Dùng thử miễn phí
  • Template
  • Mẫu email cung cấp thông tin

Mẫu email cung cấp thông tin

Có nhiều lý do bắt buộc doanh nghiệp phải gửi email cho khách hàng hoặc người dùng nhằm mục đích cung cấp thông tin chứ không vì mục đích quảng cáo. Ví dụ phổ biến nhất của email cung cấp thông tin (informational emails) chính là các email đưa tin ngắn gọn về những thay đổi trong định hướng hoạt động hay quản lý của doanh nghiệp trong tương lai …

Email cung cấp thông tin cũng có thể là các cập nhật tin tức về các sửa đổi của các điều khoản và điều kiện (terms & conditions) hoặc các thỏa thuận pháp lý cũng như các tuyên bố của doanh nghiệp thông báo cho người theo dõi (subscriber) về những tiến triển trong lĩnh vực hoạt động hay các sự kiện toàn cầu. Những loại tin nhắn này đặc biệt phổ biến trong vài năm qua, với Quy định chung về bảo vệ dữ liệu (GDPR) của Liên minh Châu Âu dẫn đến hiện tượng có vô số email thông báo các thay đổi trong chính sách bảo mật thông tin được gửi đến cho khách hàng và người dùng. Gần đây hơn, đại dịch Coronavirus đã buộc nhiều thương hiệu phải liên tục cập nhật thông tin cho khách hàng qua email về hoạt động của họ trong tình hình dịch bệnh hiện nay.

Bên cạnh đó, còn có một số loại email thông tin ở dạng khảo sát gửi cho khách hàng mời họ tham gia trả lời câu hỏi hoặc một lời mời thông báo về một sự kiện của công ty sẽ diễn ra trong tương lai gần. Đổi lại, người gửi hy vọng sẽ nhận được phản hồi về sản phẩm/dịch vụ hoặc câu trả lời xác nhận tham dự của người nhận.

Mẫu email xác nhận tham gia sự kiện của SalonBiz
Mẫu email xác nhận tham gia sự kiện của SalonBiz

Cuối cùng là loại email thu hút khách hàng mới (acquisition email) thông báo cho người dùng rằng họ đã đăng ký tài khoản hoặc đăng ký nhận bản tin thành công. Email tương tác lại (win-back email) nhằm thông báo cho khách hàng hiện tại biết là họ đã không có bất kì hoạt động mua sắm nào trong thời gian qua và dữ liệu tài khoản của họ sẽ có thể bị chuyển về chế độ inactive (không hoạt động). Hai loại email thông báo này mang tính thúc đẩy người nhận phải hành động hơn so với những loại email khác đã được đề cập vì chúng thường có nội dung kêu gọi hành động (Calls to action) hoặc có kèm thông tin giảm giá như một phần thưởng dành cho người nhận.

Email cung cấp thông tin cho phép bạn tiếp cận và thông tin cho khách hàng tiềm năng cũng như hiện tại về những tin tức cần thiết hoặc bạn cho là hữu ích với khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi đã thu thập rất nhiều mẫu email thông báo với các dòng tiêu đề thu hút cho bạn tham khảo.

Lý do vì sao cần gửi email thông tin cho khách hàng?

Có một số tình huống nhất định đòi hỏi doanh nghiệp cần phải thông tin cho khách hàng của mình (chẳng hạn như COVID-19). Trong thời gian này, điều quan trọng là bạn phải cho khách hàng và nhân viên của mình biết được đường hướng hoạt động của doanh nghiệp sẽ như thế nào cũng như có bất kỳ thay đổi nào không. Những email này không chứa đựng bất kỳ loại thông tin marketing nào mà chỉ nhằm mục đích trấn an khách hàng/người dùng, ví dụ như thông tin về dữ liệu, đơn hàng hoặc đăng ký dịch vụ (subscription) của họ đều an toàn. Mục đích của những email này chỉ đơn giản là chúc cho khách hàng của bạn những điều tốt đẹp nhất, mà không hề có bất kỳ hình thức quảng cáo nào. Nói tóm lại thì những email thông tin này để nhằm duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng qua việc thông báo cung cấp thông tin hữu ích được cho là cần thiết.

Một loại email cung cấp thông tin khác thì chủ yếu đưa tin tức cụ thể về doanh nghiệp. Những email này có thể bao gồm thông tin cập nhật về chính sách, cấu trúc doanh nghiệp hoặc thay đổi trong phương hướng hoạt động. Những cách tiếp cận mới này có thể xuất phát từ các phản hồi của khách hàng, đây là lý do vì sao khách hàng của bạn nên được thông báo trực tiếp cũng như lời cảm ơn những ý kiến đóng góp của họ qua tin nhắn cá nhân của bạn. Điều này giúp xây dựng lòng trung thành và sự tin tưởng của khách hàng – thể hiện cho khách hàng thấy được ý kiến của họ được bạn đánh giá cao.

Mẫu email cung cấp thông tin
Đại học Hawaii Pacific gửi một email thông tin cho các cựu sinh viên về lịch trình học tập của trường trong thời gian xảy ra đại dịch COVID-19

Email template là gì?

Email template là một mẫu email soạn sẵn, cho phép bạn tùy chỉnh nội dung của riêng mình (thay thế nội dung theo ý bạn). Email template cho phép bạn soạn thảo email dễ dàng – chỉ cần chèn hình ảnh hoặc nội dung khác vào và chỉnh sửa hình thức cho phù hợp với các yếu tố thương hiệu của bạn.

Tùy chỉnh mẫu email
Tùy chỉnh nội dung email trong LiveAgent

Các mẹo hướng dẫn để viết email cung cấp thông tin

Thông tin ngắn gọn và súc tích

Email cung cấp thông tin hàm chứa ý nghĩa “thông tin” vì chính tên gọi và mục đích của nó. Mục đích chính của loại email này là để thông tin cho người nhận về một hoạt động cụ thể nào đó, mặc dù sáng tạo luôn là một điều tốt nhưng bạn không nên để nội dung email quá bí ẩn hoặc không rõ ràng. Thời gian là tiền bạc, không chỉ với bạn mà còn với cả người nhận email.

Mang tính nhất quán

Nếu bạn định sẵn quy tắc viết email của riêng mình thì đừng nên thay đổi đột ngột. Người nhận có thể đã quen thuộc với cách trình bày email của bạn như dòng tiêu đề, bố cục hoặc thậm chí là thời điểm bạn gửi email. Hãy đảm bảo khách hàng sẽ không nhầm email của bạn với những tổ chức khác. Ngoài ra, bạn chỉ nên gửi email cho khách hàng khi thực sự cần thiết – đừng lạm dụng và tránh làm xáo trộn hộp thư của người nhận với rất nhiều email được gửi từ bạn trừ khi đó là việc thực sự cần thiết.

Hãy chú ý đến hình thức của email

Bàn về bố cục email: hãy đảm bảo email của bạn được trình bày đẹp mắt. Nhiều người nhận sẽ không đọc hết toàn bộ nội dung email – họ sẽ xem qua trước nội dung theo dòng tiêu đề, câu in đậm hoặc chấm đầu dòng. Bố cục email của bạn phải thật nổi bật, đi thẳng vào vấn đề và có giọng văn phù hợp. Ví dụ: nếu có nội dung gì trong email thông báo gây khó chịu cho người nhận, sẽ không phải là ý hay nếu bạn lạm dụng biểu tượng cảm xúc hoặc dấu chấm than trong email vốn chỉ củng cố thêm cảm giác thất vọng hoặc khó chịu nơi người nhận. Mặt khác, khi có thông tin tích cực cần thông báo, bạn có thể bắt đầu email của mình bằng một lời chào vui vẻ.

Mẫu email cung cấp thông tin
Ví dụ về bố cục soạn thảo email trong LiveAgent

Một số ví dụ về dòng tiêu đề dành cho email cung cấp thông tin:

Dưới đây là một số tiêu đề tham khảo dành cho các email cung cấp thông tin:

Dòng tiêu đề email thông báo của công ty

  • Quyết định thăng chức – [tên của nhân viên]
  • Xin chúc mừng [tên của nhân viên] được thăng chức
  • Thông báo tuyển dụng vị trí [chức danh công việc]
  • Tuyển dụng nội bộ – dành cho vị trí [chức danh công việc]
  • Thông báo nhân sự mới – [tên của nhân viên mới] với vị trí [chức danh công việc]
  • Xin chào đón [tên nhân viên mới] gia nhập team chúng ta
  • [Lý do họp mặt] Buổi gặp mặt thành viên mới vào [ngày] lúc [giờ]
  • Thông báo nhắc nhở: buổi gặp mặt vào ngày mai lúc [giờ] dành cho tất cả nhân viên của [tên phòng ban]

Các tiêu đề của email dạng tập san (email digest)

  • [Tên công ty] Cập nhật [Tháng] [Năm]
  • Những thông tin mà bạn có thể bỏ lỡ trong [hôm nay/tuần này/tháng này]
  • Chúng tôi hiện đang bận tiến hành một số thay đổi …
  • Tóm tắt các thông tin cập nhật gần đây của [Công ty]
  • Tóm tắt [hoạt động] [hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng]
  • Sau đây là một số tin tức mới trong [hôm nay/tuần này/tháng này]
  • Xin chúc mừng! Bạn nằm trong top [X]% [nội dung điền vào] trong [hôm nay/tuần này/tháng này]
  • Bạn muốn biết thêm thông tin về những người khác?

Các tiêu đề email cung cấp thông tin

  • Một điểm tin quan trọng cho các thành viên thân thiết của cộng đồng [thương hiệu/sản phẩm/dịch vụ]
  • Đừng lo, chúng tôi sẽ luôn có mặt vì bạn
  • Đây là cách [công ty] có thể hỗ trợ trong những thời điểm cần thiết
  • Chúng tôi vẫn đang cố gắng tiếp tục như bình thường
  • Hướng về tương lai…
  • Đây là nơi [tên công ty] đang hướng tới. Bạn sẽ tham gia cùng chúng tôi chứ?
  • Cập nhật các Điều khoản và Điều kiện [đăng ký theo dõi] của [công ty]
  • Điều khoản và Điều kiện [đăng ký] của bạn đang thay đổi
  • Các thay đổi chính sách an ninh bảo mật tại [tên công ty]
  • Dữ liệu của bạn sẽ do bạn quản lý.
  • Chúng tôi đang cập nhật Chính sách sử dụng hợp lý
  • Chính sách cho phép sử dụng của [Công ty] đang điều chỉnh. Đây là những điều bạn cần biết.
  • Chúng tôi đang thực hiện các điều chỉnh cho phù hợp với các quy tắc GDPR mới
  • Thêm một email khác về GDPR dành cho bạn …

Các tiêu đề dành cho email khảo sát

  • Hãy chia sẻ phản hồi của bạn để được giảm giá [X]% cho lần mua hàng tiếp theo
  • Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn?
  • Hãy giúp chúng tôi cải thiện [sản phẩm/dịch vụ] bằng cách trả lời một câu hỏi đơn giản
  • Xin cho chúng tôi một phút để tìm hiểu ý kiến của bạn
  • Hãy cho chúng tôi biết ý kiến của bạn về [sản phẩm/dịch vụ]
  • Chúng tôi rất cần bạn giúp! Chỉ là vài câu hỏi ngắn thôi
  • Chúng tôi thật sự biết ơn các phản hồi của bạn, đây là lý do vì sao
  • Kết quả là …

Các tiêu đề của email xin xác nhận /hồi âm

  • Hãy tham gia [hội thảo/thảo luận trực tuyến] của [tên công ty] sắp tới!
  • Đừng bỏ lỡ, xin xác nhận tham dự sự kiện [subject] của chúng tôi ngay
  • Hẹn gặp bạn tại [tên sự kiện] vào [tuần/tháng] tới?
  • Mọi người đang nói về giải thưởng [name]…
  • Hãy đánh dấu tham dự lịch sự kiện team building của [tên công ty]
  • Bạn được phép nghỉ một [buổi sáng/buổi trưa/ngày]!

Các tiêu đề email thu hút khách hàng

  • Cảm ơn vì đã đăng ký [nội dung]
  • Đăng ký thành công! Chúng tôi sẽ sớm thông tin cho bạn
  • Bạn vẫn muốn nhận tin từ chúng tôi? Sau đây là một số thông tin dành cho bạn …
  • Lời khuyên nhỏ dành cho người theo dõi của chúng tôi
  • Chúng tôi đã thấy bài đăng của bạn trên [tên mạng xã hội] và muốn hỗ trợ
  • Chúng tôi đã trả lời câu hỏi của bạn trên [tên mạng xã hội], bạn có muốn đăng ký tham gia không?

Các tiêu đề dành cho email tương tác lại (winback) 

  • Đã lâu chưa thấy bạn quay lại! Chúng tôi dành tặng cho bạn giảm giá [X]% cho đơn hàng tiếp theo
  • Bạn đang ở đâu đấy? Chúng tôi nhớ bạn! Một ưu đãi lớn đang chờ bạn từ [công ty]
  • Đây là [X] lý do bạn nên tiếp tục mua sắm với chúng tôi
  • Mọi người ở [công ty] đều nhớ bạn! Sau đây là top [X] lý do bạn nên đăng ký nhận tin từ chúng tôi
  • Hãy cho chúng tôi biết bạn vẫn còn muốn nhận được tin từ chúng tôi …
  • Chia tay quả là điều khó khăn, nhưng vẫn chưa muộn để hàn gắn mọi việc!

Các mẫu template email cung cấp thông tin

Các mẫu template email thông báo dành cho doanh nghiệp

Email thông báo trong công ty, mẫu số 1 – thông báo thăng chức


Email thông báo  trong công ty, mẫu số 2 – thông báo tuyển dụng nội bộ


Email thông báo trong công ty, mẫu số 3 – giới thiệu nhân viên mới


Email thông báo trong công ty, mẫu số 4 – thư mời cuộc họp mở


Các mẫu template email tập san (email digest)

Email tập san, mẫu số 1 – báo cáo hiệu quả kinh doanh


Email tập san, mẫu số 2 – cập nhật thông tin công ty


Email tập san, mẫu số 3 – tóm tắt hoạt động


Email tập san, mẫu số 4 – so sánh với những bên khác


Các mẫu template email cung cấp thông tin

Email cung cấp thông tin, mẫu số 1 – thư đảm bảo


Email cung cấp thông tin, mẫu số 2 – cập nhật thông tin khi có khủng hoảng xảy ra


Email cung cấp thông tin, mẫu số 3 – tuyên bố ngắn của doanh nghiệp





Các mẫu template email khảo sát

Email khảo sát, mẫu số 1 – khảo sát nhận thưởng


Email khảo sát, mẫu số 2 – duy nhất một câu hỏi

Email khảo sát, mẫu số 3 – đánh giá sản phẩm/dịch vụ

Email khảo sát, mẫu số 4 – kết quả bảng câu hỏi

Các mẫu template email xác nhận

Email xác nhận, mẫu số 1 – thư mời tham gia hội thảo


Email xác nhận, mẫu số 2 – thư mời tham gia lễ trao giải


Email xác nhận, mẫu số 3 – thư mời tham gia hoạt động team building


Các mẫu template email thu hút khách hàng

Email thu hút khách hàng, mẫu số 1 – xác nhận đăng ký 


Email thu hút khách hàng, mẫu số 2 – Tư vấn giải quyết vấn đề


Các mẫu template email tương tác lại

Email tương tác lại, mẫu số 1 – discount cho khách hàng


Email tương tác lại, mẫu số 2 – thuyết phục khách hàng ở lại

Email tương tác lại, mẫu số 3 – xóa khỏi danh sách đăng ký

Câu hỏi thường gặp – Các mẫu email cung cấp thông tin

Cách thức soạn thảo email thông báo?

Để viết được email cung cấp thông tin, trước tiên bạn cần có một dòng tiêu đề tuyệt vời. Tiếp theo là soạn nội dung email kèm một lời kêu gọi hành động.

Làm thế nào để viết một email phỏng vấn, thông tin?

Trên dòng tiêu đề của email, hãy nêu lên mục đích của email một cách gián tiếp. Hơn nữa, hãy liệt kê ngày tháng và tên của bạn. Trong đoạn văn đầu tiên, hãy giới thiệu bản thân, chức danh và công ty bạn đang làm việc. Trong đoạn văn thứ hai, trình bày thật ngắn gọn và nêu lên được mong đợi của bạn muốn tìm hiểu thêm về hoạt động kinh doanh của họ. Trong đoạn văn thứ ba, hãy yêu cầu một cuộc gặp mặt cá nhân 15 phút. Cuối cùng là một vài dòng để kết bài.

Ba loại hình email marketing?

Có ba loại email marketing dùng để gửi tới khách hàng bao gồm: email bản tin, khuyến mại và khảo sát.

Độ dài của email cung cấp thông tin?

Email cung cấp thông tin nên ngắn gọn, nêu bật tình hình và cách công ty xử lý tình huống hiện tại. Vì vậy, những email này cần tương đối ngắn gọn, tóm tắt các chi tiết quan trọng từ 3 đến 5 đoạn văn chỉ gồm vài dòng văn bản.

Email thông tin có nên chứa bất kỳ thông tin marketing nào không?

Câu trả lời cho câu hỏi này là không. Có nhiều phương thức (thời gian và địa điểm) để doanh nghiệp thực hiện hoạt động marketing, và đây chắc chắn không phải là một trong số đó. Nếu email cung cấp thông tin nói về một cuộc khủng hoảng hoặc tình huống khó khăn, là những nội dung đặc biệt thích hợp. Email cung cấp thông tin được tạo ra để trấn an khách hàng, gửi những lời chúc an lành cũng như thông báo cho họ biết bất kỳ thay đổi nào trong thời gian này sẽ có thể ảnh hưởng đến khách hàng ra sao.

Tần suất gửi email thông tin cho khách hàng?

Điều này còn phụ thuộc vào số lượng tình huống khẩn cấp hoặc sự kiện quan trọng sẽ diễn ra. Nếu một tình huống nhất định xảy ra trong một thời gian dài, thì email cập nhật thông tin có thể được gửi đi thường xuyên hơn. Tuy nhiên, những thông báo này cần ngắn gọn, chỉ dành cho những sự kiện hiếm hoi và quan trọng nhất, nếu không, chúng sẽ trở nên quá bình thường cũng như không tạo ra được tác dụng như mong muốn.

Free 14-day trial. No credit card required. Sign up today!

Send out informational email campaigns with confidence. Save our templates, customize them, and watch your email engagement rise.

Free Trial

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Cách thức soạn thảo email thông báo?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Để viết được email cung cấp thông tin, trước tiên bạn cần có một dòng tiêu đề tuyệt vời. Tiếp theo là soạn nội dung email kèm một lời kêu gọi hành động.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Cách thức soạn thảo email phỏng vấn?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Trên dòng tiêu đề của email, hãy nêu ý nghĩa mục đích kết nối một cách không chính thức. Hơn nữa, hãy liệt kê ngày tháng và tên của bạn. Trong đoạn văn đầu tiên, hãy giới thiệu bản thân, chức danh và công ty bạn đang làm việc. Trong đoạn văn thứ hai, trình bày thật ngắn gọn và nêu lên được mong đợi của bạn muốn tìm hiểu thêm về hoạt động kinh doanh của họ. Trong đoạn văn thứ ba, hãy yêu cầu một cuộc gặp mặt cá nhân 15 phút. Cuối cùng là một vài dòng để kết bài.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Email marketing có ba loại nào?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Có ba loại email để sử dụng cho khách hàng của mình: email bản tin, khuyến mại và khảo sát.” } }] }

Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×
Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo