Cách Kết Thúc Email (Mẹo + Mẫu)

Vì phần lớn các giao tiếp kinh doanh ngày nay được xử lý qua email, điều cần thiết là phải bắt đầu và kết thúc email một cách mạnh mẽ. Tuy nhiên, với tất cả sự chú ý dành cho dòng chủ đề email và phần mở đầu, phần kết thúc email thường bị bỏ qua.

Trên thực tế, kết thúc email liên quan đến kinh doanh một cách thích hợp cũng quan trọng như bắt đầu email. Phần kết thúc email phù hợp để lại ấn tượng cuối cùng tích cực cho người nhận, thúc đẩy người đọc hành động, xác định người gửi và ý định của họ, và cung cấp cho người nhận thông tin liên hệ của bạn (để họ dễ dàng liên hệ với bạn.)

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu tất cả về cách kết thúc email kinh doanh một cách thích hợp và tận dụng danh sách các lời ký email chuyên nghiệp và ví dụ lời kết của chúng tôi phù hợp trong nhiều bối cảnh khác nhau.

Những gì cần bao gồm ở cuối email của bạn

1. Một lời kết

Trước khi gửi email, hãy chắc chắn rằng nó chứa một câu kết ngắn tạo ra sự chuyển tiếp mượt mà giữa chủ đề chính của email và lời ký của bạn. Lời kết này có thể thể hiện sự biết ơn của bạn vì thời gian của người nhận, chỉ ra rằng bạn sẵn sàng để có thêm giao tiếp, là một lời kêu gọi hành động, hoặc là một tuyên bố cho thấy bạn mong đợi một phản hồi.

2. Lời ký (lời ký)

Trừ khi bạn rất thân thiết với người nhận, mọi email kinh doanh đều yêu cầu một lời ký chuyên nghiệp, có thể chính thức hoặc thân thiết dựa trên loại mối quan hệ bạn có và bối cảnh giao tiếp của bạn. Những lời ký email được sử dụng phổ biến nhất là “Trân trọng” và “Best” nhưng chúng tôi đã chuẩn bị một danh sách đầy đủ các ví dụ (dưới đây), cả chính thức và không chính thức.

3. Nêu tên của bạn

Luôn bao gồm tên đầy đủ của bạn (tên và họ) trong chữ ký email nếu bạn viết cho ai đó lần đầu tiên. Đối với các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, hoặc những người bạn đã biết và đã trao đổi nhiều email, chỉ cần ký bằng tên của bạn là đủ. Xin lưu ý, nên không kết thúc cuộc trò chuyện bằng biệt danh trừ khi biệt danh của bạn được biết đến rộng rãi và được sử dụng thay vì tên của bạn.

4. Chức vụ và công ty

Hãy chắc chắn thêm chức vụ hiện tại và tên công ty của bạn vào chữ ký email để không có chỗ cho sự nhầm lẫn về bạn là ai, đặc biệt nếu bạn đang gửi email lạnh cho các khách hàng tiềm năng. Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, chúng tôi khuyên bạn nên bỏ thông tin việc làm hiện tại của bạn (email và số điện thoại) khỏi chữ ký của bạn.

5. Thông tin liên hệ

Mặc dù người nhận tin nhắn của bạn đã biết địa chỉ email của bạn, nhưng luôn hữu ích khi cung cấp thông tin liên hệ bổ sung trong chữ ký email của bạn, chẳng hạn như số điện thoại trực tiếp của bạn, vì một số người có thể thích liên hệ với bạn thông qua các kênh giao tiếp khác.

6. Tài nguyên bổ sung

Bạn cũng có thể cân nhắc thêm các liên kết vào chữ ký của bạn. Liên kết có thể là liên kết đến trang web của bạn, hồ sơ LinkedIn hoặc các tài khoản phương tiện truyền thông xã hội khác có liên quan, trang đích bạn muốn quảng bá, danh mục đầu tư trực tuyến của bạn, lịch trực tuyến của bạn, hoặc bài đăng blog mới nhất của bạn, v.v.

Ví dụ và mẫu để kết thúc email

Lời ký email chuyên nghiệp và cụm từ kết

Khi quyết định loại lời ký nào để kết thúc email kinh doanh của bạn, hãy nghĩ về người bạn đang gửi email và lý do tại sao. Nếu bạn không chắc chắn lời ký nào sẽ phù hợp nhất trong một tình huống nhất định, tốt hơn là chọn một cụm từ kết chính thức hơn. “Best”, “Regards”, “All the best”, và “Best regards” là một số lời kết email an toàn nhất có thể được sử dụng trong tất cả các tình huống và tất cả các loại email. Dưới đây là một vài ví dụ khác về những lời kết chuyên nghiệp được sử dụng phổ biến và rộng rãi nhất:

Cụm từ kết email chính thức:

• Trân trọng,
• Trân trọng,
• Kính gửi,
• Best,
• Lời chúc tốt nhất,
• Với lời chúc tốt nhất,
• Tất cả những điều tốt nhất,
• Trân trọng,
• Trân trọng của bạn,
• Trân trọng của bạn,
• Trân trọng của bạn,
• Lời chúc ấm áp,

Cụm từ kết email thân thiết:

• Nói chuyện sớm,
• Cho đến lần tới,
• Cheers,
• Chăm sóc bản thân,
• Chúc may mắn,
• Chúc bạn có một cuối tuần tuyệt vời!
• Chúc bạn có một ngày tuyệt vời!
• Chúc bạn có một ngày năng suất!
• Tận hưởng [ngày trong tuần]/tuần/cuối tuần của bạn],
• Happy [ngày trong tuần],
• Chúc mừng ngày lễ,
• Hy vọng điều này sẽ giúp ích,

Cụm từ kết thể hiện sự đánh giá cao:

• Cảm ơn,
• Cảm ơn,
• Cảm ơn rất nhiều,
• Cảm ơn lần nữa,
• Cảm ơn rất nhiều,
• Rất cảm ơn,
• Với sự đánh giá cao,
• Tôi đánh giá cao [sự giúp đỡ/ý kiến/phản hồi của bạn]
• Cảm ơn trước,
• Cảm ơn vì đã đọc,
• Cảm ơn vì sự giúp đỡ của bạn,
• Cảm ơn vì sự xem xét của bạn,
• Cảm ơn bạn vì [sự kiên nhẫn/thời gian/sự hợp tác của bạn].

Ví dụ về lời kết email

Dựa trên bối cảnh của tin nhắn email của bạn, bạn cũng có thể thêm một câu kết email ngắn trước lời ký của bạn. Sử dụng một trong những lời kết email được thử nghiệm sau đây để đảm bảo bạn kết thúc tin nhắn của mình một cách tích cực và cho người nhận biết rằng bạn mong đợi phản hồi hoặc đối thoại thêm.

• Mong chờ nghe từ bạn.
• Mong chờ câu trả lời của bạn.
• Mong chờ kết nối sớm.
• Tôi mong chờ được gặp bạn tuần tới.
• Hy vọng sớm nghe từ bạn.
• Tôi sẽ đánh giá cao câu trả lời của bạn.
• Hy vọng tuần của bạn bắt đầu tốt.
• Rất vui lòng giúp nếu bạn muốn biết thêm.
• Vui lòng liên hệ với tôi bất cứ lúc nào.
• Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng gửi email hoặc gọi cho tôi.
• Nếu có bất cứ điều gì tôi có thể giúp bạn, chỉ cần gửi tin nhắn cho tôi
• Nếu có bất cứ điều gì tôi có thể giúp bạn, hãy cho tôi biết.
• Nếu tôi có thể giúp bạn thêm, vui lòng cho tôi biết.
• Tôi sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào bạn có thể có.
• Bạn có thể liên hệ với tôi tại [số điện thoại] nếu có bất cứ điều gì bạn muốn thảo luận.
• Nếu bạn cần thêm thông tin, bạn có thể lên lịch cuộc gọi với tôi bằng liên kết này.
• Vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi lại nếu có bất cứ điều gì chúng tôi có thể giúp bạn.
• Tôi mong chờ được làm việc với bạn trong tương lai.
• Tôi rất vui khi làm việc với bạn và mong chờ…
• Cảm ơn lần nữa vì sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này.
• Cảm ơn bạn vì thời gian của bạn.
• Cảm ơn bạn vì đã xem xét điều này.
• Tôi rất muốn nghe phản hồi của bạn.
• Tôi thực sự sẽ đánh giá cao phản hồi của bạn về…
• Vui lòng cho tôi biết bạn nghĩ gì.

Cách kết thúc email bán hàng lạnh

Tìm ra cách đúng để kết thúc email tiếp cận lạnh có thể là một thách thức đối với bất kỳ chuyên gia bán hàng nào. Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể bao gồm ở cuối email bán hàng lạnh của mình để thúc đẩy khách hàng tiềm năng trả lời:

Cách kết thúc email theo dõi bán hàng

Email theo dõi là một phần bắt buộc trong bất kỳ chiến lược gửi email lạnh nào. Dưới đây là cách bạn có thể kết thúc email theo dõi bán hàng để khuyến khích khách hàng tiềm năng của bạn phản hồi ngay cả khi những nỗ lực trước đây của bạn để kết nối không thành công:

Cách kết thúc email chào mừng khách hàng/sau khi mua

Email sau khi mua và email chào mừng khách hàng là một số email quan trọng nhất trong các chiến dịch email marketing nhằm xây dựng mối quan hệ khách hàng dài hạn. Dưới đây là cách các câu kết email của bạn có thể trông như thế nào cho các loại email này:

Cách kết thúc email dịch vụ khách hàng

Khi bạn kết thúc email dịch vụ khách hàng của mình, luôn là một ý tưởng tốt để khuyến khích khách hàng của bạn liên hệ trong trường hợp họ có bất kỳ câu hỏi, vấn đề hoặc mối quan tâm khác. Bạn cũng nên đảm bảo họ rằng bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ. Dưới đây là một số ví dụ hữu ích mà bạn có thể sử dụng để kết thúc email dịch vụ khách hàng:

Cách kết thúc email xin lỗi khách hàng

Khi nói đến việc viết email xin lỗi khách hàng và xử lý các khách hàng bực bội, bạn nên nêu lại lời xin lỗi của mình ở cuối email, và nói rằng bạn đánh giá cao sự kiên nhẫn và sự hiểu biết của họ:

Sẵn sàng đưa doanh nghiệp lên tầm cao mới?

Dùng thử LiveAgent miễn phí và tự mình trải nghiệm.

Yêu cầu demo Dùng thử 30 ngày

Tóm tắt

Phần kết thúc email thường chỉ là một lời nhận xét kết hoặc một câu ngắn theo sau là chữ ký của bạn, nhưng tìm ra những từ đúng và tông đúng để kết thúc tin nhắn email của bạn thường đòi hỏi rất nhiều suy nghĩ. Cách bạn kết thúc email thực sự có thể tạo ra tác động lớn đến quyết định của người nhận trả lời email của bạn. Biết cách kết thúc email chuyên nghiệp là chìa khóa để giao tiếp kinh doanh hiệu quả, để lại ấn tượng tích cực cho người đọc, và tăng tỷ lệ phản hồi email. Nếu bạn không chắc chắn cách kết thúc email kinh doanh tiếp theo của bạn, các ví dụ về lời kết email được đề cập ở trên có thể sẽ hữu ích.