận rằng tất cả nhân viên đều nhận thức được những nguy hiểm của các cuộc tấn công lừa đảo và đào tạo họ cách phát hiện các cờ đỏ tiềm ẩn.

Giám sát hiệu suất của nhà cung cấp của bạn, đảm bảo rằng dữ liệu được chuyển qua các dòng của họ không dễ bị tấn công (ví dụ: bằng cách mã hóa lưu lượng của bạn). Ngoài ra, có một kế hoạch sao lưu trong trường hợp khẩn cấp. Sử dụng chính sách mật khẩu an toàn cũng rất cần thiết – mọi người trong tổ chức nên sử dụng các mật khẩu mạnh được thay đổi thường xuyên.

Mẹo: Hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp VoIP mà bạn đã chọn tuân thủ tất cả các quy định bảo mật liên quan.

Những công cụ nào để sử dụng để đảm bảo bảo mật VoIP tối đa?

• Công cụ quản lý mật khẩu để theo dõi mật khẩu của mọi người và đảm bảo rằng chúng được thay đổi thường xuyên
• Phần mềm tường lửa để bảo vệ hệ thống của bạn khỏi truy cập trái phép
• Các bản vá bảo mật cho phần mềm VoIP của bạn
• Kế hoạch sao lưu khẩn cấp trong trường hợp mất dữ liệu
• Đào tạo nhân viên
• Phần mềm giám sát

Chuyển tất cả dữ liệu, danh bạ và thông tin khác từ hệ thống cũ của bạn sang hệ thống mới có thể gây căng thẳng. Tuy nhiên, nếu bạn không thực hiện bước này ngay bây giờ, nó có thể dẫn đến hỗn loạn sau này.

Tại sao việc chuyển dữ liệu lại quan trọng?

Nếu không có dữ liệu, dịch vụ điện thoại VoIP của bạn sẽ không hoạt động. Tất cả danh bạ, tin nhắn và lịch sử cuộc gọi của bạn cần được chuyển qua để nhân viên có thể tiếp tục làm việc bình thường – thay đổi hệ thống điện thoại không nên có tác động lớn đến hoạt động hàng ngày của họ.

Làm cách nào để chuyển dữ liệu?

Bạn có thể chuyển thông tin theo cách thủ công, sử dụng công cụ di chuyển tự động hoặc tận dụng API của hệ thống cũ của bạn để tự động chuyển dữ liệu. Bất kỳ phương pháp nào bạn chọn, hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra nó trước tiên để mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

Mẹo: Nếu bạn có rất nhiều dữ liệu để chuyển, hãy cân nhắc sử dụng công cụ di chuyển tự động. Điều này sẽ tiết kiệm thời gian và rắc rối của bạn.

Những công cụ nào để sử dụng để chuyển dữ liệu?

• Công cụ chuyển thủ công
• Công cụ di chuyển tự động
• API của hệ thống cũ

Khi mọi thứ đã hoạt động, đã đến lúc bắt đầu suy nghĩ về các tiện ích bổ sung và tích hợp có thể cải thiện hệ thống VoIP của bạn và hợp lý hóa quy trình làm việc của các đại lý của bạn.

Tại sao việc thiết lập các tiện ích bổ sung và tích hợp lại quan trọng?

Có rất nhiều tiện ích mở rộng tuyệt vời có thể cải thiện hệ thống VoIP của bạn như định tuyến cuộc gọi VoIP, tích hợp CRM, chatbot và hơn thế nữa. Bằng cách thêm những điều này vào hệ thống của bạn, bạn có thể tăng năng suất của các đại lý và cải thiện dịch vụ khách hàng.

Làm cách nào để thiết lập các tiện ích bổ sung và tích hợp?

Phần lớn các tiện ích bổ sung và tích hợp rất dễ thiết lập – chỉ cần tải xuống phần mềm, cài đặt và định cấu hình nó. Tuy nhiên, một số yêu cầu thêm công việc – ví dụ, để tích hợp hệ thống VoIP của bạn với CRM của bạn. Quá trình này tùy thuộc vào nhà cung cấp, nhưng may mắn thay, hầu hết đều cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ để giúp bạn.

Những công cụ nào để sử dụng để thiết lập các tiện ích bổ sung và tích hợp?

• Hướng dẫn hoặc hướng dẫn sử dụng
• Hỗ trợ từ nhóm dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp

Quá trình triển khai VoIP không kết thúc với việc cài đặt một hệ thống mới – để làm cho nó hoạt động hiệu quả, bạn cũng sẽ cần suy nghĩ về luồng cuộc gọi lý tưởng của bạn.

Tại sao việc thiết kế luồng cuộc gọi lý tưởng của bạn lại quan trọng?

Một luồng cuộc gọi được thiết kế tốt xác định cách các đại lý nên xử lý các cuộc gọi, loại thông tin nào họ cần thu thập từ khách hàng và họ có thể chuyển cuộc gọi nhanh như thế nào.

Làm cách nào để thiết kế luồng cuộc gọi lý tưởng của bạn?

Bước đầu tiên là xác định nhu cầu của khách hàng – họ muốn gì khi gọi công ty của bạn? Tiếp theo, bạn cần quyết định các đại lý nên trả lời cuộc gọi nhanh như thế nào. Thiết kế một luồng cuộc gọi không phải là một nhiệm vụ dễ dàng nhưng yêu cầu rất nhiều thời gian và nỗ lực.

Hãy cân nhắc yêu cầu trợ giúp từ những người chuyên về lĩnh vực này nếu bạn cảm thấy rằng luồng cuộc gọi của bạn có thể được cải thiện.

Mẹo: Hãy chắc chắn rằng luồng cuộc gọi của bạn dễ hiểu đối với các đại lý của bạn và rõ ràng cho mọi người liên quan.

Những công cụ nào để sử dụng để thiết kế luồng cuộc gọi lý tưởng của bạn?

• Sơ đồ và biểu đồ để giúp bạn hình dung luồng cuộc gọi

Để tận dụng tối đa hệ thống, bạn nên tích hợp nhà cung cấp VoIP của mình với phần mềm trung tâm cuộc gọi thích hợp.

Tại sao việc thiết lập các thủ tục định tuyến và quản lý cuộc gọi lại quan trọng?

Định tuyến cuộc gọi tăng sự hài lòng của khách hàng, giảm chi phí hoạt động và giúp quản lý các cuộc gọi nhanh nhất có thể.

Làm cách nào để thiết lập các thủ tục định tuyến và quản lý cuộc gọi?

Bước đầu tiên là tạo một bản đồ cấu trúc giao tiếp của công ty bạn. Điều này sẽ giúp bạn xác định các bộ phận khác nhau và loại cuộc gọi mà họ xử lý.

Sau đó, bạn cần tạo các quy tắc định tuyến cho từng loại cuộc gọi. Những điều này sẽ xác định cách các đại lý nên xử lý các cuộc gọi, khi nào họ nên được chuyển đến một bộ phận khác và ai nên nhận chúng.

Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách chọn phần mềm tích hợp với nhà cung cấp VoIP của bạn. Lựa chọn tốt nhất ở đây có thể là phần mềm trung tâm cuộc gọi LiveAgent, tương thích với hơn 99% trong số họ.

Làm cách nào bạn có thể sử dụng định tuyến cuộc gọi LiveAgent?

Ví dụ, bằng cách đặt số giây sau đó một cuộc gọi được định tuyến đến một đại lý khác và do đó giảm thời gian chờ. Bạn cũng có thể quyết định một cuộc gọi đến sẽ ở trong hàng đợi bao lâu – sau khi thời gian được xác định trước này hết hạn, cuộc gọi sẽ tiếp tục trong phần IVR ngoại tuyến của bạn.

Tất cả các tính năng này nhằm đảm bảo trải nghiệm liền mạch cho khách hàng của bạn. Hơn nữa, LiveAgent cung cấp dịch vụ khách hàng 24/7 để đảm bảo rằng bất kể thời gian trung tâm cuộc gọi của bạn hoạt động, bạn sẽ luôn nhận được hỗ trợ chuyên nghiệp.

Những công cụ nào để sử dụng để thiết lập các thủ tục định tuyến và quản lý cuộc gọi?

• Quy tắc định tuyến để tự động hóa quá trình xử lý các yêu cầu của khách hàng
• Phần mềm trung tâm cuộc gọi (ví dụ: LiveAgent)

Đây là một bước cần thiết nếu bạn muốn nhóm của bạn có năng suất, giữ động lực và luôn cung cấp dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp.

Tại sao việc lên kế hoạch đào tạo cho nhân viên lại quan trọng?

Nếu không có đào tạo ban đầu, nhân viên của bạn sẽ không biết cách sử dụng hệ thống VoIP mới của họ. Điều này sẽ dẫn đến rất nhiều câu hỏi, thất vọng và khách hàng không hài lòng do đó.

Cách tốt nhất để lên kế hoạch đào tạo nhân viên là gì?

Bạn cần thiết kế một chương trình đào tạo toàn diện và các cơ hội đào tạo có thể hành động. Chúng nên bao gồm mọi thứ từ cách mỗi tính năng hoạt động, những gì là các thực tiễn tốt nhất khi thực hiện và nhận các cuộc gọi, cách các đại lý nên xử lý các yêu cầu của khách hàng, v.v.

Mẹo: Hãy chắc chắn rằng chương trình đào tạo dễ theo dõi và bao gồm tất cả các kiến thức cơ bản. Nếu bạn có rất nhiều nhân viên, hãy cân nhắc sử dụng một khóa học đào tạo trực tuyến hoặc hướng dẫn video.

Những công cụ nào để sử dụng để đào tạo nhân viên?

• Các khóa học đào tạo trực tuyến
• Hướng dẫn video
• Hỗ trợ từ nhóm dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp
• Tài liệu đào tạo

Đó là một quá trình lập kế hoạch bắt buộc sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn hoạt động liên tục trong trường hợp các hoàn cảnh không lường trước được như mất điện hoặc sự cố máy chủ, v.v.

Tại sao việc tạo kế hoạch phục hồi sau thảm họa lại quan trọng?

Nếu hệ thống điện thoại của bạn không hoạt động đúng cách hoặc hoàn toàn không hoạt động, điều này có thể có những hậu quả nghiêm trọng cho công ty của bạn như mất khách hàng, giảm năng suất và hơn thế nữa.

Kế hoạch phục hồi sau thảm họa nên bao gồm những gì?

• Tổng quan về cấu trúc giao tiếp của công ty bạn (luồng cuộc gọi)
• Danh sách tất cả các tính năng cần thiết cho tính liên tục kinh doanh
• Thông tin liên hệ cho nhóm dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp của bạn
• Các bước rõ ràng về cách khôi phục hệ thống của bạn trong trường hợp thảm họa

Những công cụ nào để sử dụng để tạo kế hoạch phục hồi sau thảm họa?

• Phần mềm tài liệu (ví dụ: Microsoft Word, Google Docs)
• Bảng tính (ví dụ: Microsoft Excel, Google Sheets)

Đó là một bước thường bị bỏ qua, nhưng nó có thể cứu bạn khỏi rất nhiều vấn đề trong tương lai. Bằng cách xác minh phân bổ số của bạn, bạn sẽ đảm bảo rằng tất cả các số được gán cho các tiện ích mở rộng và thiết bị chính xác.

Tại sao việc xác minh phân bổ số của bạn lại quan trọng?

Nếu khách hàng nhận được cuộc gọi từ bộ phận hoặc đại lý sai và ngược lại, nó có thể dẫn đến nhầm lẫn.

Làm cách nào để xác minh phân bổ số của bạn?

Kiểm tra các số được gán cho các tiện ích mở rộng và thiết bị của bạn bằng cách đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nếu bạn tìm thấy bất kỳ sự khác biệt nào, bạn có thể yêu cầu thay đổi bằng cách liên hệ với nhóm dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp.

Mẹo: Luôn cập nhật thông tin liên hệ của bạn để nhà cung cấp có thể liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp.

Những công cụ nào để sử dụng để xác minh phân bổ số?

• Đăng nhập tài khoản trực tuyến
• Dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp

Một nhân viên tiếp nhận tự động ở đầu cuộc gọi là những gì tạo ra ấn tượng đầu tiên. Tận dụng điều này và ghi một lời chào khuyến khích những người gọi của bạn ở lại trên dây.

Tại sao việc ghi lời chào thư thoại lại quan trọng?

Khách hàng sẽ biết rằng họ đã gọi đúng số và sẽ không phải chờ trên dây trong thời gian dài cho đến khi một đại lý có sẵn.

Làm cách nào để ghi lời chào thư thoại?

Để ghi lời chào thư thoại, bạn cần đăng nhập vào tài khoản của bạn với nhà cung cấp và tạo một tin nhắn mới. Hãy chắc chắn bao gồm tất cả thông tin cần thiết như tên bộ phận, giờ hoạt động và số liên hệ.

Mẹo: Ngoài việc chỉ nói “xin chào” và “cảm ơn”, thật là một ý tưởng tốt để thêm một chút cá nhân.

Những công cụ nào để sử dụng để ghi lời chào thư thoại?

• Phần mềm trung tâm cuộc gọi như LiveAgent

Đây là bước cuối cùng của quá trình triển khai VoIP của bạn. Bằng cách hoàn thành giai đoạn thử nghiệm VoIP, bạn có thể xác minh rằng mọi thứ hoạt động như mong đợi và không có vấn đề nào với hệ thống mới.

Tại sao việc thực hiện các cuộc gọi thử nghiệm lại quan trọng?

Bạn sẽ tiết kiệm thời gian bằng cách không phải định cấu hình lại những thứ nếu có gì đó không hoạt động đúng cách từ đầu. Ngoài ra, nếu có bất kỳ vấn đề nào với hệ thống điện thoại của bạn, chúng có thể được phát hiện trong quá trình này và giải quyết trước khi chúng ảnh hưởng đến khách hàng của bạn.

Làm cách nào để thực hiện các cuộc gọi thử nghiệm?

Để thực hiện các cuộc gọi thử nghiệm, bạn cần đăng nhập vào tài khoản của bạn với nhà cung cấp và cố gắng quay một vài số khác nhau. Hãy chắc chắn kiểm tra tất cả các tính năng như thư thoại, chuyển tiếp cuộc gọi và chất lượng của các cuộc gọi được thực hiện bằng hệ thống mới của bạn.

Mẹo: Thời gian tốt nhất để thực hiện các cuộc gọi thử nghiệm là trước giờ làm việc khi không có khách hàng xung quanh hoặc trong một khoảng thời gian ngoài giờ khi các đại lý không bận.

Những công cụ nào để sử dụng để thực hiện các cuộc gọi thử nghiệm?

• Phần mềm trung tâm cuộc gọi như LiveAgent
• Tài khoản thử nghiệm