Thư cảm ơn

Email cảm ơn hay thư cảm ơn?

Xem xét quy mô và loại hình kinh doanh bạn điều hành, cũng như số lượng khách hàng mà bạn muốn bày tỏ lòng biết ơn, bạn có thể chọn email hoặc thư cảm ơn in ấn (gửi qua bưu điện thông thường). Một số yếu tố cần xem xét khi lựa chọn giữa hai loại này là:

Khi quyết định cách bày tỏ lòng biết ơn của bạn, hãy xem xét một số yếu tố quan trọng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của thông điệp của bạn:

Thời gian gửi: Thư truyền thống sớm nhất sẽ đến vào ngày hôm sau khi bạn gửi. Nếu thời gian không quan trọng, bạn có thể gửi thư. Nhưng khi cần phản hồi nhanh chóng – chẳng hạn như cảm ơn khách hàng vì đã mua hàng – email sẽ thuận tiện hơn.

Mức độ trang trọng: Vì email được coi là ít trang trọng hơn thư trong thế giới kinh doanh, nếu bạn muốn duy trì giao tiếp trang trọng với khách hàng – hãy chọn thư.

Nội dung của tin nhắn: Email cho phép thêm đồ họa, hình ảnh, video, liên kết hoặc đính kèm tệp – nếu bạn muốn thông điệp cảm ơn của mình sáng tạo hơn văn bản in thường, email là cách để đi.

Hạn chế ngân sách: Gửi email rẻ hơn, gửi thư yêu cầu chi phí bổ sung (giấy, in ấn, phí dịch vụ bưu điện). Đối với một doanh nghiệp toàn cầu có khách hàng trên toàn thế giới, email có thể là lựa chọn duy nhất hợp lý.

Cách viết thư cảm ơn khách hàng

Bất kỳ thư đánh giá khách hàng nào cũng nên được cấu trúc theo phong cách trang trọng hơn email, và luôn phải bao gồm các thành phần cơ bản nhất định của thư cảm ơn. Dưới đây là một số mẹo hữu ích để tạo thư cảm ơn hoàn hảo cho khách hàng của bạn:

1. Sử dụng lời chào thích hợp

Sử dụng những lời chào trang trọng hơn như “Kính gửi Ông/Bà Carter”, “ hoặc “Kính gửi John”, “. Những lời chào không trang trọng như “Xin chào”, “ “Lời chào”, “ hoặc “Xin chào”, “ nên tránh. Hãy chắc chắn kiểm tra lại cách viết tên của người nhận, nếu không, bạn có nguy cơ tạo ấn tượng xấu ngay từ đầu.

2. Tuân thủ mục đích của thư

Mục đích duy nhất của thư cảm ơn là bày tỏ sự đánh giá và lòng biết ơn đối với khách hàng trung thành. Hãy chống lại sự cám dỗ để quảng bá doanh nghiệp của bạn lại. Đừng đề cập đến bất kỳ bán hàng sắp tới, ưu đãi đặc biệt, sản phẩm mới hoặc bất cứ điều gì khác có thể được coi là quảng cáo. Vì nó có thể làm sao lạc khách hàng khỏi điểm chính của bạn.

3. Thêm một vài dòng theo dõi

Sau khi cảm ơn khách hàng vì đã kinh doanh với bạn, hãy cân nhắc thêm một số tuyên bố theo dõi cho thấy rằng bạn chú ý đến nhu cầu của khách hàng. Nó có thể là đề cập rằng bạn luôn sẵn sàng nếu họ có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Hoặc đơn giản, hãy hỏi liệu có điều gì bạn có thể làm để tăng sự hài lòng của họ.

4. Bao gồm thương hiệu của bạn

Để làm cho thư trông chuyên nghiệp, hãy chắc chắn sử dụng một letterhead có thể bao gồm tên công ty, logo hoặc thông tin branding khác của bạn. Một letterhead được thiết kế tốt làm cho thư trông độc đáo, đảm bảo khả năng hiển thị thương hiệu của bạn, giúp xác minh tính xác thực của nó đối với người nhận, và tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp tổng thể.

5. Sử dụng lời kết thích hợp

Khi kết thúc thư cảm ơn, điều quan trọng là sử dụng một từ hoặc cụm từ tôn trọng và chuyên nghiệp. Bạn có thể chọn “Trân trọng” hoặc “Kính thư” được sử dụng phổ biến nhất, hoặc “Trân trọng”, “ “Tôn trọng của bạn”, “ “Lời chúc tốt nhất”, “ “Với sự đánh giá” hoặc “Biết ơn” cá nhân hơn một chút. Những lời kết như “Luôn luôn”, “ “Vui vẻ”, “ “Yêu” hoặc “Chăm sóc” được coi là quá không trang trọng cho các thư kinh doanh và nên tránh.

6. Kết thúc bằng chữ ký

Mặc dù làm cho thư cảm ơn trông cá nhân có thể là một thách thức đối với các doanh nghiệp lớn, thêm chữ ký ở dưới cùng của thư có thể giúp thêm ít nhất một số mức độ cá nhân hóa. Mặc dù không phải lúc nào cũng có thể thêm chữ ký viết tay, ngay cả chữ ký in cũng sẽ luôn trông tốt hơn so với chỉ một tên được gõ.

Ví dụ thư cảm ơn khách hàng

1. Cảm ơn khách hàng lâu năm vì lòng trung thành của họ

2. Kỷ niệm một cột mốc công ty

3. Bày tỏ lòng biết ơn vào cuối năm

Các ví dụ trên sẽ cho phép bạn soạn thư cảm ơn khách hàng một cách dễ dàng. Bạn thậm chí có thể kiểm tra thêm các tin nhắn mẫu email đến helpdesk để trao quyền cho các đại lý của bạn xử lý hiệu quả tất cả giao tiếp với khách hàng.

Khám phá tự mình

Kiến thức rất quan trọng, nhưng chỉ khi được đưa vào thực hành. Kiểm tra mọi thứ trong học viện của chúng tôi ngay bên trong LiveAgent.