Tự động hóa hỗ trợ

Bạn có mệt mỏi vì mất thời gian cho các tác vụ hỗ trợ dư thừa hàng ngày không? Những quy trình lặp lại này có thể làm cạn kiệt thời gian của các đại lý và tài nguyên công ty của bạn.

Bạn có biết rằng 86% người mua sẵn sàng trả nhiều tiền hơn cho trải nghiệm khách hàng tuyệt vời? Do đó, điều cần thiết là giảm các tác vụ lặp lại bằng tự động hóa hỗ trợ để tạo ra dịch vụ khách hàng hiệu quả và hiệu suất.

Tự động hóa hỗ trợ là gì?

Tự động hóa hỗ trợ là hỗ trợ khách hàng được cung cấp bởi AI hoặc phần mềm, chủ yếu tự động hóa quy trình quản lý quy trình làm việc. Ví dụ, các quy tắc tự động hóa cho phép các đại lý bàn hỗ trợ của bạn tập trung vào các tác vụ quan trọng hơn. Kết quả là, tự động hóa dịch vụ khách hàng có thể nâng cao năng suất của nhân viên của bạn đồng thời củng cố mối quan hệ với khách hàng.

Lợi ích của tự động hóa hỗ trợ

Tăng sự hài lòng của khách hàng

Các doanh nghiệp thường có thể tăng năng suất của họ và tập trung vào khách hàng cần hỗ trợ đặc biệt bằng cách tự động hóa các tác vụ dư thừa hàng ngày. Kết quả là, thời gian phản hồi tốt hơn và khách hàng hạnh phúc hơn.

Cải thiện năng suất của nhân viên

Tự động hóa hỗ trợ khách hàng cho phép các đại lý của bạn có mặt và tập trung vào các tác vụ hàng ngày quan trọng. Phần mềm tự động hóa hỗ trợ chất lượng cho phép bạn phân phối các yêu cầu khách hàng theo nhu cầu của bạn, cuối cùng cải thiện các quy trình kinh doanh của bạn. Các tính năng bàn hỗ trợ như quy tắc và báo cáo đều góp phần cải thiện thời gian giải quyết vé và cải thiện năng suất mà không cần giám sát liên tục.

Chi tiêu ít tiền hơn

Tự động hóa hỗ trợ có thể tiết kiệm cho thương hiệu của bạn không chỉ thời gian mà còn tiền bạc. Do tự động hóa quy trình, bạn không phải thuê thêm nhân viên. Thay vào đó, bạn có thể thiết lập tự động hóa trong một hệ thống và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn với chi phí ít hơn, do đó tăng ROI hàng năm của bạn.

Làm cách nào để thiết lập tự động hóa hỗ trợ?

Để thiết lập tự động hóa hỗ trợ, bạn cần phần mềm vé bàn hỗ trợ hiệu quả và hiệu suất với các công cụ tự động hóa mạnh mẽ. Tất nhiên, công cụ bạn chọn phụ thuộc vào sở thích và nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một trung tâm cuộc gọi, điều hợp lý là bạn đang tìm kiếm tự động hóa hỗ trợ cho một công cụ có các tính năng tự động hóa như gọi lại tự động, IVR, chuyển cuộc gọi, v.v. Tuy nhiên, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp tự động hóa hỗ trợ hoàn chỉnh, phần mềm bàn hỗ trợ, chẳng hạn như LiveAgent, là lựa chọn đúng cho doanh nghiệp của bạn.

Phần mềm bàn hỗ trợ là một hệ thống dịch vụ khách hàng theo dõi các yêu cầu khách hàng trên nhiều nền tảng, tạo báo cáo, tự động hóa các tác vụ/quy trình không cần thiết lặp lại, v.v. LiveAgent là một hệ thống bàn hỗ trợ cung cấp các gói đăng ký khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu kinh doanh của bạn. Tuy nhiên, trước khi chọn giải pháp bàn hỗ trợ, bạn cần xem xét liệu hệ thống có cung cấp các tính năng tự động hóa hỗ trợ hữu ích hay không.

Dưới đây là một số tính năng tự động hóa của LiveAgent:

Quy tắc thời gian

Quy tắc thời gian là tính năng tự động hóa bàn hỗ trợ được kích hoạt theo thời gian chứ không phải hành động. Ví dụ, doanh nghiệp của bạn có thể đặt quy tắc thời gian gửi email theo dõi sau 48 giờ.

Quy tắc

LiveAgent cũng cung cấp tính năng quy tắc, cho phép thương hiệu của bạn tự động hóa các quy trình, chẳng hạn như; giải quyết vé, chuyển vé, thêm thẻ, v.v.

IVR

Phản hồi thoại tương tác là một hệ thống điện thoại tự động, thu thập và cung cấp thông tin cho khách hàng. Hệ thống tương tác với những người gọi và sau đó tiến hành thực hiện hành động thích hợp/được yêu cầu. Ví dụ, nó có thể:

• Kết nối khách hàng với bộ phận thích hợp
• Cung cấp gọi lại nếu dòng quá dài

Kết quả là, công ty của bạn có thể cải thiện thời gian phản hồi và giảm chuyển cuộc gọi đơn giản bằng cách tự động hóa quy trình hỗ trợ cuộc gọi.

Gọi lại tự động

Chức năng gọi lại tự động là một trong những tính năng trung tâm cuộc gọi cho phép khách hàng của bạn yêu cầu gọi lại bất cứ khi nào hàng đợi quá dài và không có đại lý nào có sẵn. Kết quả là, bạn có thể ngăn chặn sự thất vọng của khách hàng, tạo ra quy trình làm việc của đại lý mượt mà và cải thiện trải nghiệm khách hàng tổng thể.

Phân phối vé tự động

Phân phối vé tự động là tính năng đảm bảo rằng mỗi đại diện dịch vụ khách hàng của bạn nhận được khối lượng yêu cầu vé tối ưu. Khối lượng vé tối ưu khác nhau từ công ty này sang công ty khác. LiveAgent cho phép bạn đặt khối lượng vé tối ưu, ưa thích cho đội của bạn với bốn tùy chọn định tuyến khác nhau: sử dụng trung bình hoặc tối đa, vòng cho tất cả và gán ngẫu nhiên.

Tất cả các tính năng này cho phép bạn tự động hóa các quy trình hỗ trợ dư thừa.

Vậy, làm cách nào bạn có thể thiết lập các tính năng tự động hóa hỗ trợ bên trong LiveAgent?

Bạn có thể thiết lập quy tắc gán và quy tắc thông báo trong màn hình cấu hình quy tắc trong LiveAgent chỉ trong vài phút. Hãy xem webinar mở rộng của chúng tôi để tìm hiểu thêm.

Nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề nào khi thiết lập các tính năng tự động hóa bên trong LiveAgent, vui lòng liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng của chúng tôi để được hỗ trợ.

Cải thiện tự động hóa hỗ trợ

Mẹo:

Tự động hóa chuyển tiếp email

Một hệ thống dịch vụ khách hàng chất lượng có thể tự động chuyển tiếp tất cả email của bạn vào một nền tảng, nơi nó sắp xếp chúng. Do đó, bạn có thể có tất cả các yêu cầu khách hàng ở một nơi. Ngoài ra, hệ thống có một bộ tính năng cho phép các đại lý của bạn xem tất cả các chi tiết khách hàng từ CRM ngay bên trong vé. Hơn nữa, bạn có thể đặt email để đánh giá vé để bạn có thể nhận được phản hồi ngay lập tức.

Tạo tổ chức vé

Các yêu cầu khách hàng không được tổ chức có thể gây hại cho bất kỳ thương hiệu nào. Một hệ thống bàn hỗ trợ thích hợp bao gồm các tính năng tự động hóa cho phép bạn tạo thẻ có thể nhanh chóng cung cấp tổ chức vé xuất sắc cho các đại lý của bạn. Hơn nữa, thẻ đóng một vai trò lớn trong việc thiết lập các quy trình tự động hóa hỗ trợ. Ví dụ, nếu bạn có một vé với thẻ URGENT, bạn có thể đặt quy tắc, tự động ưu tiên các yêu cầu này cho các đại lý của bạn.

Không quá mức tự động hóa

Mẹo quan trọng nhất để cải thiện tự động hóa hỗ trợ của bạn là không quá mức. Mặc dù bạn đang cố gắng giảm bớt sự can thiệp của con người để tạo ra một doanh nghiệp hoàn toàn tự động, quá nhiều tự động hóa có thể phản tác dụng. Đừng hiểu lầm chúng tôi, các quy trình làm việc tự động có thể loại bỏ các tác vụ lặp lại và do đó cải thiện thời gian giải quyết yêu cầu khách hàng. Tuy nhiên, khách hàng không muốn nói chuyện với robot mọi lúc. Luôn đảm bảo rằng bạn suy nghĩ về khách hàng của mình trước tiên và chỉ tự động hóa các quy trình hợp lý và hữu ích cho ngành của bạn.

Khám phá thêm

Kết luận

Bạn đã sẵn sàng tự động hóa các quy trình hỗ trợ lặp lại chưa? LiveAgent là phần mềm bàn hỗ trợ tự động hóa, theo dõi và báo cáo. Hãy thử tất cả các tính năng và cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn ngay lập tức.