• Template
  • Mẫu chuyên viên hỗ trợ

Mẫu chuyên viên hỗ trợ

Một khảo sát cho biết, 69% người tiêu dùng đánh giá chất lượng của trải nghiệm khách hàng dựa trên việc họ nhận một “giải pháp nhanh” cho các vấn đề hoặc việc yêu cầu trợ giúp. Tuy nhiên, việc tạo ra các câu trả lời giống nhau một cách thủ công lặp đi lặp lại khi tương tác với khách hàng có thể cực kỳ thiếu hiệu quả và tốn thời gian kể cả đối với những nhân viên hỗ trợ khách hàng giỏi nhất. Đó là nơi các tin nhắn mẫu hữu dụng. Trên thực tế, các câu phản hồi mẫu (macro), câu trả lời định trước, và mẫu soạn sẵn là một trong các tính năng chuyên viên hỗ trợ phải có nhất, cho phép nhân viên hỗ trợ cải thiện hiệu suất và hoạt động của họ, tăng tốc hỗ trợ khách hàng và nâng cao mức hài lòng khách hàng.

Mẫu chuyên viên hỗ trợ
Lưu các mẫu chuyên viên hỗ trợ của chúng tôi như tin nhắn mẫu và sử dụng chúng bất cứ lúc nào bạn cần

Tại sao sử dụng mẫu phản hồi chuyên viên hỗ trợ?

  • Giúp nhân viên tiết kiệm thời gian và nỗ lực khi giải quyết các yêu cầu bình thường, cho phép họ tập trung vào các vấn đề nghiệm trọng hơn, đảm bảo giảm các lỗi và gia tăng hiệu suất của nhân viên;
  • Giúp duy trì sự nhất quán về tốc độ giải quyết phiếu và danh tiếng thương hiệu, ảnh hưởng tới toàn bộ chất lượng của hỗ trợ khách hàng và trải nghiệm dịch vụ khách hàng;
  • Giúp nhân viên giải quyết cuộc đối thoại khó khăn một cách dễ dàng hơn – như việc nói với khách hàng, bạn không xây dựng một tính năng họ muốn hoặc từ chối yêu cầu hoàn trả;
  • Vì tin nhắn soạn sẵn và bản mẫu không phải là câu trả lời tự động, nhân viên có thể dễ dàng tùy chỉnh chúng và thêm vào cách tiếp cận cá nhân trước khi gửi để cải thiện mức hài lòng khách hàng.

10 ví dụ về mẫu trả lời chuyên viên hỗ trợ

Dưới đây là 10 ví dụ về câu trả lời chuyên viên hỗ trợ cho một số yêu cầu hỗ trợ và vấn đề phổ biến nhất, nhân viên của bạn có thể tùy chỉnh, cá nhân hóa, và sử dụng trong tương tác hỗ trợ hàng ngày của họ.

Hiểu rõ một yêu cầu hỗ trợ đã nhận được


Hi [NAME],
Thank you for reaching out. We received your request and have already started working on resolving your issue. One of our agents will get back to you as soon as possible. Typically, it takes us less than 24 hours to respond with a resolution.
If you have any additional information that you think will help us to assist you, please reply to this email. If it’s an emergency, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team.
Thanks again for contacting us,
[YOUR SIGNATURE]

Trả lời cho yêu cầu thông tin


Hi [NAME],
Thank you for reaching out! We’re always happy to help our customers learn more about our product.
We’d like to direct you to a relevant article from our Knowledge Base that contains detailed information about this feature. We also happen to have a blog post that discusses how to get the most out of it, so while you’re here, why don’t you give that a quick read too?
In case there are still some questions and you’d like further clarification, please don’t hesitate to let us know by replying to this message. We’re at your service 24/7.
Enjoy your day,
[YOUR SIGNATURE]

Yêu cầu đặt lại mật khẩu


Hi [NAME],
We’ve received a request to reset the password for the [COMPANY] account associated with (email). No changes have been made to your account yet. You can reset your password by clicking the link below:
Reset your password
If you didn’t request a new password, you can safely ignore this email. Only a person with access to your email can reset your account password.
If you need help, or you have any other questions, fell free to call us at (number). We’re here to assist you at any step along the way.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Khách hàng yêu cầu một tính năng có trên lộ trình của bạn


Hi [NAME],
Thanks for the feedback. I can definitely see how this feature would be helpful to our customers. Luckily, our development team is already on it, and we expect to release it next quarter. Would you be interested in being a part of our beta group and one of the first customers to try it out? If so, I’d be happy to put you on the list.
Let me know, and please don’t hesitate to reach out if you have any other additional insights that you’d like me to pass on to our development team.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Khách hàng yêu cầu một tính năng mà bạn không xây dựng


Hi [NAME],
Thanks for the feedback. I can definitely see why you would be interested in that feature. Unfortunately, it’s not on our roadmap as of now.
Since our development resources are currently limited, we have decided to tackle features X and Y as a priority, as the majority of our customers have heavily requested them. These features will also be beneficial to you because of (…).
That being said, we’ll let you know if anything changes around this. Please do reach out if you have any other requests – we’re always here to listen.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Khách hàng yêu cầu một tính năng đã bị loại bỏ


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. I can definitely understand that it’s frustrating to lose a feature that you’ve come to rely on in your business. Unfortunately, we are not planning to bring it back any time soon.
The reason is that it was a complex feature to maintain. It wasn’t being used by the majority of our customers, which meant we were spending a lot of development time and resources on something that wasn’t making our product better for most users.
However, by making a decision to drop it, we’ve managed to allocate those resources into building (new features) that will be launched much sooner than we otherwise could have achieved.
I realize it’s not the answer you were hoping for, though. Some of our other customers have found that (alternative feature) is a fairly good substitute for that functionality. If you’d like to, I’d be happy to give you my best advice on how you can use it.
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Chấp nhận một yêu cầu hoàn trả


Dear [NAME],
Thank you for contacting us to request a refund on your purchase of [PRODUCT/ SERVICE]. We are sorry to hear our product didn’t meet your expectations. Because your request falls under our refund policy, we will gladly honor your decision.
We have processed your request and have issued a refund to your credit card company. It may take up to [number of days] to see this credit on your account.
If there is any way for us to retain your business, we would love the opportunity to try. Just let us know, and we will do whatever we can. Feel free to contact us also if you have any further questions.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Từ chối một yêu cầu hoàn trả


Dear [NAME],
I’m sorry to hear you’re not happy with our [PRODUCT/ SERVICE]. We’ve received your request for a refund and we regret to inform you that it has fallen outside of our refund policy as stated here.
While we’re unable to provide a refund at this time, we value your business and would like to offer you a discount of 15% on your next purchase.
If there is any way you feel we could improve our product/ service, please don’t hesitate to let us know.
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Quan tâm chính sách quyền riêng tư


Hi [NAME],
Thank you for your inquiry. We understand data privacy and security is a major concern for our customers. At [COMPANY NAME], we want you feel comfortable sharing your personal data through our website, so privacy is something we take very seriously.
We’ve taken proper precautions to completely secure your data both online and offline. We use encryption when transmitting your sensitive personal information, and the servers storing your data always adhere to independent third-party security certifications.
You can read the full version of our official privacy policy here: [link]. If you ever feel that we are not abiding by this privacy policy, please contact us immediately at [number].
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Hủy yêu cầu đăng ký


Hi [NAME],
Thanks for giving [PRODUCT/ SERVICE] a try. As much as we would like you to stay with us for the long term, we understand and accept your decision to cancel your account regardless of any reason. We have a quick question that we hope you could answer that would help us improve [PRODUCT/ SERVICE].
Why did you decide to cancel? Just click on the most appropriate answer:
Didn’t find a good use case for the productWanted more featuresPricing too high
We appreciate the help and hope to welcome you back again in the future!
All the best,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu chuyên viên hỗ trợ – Câu hỏi thường gặp

Mẫu email là gì?

Mẫu email là tin nhắn bạn có thể sử dụng trong quan hệ thư từ email của bạn với khách hàng. Các mẫu thường được dùng cho sự nhất quán và để tiết kiệm thời gian.

Bạn có thể tạo các mẫu trong phần mềm chuyên viên hỗ trợ không?

Chắc chắn có. LiveAgent là phần mềm chuyên viên hỗ trợ, cho phép bạn tạo ra các mẫu cho cả nhân viên và khách hàng để tiết kiệm thời gian. Nếu bạn muốn biết thêm, hãy xem Tính năng mẫu email.

Chuyên viên hỗ trợ là gì?

Chuyên viên hỗ trợ là một bộ phận trong tổ chức, cung cấp sự hỗ trợ cho khách hàng và người dùng.

Ready to use our help desk templates?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated help desk software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What is an email template?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “An email template is a message that you can reuse in your email correspondence with customers. Templates are often used for consistency and to save time.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Can you create templates in your help desk software?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Absolutely. LiveAgent is a help desk software that allows you to create templates for both agents and customers to save time.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What is a help desk?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “A help desk is a department in an organization that provides support to customers and users.” } }] }
Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×
Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo