Ví dụ về Email Tồi

Tầm Quan Trọng của Ví dụ Email Tồi

Là một cách nhanh chóng và hiệu quả để liên lạc với mọi người, email là một phần lớn của giao tiếp kinh doanh. Nó có thể là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ với các khách hàng tiềm năng, khách hàng hiện tại, thành viên nhóm, các bên liên quan và những người cộng tác tiềm năng.

Tuy nhiên, nếu bạn không cẩn thận, email của bạn có thể trông không chuyên nghiệp hoặc thậm chí thô lỗ.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ xem xét một số ví dụ về email được viết kém và thảo luận cách tránh mắc những lỗi tương tự và sau đó phải đưa ra các tin nhắn xin lỗi.

Email là một trong những công cụ quan trọng nhất trong bộ công cụ của bất kỳ chủ doanh nghiệp hoặc nhân viên nào vì phương pháp giao tiếp này có thể được sử dụng cho mọi thứ từ tiếp thị, thông qua tiếp cận email lạnh, đến dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, nếu không thực hiện đúng cách, email có thể gây hại nhiều hơn lợi ích.

Đó là lý do tại sao nó hữu ích để có một số ví dụ về thực hành email không chuyên nghiệp để tham khảo trước khi gửi bất kỳ tin nhắn nào cho các khách hàng hoặc đồng nghiệp tiềm năng.

Bằng cách biết những điều không nên làm, bạn sẽ có thể viết email kinh doanh hiệu quả thay vì những email thậm chí không được mở hoặc - tệ hơn nữa - làm hỏng hình ảnh chuyên nghiệp của bạn.

Cách Tránh Tiêu Đề Email Tồi

Dòng chủ đề của mỗi email bạn gửi cần phải ngắn gọn và liên quan đến nội dung của tin nhắn. Do đó, luôn nêu chủ đề của email của bạn trong tiêu đề chứ không phải chỉ là điều gì đó mơ hồ như “xin chào”.

Ví dụ, nếu bạn đang gửi email để kết nối với ai đó mà bạn gặp tại một sự kiện gần đây, dòng chủ đề như “Rất vui được gặp bạn tại hội nghị tuần trước” sẽ cung cấp một số bối cảnh cho người nhận. Họ sẽ biết chính xác email là về cái gì và tạo ra một email hiệu quả hơn nhiều so với chỉ “Hey, hãy bắt kịp”, có khả năng bị bỏ qua hoặc bỏ qua trong hộp thư đông đúc.

Điều này thậm chí còn quan trọng hơn để làm rõ tin nhắn của bạn là về cái gì trong dòng chủ đề nếu bạn đang gửi email lạnh, vì người nhận sẽ không nhận ra tên người gửi của bạn.

Khi một email được trả lời và cuộc trò chuyện tiếp tục, điều điển hình là dòng chủ đề được thêm tiền tố với “RE: “. Đây là một thực hành chấp nhận được miễn là chủ đề của cuộc thảo luận không thay đổi, trong trường hợp đó, tốt nhất là tiêu đề thay đổi để phù hợp với chủ đề hiện tại và một luồng email mới được tạo tương ứng.

Ngoài ra, bạn nên luôn tránh sử dụng tất cả các chữ hoa hoặc dấu chấm than quá mức trong dòng chủ đề của bạn, vì điều này có thể trông hung hăng hoặc không chuyên nghiệp. Hơn nữa, việc sử dụng định dạng hoặc dấu câu như vậy có thể kích hoạt bộ lọc thư rác và ngăn tin nhắn của bạn đến hộp thư chính của người nhận.

Ví dụ về Dòng Chủ Đề Email Tồi

• KHẨN CẤP!!!!
• Chúng ta cần nói chuyện
• Tôi có thể hỏi ý kiến bạn không?
• Câu hỏi nhanh
• Chỉ là theo dõi
• Xin chào!
• Bạn khỏe không?
• Re: Re: [Chủ đề]
• Fwd: Fwd: [Chủ đề]
• Bạn đã thấy cái này chưa???

Cách Không Viết Email Tồi

Đối với nội dung email, điều quan trọng là sử dụng tông chuyên nghiệp và lịch sự. Điều này có nghĩa là không sử dụng bất kỳ tiếng lóng, viết tắt hoặc thuật ngữ nào mà người nhận có thể không hiểu, cũng như các biểu tượng cảm xúc không có chỗ trong giao tiếp chính thức.

Cũng tốt nhất là tránh đùa giỡn, nhận xét dí dỏm hoặc mỉa mai, vì nó không dịch tốt trong văn bản và có thể dẫn đến những hiểu lầm khó xử hoặc thậm chí không dễ chịu. Điều tương tự cũng áp dụng cho việc phàn nàn hoặc nói xấu về đồng nghiệp hoặc cuộc sống gia đình, điều này chỉ nên giới hạn trong email cá nhân.

Ngoài ra, giữ cho tin nhắn email của bạn càng ngắn gọn càng tốt. Không ai muốn đọc một email dài và rối rắm, vì vậy hãy đi thẳng vào vấn đề và cung cấp bất kỳ thông tin hoặc tệp đính kèm liên quan trước.

Viết hoa quá mức trong nội dung email, như trong trường hợp của dòng chủ đề, cũng có thể trông hung hăng và có khả năng kích hoạt bộ lọc thư rác. Cũng không cần thiết phải sử dụng các màu sắc và/hoặc phông chữ khác nhau vì văn bản tùy chỉnh vẫn có thể hiển thị theo cách mặc định cho người nhận hoặc, tệ hơn nữa, không thể đọc được.

Bắt đầu nội dung tin nhắn của bạn bằng một dòng mở kém và không hiệu quả là một cách chắc chắn khác để tạo ấn tượng xấu. Một số cách phổ biến bao gồm “Xin chào”, và “Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn khỏe”. Những dòng này thường bị lạm dụng và cũn cỏi.

Định dạng email của bạn thành thứ khác ngoài một lá thư kinh doanh là một sai lầm khác. Điều này bao gồm viết hoa, màu sắc và phông chữ được đề cập ở trên, cũng như thêm video hoặc hình ảnh không liên quan đến cuộc thảo luận.

Một yếu tố khác của email tồi sẽ là sự bao gồm của Lời kêu gọi hành động (CTA) không rõ ràng hoặc lạm dụng chúng. Một hướng dẫn cho người nhận email cho biết họ nên làm gì tiếp theo, chẳng hạn như “Vui lòng gọi lại cho tôi sớm nhất có thể”, có thể hiệu quả. Tuy nhiên, nếu CTA của bạn mơ hồ hoặc có nhiều CTA, chúng có thể bị bỏ qua hoàn toàn.

Những Gì Có Thể Được Bao Gồm trong Email Tồi

• Tiếng lóng
• Viết tắt
• Thuật ngữ
• Biểu tượng cảm xúc
• Trò đùa
• Nhận xét dí dỏm
• Mỉa mai
• Phàn nàn
• Nói xấu
• Quá nhiều thông tin
• Khối văn bản dài
• Viết hoa quá mức
• Sử dụng không cần thiết các màu sắc và/hoặc phông chữ
• Dòng mở kém hoặc không hiệu quả
• Hình ảnh, video hoặc phương tiện khác không liên quan
• CTA không rõ ràng hoặc lạm dụng
• Hình ảnh chữ ký cá nhân
• Tuyên bố từ chối trách nhiệm hoặc tin nhắn dài dòng sau chữ ký

Ví dụ và Mẫu Email Không Chuyên Nghiệp

KHẨN CẤP!!!!

Chúng ta cần nói chuyện

Tôi có thể hỏi ý kiến bạn không?

Câu hỏi nhanh

Chỉ là theo dõi

Xin chào!

Bạn khỏe không?

Re: Re: [Chủ đề]

Fwd: Fwd: [Chủ đề]

Bạn đã thấy cái này chưa???

Thực Hành Email Tồi

• **Bao gồm quá nhiều người nhận trong trường “Để:” ** – sử dụng danh sách email nếu bạn đang nhắn tin cho nhiều người cùng một lúc.
• Cc hoặc Bcc ai đó mà không có kiến thức của họ – chỉ bao gồm ai đó trong cuộc trò chuyện với sự đồng ý của họ, nếu không nó có thể dẫn đến những hiểu lầm.
• Quên đính kèm tệp được đề cập trong email – đây là một lỗi phổ biến và có thể gây khó chịu cho người bạn đang gửi email. Bạn cũng sẽ phải gửi một email theo dõi với tệp đính kèm, có thể làm lộn xộn hộp thư của người nhận.
• Gửi tệp đính kèm lớn – nếu bạn gửi một tệp lớn, hãy tải nó lên dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive hoặc Dropbox và chia sẻ liên kết thay thế.
• Trả lời Tất cả khi không cần thiết – chỉ bao gồm mọi người trong cuộc trò chuyện nếu phản hồi của bạn liên quan đến từng người trong số họ.
• Chuyển tiếp một chuyển tiếp – tránh truyền một email quanh quẩn nhiều lần đến mức tin nhắn gốc hầu như không thể nhận ra. Nếu bạn chuyển tiếp một email trước đó, hãy cắt nó xuống các phần liên quan.
• Không bao gồm lời chào (chẳng hạn như Kính gửi) hoặc lời kết (ví dụ: Trân trọng) – đây là những điều lịch sự cơ bản không nên bị bỏ qua khi bắt đầu hoặc kết thúc email.
• Bỏ qua tên “từ” – nếu bạn không bao gồm tên của bạn trong email, người nhận có thể không biết nó từ đâu. Điều này có thể đặc biệt khó hiểu nếu bạn đang trả lời một luồng email nơi tên của những người tham gia khác có thể nhìn thấy.
• Không kiểm tra lại email của bạn trước khi nhấn gửi – luôn dành một vài phút để đọc lại tin nhắn của bạn trước khi gửi, để tránh bất kỳ lỗi đánh máy hoặc lỗi ngữ pháp nào gây xấu hổ.
• Gửi email khi bạn bực bội – luôn tốt nhất là chờ vài giờ (hoặc thậm chí tốt hơn, một ngày) trước khi nhấn gửi trên tin nhắn tức giận mà bạn sẽ hối tiếc sau.
• Viết điều gì đó trong email khi bạn có thể nói với người nhận trực tiếp – nếu có thể, thường tốt hơn là có một cuộc trò chuyện thay vì cố gắng giải quyết mọi thứ qua email.
• Không sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp – nếu email của bạn là thứ gì đó như “iluvkitties@gmail.com ”, đã đến lúc tạo một email mới cho mục đích kinh doanh.
• Cá nhân hóa không đủ do nghiên cứu không đủ – các tin nhắn chung có khả năng bị bỏ qua cao hơn. Hãy dành thời gian để tìm hiểu về người nhận của bạn và những gì họ có thể quan tâm trước khi bạn bắt đầu viết.
• Thiếu lợi ích cho người nhận – mỗi email nên có một mục đích và mục đích đó nên rõ ràng với người bạn gửi nó. Hãy chắc chắn rằng tin nhắn của bạn là thứ mà họ sẽ thấy hữu ích hoặc thú vị.
• Bỏ qua chữ ký hoàn toàn – ít nhất, hãy bao gồm tên và thông tin liên hệ của bạn để người nhận sẽ biết cách liên hệ với bạn. Bạn cũng có thể thêm chức danh công việc, công ty và thông tin liên quan khác như hồ sơ phương tiện truyền thông xã hội.
• Gửi tin nhắn cho người nhận sai – mặc dù đặc biệt xấu hổ, nhưng nó có thể xảy ra dễ dàng hơn bạn nghĩ. Luôn kiểm tra lại người nhận trước khi bạn nhấn gửi.

Tóm Tắt

Email kinh doanh tồi có thể tốn kém thời gian, tiền bạc và khách hàng của bạn. Hãy nhớ kiểm tra lại tin nhắn của bạn, tôn trọng thời gian của người nhận và đảm bảo email của bạn có mục đích.

Bằng cách tuân theo các mẹo đơn giản của chúng tôi và không lặp lại các ví dụ tồi được đề cập ở trên, bạn chắc chắn sẽ tạo ấn tượng tốt với thư từ kinh doanh của mình.