Mẫu Email Theo Dõi Sau Khi Không Nhận Được Phản Hồi

Nếu bạn từng cố gắng liên hệ với một công ty cụ thể và không nhận được phản hồi, thì bạn có thể biết sự bực bội khi tự hỏi liệu người nhận dự định có nhận được tin nhắn của bạn hay không. Có thể sẽ rất hấp dẫn khi từ bỏ sau một vài lần cố gắng, nhưng bạn có biết rằng một email theo dõi lịch sự đôi khi có thể đi qua được không?

Hôm nay chúng tôi sẽ thảo luận về một số mẹo để viết các tin nhắn theo dõi hiệu quả sau khi không nhận được phản hồi và cung cấp một số mẫu email mà bạn có thể điều chỉnh theo nhu cầu của riêng mình.

Tại sao bạn nên gửi email theo dõi sau khi không nhận được phản hồi?

Luôn là một ý tưởng tốt để theo dõi sau khi bạn đã liên hệ với ai đó qua email và chưa nhận được phản hồi. Thiếu phản hồi có thể có nghĩa là người nhận không quan tâm, hoặc nó có thể có nghĩa là họ chỉ bận rộn hoặc có hàng trăm email và chưa có cơ hội xem email của bạn.

Bằng cách theo dõi, bạn có thể nhắc nhở họ rằng bạn vẫn muốn theo đuổi chủ đề của email đầu tiên của bạn. Bạn cũng sẽ cho họ cơ hội cho bạn biết nếu họ không quan tâm. Ngoài ra, nó có thể kích hoạt trí nhớ của người nhận và khiến họ cuối cùng phản hồi tin nhắn của bạn. Bạn không bao giờ biết, họ có thể đã đi vắng hoặc bận rộn với các dự án khác và đơn giản là bỏ lỡ email của bạn.

Làm cách nào để đặt tiêu đề cho email theo dõi sau khi không nhận được phản hồi?

Dòng chủ đề của email của bạn phải rõ ràng và ngắn gọn. Điều gì đó như “Theo dõi email trước đó của tôi về [chủ đề]” hoặc “Kiểm tra về [chủ đề]”. Bạn muốn giúp người nhận dễ dàng thấy email của bạn là về cái gì, để họ có thể quyết định có mở nó hay không.

Thêm “không có phản hồi” vào tiêu đề của bạn có lẽ không phải là ý tưởng tốt nhất vì nó có thể khiến người nhận cảm thấy như họ đang bị gọi ra. Bạn không bao giờ biết lý do tại sao họ không phản hồi, vì vậy tốt nhất là giữ nó đơn giản vì nếu không bạn có thể bị coi là thúc ép.

Ví dụ về dòng chủ đề email theo dõi

• Theo dõi về [chủ đề]
• Kiểm tra – [chủ đề]
• Chỉ muốn chắc chắn rằng bạn nhận được email trước đó của tôi về [chủ đề]
• Có cập nhật nào về [chủ đề] không?
• [Chủ đề] – yêu cầu cập nhật
• [Chủ đề] – chỉ theo dõi

Làm cách nào để viết email theo dõi sau khi không nhận được phản hồi?

Trước tiên, đừng cảm thấy bị tổn thương nếu bạn không nhận được phản hồi cho email. Có thể là người nhận bận rộn hoặc đơn giản là không thấy tin nhắn của bạn.

Điều đó nói rằng, có một vài điều bạn có thể làm để tăng khả năng người nhận sẽ trả lời email theo dõi của bạn. Trước tiên, hãy chắc chắn rằng tin nhắn ban đầu của bạn rõ ràng và ngắn gọn. Nếu không, email theo dõi của bạn nên còn rõ ràng hơn nữa. Đi vào vấn đề nhanh chóng và giải thích tại sao bạn lại viết lại.

Bao gồm thông tin về lý do tại sao bạn muốn kinh doanh và nhắc nhở người nhận về kinh nghiệm chính của bạn

Nó cũng có thể hữu ích để bao gồm một liên kết đến danh mục đầu tư trực tuyến hoặc trang web của bạn ngay cả khi bạn đã làm như vậy trước đây. Đừng quên thêm một vài phương thức liên hệ để họ dễ dàng liên hệ với bạn.

Cuối cùng, kết thúc tin nhắn email của bạn bằng lời kêu gọi hành động. Ví dụ, bạn có thể nói điều gì đó như “Tôi sẽ theo dõi lại trong một tuần, trong khi đó, vui lòng đừng ngần ngại liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào”. Điều này cho thấy rằng bạn vẫn quan tâm đến chủ đề và sẵn sàng tiếp tục theo dõi, mà không quá thúc ép.

Bạn có thể thiết lập tin nhắn này dưới dạng phản hồi email tự động, tuy nhiên, đừng quên cá nhân hóa và điều chỉnh nó cho khách hàng cụ thể của bạn.

Những gì cần bao gồm trong email theo dõi sau khi không nhận được phản hồi?

• tên của bạn
• chủ đề kinh doanh
• cách bạn liên hệ với người nhận trước đây và khi nào
• tài liệu/tệp đính kèm/danh mục đầu tư/trang web của bạn
• lời kêu gọi hành động
• chi tiết liên hệ

Ví dụ về email theo dõi sau khi không nhận được phản hồi và mẫu theo dõi

Theo dõi về [chủ đề]

Yêu cầu cập nhật chủ đề – [Tên của bạn]

Có cập nhật nào về [chủ đề] không?

[Chủ đề] – chỉ theo dõi

Yêu cầu cập nhật – [chủ đề]

[Chủ đề] – vẫn có thể kinh doanh không?

Cập nhật về [chủ đề]?

Theo dõi về [chủ đề] của tôi

Bạn có nhận được đơn xin việc trước đó của tôi không?

Tôi chỉ muốn theo dõi email [chủ đề] của tôi

[Chủ đề] – cập nhật

[Chủ đề] – Chỉ theo dõi

Chỉ theo dõi liên hệ cuối cùng của tôi với [chủ đề]

Email theo dõi sau khi không nhận được phản hồi – những sai lầm phổ biến

Quá thúc ép

Đừng quá thúc ép hoặc bạn sẽ bị coi là tuyệt vọng. Đây là một ranh giới tốt để đi bộ, nhưng hãy lệch về phía cẩn thận và tránh nghe có vẻ như bạn đang yêu cầu một câu trả lời từ họ. Không cần phải cầu xin phản hồi.

Ví dụ về những gì KHÔNG nên làm:

“Đã hai tuần rồi và tôi vẫn chưa nhận được phản hồi từ bạn. Tôi chỉ tự hỏi liệu bạn có nhận được email của tôi không?”

Điều này nghe có vẻ hơi đòi hỏi và có thể bị coi là thô lỗ. Một cách tốt hơn để diễn đạt điều này sẽ là:

“Tôi hy vọng bạn không phiền khi tôi liên hệ lại. Tôi chỉ muốn chắc chắn rằng bạn đã nhận được email của tôi từ vài tuần trước và hỏi xem bạn có cập nhật không?”

Điều này lịch sự hơn và cho người nhận một cách dễ dàng để từ chối nếu họ không quan tâm.

Không bao gồm đủ thông tin

Khi bạn theo dõi, hãy chắc chắn bao gồm một lượng chi tiết đủ để người nhận sẽ biết bạn là ai và bạn đang nói về cái gì. Bạn phải bao gồm chủ đề của cuộc trò chuyện và ngày bạn lần cuối liên hệ. Điều này sẽ giúp kích hoạt trí nhớ của họ nếu họ quên về bạn.

Nhiều email không bao gồm đủ thông tin, vì vậy người đọc sẽ không biết người gửi là ai hoặc họ đang đề cập đến lệnh kinh doanh nào. Thêm chi tiết, tệp đính kèm và bất kỳ tài liệu hoặc danh mục đầu tư của bạn một lần nữa sẽ hữu ích cho người nhận.

Gửi quá nhiều email

Đừng gửi quá nhiều email theo dõi vì điều này sẽ chỉ làm phiền người nhận. Một lần một tuần là đủ. Nếu bạn đã gửi nhiều email và vẫn chưa nhận được phản hồi, đã đến lúc từ bỏ. Gửi nhiều hơn một email theo dõi là được, nhưng hãy để đủ thời gian giữa mỗi email để bạn không bị coi là tuyệt vọng.

Cuối cùng, bạn có thể thử theo dõi bằng cuộc gọi điện thoại. Nó có thể nghe có vẻ lỗi thời, nhưng đôi khi đó là cách tốt nhất để liên hệ với ai đó nếu bạn không nhận được phản hồi. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn không gọi ngay sau khi gửi email – điều đó sẽ quá nhiều.

Gửi email cho người sai

Khi bạn liên hệ với ai đó, hãy chắc chắn rằng bạn có địa chỉ chính xác. Sẽ là một tiếc nuối khi bỏ tất cả nỗ lực này vào việc viết một email theo dõi lịch sự chỉ để nó đi đến người sai. Hãy thực hiện nghiên cứu của bạn và kiểm tra kỹ rằng bạn có chi tiết liên hệ chính xác trước khi nhấn gửi.

Nếu bạn không hoàn toàn chắc chắn người nào để gửi tin nhắn của bạn, bạn có thể CC hoặc BCC người khác trên email theo dõi của bạn. Đây có thể là một bạn chung hoặc đồng nghiệp có thể thúc đẩy người bạn đang gửi email để phản hồi. Chỉ làm điều này như một phương sách cuối cùng.

Bất lịch sự và đòi hỏi

Điều quan trọng là phải lịch sự khi bạn gửi email cho ai đó. Bạn không muốn bị coi là thô lỗ hoặc đòi hỏi. Hãy lịch sự và tôn trọng, ngay cả khi bạn cảm thấy bực bội vì không nhận được phản hồi.

Một “vui lòng” hoặc “cảm ơn” đơn giản có thể giúp ích rất nhiều để làm cho email của bạn lịch sự và chuyên nghiệp hơn. Có thể có nhiều lý do tại sao bạn chưa nhận được phản hồi và điều quan trọng là phải nhớ rằng người nhận có thể bận rộn.

Tóm tắt

Theo dõi sau khi bạn đã gửi email là một cách tốt để cho thấy rằng bạn quan tâm đến chủ đề mà bạn lần đầu tiên liên hệ và nhắc nhở người nhận về kinh doanh của bạn. Chỉ cần chắc chắn rằng bạn có một kế hoạch và biết những gì cần tránh trước khi bạn bắt đầu gửi email cho mọi người. Khi thực hiện đúng cách, email theo dõi có thể giúp bạn hoàn thành thỏa thuận.