Phần mềm quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí

Tò mò về mọi ngóc ngách của hệ thống quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí? Chúng tôi luôn ở bên bạn. Chúng tôi đã thu thập mọi thông chúng tôi có thể tìm để cho bạn; thông tin chi tiết về cách bạn có thể dùng một hệ thống như thế này, và cách chọn đúng hệ thống cho công việc kinh doanh của mình.

Nó là kiểu giải pháp gì và nó hoạt động như thế nào?

Nếu một công ty nhắm đến sự phát triển và thành công, nó phải bảo vệ đội ngũ dịch vụ khách hàng khỏi xao nhãng. Vì thế, đảm bảo mức độ hài lòng khách hàng cao và trải nghiệm dịch vụ khách hàng xuất sắc. Trong bối cảnh này; quản lý cẩn thận các giải pháp là điều rất quan trọng để đảm bảo khách hàng vui vẻ với dịch vụ mà bạn mang lại. Tuy nhiên, chỉ có mỗi đội ngũ hiệu quả và chăm chỉ vẫn chưa đủ để hoàn thành công việc. Yêu cầu của khách hàng cần phải tăng theo quy mô kinh doanh của bạn.

Công ty có thể tạo sự cải thiện đáng kể trong những khu vực như; tổ chức, năng suất, thời gian trả lời phiếu, thời gian giải quyết lần đầu, và mức độ hài lòng của khách hàng. Bằng cách nào? Đơn giản là, bằng cách áp dụng khái niệm và công cụ biến việc quản lý yêu cầu khách hàng dễ dàng hơn. Đơn giản là xử lý mọi yêu cầu theo từng trường hợp cụ thể, chẳng hạn như được đánh giá bởi vài nhân viên trước khi được giao cho một người chịu trách nhiệm không phải là một cách giải quyết hiệu quả. Nói đơn giản, cần phải ngăn nắp mới có thể giải quyết các vấn đề.

Cho cả tổ chức lớn và doanh nghiệp vừa và nhỏ, một hệ sinh thái IT hoạt động tốt là thiết yếu để mang lại dịch vụ thành công. Mặc dù công ty thường đối mặt với nhiều kiểu thách thức; việc luôn phản hồi nhanh chóng và hiệu quả rất quan trọng. Để làm vậy, doanh nghiệp cần có sẵn giải pháp cho phép người dùng báo cáo các vấn đề và dễ dàng tạo phiếu sự cố. Nhờ thế, cùng lúc nhắm đến việc biến công việc của nhân viên dịch vụ dễ dàng hơn và có năng suất cao hơn. Kiểu giải pháp này được gọi là phần mềm quản lý phiếu hỗ trợ.

Phần mềm quản lý phiếu – Nó là gì?

Một hệ thống quản lý phiếu là điều thiết yếu cho mọi doanh nghiệp, đặc biệt là cho bộ phận help desk và dịch vụ khách hàng. Những bộ phận này chịu trách nhiệm cho việc hỗ trợ thành viên của toàn bộ tổ chức cũng như khách hàng của họ.

Nếu bạn muốn có một giải pháp cho phép đội ngũ hỗ trợ của bạn theo dõi và quản lý những sự cố khác nhau; bạn có thể cần một phần mềm help desk với hệ thống quản lý phiếu tiên tiến.

Mua một giải pháp như thế này nghĩa là thực hiện một khoản đầu tư, cũng như những khoản đầu tư khác, phải tạo ra lợi nhuận. Tuy nhiên, nếu chưa sẵn sàng đầu tư, bạn cũng có thể triển khai một phần mềm quản lý phiếu miễn phí.

Có nhiều công cụ quản lý phiếu miễn phí tuyệt vời trên thị trường. Chúng có thể có ít tính năng hơn phiên bản trả phí. Nhưng, chúng vẫn là giải pháp đáng cân nhất, đặc biệt với các công ty đang tiết kiệm chi phí.

Để giúp bạn hiểu sâu hơn, chúng tôi sẽ giải thích khái niệm hệ thống quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí; cách chúng hoạt động, đặc điểm của một công cụ quản lý phiếu miễn phí tốt, và công ty của bạn có cần giải pháp như thế không. Hãy đọc thêm để tìm hiểu về mọi ưu điểm của công cụ này.

Một cái nhìn khác về hệ thống quản lý phiếu

Một hệ thống quản lý phiếu là một giải pháp phổ biến tạo điều kiện cho việc giao tiếp và tương tác giữa công ty và khách hàng của họ. Khi một khách hàng muốn gửi yêu cầu, đề xuất, hoặc báo cáo sự cố cho công ty; phần mềm quản lý phiếu tạo một đường dây liên lạc cá nhân giữa hai bên, tất cả đều từ xa và trực tuyến.

Một lưu ý quan trọng là kiểu giải pháp này không phải là những công cụ trả lời tức thì. Chẳng hạn như live chat hay tính năng gọi lại. Một khi phiếu được gắn kết với một trường hợp; mọi hành động giao tiếp nối tiếp sẽ được tạo điều kiện trong cùng phiếu đó – xuyên suốt toàn bộ quá trình giải quyết.

Hệ thống phiếu hỗ trợ giàu tính năng cho phép khách hàng báo cáo vấn đề hoặc yêu cầu bất kỳ sự giúp đỡ nào họ cần. Vai trò của hệ thống quản lý phiếu là; quản lý, sắp xếp, và lưu mọi yêu cầu hỗ trợ và câu trả lời vào một nơi. Hơn thế nữa, cho nhân viên mọi công cụ cần thiết để nhận trách nhiệm và đáp lại các thắc mắc.

Phần mềm quản lý phiếu miễn phí đáng tin cậy nên cho phép các đội ngũ nhân viên trong những bộ phận khác nhau của một tổ chức thực hiện; xem phiếu, có những việc cần ưu tiên, và trả lời các thắc mắc qua nhiều kênh hỗ trợ đa dạng.

Có thể tìm thấy vô số công cụ quản lý phiếu miễn phí loại này trên thị trường. Tuy nhiên, vài công cụ có nhiều chức năng hơn những công cụ khác. Vì thế, khi chọn một công cụ nào đó, hãy chọn cái phù hợp với đặc điểm, yêu cầu, và tài nguyên của công ty bạn.

LiveAgent có phần mềm quản lý phiếu miễn phí, vốn là một phần quan trọng của giải pháp helpdesk của nó.

https://www.youtube.com/watch?v=zyBEt7ScQYk&t

Đặc điểm của hệ thống quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí

Như chúng tôi đã nói, có rất nhiều hệ thống quản lý phiếu miễn phí trên thị trường. Nhưng không phải giải pháp nào cũng có những chức năng giống nhau.

Tuy nhiên, tất cả phần mềm quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí tốt đều có thể thực hiện một số chức năng sau;

Phần mềm quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí – Nó hoạt động như thế nào?

Cuộc sống hằng ngày của thành viên đội hỗ trợ có thể khá hỗn loạn. Việc này chủ yếu là do số yêu cầu họ có thể nhận cùng một lúc qua những kênh khác nhau. Nếu việc này xảy ra, nhân viên phải xử lý một khối lượng yêu cầu và báo cáo sự cố khổng lồ cùng một lúc. Ý tưởng về phần mềm quản lý phiếu được ra đời để phản ứng với tình trạng phiếu ngập tràn không thể kiểm soát. Điều này cơ bản là tăng hiệu quả công việc cho bộ phận hỗ trợ người dùng. Hơn thế nữa, phần mềm quản lý phiếu miễn phí còn cho phép các công ty vừa và nhỏ/đang cân nhắc ngân sách cung cấp dịch vụ khách hàng đỉnh cao.

Bộ phận hỗ trợ dịch vụ của một tổ chức sử dụng kiểu công cụ này chủ yếu với hy vọng bám sát các vấn đề được khách hàng báo cáo tốt hơn. Hệ thống quản lý phiếu cho phép đội dịch vụ gửi và theo dõi mọi vấn đề, đánh giá độ ưu tiên và tiến độ của chúng, bàn giao trách nhiệm, và nhiều hơn thế nữa.

Với một hệ thống quản lý phiếu miễn phí, các tổ chức có thể truy cập và quản lý một số lượng phiếu và sự cố không giới hạn qua một bảng điều khiển duy nhất. Bằng cách này, mọi yêu cầu đều có thể được giao đúng nhân viên trong nhóm, và vì thế có thể được giải quyết gần như ngay lập tức hoặc trong thời gian ngắn.

Vì sao công ty của bạn cần công cụ quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí?

Thậm chí cả khi bạn đã, hoặc sắp thành lập một doanh nghiệp tương đối nhỏ, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng nhân viên của bạn có thể ngập đầu trong email, tin nhắn chưa trả lời, và cuộc gọi nhỡ từ khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng.

Hãy đọc tiếp để hiểu tại sao mọi tổ chức cần hệ thống quản lý phiếu. Và do có khá nhiều giải pháp phần mềm quản lý phiếu miễn phí ngoài kia, bạn chắc chắn sẽ tìm được ít nhất một công cụ nào đó đáp ứng mọi yêu cầu kinh doanh của mình.

Theo dõi phiếu hiệu quả

Nhờ sự phát triển vượt bậc của công nghệ mới, các tổ chức có thể hỗ trợ người dùng của họ qua nhiều kênh cũng như cung cấp các trung tâm giải quyết vấn để, nơi họ có thể nói lên các mối quan tâm, đặt câu hỏi, hoặc gửi phàn nàn. Tuy nhiên, nếu công ty không sử dụng đúng công cụ, vấn đề liên quan đến việc theo dõi yêu cầu có thể gia tăng nhanh chóng. Nói cách khác, yêu cầu của người sẽ bị thất lạc trong một vòng xoáy vô tận của các phiếu không được sắp xếp. Việc này dẫn đến môt số lượng đáng kể các sự cố không được giải quyết và, kết quả là, sự không hài lòng của khách hàng.

Mặt khác, với một hệ thống quản lý phiếu miễn phí, đội ngũ hỗ trợ có thể tạo một cơ sở dữ liệu về sự cố và tương tác hoàn chỉnh cho phép họ quản lý yêu cầu khách hàng tốt hơn. Một trong những ưu điểm lớn nhất là  loại công cụ này có thể sắp xếp độ ưu tiên của phiếu theo tầm quan trọng. Theo cách này, bộ phận hỗ trợ hoặc dịch vụ không phải lo lắng về việc xử lý mọi vấn đề hoặc yêu cầu cùng một lúc mà có thể xác định yêu cầu nào nên được ưu tiên.

Phát hiện vấn đề nhanh hơn

Một trong những tiện ích mà phần mềm quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí có thể mang lại là khả năng phát hiện vấn đề nhanh chóng. Điều này khả thi nhờ vào các chỉ số thông minh và hệ thống phân loại đề mục nằm trong kiểu phần mềm này. Với những công cụ như vậy trong tầm tay, nhân viên của bạn có thể xác định nguyên do của các vấn đề lặp đi lặp lại và sự tương quan của chúng với những vấn đề khác dễ dàng hơn.

Giao việc thông minh

Mỗi phiếu phải được bàn giao cho một nhân viên để xử lý, nhưng làm thủ công cũng tương đương với tổn thất về tiềm năng nhân sự. Vì vậy, trong trường hợp này, quy trình quản lý phiếu cần được tự động hóa. Đây là một lý do nữa giải thích tại sao phần mềm quản lý phiếu miễn phí là một công cụ cần thiết, vì nó còn cho phép nhân viên của bạn xác định điều kiện và tạo các quy tắc tùy ý để bàn giao phiếu đến đúng nhân viên trong tổ chức của bạn.

Kết quả là, những thành viên sử dụng help desk trong công việc hằng ngày của họ sẽ có kiến thức về việc ai quản lý cái gì. Và, không người nào sẽ phí thời gian giải quyết những yêu cầu đã được xử lý bởi các đồng nghiệp khác.

Giao tiếp nội bộ và bên ngoài trơn tru hơn

Hệ thống quản lý phiếu miễn phí cũng cải thiện sự hợp tác giữa các nhân viên hỗ trợ của bạn bằng cách giúp họ giao tiếp hiệu quả hơn (không chỉ với nhau mà còn với khách hàng). Thực ra, hầu hết kiểu công cụ này có tính năng tự động gửi email thông báo đến người dùng khi có một phiếu được tạo, hoặc, khi nó được chỉnh sửa.

Những ưu điểm khác của việc sử dụng hệ thống quản lý phiếu là gì?

À, sử dụng phần mềm quản lý phiếu hỗ trợ miễn phí có vài ưu điểm nữa.

Ví dụ trước cho thấy rõ ràng, một hệ thống quản lý phiếu có thể cải thiện help edsk, kết quả công việc của đội ngũ dịch vụ/hỗ trợ. Nhưng chúng tôi cũng có thể chỉ ra vài ích lợi khác nữa, đó là;

• Tăng mức độ hài lòng của khách hàng, vì các cuộc gọi có thể được trả lời trong một khung thời gian hợp lý và đã được chấp thuận trước.
• Cải thiện việc giao tiếp, vì việc phân công số phiếu cho phép người dùng bám sát quá trình giải quyết và hiểu được mức độ ưu tiên của các vấn đề tồn đọng.
• Việc gia tăng chất lượng giúp thúc đẩy sự tự tin và nâng cao năng suất của thành viên đội ngũ tổng đài/help desk, họ có thể trả lời các yêu cầu hiệu quả hơn.
• Tăng khả năng kiểm soát hiệu quả công việc, vì việc đăng ký phiếu và quá trình giải quyết quyết có thể được đo lường và phân tích trong các báo cáo hiệu suất được tạo tự động.
• Hiểu rõ hơn về khách hàng, đặc biết nếu công cụ tương thích và chia sẻ các thuộc tính với những phần mềm khác của công ty như CRM.

• Là cách tiếp cận cá nhân hơn khi phản hồi khách hàng, điều này sẽ ảnh hưởng tích cực đến lòng trung thành của họ.
• Một cơ sở tri thức cho phép người dùng và chuyên viên IT phân tích những vấn đề thường xuất hiện nhất và cách chúng được giải quyết gần đây nhất.
• Sử dụng tài nguyên tốt hơn và hiệu quả hơn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc đáng kể, chúng có thể được sử dụng trong những dự án khác có lợi cho các bộ phận khác hoặc thậm chí cho toàn công ty.
• Cải thiện hình ảnh và danh tiếng của công ty, đó là kết quả của việc cung cấp dịch vụ khách hàng chính xác và thích đáng.
• Sắp xếp hợp lý việc quản lý quy trình bằng tự động hóa.
• Giảm việc tồn đọng các sự cố
• Tăng thu nhập, vì quản lý tốt hơn, chú ý vào chi tiết hơn, và khách hàng hài lòng hơn.

Hệ thống quản lý phiếu miễn phí có phải là lựa chọn tốt?

Trước khi chọn một công cụ quản lý phiếu hoặc thậm chí một phần mềm quản lý phiếu miễn phí, cần phải cân nhắc vài yếu tố . Và đây là vài trong số chúng;

• Số lượng khách hàng báo cáo sự cố, gửi thắc mắc, hoặc yêu cầu hỗ trợ.
• Mức độ bảo mật và rủi ro bị tấn công hoặc rò rỉ dữ liệu tương ứng, việc này có thể gây nguy hiểm đến thông tin của công ty hoặc dữ liệu khách hàng.
• Cho phép hoạt động ở mọi điểm dịch vụ khách hàng.
• Hệ thống quản lý phiếu miễn phí đó có dựa trên đám mây không (để nhân viên có thể truy cập thông tin và làm việc từ bất kỳ đâu.)
• Thành viên đội ngũ tổng đài viên hoặc help desk có chú tâm đến dịch vụ hoặc kết nối với giá trị và mục tiêu của công ty không.

Việc chọn bất kỳ giải pháp phần mềm nào cho công ty của bạn nên liên quan trực tiếp đến mục đích và đặc điểm của công ty bạn.

Tuy nhiên, khi chọn giải pháp của bạn, việc chú ý đến nhà cung cấp và chất lượng của phần mềm quản lý phiếu miễn phí rất quan trọng. Nếu bạn không biết phải bắt đầu từ đâu, chúng tôi khuyên bạn nên xem thử LiveAgent. Nó là một giải pháp xuất sắc, tích hợp hệ thống quản lý phiếu miễn phí với phần mềm help desk, biến nó thành một công cụ lý tưởng để trao quyền cho bộ phận hỗ trợ khách hàng của bạn.

Tự khám phá

Kiến thức rất quan trọng, nhưng chỉ khi nó được áp dụng vào thực tế. Hãy kiểm tra mọi thứ bạn đã học trong học viện của chúng tôi ngay bên trong LiveAgent.

https://www.youtube.com/watch?v=hESlAVnF8G4

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “How can you create smooth internal and external communication within the company?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “A free ticketing system improves cooperation between your support agents by allowing them to communicate more efficiently, and not only with each other but also with customers.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Why does your company need a support ticketing tool?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “With a free ticketing system, organizations can access and manage an unlimited amount of tickets and incidents using a single dashboard. This way, all requirements can be assigned to the right agent within the team. Thus, they can take care of the customers in an acceptably short amount of time.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “How to choose a free support ticketing tool?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “It is possible to find numerous free ticketing tools on the market. However, some have more functions than others. Therefore, when choosing a particular tool, choose the one that suits the characteristics, requirements, and resources of your company.” } }] }