Dùng thử miễn phí

Language switcher

–Hidden comment

Use attributes in format region_from and region_to= to change the languages showing in language switcher.
Available regions are:
europe_from europe_to
asia_from asia_to
mideast_from mideast_to
america_from america_to

Example:
europe_from=0 europe_to=22 will put all languages (ordered in language switcher settings) from 1 to 21 to Europe region:
asia_from=22 asia_to=25 will put all languages from 23 to 24 (so only 2) into Asia region.

  • Học viện
  • Cách chọn hệ thống phiếu yêu cầu hỗ trợ – Danh sách kiểm tra

Cách chọn hệ thống phiếu yêu cầu hỗ trợ – Danh sách kiểm tra

Trên thị trường có sẵn rất nhiều công cụ phần mềm phiếu yêu cầu hỗ trợ khác nhau. Do đó, việc lựa chọn một công cụ phù hợp với doanh nghiệp của bạn có thể là một nhiệm vụ khó khăn, đầy thử thách và tốn nhiều thời gian. Cho dù bạn đang phải vật lộn với một giải pháp không phù hợp hay chỉ mới bắt đầu nghiên cứu các lựa chọn và đánh giá các nền tảng; bạn có thể sẽ gặp phải một loạt các nhà cung cấp tuyên bố rằng sản phẩm của họ tốt hơn sản phẩm của các đối thủ cạnh tranh. Bạn cần so sánh danh sách các tính năng trước khi có thể đưa ra một lựa chọn sáng suốt. Sau đây là danh sách kiểm tra gồm 8 bước để bạn lựa chọn hệ thống quản lý phiếu phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

8 bước để chọn phần mềm phiếu yêu cầu hỗ trợ phù hợp với doanh nghiệp của bạn

1. Xác định nhu cầu của đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn

Đội ngũ hỗ trợ của bạn là đội ngũ sẽ sử dụng liên tục hệ thống phiếu yêu cầu hỗ trợ và phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống này. Do đó, bước đầu tiên, bạn cần nói chuyện với các thành viên trong đội ngũ của mình và thu thập một số ý kiến đóng góp. Ví dụ: những vấn đề họ đang gặp phải và họ thích những loại giải pháp hệ thống phiếu nào. Từ đó, bạn có thể xác định được phần mềm nào sẽ giúp họ hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Hơn nữa, bạn cũng cần đơn giản hóa quy trình làm việc hàng ngày của họ và tăng năng suất công việc.

2. Xem xét các nhu cầu của khách hàng

Ngoài mối quan tâm chính là tìm một công cụ phần mềm phiếu yêu cầu hỗ trợ có thể tối đa hóa hiệu quả công việc cho đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn; thì bạn cũng cần xác định giải pháp nào sẽ giúp họ cung cấp trải nghiệm dịch vụ khách hàng liền mạch và nhất quán. Thử nghĩ về một tương tác lý tưởng với khách hàng. Theo quan điểm của khách hàng, trải nghiệm dịch vụ hiện tại của bạn như thế nào? Những tính năng và chức năng nào của hệ thống phiếu có thể giúp đội ngũ của bạn cải thiện trải nghiệm khách hàng?

3. Quyết định ngân sách cho hệ thống phiếu yêu cầu hỗ trợ của bạn

Một số doanh nghiệp nhỏ thường bỏ qua phần mềm phiếu yêu cầu hỗ trợ vì cho rằng họ không thể chi trả cho nó. Đúng là có một số công cụ phiếu yêu cầu hỗ trợ nhất định nhắm mục tiêu đến các doanh nghiệp lớn và có gói đăng ký tính phí cao hơn. Nhưng cũng có rất nhiều loại phần mềm khác phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ với mức giá hợp lý hơn nhiều. Nếu chi phí là một yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn; thì bạn cần đặt ra một mức ngân sách và nghiên cứu các lựa chọn đáp ứng giới hạn ngân sách của bạn. Nếu một công cụ không cung cấp những gì bạn cần thì hãy chuyển sang đánh giá công cụ tiếp theo.

4. Chọn loại phần mềm phiếu yêu cầu hỗ trợ thích hợp

Hãy nghĩ đến phần mềm phiếu yêu cầu hỗ trợ phù hợp nhất với quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Những loại hệ thống phiếu yêu cầu hỗ trợ, gồm các giải pháp dựa trên đám mây và giải pháp dựa trên web (SaaS), thường phù hợp hơn với các doanh nghiệp vừa và nhỏ vì chúng dễ cài đặt và dễ sử dụng hơn, có nhiều tính năng mở rộng, tính linh hoạt cao, có thể được triển khai với chi phí thấp, không cần phải được cài đặt trên máy chủ của riêng bạn và không yêu cầu chuyên gia CNTT nội bộ để quản lý chúng. Trong khi đó, các hệ thống tại chỗ, hệ thống doanh nghiệp, hệ thống nguồn mở lại thường được các doanh nghiệp lớn ưa thích vì các doanh nghiệp lớn thường muốn có toàn quyền kiểm soát bảo mật dữ liệu và quyền riêng tư của thông tin, do các giải pháp này được lưu trữ cục bộ trên máy chủ của chính khách hàng. Những hệ thống đó cũng tốn kém hơn và khó thực hiện hơn.

https://www.youtube.com/watch?v=zyBEt7ScQYk&t

5. Xác định những tính năng mà bạn cần

Bạn cần tạo một danh sách các tính năng cần thiết (phải có) và không cần thiết (có thể có). Từ đó, bạn có thể thu hẹp danh sách những nhà cung cấp phần mềm để bạn dễ dàng lựa chọn và có thể sử dụng danh sách đó để so sánh các công cụ từ các nhà cung cấp phần mềm khác nhau. Nếu bạn thấy khó khăn trong việc lập danh sách này, hãy yêu cầu đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn viết ra tất cả các tính năng mà họ nghĩ đến và họ cho là hữu ích. Sau đó, cho những nội dung đó vào hai cột để tạo danh sách kiểm tra các tính năng của một hệ thống phiếu yêu cầu hỗ trợ phù hợp với doanh nghiệp của bạn:

Nếu bạn đang cung cấp nhiều tùy chọn hỗ trợ khách hàng, thì một tính năng nhất định phải có mà bạn cần ưu tiên hàng đầu đó là tính năng hợp nhất tất cả các yêu cầu của khách hàng từ nhiều kênh của công cụ vào một hộp thư đến tập trung duy nhất.

Khả năng tự động hóa cũng là một tính năng rất cần thiết của một hệ thống quản lý phiếu mạnh mẽ. Tính năng này sẽ đảm bảo rằng phiếu luôn được chuyển đến đúng nhân viên hỗ trợ để có thể được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

Việc quản lý các tính năng tương tác, gắn tag, câu trả lời soạn sẵn, SLA , báo cáo, phân tích cũng có thể rất quan trọng đối với đội ngũ hỗ trợ khách hàng. Ngoài tính năng, bạn cũng cần xem xét đến các yếu tố quan trọng khác như: tính dễ thực hiện và sử dụng, khả năng tùy chỉnh, tính bảo mật và quyền riêng tư của dữ liệu, tính khả dụng của công cụ hỗ trợ.

6. Chú ý đến khả năng mở rộng và các tùy chọn tích hợp

Khi đánh giá các tùy chọn, hãy chú ý đến khả năng mở rộng của công cụ. Nó có thể phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn để bạn có thể chuyển sang gói đăng ký cao hơn không? Điều cần thiết nữa là hãy lựa chọn giải pháp quản lý phiếu có thể được tích hợp với các công cụ phần mềm mà bạn sử dụng trong toàn tổ chức của mình. Chẳng hạn như hệ thống thương mại điện tử hoặc hệ thống xử lý thanh toán, phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, các phân tích trực tuyến, v.v.

7. Danh sách các nhà cung cấp tiềm năng và đã được chọn lọc để bạn thử nghiệm

Hãy tìm hiểu danh sách các nhà cung cấp phần mềm phiếu yêu cầu hỗ trợ tiềm năng đã được chọn lọc, phù hợp với tập hợp các tính năng mong muốn của bạn và có các gói đăng ký với mức giá phù hợp với ngân sách của bạn. Sau khi đã có danh sách đó, bạn hãy đăng ký Bản dùng thử miễn phí của họ để dùng thử từng phần mềm. Như vậy, bạn có thể thấy cái nào phù hợp nhất với yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng một số nhà cung cấp không cung cấp quyền truy cập miễn phí vào tất cả các tính năng có sẵn của công cụ. Bạn hãy để đội ngũ hỗ trợ khách hàng của bạn cùng tham gia với bạn để kiểm tra từng hệ thống phiếu. Phần mềm tốt nhất sẽ là phần mềm mà đội ngũ hỗ trợ của bạn có thể lựa chọn và sử dụng dễ dàng.

8. Kiểm tra những gì người dùng khác nói về công cụ

Việc dùng thử thực sự rất hữu ích. Tuy nhiên, bạn sẽ không thể sử dụng công cụ theo cách tương tự khi cần xử lý các yêu cầu của khách hàng thực với khối lượng công việc đầy đủ. Do đó, để có một bức tranh hoàn chỉnh hơn; việc kiểm tra thêm đánh giá của người dùng (trên các trang web như Capterra hoặc G2Crowd) là rất hợp lý. Bằng cách này, bạn có thể biết được khách hàng của các hệ thống phiếu yêu cầu hỗ trợ khác nhau nói gì về trải nghiệm của họ, những gì họ thích và không thích về phần mềm họ đang sử dụng. Ngoài các đánh giá được xếp hạng cao nhất, hãy xem xét cả những đánh giá tiêu cực (nếu có). Từ đó, bạn có thể biết được công cụ đang còn thiếu sót những gì và những vấn đề tiềm ẩn nào bạn có thể gặp phải.

Phần mềm quản lý phiếu phù hợp là một khoản đầu tư lớn vào đội ngũ dịch vụ khách hàng, khách hàng của bạn và cuối cùng là công ty của bạn. Sau khi đã cân nhắc một cách kỹ lưỡng và cẩn thận các phần mềm phiếu yêu cầu hỗ trợ và lựa chọn công cụ phù hợp nhất, bạn sẽ thiết lập  được đội ngũ dịch vụ khách hàng để có được thành công và cải thiện trải nghiệm của khách hàng.

Hãy tự mình khám phá

Kiến thức là quan trọng, nhưng đó là chỉ khi nó được đưa vào thực tế. Hãy kiểm tra mọi nội dung mà bạn có thể học hỏi trong học viện của chúng tôi tại LiveAgent.

https://www.youtube.com/watch?v=hESlAVnF8G4

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL
{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Hệ thống phiếu cung cấp những lợi ích nào?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Hệ thống phiếu có những lợi ích sau: quy trình làm việc của nhân viên hỗ trợ khách hàng suôn sẻ hơn, thời gian phản hồi khách hàng nhanh hơn, tiết kiệm chi phí hơn, doanh thu cao hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng và giữ chân khách hàng.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Hệ thống phiếu hoạt động như thế nào?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Hệ thống phiếu giúp nhân viên hỗ trợ khách hàng của bạn nhận được yêu cầu của khách hàng từ nhiều kênh. Chẳng hạn như qua Email, Cuộc gọi, Chat trực tiếp, Diễn đàn hoặc Phương tiện Truyền thông Xã hội. Vì vậy, khi khách hàng liên hệ với công ty của bạn thông qua các kênh này, các phiếu sẽ tự động được tạo và hiển thị bên trong một hộp thư đến chung để các nhân viên của bạn có thể trả lời các phiếu đó.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Nếu bạn không hài lòng với phần mềm phiếu sau khi đã mua nó thì sao?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Nhiều phần mềm chuyên nghiệp sẽ cung cấp thời gian dùng thử để bạn dùng thử trước tất cả các chức năng. LiveAgent cũng cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày cho tất cả các gói đăng ký của chúng tôi. ” } }] }
Quay lại Học viện Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×

Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo