Mẫu chuyên viên hỗ trợ

Một khảo sát cho biết, 69% người tiêu dùng đánh giá chất lượng của trải nghiệm khách hàng dựa trên việc họ nhận một “giải pháp nhanh” cho các vấn đề hoặc việc yêu cầu trợ giúp. Tuy nhiên, việc tạo ra các câu trả lời giống nhau một cách thủ công lặp đi lặp lại khi tương tác với khách hàng có thể cực kỳ thiếu hiệu quả và tốn thời gian kể cả đối với những nhân viên hỗ trợ khách hàng giỏi nhất. Đó là nơi các tin nhắn mẫu hữu dụng. Trên thực tế, các câu phản hồi mẫu (macro), câu trả lời định trước, và mẫu soạn sẵn là một trong các tính năng chuyên viên hỗ trợ phải có nhất, cho phép nhân viên hỗ trợ cải thiện hiệu suất và hoạt động của họ, tăng tốc hỗ trợ khách hàng và nâng cao mức hài lòng khách hàng.

Tại sao sử dụng mẫu phản hồi chuyên viên hỗ trợ?

• Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi giải quyết các yêu cầu bình thường, cho phép họ tập trung vào các vấn đề nghiệm trọng hơn, đảm bảo giảm các lỗi và gia tăng hiệu suất của nhân viên;

• Giúp duy trì sự nhất quán về tốc độ giải quyết phiếu và danh tiếng thương hiệu, ảnh hưởng tới toàn bộ chất lượng của hỗ trợ khách hàng và trải nghiệm dịch vụ khách hàng;

• Giúp nhân viên giải quyết cuộc đối thoại khó khăn một cách dễ dàng hơn – như việc nói với khách hàng, bạn không xây dựng một tính năng họ muốn hoặc từ chối yêu cầu hoàn trả;

• Vì tin nhắn soạn sẵn và bản mẫu không phải là câu trả lời tự động, nhân viên có thể dễ dàng tùy chỉnh chúng và thêm vào cách tiếp cận cá nhân trước khi gửi để cải thiện mức hài lòng khách hàng.

10 ví dụ về mẫu trả lời chuyên viên hỗ trợ

Dưới đây là 10 ví dụ về câu trả lời chuyên viên hỗ trợ cho một số yêu cầu hỗ trợ và vấn đề phổ biến nhất, nhân viên của bạn có thể tùy chỉnh, cá nhân hóa, và sử dụng trong tương tác hỗ trợ hàng ngày của họ.

Hiểu rõ một yêu cầu hỗ trợ đã nhận được

Trả lời cho yêu cầu thông tin

Yêu cầu đặt lại mật khẩu

Khách hàng yêu cầu một tính năng có trên lộ trình của bạn

Khách hàng yêu cầu một tính năng mà bạn không xây dựng

Khách hàng yêu cầu một tính năng đã bị loại bỏ

Chấp nhận một yêu cầu hoàn trả

Từ chối một yêu cầu hoàn trả

Quan tâm chính sách quyền riêng tư

Hủy yêu cầu đăng ký

Mẫu chuyên viên hỗ trợ – Câu hỏi thường gặp

Mẫu email là gì?

Mẫu email là tin nhắn bạn có thể sử dụng trong quan hệ thư từ email của bạn với khách hàng. Các mẫu thường được dùng cho sự nhất quán và để tiết kiệm thời gian.

Bạn có thể tạo các mẫu trong phần mềm chuyên viên hỗ trợ không?

Chắc chắn có. LiveAgent là phần mềm chuyên viên hỗ trợ, cho phép bạn tạo ra các mẫu cho cả nhân viên và khách hàng để tiết kiệm thời gian. Nếu bạn muốn biết thêm, hãy xem Tính năng mẫu email.

Chuyên viên hỗ trợ là gì?

Chuyên viên hỗ trợ là một bộ phận trong tổ chức, cung cấp sự hỗ trợ cho khách hàng và người dùng.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What is an email template?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “An email template is a message that you can reuse in your email correspondence with customers. Templates are often used for consistency and to save time.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Can you create templates in your help desk software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Absolutely. LiveAgent is a help desk software that allows you to create templates for both agents and customers to save time.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What is a help desk?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “A help desk is a department in an organization that provides support to customers and users.” } }] }