
16 kỹ năng dịch vụ khách hàng chủ chốt và cách phát triển chúng
Khám phá 16 kỹ năng dịch vụ khách hàng thiết yếu để nâng cao tương tác và tăng năng suất, bao gồm sự đồng cảm, lắng nghe hiệu quả và giao tiếp rõ ràng. Phát tri...

Khám phá 12 kỹ năng mềm dịch vụ khách hàng bắt buộc phải có năm 2025 rất cần thiết để xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ, tăng cường sự hài lòng và tạo ra những trải nghiệm tích cực. Tìm hiểu cách lắng nghe tích cực, đồng cảm, giao tiếp và nhiều hơn nữa có thể nâng cao trò chơi hỗ trợ khách hàng của bạn và biến những khách hàng một lần thành những người ủng hộ trung thành.
Bạn đã bao giờ tự hỏi điều gì cần thiết để cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc? Trả lời các câu hỏi của khách hàng và giải quyết các vấn đề của họ không còn đủ nữa vì kỳ vọng của khách hàng ngày càng tăng. Để thực sự xuất sắc, các nhân viên hỗ trợ khách hàng phải có một bộ kỹ năng mềm giúp họ kết nối với khách hàng.
Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu chính xác những kỹ năng mềm này là gì và tại sao chúng lại quan trọng để cung cấp dịch vụ khách hàng hàng đầu. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về một số kỹ năng mềm quan trọng nhất mà mọi chuyên gia hỗ trợ khách hàng nên sở hữu, với những giải thích dễ hiểu để bạn có ý tưởng tốt hơn về những gì mỗi kỹ năng liên quan đến.
Kỹ năng mềm là những phẩm chất cá nhân và khả năng giúp bạn tương tác hiệu quả với khách hàng. Không giống như kỹ năng cứng, là những kỹ năng kỹ thuật và cụ thể cho công việc, kỹ năng mềm liên quan nhiều hơn đến cách bạn liên quan đến và giao tiếp với những người khác. Những kỹ năng này giúp bạn hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng và tạo ra những trải nghiệm tích cực cho họ.
Vậy tại sao kỹ năng mềm lại cần thiết trong dịch vụ khách hàng? Những kỹ năng này giúp xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Mặc dù kiến thức kỹ thuật cũng quan trọng, nhưng cách bạn giao tiếp và tương tác với khách hàng một cách cá nhân có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Một bộ kỹ năng mềm tốt có thể biến một tình huống bực bội thành một trải nghiệm tích cực và thậm chí biến một khách hàng một lần thành một khách hàng trung thành.
“Tôi đã học được rằng mọi người sẽ quên những gì bạn nói, mọi người sẽ quên những gì bạn làm, nhưng mọi người sẽ không bao giờ quên cảm giác bạn mang lại cho họ.”
Maya Angelou
Lắng nghe tích cực không chỉ là nghe những gì khách hàng nói; nó liên quan đến việc hoàn toàn tỉnh táo và thực sự cố gắng hiểu các vấn đề của họ. Kỹ năng này giúp bạn đặt ra những câu hỏi liên quan hơn, dẫn đến giải quyết vấn đề hiệu quả hơn.
Khách hàng ghét phải lặp lại chính mình. Lắng nghe tích cực đảm bảo rằng họ cảm thấy được lắng nghe, được hiểu và được tôn trọng. Bạn có thể sử dụng những xác nhận bằng lời nói như “Tôi hiểu” hoặc “Tôi thấy” để đảm bảo họ rằng bạn đang chú ý đến những gì họ nói.
Bằng cách tập trung thực sự vào những lo lắng của họ, bạn có thể cung cấp các giải pháp tốt hơn và nhanh hơn, nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ.
Đồng cảm và kiên nhẫn là hai kỹ năng có liên quan chặt chẽ với nhau và bổ sung cho nhau. Một mặt, sự đồng cảm giúp bạn hiểu được cảm xúc của người khác, đồng cảm với quan điểm của họ và đặt mình vào vị trí của họ. Mặt khác, kiên nhẫn cho phép bạn giữ bình tĩnh và chuyên nghiệp, ngay cả khi phải đối mặt với căng thẳng hoặc những tình huống khó khăn.
Cả hai kỹ năng này đều cần thiết khi xử lý các khách hàng bực bội. Chúng giúp đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự giúp đỡ họ cần trong khi cảm thấy được hiểu trong sự bực bội của họ, dẫn đến những trải nghiệm khách hàng tích cực hơn.
Một thái độ thân thiện và tích cực có thể tạo ra những điều kỳ diệu trong dịch vụ khách hàng bằng cách tạo ra một bầu không khí chào đón hơn. Điều này có thể đặc biệt hữu ích khi xử lý các khách hàng bực bội. Một triển vọng tích cực thường có thể biến một tình huống tiêu cực thành một tình huống dễ quản lý hơn. Ví dụ, thay vì nói “Xin lỗi, tôi không thể hoàn lại tiền cho bạn,” bạn có thể nói “Tôi có thể thay thế sản phẩm cho bạn.” Việc định khung lại này giúp tập trung vào những gì bạn có thể làm cho khách hàng thay vì những gì bạn không thể.
Nếu bạn đang nói chuyện qua điện thoại, giọng nói của bạn rất quan trọng. Một giọng nói ấm áp và thân thiện có thể giúp khách hàng cảm thấy thoải mái hơn. Emoji cũng có thể giúp truyền đạt sự thân thiện và tích cực khi trò chuyện với khách hàng trực tuyến. Trong những trường hợp mà emoji có thể không phù hợp để sử dụng, ngôn ngữ tích cực, lời chào cá nhân hóa và phản hồi cũng có thể giao tiếp hiệu quả sự thân thiện và chuyên nghiệp.
Có những kỹ năng này dẫn đến nhiều lợi ích:
Có trách nhiệm là rất quan trọng trong dịch vụ khách hàng vì nó xây dựng sự tin tưởng và độ tin cậy. Khi bạn đưa ra một lời hứa cho khách hàng, điều cần thiết là phải giữ nó và cung cấp những gì bạn đã đồng ý. Không có gì tệ hơn một khách hàng liên hệ với hỗ trợ khách hàng lại vì họ bị quên.
Hãy tưởng tượng rằng một khách hàng gọi với một vấn đề và được hứa sẽ gọi lại với một giải pháp vào cuối ngày. Nhưng bây giờ đã đến cuối ngày, và nhân viên hỗ trợ khách hàng không thực hiện theo. Bạn nghĩ nó khiến khách hàng cảm thấy như thế nào? Có lẽ khá bực bội và bị bỏ mặc. Họ sẽ suy nghĩ hai lần trước khi mua gì đó từ một công ty như vậy lần nữa. Mặt khác, liên tục đáp ứng các cam kết của bạn sẽ củng cố một hình ảnh tích cực của công ty của bạn, khiến khách hàng cảm thấy quan trọng. Các thực hành dịch vụ khách hàng có trách nhiệm mở đường cho các mối quan hệ khách hàng lâu dài và một danh tiếng mạnh mẽ.
Trong dịch vụ khách hàng, giao tiếp đề cập đến việc trao đổi thông tin hiệu quả giữa nhân viên hỗ trợ khách hàng và khách hàng. Cả kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản đều rất quan trọng cho điều này. Giao tiếp rõ ràng đảm bảo rằng cả hai bên hiểu vấn đề và các giải pháp tiềm năng. Ví dụ, nếu khách hàng không hiểu các thuật ngữ kỹ thuật, một đại lý có kỹ năng sẽ giải thích chúng theo một cách đơn giản.
Cũng quan trọng là phải nhận ra phong cách giao tiếp ưa thích của khách hàng và điều chỉnh cho phù hợp. Sẽ dễ dàng hơn nhiều để thích ứng nếu bạn chú ý đến các tín hiệu của họ, chẳng hạn như giọng nói, tốc độ và tính chính thức của họ. Quan sát xem khách hàng có thích các tương tác ngắn gọn và trực tiếp hay giải thích chi tiết hơn để tìm phong cách giao tiếp phù hợp, sau đó phản chiếu cách tiếp cận đó.
Duy trì sự rõ ràng và tích cực là điều cần thiết bất kể phương tiện. Luôn kiểm tra với khách hàng để hiểu bằng cách đặt các câu hỏi như “Điều đó có ý nghĩa không?” hoặc “Bạn có câu hỏi nào không?” Điều này giúp đảm bảo rằng thông tin được tiếp nhận và hiểu rõ.
Các đại lý được thúc đẩy có nhiều khả năng cung cấp dịch vụ ngoài lệ, thể hiện sự nhiệt tình và sự tận tâm trong mỗi tương tác, cải thiện chất lượng dịch vụ tổng thể. Sự tích cực này có thể dẫn đến những trải nghiệm khách hàng tốt hơn và một môi trường làm việc năng suất hơn.
Giữ động lực có thể đạt được bằng cách đặt ra các mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được và ăn mừng những chiến thắng nhỏ. Thường xuyên nghỉ ngơi và thực hành tự chăm sóc cũng có thể giúp duy trì mức năng lượng của bạn. Ngoài ra, tìm thấy ý nghĩa trong công việc của bạn và nhớ cách vai trò của bạn giúp khách hàng có thể giữ bạn được thúc đẩy.
Để có thêm một chút cảm hứng, hãy xem bài viết của chúng tôi về các trích dẫn dịch vụ khách hàng có thể thúc đẩy bạn. Những trích dẫn này là những lời nhắc nhở hàng ngày về tác động của công việc của bạn, cung cấp thêm một chút đẩy để giữ sự nhiệt tình và cam kết.
Giải quyết vấn đề liên quan đến việc nhanh chóng và hiệu quả xác định các vấn đề và xác định hành động tốt nhất. Kỹ năng này đòi hỏi tư duy phân tích, sáng tạo và khả năng làm việc dưới áp lực. Sự sáng tạo là chìa khóa - nó cho phép bạn đánh giá tình huống từ mọi góc độ, xem xét tất cả các giải pháp có thể và chọn giải pháp phù hợp nhất. Bằng cách kết hợp sáng tạo và sự sáng tạo, bạn có thể tìm thấy các giải pháp sáng tạo khiến khách hàng hài lòng và ấn tượng với dịch vụ của bạn.

Giải quyết vấn đề hiệu quả nâng cao sự hài lòng của khách hàng và hợp lý hóa hiệu quả hoạt động. Điều quan trọng là phải cập nhật với những thay đổi và phát triển trong lĩnh vực của bạn, đảm bảo rằng bạn được trang bị kiến thức mới nhất để giải quyết các vấn đề. Đào tạo thường xuyên là chìa khóa để dẫn đầu và chuẩn bị cho bất kỳ thách thức nào có thể xảy ra.
Khả năng thích ứng, cùng với tính linh hoạt, là khả năng điều chỉnh các tình huống, nhu cầu hoặc yêu cầu khác nhau mà không ảnh hưởng đến chất lượng dịch vụ. Đây có thể là những thay đổi đột ngột trong chính sách công ty, các vấn đề khách hàng độc đáo hoặc thậm chí thích ứng với các phong cách giao tiếp khách hàng khác nhau. Điều quan trọng là phải nhớ rằng không có hai tương tác khách hàng nào giống nhau, vì vậy bạn cần có khả năng thay đổi cách tiếp cận của mình dựa trên các hoàn cảnh cá nhân.
Khả năng thích ứng đảm bảo rằng bạn có thể đáp ứng hiệu quả các nhu cầu đa dạng của khách hàng và duy trì các tiêu chuẩn dịch vụ cao nhất.
Giải quyết xung đột cho phép bạn giải quyết và giải quyết các xung đột hoặc bất đồng một cách tôn trọng và hiệu quả. Là một nhân viên dịch vụ khách hàng, đôi khi bạn sẽ gặp phải những khách hàng bực bội và thô lỗ. Chìa khóa là lắng nghe họ và thừa nhận cảm xúc của họ mà không coi trọng những điều cá nhân. Cố gắng làm họ bình tĩnh và giảm tình trạng căng thẳng bằng cách cho thấy rằng bạn ở đó để giúp đỡ.
Tạo ra một môi trường tích cực nơi khách hàng cảm thấy được hiểu và được đánh giá cao là chìa khóa. Thể hiện sự đồng cảm và sự sẵn sàng thực sự để giải quyết các vấn đề của họ, bạn có thể biến một trải nghiệm tiêu cực thành một trải nghiệm tích cực và tăng cường lòng trung thành của khách hàng.
Bạn có biết rằng khoảng 75% mọi người đánh giá làm việc nhóm và hợp tác là rất quan trọng tại nơi làm việc? Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân đề cập đến khả năng tương tác tốt với những người khác (khách hàng và đồng nghiệp). Có những kỹ năng này trong dịch vụ khách hàng là rất quan trọng vì nó giúp xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ hơn và khiến khách hàng cảm thấy được đánh giá cao và hiểu.
Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân bao gồm lắng nghe tích cực, giao tiếp rõ ràng, đồng cảm, khả năng thúc đẩy người khác và kiên nhẫn. Chúng đảm bảo các tương tác suôn sẻ, giảm thiểu sự hiểu lầm và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Thiếu những kỹ năng này có thể dẫn đến xung đột gia tăng, khách hàng không hài lòng, tinh thần đội thấp hơn và năng suất giảm. Do đó, phát triển và cải thiện những kỹ năng này là rất quan trọng và có thể đạt được thông qua thực hành thường xuyên, tìm kiếm phản hồi xây dựng hoặc tham gia các chương trình đào tạo.
Tuy nhiên, những kỹ năng này cũng quan trọng để hợp tác với các thành viên trong nhóm khác. Giao tiếp hiệu quả và hợp tác giữa các bộ phận đảm bảo các hoạt động suôn sẻ hơn và giải quyết vấn đề nhanh hơn. Điều này cũng tạo ra một môi trường làm việc tốt hơn cho mọi người, giúp nhóm cung cấp dịch vụ xuất sắc và duy trì hòa hợp nơi làm việc.
Nhạy cảm văn hóa trong dịch vụ khách hàng đề cập đến nhận thức, sự hiểu biết và tôn trọng các khác biệt văn hóa, đảm bảo rằng tất cả các tương tác đều tôn trọng và thích hợp. Nhân viên dịch vụ khách hàng, là những đại sứ hàng đầu của doanh nghiệp, thường gặp phải những khách hàng có các niềm tin, phong tục và truyền thống khác nhau. Bằng cách thừa nhận những khác biệt văn hóa này, các doanh nghiệp chứng tỏ rằng họ đánh giá cao và hiểu cơ sở khách hàng đa dạng của họ, khiến họ trở thành một phần không thể thiếu của quá trình.
Cách tiếp cận này khiến khách hàng cảm thấy rằng nền tảng của họ được tôn trọng và hiểu, điều này giúp tạo ra một kết nối và xây dựng sự tin tưởng với thương hiệu. Nhạy cảm văn hóa nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tăng cường danh tiếng của công ty vì tính bao gồm và tôn trọng.
Các doanh nghiệp có thể đào tạo nhân viên dịch vụ khách hàng của họ để nhạy cảm hơn về mặt văn hóa bằng cách thực hiện các chương trình đào tạo đa dạng và bao gồm toàn diện tập trung vào sự hiểu biết về các chuẩn mực văn hóa, giá trị và phong cách giao tiếp. Bằng cách khuyến khích đối thoại cởi mở và hợp tác trong các nhóm đa dạng, các thương hiệu có thể nuôi dưỡng một môi trường học tập và tôn trọng lẫn nhau.
Vì vậy, để tóm tắt, kỹ năng mềm là rất quan trọng trong dịch vụ khách hàng vì chúng giúp tạo ra những trải nghiệm tích cực và xây dựng các mối quan hệ khách hàng mạnh mẽ. Các kỹ năng mềm chính mà các đại lý nên sở hữu bao gồm, nhưng không giới hạn ở, lắng nghe tích cực, đồng cảm, thái độ tích cực, trách nhiệm và giải quyết vấn đề. Trong suốt bài viết này, chúng tôi cũng cung cấp một số nên làm và không nên làm để giúp bạn tránh những sai lầm phổ biến và nâng cao các tương tác.
Mặc dù công việc hỗ trợ khách hàng có thể khó khăn đôi khi, nhưng có những kỹ năng mềm này chắc chắn giúp vượt qua những thách thức này và xây dựng các kết nối và sự tin tưởng với khách hàng. Hãy nhớ rằng, hỗ trợ khách hàng là một trong những phần cần thiết nhất của một doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đáng kể đến cách khách hàng nhận thức thương hiệu của bạn.
Để cải thiện các hoạt động dịch vụ khách hàng của bạn, hãy cân nhắc thử bản dùng thử miễn phí 30 ngày của LiveAgent. Bạn sẽ thấy trực tiếp cách các công cụ của chúng tôi có thể hỗ trợ thành công của nhóm bạn.
Kỹ năng mềm là những phẩm chất cá nhân và khả năng giúp bạn tương tác hiệu quả với khách hàng. Không giống như kỹ năng cứng, là những kỹ năng kỹ thuật và cụ thể cho công việc, kỹ năng mềm liên quan nhiều hơn đến cách bạn liên quan đến và giao tiếp với những người khác. Những kỹ năng này giúp bạn hiểu rõ hơn nhu cầu của khách hàng và tạo ra những trải nghiệm tích cực cho họ.
Kỹ năng mềm giúp xây dựng các mối quan hệ mạnh mẽ và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Mặc dù kiến thức kỹ thuật là quan trọng, nhưng cách bạn giao tiếp và tương tác với khách hàng một cách cá nhân có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Một bộ kỹ năng mềm tốt có thể biến một tình huống bực bội thành một trải nghiệm tích cực và thậm chí biến một khách hàng một lần thành một khách hàng trung thành.
Các kỹ năng mềm chính bao gồm lắng nghe tích cực, đồng cảm, kiên nhẫn, thái độ tích cực, trách nhiệm, kỹ năng giao tiếp, động lực, giải quyết vấn đề, khả năng thích ứng, giải quyết xung đột, kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân và nhạy cảm văn hóa.
Bạn có thể cải thiện kỹ năng mềm thông qua thực hành thường xuyên, tìm kiếm phản hồi xây dựng, tham gia các chương trình đào tạo và sẵn sàng học hỏi. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng, ăn mừng những chiến thắng nhỏ và duy trì cân bằng giữa công việc và cuộc sống cũng giúp phát triển những kỹ năng cần thiết này.
Sẵn sàng cung cấp hỗ trợ ngoài lệ và xây dựng các mối quan hệ khách hàng lâu dài? Phần mềm dịch vụ khách hàng của LiveAgent có thể biến đổi tất cả các tương tác khách hàng của bạn - hãy thử miễn phí với bản dùng thử 30 ngày và tự mình thấy sự khác biệt!

Khám phá 16 kỹ năng dịch vụ khách hàng thiết yếu để nâng cao tương tác và tăng năng suất, bao gồm sự đồng cảm, lắng nghe hiệu quả và giao tiếp rõ ràng. Phát tri...

Khám phá 16 kỹ năng dịch vụ khách hàng thiết yếu để nâng cao tương tác và tăng năng suất, bao gồm sự đồng cảm, lắng nghe hiệu quả và giao tiếp rõ ràng. Phát tri...

Nắm vững các kỹ năng dịch vụ khách hàng thiết yếu với danh sách kiểm tra toàn diện của chúng tôi. Từ kỹ năng nói chuyện đến sự đồng cảm, tìm hiểu những gì cần t...