Mẫu Dịch Vụ Khách Hàng
Nâng cao email dịch vụ khách hàng bằng cách sử dụng mẫu để tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và đảm bảo tính nhất quán. Mẫu bao gồm các tình huống khác nhau như phả...
10 phút đọc
Customer Service
Email Templates
+2
Lợi ích của việc sử dụng mẫu email dịch vụ khách hàng
Email vẫn là một trong những kênh dịch vụ khách hàng chính cho một số lượng lớn người tiêu dùng. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều nỗ lực cung cấp các phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp—trên thực tế, một số thậm chí không phản hồi. Một cuộc khảo sát phát hiện ra rằng 62% các công ty không phản hồi các email dịch vụ khách hàng, 90% không thông báo cho khách hàng rằng email đã được nhận, trong khi 97% không theo dõi để xem khách hàng có hài lòng với câu trả lời hay không.
Mặc dù gần như không thể tạo thủ công từng email cho khách hàng tiềm năng hoặc hiện tại, việc sử dụng các mẫu dịch vụ khách hàng bao gồm nhiều tình huống khác nhau có thể rất hữu ích cho các đội dịch vụ khách hàng, đặc biệt là những đội phải xử lý một lượng lớn email. Với các mẫu làm điểm khởi đầu, các đại lý của bạn có thể giúp nhiều khách hàng hơn trong thời gian ít hơn và căng thẳng ít hơn, đồng thời đảm bảo họ cung cấp dịch vụ nhất quán. Từ việc gửi email cảm ơn đến thông báo vắng mặt tự động, việc duy trì giao tiếp với khách hàng của bạn luôn là điều thuận lợi.
Những lợi ích chính:
- Tiết kiệm thời gian và cải thiện hiệu quả của đại lý - Sử dụng các mẫu dịch vụ khách hàng khi phản hồi khách hàng sẽ giúp đội hỗ trợ của bạn không phải tạo các phản hồi riêng lẻ, tối ưu hóa thời gian của họ và cải thiện hiệu quả.
- Giảm số lượng lỗi của con người - Với các mẫu email phản hồi dịch vụ khách hàng sẵn có, được thử nghiệm và kiểm chứng, bạn có thể loại bỏ lỗi của con người và loại bỏ rủi ro gửi các thông báo không chính xác có thể làm bực bội khách hàng.
- Duy trì nhắn tin công ty nhất quán - Các mẫu email dịch vụ khách hàng đảm bảo rằng mọi người trong đội hỗ trợ của bạn đều cùng một trang trong khi giọng nói thương hiệu của bạn vẫn hiện diện trong mọi tương tác.
Các mẫu email phổ biến cho dịch vụ khách hàng
Xây dựng thư viện của riêng bạn về các mẫu email dịch vụ khách hàng có thể vừa thách thức vừa tốn thời gian. Có nhiều tình huống mà bạn cần chuẩn bị. Từ các thông báo dài hơn và phức tạp hơn như email xin lỗi và nhắc nhở gia hạn đến các email ngắn gọn và trực tiếp như đặt lại mật khẩu, dưới đây là một số mẫu email được chứng minh dựa trên các tình huống khác nhau mà đội hỗ trợ của bạn có thể sử dụng và tùy chỉnh khi cần thiết khi tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng.
Mẫu email phản hồi tự động
Xin chào [NAME],
Cảm ơn bạn đã liên hệ với [COMPANY]!
Thư trả lời tự động này chỉ để cho bạn biết rằng chúng tôi đã nhận được yêu cầu của bạn và chúng tôi sẽ quay lại với bạn với một phản hồi càng sớm càng tốt. Trong [business_hours] chúng tôi thường phản hồi trong vài giờ, buổi tối và cuối tuần có thể mất chúng tôi lâu hơn một chút.
Trong khi bạn chờ đợi, bạn được chào đón để xem Các Câu Hỏi Thường Gặp của chúng tôi hoặc duyệt qua Cơ Sở Kiến Thức của chúng tôi nơi bạn có thể tìm thấy rất nhiều hướng dẫn về [PRODUCT].
Hoặc, nếu yêu cầu của bạn là khẩn cấp, vui lòng gọi cho chúng tôi theo số [number] hoặc bắt đầu trò chuyện trực tiếp với đội hỗ trợ của chúng tôi. Chúng tôi mong muốn giúp bạn quay lại hoạt động!
Trân trọng, [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email kiểm tra với khách hàng
Xin chào [NAME],
Hy vọng bạn khỏe và đang tận hưởng sản phẩm của bạn. Tôi chỉ muốn kiểm tra xem bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần bất kỳ trợ giúp nào không. Chúng tôi đã thêm khá nhiều tính năng gần đây và tôi biết rằng có thể khó theo dõi tất cả các bản phát hành của chúng tôi.
Như một lời nhắc nhở, đây là [link] đến Cơ Sở Kiến Thức của chúng tôi nơi bạn có thể tìm thấy thông tin cập nhật về sản phẩm và công ty của chúng tôi bất kỳ lúc nào.
Vui lòng liên hệ với tôi nếu có bất kỳ câu hỏi nào, tôi sẽ rất vui lòng được hỗ trợ.
Cheers, [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email cảm ơn
Kính gửi [NAME],
Cảm ơn bạn rất nhiều vì phản hồi tích cực của bạn và để lại một bài đánh giá trên [website], bạn đã làm cho khuôn mặt chúng tôi tươi cười!
Đội ngũ của chúng tôi liên tục cố gắng cải thiện [product/service] của chúng tôi và luôn thưởng thức khi nghe những lời tốt đẹp từ khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi yêu thích việc bạn yêu thích chúng tôi, và cũng rất tốt khi biết rằng [product/service] của chúng tôi đã giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh của bạn.
Cảm ơn lần nữa vì là một khách hàng tuyệt vời!
Cheers, [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email phản hồi khách hàng tức giận
Kính gửi [NAME],
Tôi rất tiếc khi nghe rằng bạn đã có một trải nghiệm tồi tệ đến mức bạn không muốn làm việc với chúng tôi nữa. Sự hài lòng của khách hàng luôn là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi và tôi tiếc rằng chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu của bạn.
Mặc dù chúng tôi ghét khi thấy bạn đi, tôi hoàn toàn hiểu bạn phải cảm thấy bực bội như thế nào và tôi hoàn toàn tôn trọng quyết định của bạn. Tôi xin lỗi một lần nữa vì bất kỳ rắc rối nào chúng tôi có thể gây ra cho bạn.
Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, bình luận hoặc phản hồi thêm nào. Và nếu bạn thay đổi ý định, tôi sẽ ở đây để giúp bạn theo bất kỳ cách nào tôi có thể.
Chúc bạn may mắn! [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email phản hồi khách hàng hài lòng
Xin chào [NAME],
Chúng tôi rất vui khi nghe rằng bạn hài lòng với [PRODUCT/SERVICE]. Tại [COMPANY], chúng tôi luôn cố gắng cung cấp trải nghiệm khách hàng tốt nhất, và nó làm cho ngày của chúng tôi khi biết rằng chúng tôi đã đạt được điều đó.
Chúng tôi sẽ rất biết ơn nếu bạn để lại một bài đánh giá trên trang Facebook của chúng tôi vì những hiểu biết của bạn có thể giúp những khách hàng tiềm năng của chúng tôi tìm hiểu thêm về chúng tôi.
Cảm ơn lần nữa và hãy cho chúng tôi biết nếu có bất kỳ điều gì chúng tôi có thể làm cho bạn trong tương lai!
Trân trọng, [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email phản hồi khiếu nại của khách hàng
[NAME],
Tôi rất tiếc khi biết rằng bạn đã chờ đợi với bộ phận dịch vụ khách hàng của chúng tôi gần 30 phút. Tôi hoàn toàn hiểu điều này phải gây bực bội như thế nào cho bạn. Điều đó không bao giờ nên xảy ra vì chúng tôi coi trọng thời gian của khách hàng. Tôi đã chuyển thông báo này cho đại lý dịch vụ thích hợp.
Đội hỗ trợ kỹ thuật của chúng tôi đang ưu tiên vấn đề bạn đang gặp phải với phần mềm của chúng tôi, họ đang làm việc ngay bây giờ để giải quyết vấn đề này. Tôi sẽ ngay lập tức thông báo cho bạn ngay khi nó được sửa chữa.
Tôi đánh giá cao việc bạn cho chúng tôi biết về trải nghiệm tiêu cực của bạn. Chúng tôi cố gắng đảm bảo sự hài lòng của khách hàng với mọi tương tác, và tôi xin lỗi vì sự bất tiện chúng tôi gây ra cho bạn.
Trong khi đó, vui lòng cho tôi biết nếu có bất kỳ điều gì khác tôi có thể làm cho bạn.
Trân trọng, [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email phản hồi bị trì hoãn
Xin chào [NAME],
Cảm ơn bạn đã liên hệ với [COMPANY]! Yêu cầu của bạn đã được nhận vào [date] với Số Tham Chiếu: [number]. Xin lỗi vì chúng tôi chưa quay lại với bạn. Chúng tôi hiện đang trải qua một khối lượng lớn các yêu cầu hỗ trợ và cảm ơn bạn vì sự kiên nhẫn của bạn khi chúng tôi làm việc để cung cấp mức độ hỗ trợ cao nhất cho mỗi khách hàng. Hãy yên tâm, một trong những đại lý của chúng tôi sẽ theo dõi với bạn càng sớm càng tốt.
Trân trọng, [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email theo dõi
Xin chào [NAME],
Hy vọng bạn đang làm tốt. Tôi muốn kiểm tra với bạn về vấn đề bạn gặp phải vào ngày hôm trước với [describing the issue]. Nó đã được giải quyết thành công chứ?
Nếu có bất kỳ điều gì chúng tôi có thể làm để cải thiện trải nghiệm của bạn, chỉ cần cho chúng tôi biết bằng cách trả lời thư này. Tôi sẽ rất vui lòng được hỗ trợ bạn trong bất kỳ trường hợp nào và mong muốn sớm nghe từ bạn.
Có một ngày tuyệt vời, [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email nhắc nhở gia hạn
Xin chào [NAME],
Chúng tôi muốn cảm ơn bạn vì đã sử dụng sản phẩm của chúng tôi trong năm qua và hy vọng chúng tôi đã tạo ra sự khác biệt cho bạn.
Tôi nhận thấy rằng đăng ký hàng năm của bạn sẽ hết hạn trong hai tuần, vì vậy tôi muốn kiểm tra với bạn về các bước tiếp theo. Bạn có quan tâm đến việc gia hạn đăng ký của bạn không? Nếu bạn đang cân nhắc các tùy chọn của bạn, tôi rất muốn trò chuyện thêm với bạn để giúp bạn đưa ra quyết định.
Mong muốn nghe từ bạn.
Trân trọng, [YOUR SIGNATURE]
Mẫu email hoàn tiền
Xin chào [NAME],
Chúng tôi đã xử lý hoàn tiền của bạn và bạn sẽ thấy khoản tín dụng xuất hiện trong tài khoản của bạn trong vòng 1-3 ngày làm việc tùy thuộc vào ngân hàng của bạn.
Tôi tiếc khi nghe rằng bạn không hài lòng với sản phẩm của chúng tôi, nhưng tôi hoàn toàn hiểu rằng nó không phải cho tất cả mọi người. Vì bất kỳ phản hồi nào cũng quan trọng đối với chúng tôi, bạn có thể vui lòng cho tôi biết thêm chi tiết về những gì chính xác bạn không thích không?
Trong khi đó, cảm ơn bạn vì thời gian của bạn và vì đã thử chúng tôi. Chúng tôi hy vọng sẽ kết nối với bạn lại trong tương lai gần.
Tốt nhất, [YOUR SIGNATURE]
