Dùng thử miễn phí

Language switcher

–Hidden comment

Use attributes in format region_from and region_to= to change the languages showing in language switcher.
Available regions are:
europe_from europe_to
asia_from asia_to
mideast_from mideast_to
america_from america_to

Example:
europe_from=0 europe_to=22 will put all languages (ordered in language switcher settings) from 1 to 21 to Europe region:
asia_from=22 asia_to=25 will put all languages from 23 to 24 (so only 2) into Asia region.

  • Học viện
  • Cách nhận dịch vụ khách hàng tốt hơn

Cách nhận dịch vụ khách hàng tốt hơn

Nói chuyện với dịch vụ khách hàng thường là một trải nghiệm khó chịu đối với nhiều người tiêu dùng. Một số công ty thân thiện với khách hàng hơn và cố gắng hết sức để chuyển giao dịch vụ xuất sắc. Tuy nhiên, những công ty khác dường như không quan tâm nhiều đến việc làm vui lòng khách hàng của họ khi nói đến hỗ trợ khách hàng. Nếu nỗ lực tốt nhất của bạn là để tự mình giải quyết một vấn đề nhưng lại trở nên không thành công, thì gọi đến cho dịch vụ khách hàng là điều không thể tránh khỏi. Hãy làm theo các mẹo dưới đây để làm cho trải nghiệm của bạn được thuận lợi và không bị áp lực ngay khi có thể.

Bước 1. Cách nhận dịch vụ khách hàng tốt hơn – Chuẩn bị

  • Hãy nghiên cứu vấn đề và xem liệu bạn có thể tìm thêm thông tin về vấn đề. Cộng thêm, những gì có khả năng làm được để giải quyết nó.
  • Nếu bạn ghét gọi điện, hãy ghé thăm trang web của công ty và thử các tùy chọn tự phục vụ của họ; như là trang FAQ, cẩm nang hướng dẫn, video hướng dẫn, hoặc hỗ trợ live chat.
  • Dành đủ thời gian để hướng đến các tùy chọn trên cây điện thoại và đợi một chút trước khi bạn có thể liên lạc với một người thực sự.
  • Hãy nhớ, đôi khi bạn có thể liên lạc trực tiếp với một đại diện dịch vụ khách hàng nếu bạn nhấn phím “0.”
  • Hãy đảm bảo gọi điện trong một môi trường, không bị phiền nhiễu và có bất kỳ tiếng ồn nào có thể ngăn bạn nghe rõ một nhân viên dịch vụ nói chuyện.
  • Hãy xác định chính xác những gì bạn muốn hỏi, sẵn sàng giải thích vấn đề của bạn đầy đủ, và nhận thức rõ ràng về giải pháp nào sẽ làm hài lòng bạn.
  • Hãy chuẩn bị cung cấp mọi chi tiết cần thiết như thông tin liên quan đến tài khoản hoặc giao dịch của bạn, hay số phiếu nếu bạn đã từng gọi điện cho họ.

Bước 2. Cách nói chuyện với các đại diện dịch vụ khách hàng

Hãy lịch sự, kiên nhẫn và nói bằng giọng điệu thân thiện

Nói chung, lịch sự và thân thiện có thể thực sự đồng hành lâu dài với một nhân viên ở đầu kia điện thoại, người hầu như có thể giải quyết với những người gọi khó chịu và thô lỗ nhất trong suốt ca làm việc của họ. Điều đó không chỉ bao gồm những điểm cơ bản như không la hét hay chửi thề, nhưng cũng thừa nhận với người mà bạn đang nói chuyện rằng, một cách cá nhân bạn biết họ đã không gây ra vấn đề của bạn. Nếu bạn trở nên hung hăng, thì nhân viên ít có khả năng sẵn sàng trợ giúp.

Giải thích vấn đề của bạn nhưng không nói cho họ câu chuyện cuộc đời bạn

Trình bày vấn đề của bạn là phần quan trọng nhất của cuộc gọi. Hãy giải thích rõ ràng và ngắn gọn, bao gồm các chi tiết cụ thể, và đừng giả định về những gì nhân viên biết hoặc không biết. Tuy nhiên, một câu chuyện dài về việc làm thế nào bạn đi đến điểm đó, và vấn đề này làm bạn khó chịu đến mức nào thì chắc chắn không cần thiết và sẽ không giúp đỡ gì cho việc giải quyết nó nhanh chóng.

Hiểu rõ giới hạn của một nhân viên dịch vụ khách hàng

Hãy nhớ, nhân viên dịch vụ khách hàng chỉ là các đại diện của công ty, không phải các ông chủ. Họ có giới hạn của họ và không phải lúc nào cũng có thể làm hài lòng yêu cầu của bạn, đôi khi đơn giản vì họ không có công cụ hoặc quyền hành để thực hiện những hành động nhất định, kể cả khi họ muốn. Trong hầu hết trường hợp, họ phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định và chính sách của công ty, họ không được phép thay đổi để thực hiện một ngoại lệ cho bạn. Và rõ ràng họ không thể dành nhiều giờ để giải quyết đặc biệt cho vấn đề của bạn vì họ thường phải duy trì một thời gian xử lý trung bình.

Báo cáo vấn đề với một giám sát viên nếu cần thiết

Trước khi bạn báo cáo lên cấp cao hơn, hãy thử gọi điện một lần nữa. Bạn có thể may mắn hơn khi liên lạc được với một nhân viên có hiểu biết hơn. Nếu nhiều thứ không diễn ra như bạn muốn và vấn đề vẫn chưa được giải quyết, thì đừng sợ phải hỏi một giám sát viên hay quản trị viên của nhân viên. Không có gì sai khi làm thế, ngay khi bạn không thô lỗ, hung hăng, và giữ một thái độ thân thiện. Thường thì, những đại diện này có quyền hành để đưa ra những ngoại lệ nhất định theo như chính sách của công ty, không giống như những nhân viên cấp đầu tiên. Điều này nghĩa là, họ có thể hữu ích hơn trong việc giải quyết các vấn đề phức tạp.

Nhận thông tin chi tiết về nhân viên dịch vụ

Khi bạn gọi điện xong, nó không phải lúc nào cũng có nghĩa là bạn giải quyết xong vấn đề. Bạn có thể cần phải tiếp tục một số lần nữa sau đó. Hãy hỏi một cách lịch sự tên của nhân viên và số phiếu. Thông tin này có thể hữu ích trong trường hợp bạn sẽ phải gọi lại cho cùng một vấn đề. Các cuộc gọi tiếp theo sẽ diễn ra thuận lợi hơn nếu bạn có thể cung cấp ngay số phiếu và tên của người đại diện đã nói chuyện với bạn lần trước.

Nếu tất cả đều thất bại, hãy đến với mạng xã hội

Nếu bạn vẫn không thành công nhưng chưa nghĩ đến chuyện từ bỏ, thì bạn có thể công khai và báo cáo vấn đề lên cấp cao hơn bằng cách chia sẻ nỗi khó chịu của bạn trên mạng xã hội. Hãy thử Twitter hoặc Facebook. Ngày này hầu hết công ty đều hiện diện trên mạng xã hội và theo dõi những đề cập thương hiệu của họ để kịp thời phản hồi những than phiền của khách hàng và duy trì danh tiếng trực tuyến. Một số họ kể cả có nhiều tài khoản Twitter riêng biệt để chuyên hỗ trợ khách hàng. Khi khiển trách một công ty, hãy đảm bảo không chửi thề vì một số thương hiệu có chính sách ngăn họ khỏi phải phản hồi lại những tweet thô lỗ.

Các mẹo xã giao cơ bản nên tuân thủ khi nói chuyện với nhân viên dịch vụ

  • Cách cư xử lịch sự thì có ích hơn. Hãy luôn bắt đầu một cuộc đối thoại với một lời chào và kết thúc nó với một câu tạm biệt.
  • Hãy nói rõ, chậm, và cẩn thận với giọng điệu của bạn. Đừng nghe có vẻ quá lo lắng, hung hăng, hay huênh hoang.
  • Không bao giờ sử dụng một ngôn ngữ mang tính công kích cho dù bạn đang khó chịu thế nào đi nữa. Nó sẽ chỉ làm giảm cơ hội để bạn nhận được sự hỗ trợ tốt.
  • Hãy nhớ nếu bạn nói ra những lời lăng mạ cá nhân, la hét, hoặc đe dọa thể xác, thì nhân viên có quyền cúp máy của người gọi. Một số công ty còn có thể đưa những kẻ tấn công nghiêm trọng vào danh sách đen.
  • Đừng ngắt lời. Thường thì, những đại diện dịch vụ khách hàng có những kịch bản cụ thể mà họ phải đọc cho bạn.
  • ‘Vui lòng’ và ‘cảm ơn’ là những từ có thể thay đổi toàn bộ giọng điệu của cuộc đối thoại – hãy sử dụng chúng thường xuyên.
  • Đừng quên rằng, nhân viên dịch vụ khách hàng cũng là con người và công việc của họa thì căng thẳng hơn là bạn nghĩ. Hãy đối xử với họ bằng sự tôn trọng, họ xứng đáng được thế!

Thật không may, bạn không phải lúc nào cũng sẽ có một trải nghiệm xuất sắc khi giải quyết với những đại diện dịch vụ khách hàng, nhưng việc nhớ giữ cho mọi thứ được đơn giản có thể giúp bạn nhận được hỗ trợ khách hàng tốt hầu như mọi lúc.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy xem bài viết của chúng tôi về Giao tiếp với khách hàng.

Hãy tự khám phá

Kiến thức rất quan trọng, nhưng chỉ khi đưa nó vào thực tiễn. Hãy kiểm nghiệm mọi thứ trong học viện của chúng tôi ngay trong LiveAgent.

LiveAgent 2021 | Better Customer Service Starts Today

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

FREE TRIAL
Quay lại Học viện Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×

Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo