Cách Kết Thúc Một Cuộc Trò Chuyện
Tìm hiểu cách kết thúc cuộc trò chuyện với khách hàng một cách lịch sự và chuyên nghiệp trên các kênh khác nhau với các kịch bản và mẫu có thể tùy chỉnh của Liv...
10 phút đọc
LiveAgent
Customer Service
+2
Vì phần lớn các giao tiếp kinh doanh ngày nay được xử lý qua email, điều cần thiết là phải bắt đầu và kết thúc email một cách mạnh mẽ. Tuy nhiên, với tất cả sự chú ý dành cho dòng chủ đề email và phần mở đầu, phần kết thúc email thường bị bỏ qua.
Trên thực tế, kết thúc email liên quan đến kinh doanh một cách thích hợp cũng quan trọng như bắt đầu email. Phần kết thúc email phù hợp để lại ấn tượng cuối cùng tích cực cho người nhận, thúc đẩy người đọc hành động, xác định người gửi và ý định của họ, và cung cấp cho người nhận thông tin liên hệ của bạn (để họ dễ dàng liên hệ với bạn.)
Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu tất cả về cách kết thúc email kinh doanh một cách thích hợp và tận dụng danh sách các lời ký email chuyên nghiệp và ví dụ lời kết của chúng tôi phù hợp trong nhiều bối cảnh khác nhau.
Những gì cần bao gồm ở cuối email của bạn
1. Một lời kết
Trước khi gửi email, hãy chắc chắn rằng nó chứa một câu kết ngắn tạo ra sự chuyển tiếp mượt mà giữa chủ đề chính của email và lời ký của bạn. Lời kết này có thể thể hiện sự biết ơn của bạn vì thời gian của người nhận, chỉ ra rằng bạn sẵn sàng để có thêm giao tiếp, là một lời kêu gọi hành động, hoặc là một tuyên bố cho thấy bạn mong đợi một phản hồi.
2. Lời ký (lời ký)
Trừ khi bạn rất thân thiết với người nhận, mọi email kinh doanh đều yêu cầu một lời ký chuyên nghiệp, có thể chính thức hoặc thân thiết dựa trên loại mối quan hệ bạn có và bối cảnh giao tiếp của bạn. Những lời ký email được sử dụng phổ biến nhất là “Trân trọng” và “Best” nhưng chúng tôi đã chuẩn bị một danh sách đầy đủ các ví dụ (dưới đây), cả chính thức và không chính thức.
3. Nêu tên của bạn
Luôn bao gồm tên đầy đủ của bạn (tên và họ) trong chữ ký email nếu bạn viết cho ai đó lần đầu tiên. Đối với các cuộc trò chuyện với đồng nghiệp, hoặc những người bạn đã biết và đã trao đổi nhiều email, chỉ cần ký bằng tên của bạn là đủ. Xin lưu ý, nên không kết thúc cuộc trò chuyện bằng biệt danh trừ khi biệt danh của bạn được biết đến rộng rãi và được sử dụng thay vì tên của bạn.
4. Chức vụ và công ty
Hãy chắc chắn thêm chức vụ hiện tại và tên công ty của bạn vào chữ ký email để không có chỗ cho sự nhầm lẫn về bạn là ai, đặc biệt nếu bạn đang gửi email lạnh cho các khách hàng tiềm năng. Nếu bạn đang nộp đơn xin việc, chúng tôi khuyên bạn nên bỏ thông tin việc làm hiện tại của bạn (email và số điện thoại) khỏi chữ ký của bạn.
5. Thông tin liên hệ
Mặc dù người nhận tin nhắn của bạn đã biết địa chỉ email của bạn, nhưng luôn hữu ích khi cung cấp thông tin liên hệ bổ sung trong chữ ký email của bạn, chẳng hạn như số điện thoại trực tiếp của bạn, vì một số người có thể thích liên hệ với bạn thông qua các kênh giao tiếp khác.
6. Tài nguyên bổ sung
Bạn cũng có thể cân nhắc thêm các liên kết vào chữ ký của bạn. Liên kết có thể là liên kết đến trang web của bạn, hồ sơ LinkedIn hoặc các tài khoản phương tiện truyền thông xã hội khác có liên quan, trang đích bạn muốn quảng bá, danh mục đầu tư trực tuyến của bạn, lịch trực tuyến của bạn, hoặc bài đăng blog mới nhất của bạn, v.v.
Ví dụ và mẫu để kết thúc email
Lời ký email chuyên nghiệp và cụm từ kết
Khi quyết định loại lời ký nào để kết thúc email kinh doanh của bạn, hãy nghĩ về người bạn đang gửi email và lý do tại sao. Nếu bạn không chắc chắn lời ký nào sẽ phù hợp nhất trong một tình huống nhất định, tốt hơn là chọn một cụm từ kết chính thức hơn. “Best”, “Regards”, “All the best”, và “Best regards” là một số lời kết email an toàn nhất có thể được sử dụng trong tất cả các tình huống và tất cả các loại email. Dưới đây là một vài ví dụ khác về những lời kết chuyên nghiệp được sử dụng phổ biến và rộng rãi nhất:
Cụm từ kết email chính thức:
- Trân trọng,
- Trân trọng,
- Kính gửi,
- Best,
- Lời chúc tốt nhất,
- Với lời chúc tốt nhất,
- Tất cả những điều tốt nhất,
- Trân trọng,
- Trân trọng của bạn,
- Trân trọng của bạn,
- Trân trọng của bạn,
- Lời chúc ấm áp,
Cụm từ kết email thân thiết:
- Nói chuyện sớm,
- Cho đến lần tới,
- Cheers,
- Chăm sóc bản thân,
- Chúc may mắn,
- Chúc bạn có một cuối tuần tuyệt vời!
- Chúc bạn có một ngày tuyệt vời!
- Chúc bạn có một ngày năng suất!
- Tận hưởng [ngày trong tuần]/tuần/cuối tuần của bạn],
- Happy [ngày trong tuần],
- Chúc mừng ngày lễ,
- Hy vọng điều này sẽ giúp ích,
Cụm từ kết thể hiện sự đánh giá cao:
- Cảm ơn,
- Cảm ơn,
- Cảm ơn rất nhiều,
- Cảm ơn lần nữa,
- Cảm ơn rất nhiều,
- Rất cảm ơn,
- Với sự đánh giá cao,
- Tôi đánh giá cao [sự giúp đỡ/ý kiến/phản hồi của bạn]
- Cảm ơn trước,
- Cảm ơn vì đã đọc,
- Cảm ơn vì sự giúp đỡ của bạn,
- Cảm ơn vì sự xem xét của bạn,
- Cảm ơn bạn vì [sự kiên nhẫn/thời gian/sự hợp tác của bạn].
Ví dụ về lời kết email
Dựa trên bối cảnh của tin nhắn email của bạn, bạn cũng có thể thêm một câu kết email ngắn trước lời ký của bạn. Sử dụng một trong những lời kết email được thử nghiệm sau đây để đảm bảo bạn kết thúc tin nhắn của mình một cách tích cực và cho người nhận biết rằng bạn mong đợi phản hồi hoặc đối thoại thêm.
- Mong chờ nghe từ bạn.
- Mong chờ câu trả lời của bạn.
- Mong chờ kết nối sớm.
- Tôi mong chờ được gặp bạn tuần tới.
- Hy vọng sớm nghe từ bạn.
- Tôi sẽ đánh giá cao câu trả lời của bạn.
- Hy vọng tuần của bạn bắt đầu tốt.
- Rất vui lòng giúp nếu bạn muốn biết thêm.
- Vui lòng liên hệ với tôi bất cứ lúc nào.
- Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng gửi email hoặc gọi cho tôi.
- Nếu có bất cứ điều gì tôi có thể giúp bạn, chỉ cần gửi tin nhắn cho tôi
- Nếu có bất cứ điều gì tôi có thể giúp bạn, hãy cho tôi biết.
- Nếu tôi có thể giúp bạn thêm, vui lòng cho tôi biết.
- Tôi sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào bạn có thể có.
- Bạn có thể liên hệ với tôi tại [số điện thoại] nếu có bất cứ điều gì bạn muốn thảo luận.
- Nếu bạn cần thêm thông tin, bạn có thể lên lịch cuộc gọi với tôi bằng liên kết này.
- Vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi lại nếu có bất cứ điều gì chúng tôi có thể giúp bạn.
- Tôi mong chờ được làm việc với bạn trong tương lai.
- Tôi rất vui khi làm việc với bạn và mong chờ…
- Cảm ơn lần nữa vì sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này.
- Cảm ơn bạn vì thời gian của bạn.
- Cảm ơn bạn vì đã xem xét điều này.
- Tôi rất muốn nghe phản hồi của bạn.
- Tôi thực sự sẽ đánh giá cao phản hồi của bạn về…
- Vui lòng cho tôi biết bạn nghĩ gì.
Cách kết thúc email bán hàng lạnh
Tìm ra cách đúng để kết thúc email tiếp cận lạnh có thể là một thách thức đối với bất kỳ chuyên gia bán hàng nào. Dưới đây là một số ví dụ về những gì bạn có thể bao gồm ở cuối email bán hàng lạnh của mình để thúc đẩy khách hàng tiềm năng trả lời:
“Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách [Công ty] có thể giúp bạn [đạt được các mục tiêu cụ thể], vui lòng đặt lịch trong lịch của tôi tại đây: [liên kết]. Tôi mong chờ nghe từ bạn.”
“Bạn có sẵn sàng cho cuộc gọi 10 phút vào [ngày và giờ] không? Chỉ cần cho tôi biết điều gì phù hợp nhất với bạn, tôi rất vui lòng sắp xếp theo lịch của bạn.”
“Bạn có 5-10 phút để thảo luận về cách chúng tôi có thể giúp [công ty của họ] đạt được [các mục tiêu cụ thể] không? Nếu vậy, lịch của bạn trông như thế nào tuần này?”
“Sẽ rất tuyệt nếu nghe ý kiến của bạn và thậm chí khám phá cách [giải pháp/công cụ/chiến lược] này sẽ phù hợp với [công ty của họ]. Bạn có 15 phút tuần này không?”
“Nếu bạn muốn nghe về điều này chi tiết hơn, tôi sẽ rất vui lòng dành 30 phút để kể cho bạn tất cả những gì bạn cần biết. Chỉ cần cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn có một cuộc trò chuyện sâu hơn.”
Cách kết thúc email theo dõi bán hàng
Email theo dõi là một phần bắt buộc trong bất kỳ chiến lược gửi email lạnh nào. Dưới đây là cách bạn có thể kết thúc email theo dõi bán hàng để khuyến khích khách hàng tiềm năng của bạn phản hồi ngay cả khi những nỗ lực trước đây của bạn để kết nối không thành công:
“Nếu bạn là người thích hợp để nói chuyện, lịch của bạn trông như thế nào? Nếu không, bạn khuyên tôi nên nói chuyện với ai?”
“Bạn có phải là người thích hợp để nói chuyện về điều này không? Nếu không, bạn có thể giúp tôi tìm người ra quyết định phù hợp không? Tôi mong chờ câu trả lời của bạn.”
“Tôi thực sự muốn có 20 phút thời gian của bạn vì tôi cảm thấy chúng tôi có thể thực sự tạo giá trị cho [lĩnh vực hoạt động của bạn]. Chúng ta có thể đặt lịch cuộc gọi hoặc cuộc họp không?”
“Bạn đã suy nghĩ thêm về đề xuất của tôi chưa? Tôi rất vui lòng thực hiện một bài đánh giá nhanh về nó qua điện thoại và trả lời tất cả các câu hỏi bạn có thể có. Thời gian nào sẽ phù hợp với bạn để có một cuộc trò chuyện nhanh?”
“Vui lòng cho tôi biết khi nào bạn có cơ hội xem thông tin này và muốn tôi gọi cho bạn để thảo luận. Tôi rất vui lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có.”
Cách kết thúc email chào mừng khách hàng/sau khi mua
Email sau khi mua và email chào mừng khách hàng là một số email quan trọng nhất trong các chiến dịch email marketing nhằm xây dựng mối quan hệ khách hàng dài hạn. Dưới đây là cách các câu kết email của bạn có thể trông như thế nào cho các loại email này:
“Cảm ơn lần nữa vì đã mua sắm tại [Thương hiệu]. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần trợ giúp – hãy cho chúng tôi biết! Chúng tôi sẽ làm mọi thứ có thể để đảm bảo bạn yêu thích trải nghiệm của bạn với chúng tôi.”
“Nếu chúng tôi bao giờ không đáp ứng được kỳ vọng của bạn về chất lượng sản phẩm, thời gian giao hàng hoặc bất cứ điều gì khác – bạn luôn có thể liên hệ với đội hỗ trợ khách hàng của chúng tôi tại [email] hoặc [số].”
“Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về sản phẩm của bạn, vui lòng liên hệ với tôi hoặc bất kỳ ai khác trong đội hỗ trợ của chúng tôi bất cứ lúc nào. Chúng tôi luôn ở đây để giúp bạn theo mọi cách có thể.”
“Tôi rất muốn nghe bạn nghĩ gì về [sản phẩm] và nếu có bất cứ điều gì chúng tôi có thể cải thiện. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng trả lời email này. Tôi luôn vui lòng giúp đỡ!”
“Cảm ơn lần nữa vì đã đăng ký [sản phẩm/dịch vụ]. Chúng tôi luôn ở đây và thích nghe từ bạn. Nếu bạn bao giờ cần trợ giúp, có ý tưởng, hoặc chỉ muốn nói xin chào, vui lòng liên hệ, và chúng tôi sẽ quay lại trong vòng vài giờ.”
Cách kết thúc email dịch vụ khách hàng
Khi bạn kết thúc email dịch vụ khách hàng của mình, luôn là một ý tưởng tốt để khuyến khích khách hàng của bạn liên hệ trong trường hợp họ có bất kỳ câu hỏi, vấn đề hoặc mối quan tâm khác. Bạn cũng nên đảm bảo họ rằng bạn luôn sẵn sàng giúp đỡ. Dưới đây là một số ví dụ hữu ích mà bạn có thể sử dụng để kết thúc email dịch vụ khách hàng:
“Tôi sẽ liên hệ với đội sản phẩm của chúng tôi và sẽ quay lại với bạn trong ba mươi phút với một câu trả lời hoàn chỉnh. Trong khi đó, vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, bình luận hoặc mối quan tâm khác.”
“Chúng tôi yêu thích giúp khách hàng của chúng tôi tận dụng tối đa sản phẩm của chúng tôi. Nếu có bất cứ điều gì khác chúng tôi có thể hỗ trợ, vui lòng không ngần ngại liên hệ.”
“Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn vẫn không thể [ … ] để chúng tôi có thể giúp bạn giải quyết vấn đề này và đảm bảo bạn tận hưởng [công cụ/ứng dụng] của bạn càng sớm càng tốt. Cảm ơn lần nữa vì đã liên hệ với chúng tôi, chúng tôi luôn vui lòng giúp đỡ.”
“Chúng tôi luôn ở đây để trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào bạn có thể có. Vui lòng liên hệ với đội hỗ trợ của chúng tôi tại [số điện thoại], hoặc trả lời tin nhắn này và chúng tôi sẽ rất vui lòng giúp đỡ.”
“Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn để lại một bài đánh giá trên trang Facebook của chúng tôi vì những hiểu biết của bạn có thể giúp những người khác ở tình huống của bạn. Cảm ơn lần nữa vì đã cho chúng tôi biết và vui lòng liên hệ với chúng tôi trong trường hợp bạn có bất kỳ câu hỏi nào.”
Cách kết thúc email xin lỗi khách hàng
Khi nói đến việc viết email xin lỗi khách hàng và xử lý các khách hàng bực bội, bạn nên nêu lại lời xin lỗi của mình ở cuối email, và nói rằng bạn đánh giá cao sự kiên nhẫn và sự hiểu biết của họ:
“Một lần nữa, tôi chân thành xin lỗi vì sự bất tiện. Vui lòng liên hệ với đội hỗ trợ khách hàng của chúng tôi để giải quyết bất kỳ mối quan tâm nào khác – các đại lý của chúng tôi luôn ở đây để giúp đỡ.”
“Tôi đã chuyển tiếp phản hồi của bạn cho phần còn lại của đội và có thể đảm bảo rằng sai lầm này sẽ không xảy ra trong tương lai. Điều đó nói rằng, nếu có bất cứ điều gì khác tôi có thể giúp bạn tại thời điểm này, vui lòng liên hệ và tôi sẽ rất vui lòng giúp đỡ.”
“Cảm ơn lần nữa vì sự kiên nhẫn của bạn và vì đã đưa vấn đề này đến sự chú ý của chúng tôi. Trong khi đó, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn [chi tiết về ưu đãi của bạn] như một lời xin lỗi bổ sung. Nếu có bất kỳ vấn đề nào khác cần được giải quyết, vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi.”
“Cảm ơn bạn vì sự kiên nhẫn và sự hiểu biết. Hãy yên tâm, chúng tôi đang làm mọi thứ trong khả năng của mình để không để điều này xảy ra lại. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác hoặc gặp phải bất kỳ vấn đề nào khác, hãy cho tôi biết, tôi sẽ rất vui lòng giúp đỡ.”
“Một lần nữa, hãy chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi. Chúng tôi chân thành đánh giá cao sự hiểu biết của bạn trong vấn đề này. Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào – tôi chỉ cách một email!”
Tóm tắt
Phần kết thúc email thường chỉ là một lời nhận xét kết hoặc một câu ngắn theo sau là chữ ký của bạn, nhưng tìm ra những từ đúng và tông đúng để kết thúc tin nhắn email của bạn thường đòi hỏi rất nhiều suy nghĩ. Cách bạn kết thúc email thực sự có thể tạo ra tác động lớn đến quyết định của người nhận trả lời email của bạn. Biết cách kết thúc email chuyên nghiệp là chìa khóa để giao tiếp kinh doanh hiệu quả, để lại ấn tượng tích cực cho người đọc, và tăng tỷ lệ phản hồi email. Nếu bạn không chắc chắn cách kết thúc email kinh doanh tiếp theo của bạn, các ví dụ về lời kết email được đề cập ở trên có thể sẽ hữu ích.
