Email cảm ơn

Email tri ân khách hàng là gì và tại sao nên gửi chúng?

Email tri ân khách hàng được các doanh nghiệp sử dụng một cách chiến lược để củng cố mối quan hệ cá nhân với khách hàng và nhân hóa thương hiệu của họ. Một email tri ân (email theo dõi) được cấu trúc tốt, được cá nhân hóa và gửi vào đúng thời điểm có tác động gần như tương tự việc cảm ơn khách hàng trực tiếp. Điều này thực sự có thể đi một chặng đường dài trong việc tạo ra trải nghiệm khách hàng tích cực và nhận thức thương hiệu.

Khi nào nên gửi email tri ân khách hàng?

Chắc chắn không có thời điểm nào là không phù hợp để cảm ơn khách hàng và thể hiện sự đánh giá cao của bạn. Nhưng một số thời điểm và dịp nhất định sẽ tự nhiên xuất hiện phù hợp hơn. Email cảm ơn không nhất thiết chỉ được gửi khi khách hàng mua một thứ gì đó. Nếu bạn đang sử dụng nền tảng tự động hóa tiếp thị qua email, email tri ân có thể được kích hoạt dựa trên các hành động khác nhau của người dùng. Bạn cũng có thể lưu các mẫu email tri ân có thể được cá nhân hóa cho từng dịp.

Email theo dõi này có thể được gửi:

• Trong các kỳ nghỉ lễ theo mùa như; Giáng sinh, Ngày Valentine hoặc Lễ Tạ ơn
• Vào sinh nhật của khách hàng
• Vào ngày kỷ niệm của khách hàng
• Cho khách hàng trung thành khi đạt được các cột mốc quan trọng của công ty
• Sau lần mua hàng đầu tiên hoặc mua lại
• Sau khi nhận phản hồi, đánh giá hoặc lời chứng thực
• Khi cảm ơn khách hàng vì đã giới thiệu
• Khi khách hàng tiềm năng đăng ký/tham gia/trở thành thành viên
• Cho người đăng ký nhận bản tin
• Cho người tham dự sự kiện hoặc hội thảo trực tuyến

Cách viết email cảm ơn: 10 bước cần tuân theo

Khi viết email cảm ơn, hãy xem xét 10 bước sau để làm cho nó phù hợp và hiệu quả. Các bước này cũng có thể được sử dụng chung cho email theo dõi.

1. Nghĩ đến thông điệp dòng tiêu đề tốt nhất

Một báo cáo của Retention Science cho thấy dòng tiêu đề có từ 6 đến 10 từ mang lại tỷ lệ mở cao nhất . Trong khi giữ độ dài hợp lý, hãy đảm bảo rằng tiêu đề hấp dẫn và sáng tạo thay vì chỉ đơn giản là ‘Cảm ơn’.

2. Bắt đầu với lời chào đúng cách

Sử dụng “Xin chào …” hoặc “Kính gửi …”. Nếu thông điệp khá không chính thức, hãy gọi người nhận bằng tên của họ. Nếu không, hãy xưng hô người nhận là “Ông” hoặc “Bà”, theo sau là họ của họ.

3. Thể hiện sự đánh giá cao và đưa ra chi tiết cụ thể

Đi thẳng vào vấn đề và cụ thể về chính xác điều gì bạn đang cảm ơn họ. Thông điệp nên hoàn toàn về việc đánh giá cao khách hàng. Tránh quảng cáo doanh nghiệp của bạn, trừ khi bạn đang cung cấp nội dung giáo dục, ưu đãi đặc biệt hoặc một thứ gì đó có giá trị khác.

4. Nhân hóa thông điệp

Làm cho thông điệp nghe có vẻ con người nhất có thể. Hãy xem xét việc gửi email từ một người thực tế tại công ty của bạn thay vì địa chỉ chung chung và quá phổ biến “No reply”. Một cách khác để nhân hóa thông điệp là sử dụng biểu tượng cảm xúc, nếu thích hợp.

5. Thêm một số cá nhân hóa

Email được cá nhân hóa có tỷ lệ tương tác cao hơn. Trên thực tế, các nghiên cứu đã chỉ ra email có dòng tiêu đề được cá nhân hóa có khả năng được mở cao hơn 26% so với những email không có. Bạn cũng có thể cá nhân hóa thông điệp bằng cách bao gồm nhiều chi tiết cụ thể hơn về những gì bạn cảm ơn.

6. Duy trì giọng điệu thân thiện nhưng chuyên nghiệp

Tùy thuộc vào đối tượng của bạn, trong khi có thể hoàn toàn chấp nhận được việc viết theo cách hơi không chính thức và sử dụng một số hài hước, vẫn cần thiết phải duy trì giọng điệu chuyên nghiệp tổng thể, có nghĩa là không có tiếng lóng và thành ngữ địa phương.

7. Hướng tới tương lai

Ngăn chặn thông điệp trở nên một chiều bằng cách cho khách hàng cơ hội tiếp tục cuộc trò chuyện và cho họ biết rằng sự hỗ trợ của bạn chỉ cách vài cú nhấp chuột:

*“Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về việc sử dụng sản phẩm/dịch vụ của chúng tôi trong tương lai, vui lòng đừng ngần ngại liên hệ với tôi qua trò chuyện trực tiếp hoặc email.” *

8. Nói cảm ơn một lần nữa

Sau khi bạn hoàn thành thông điệp chính, có thể hợp lý khi kết thúc email bằng một dòng cuối cùng bằng cách cảm ơn khách hàng một lần nữa:

“Cảm ơn một lần nữa vì phản hồi của bạn/vì sự hỗ trợ của bạn/vì đã mua hàng/vì đã là khách hàng trung thành trong nhiều năm.”

9. Sử dụng lời kết thích hợp

Khi chọn cụm từ kết thúc phù hợp, mức độ trang trọng sẽ phụ thuộc vào người nhận. Một số lời kết phù hợp với doanh nghiệp phổ biến nhất có thể bao gồm: “Trân trọng …”, “Thân mến …”, “Chúc bạn mọi điều tốt đẹp nhất …”, “Kính thư/Trân trọng …”, “Với lòng biết ơn”, “Chúc bạn có một ngày/cuối tuần tuyệt vời …”.

10. Kiểm tra kỹ trước khi gửi

Trước khi nhấn ‘Gửi’, hãy kiểm tra kỹ toàn bộ thông điệp để đảm bảo nó đọc trôi chảy, truyền đạt ý nghĩa chính xác của bạn về việc thể hiện sự đánh giá cao và lòng biết ơn, và không có lỗi đánh máy hoặc lỗi ngữ pháp đáng xấu hổ có thể làm hỏng ấn tượng.

Đây có thể là một email tự động, tuy nhiên, hãy cẩn thận tuân theo các bước như thêm cá nhân hóa và kiểm tra kỹ. Bạn không muốn thông điệp của mình trông như được làm qua loa.

Ví dụ về email cảm ơn

1. Cảm ơn khách hàng vì đã mua hàng

2. Cảm ơn khách hàng vì đã giới thiệu

3. Cảm ơn khách hàng vì phản hồi của họ

Tự khám phá

Kiến thức là quan trọng, nhưng chỉ khi được đưa vào thực hành. Kiểm tra mọi thứ trong học viện của chúng tôi ngay bên trong LiveAgent.