Mẫu Email Theo Dõi

Bạn đang tìm kiếm mẫu email theo dõi phù hợp? Những cái bạn đã sử dụng cho đến nay không hoạt động tốt hay có thể bạn chưa sử dụng cái nào? Nếu vậy, bạn đã đến đúng nơi – chúng tôi sẽ chỉ cho bạn những email theo dõi lịch sự chắc chắn sẽ mang lại kết quả.

Một chuỗi email theo dõi được soạn thảo tốt có thể giúp hoàn tất thỏa thuận và chuyển đổi khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền. Vì vậy, hãy bắt đầu.

Tầm quan trọng của việc gửi email theo dõi

Không có nghi ngờ gì rằng email theo dõi hiệu quả là quan trọng, nhưng vẫn có nhiều người không gửi chúng. Tại sao vậy?

Đôi khi mọi người sợ có vẻ “nặng tay” hoặc nghĩ rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của họ sẽ tự bán được. Sự thật là, hầu hết mọi người cần một chút thúc đẩy để nhắc nhở họ rằng bạn ở đó và bạn có thể giải quyết vấn đề của họ.

Email theo dõi rất hữu ích như một lời nhắc nhở. Chúng cho thấy rằng bạn quan tâm đến việc giữ liên lạc với người bạn đang gửi email, cũng như bạn trân trọng thời gian và ý kiến của họ. Theo dõi cũng cho thấy rằng bạn có tổ chức và có khả năng theo dõi các chi tiết quan trọng. Ngoài ra, sử dụng mẫu phát hành sản phẩm đảm bảo rằng thông điệp của bạn nhất quán và bao gồm tất cả các khía cạnh cần thiết của việc ra mắt sản phẩm.

Đôi khi, một email theo dõi được soạn thảo tốt là tất cả những gì cần thiết để đóng một thỏa thuận mà bạn đã làm việc trong nhiều tuần. Vì vậy, nếu bạn chưa gửi email theo dõi, đây là lúc để bắt đầu. Ngoài ra, một ví dụ email quảng cáo mạnh mẽ có thể truyền cảm hứng cho các chiến dịch email của riêng bạn, cho thấy cách soạn thảo một thông điệp hấp dẫn thúc đẩy hành động.

Cách đặt tiêu đề cho email theo dõi

Khi gửi email cho ai đó sau khi gặp họ, một quy tắc tốt là đưa tên của sự kiện hoặc dịp mà bạn gặp vào dòng chủ đề email. Ví dụ, “Rất vui được gặp bạn tại [tên hội nghị]”. Điều này giúp làm sáng tỏ ký ức của người nhận và bắt đầu cuộc trò chuyện trên một nốt tích cực.

Trong email gửi cho khách hàng tiềm năng, những người có thể quan tâm đến bản demo sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, hãy chắc chắn đưa một từ khóa liên quan vào dòng chủ đề email. Ví dụ, “Bạn vẫn quan tâm đến [sản phẩm/dịch vụ]?”

Đừng viết quá nhiều trong dòng chủ đề email nếu bạn không chắc chắn phải nói gì. Mục tiêu là giúp người nhận dễ dàng biết email là về cái gì để họ có thể nhanh chóng quyết định có mở nó hay không.

Ví dụ dòng chủ đề email theo dõi

• Theo Dõi
• Re: [Cuộc Họp/Hội Nghị]
• Re: [Email Trước Đó]
• Bạn vẫn quan tâm đến [Sản Phẩm/Dịch Vụ]?
• Hy vọng sẽ nhận được phản hồi từ bạn sớm
• Kiểm tra
• Câu hỏi nhanh về [Chủ Đề]
• Tôi nghĩ bạn có thể muốn một bản cập nhật về [Dự Án Cụ Thể]
• Tôi chỉ muốn chắc chắn rằng tôi chưa mất sự chú ý của bạn…
• Xin chào lại!
• Vừa để lại một tin nhắn thoại

Cách viết email theo dõi

Dưới đây là một số phương pháp hay để ghi nhớ khi viết email theo dõi:

• Hãy rõ ràng về những gì bạn đang gửi email – người nhận nên có thể nhanh chóng hiểu được mục đích của email của bạn. Bạn cũng có thể đưa vào một tóm tắt ngắn gọn về tương tác trước đó mà bạn đã có với người đó.
• Giữ mẫu email theo dõi của bạn thực sự ngắn – không phải ai cũng thích đọc email dài, vì vậy hãy chắc chắn rằng bạn đi vào vấn đề nhanh chóng.
• Đừng sợ đưa vào tệp đính kèm – thêm thông tin bổ sung nếu bạn tin rằng người bạn đang gửi email sẽ thấy nó hữu ích. Ngay cả khi bạn đã gửi cái gì đó trước đó, nó vẫn đáng để đưa vào lại.
• Kiểm tra kỹ lưỡng – khi bạn viết xong email, hãy lùi lại và đọc nó to. Nó có nghe giống như thứ bạn muốn đọc không? Nếu không, có khả năng người nhận cũng sẽ không. Hãy chắc chắn loại bỏ bất kỳ từ hoặc câu lấp lánh nào không thêm gì vào email. Bạn cũng nên kiểm tra lỗi ngữ pháp và chính tả.
• Bao gồm CTA – hãy chắc chắn rằng có một lời kêu gọi hành động rõ ràng trong email của bạn để người nhận biết bạn muốn họ làm gì tiếp theo. Ví dụ, nếu lên lịch cuộc họp, hãy chỉ định ngày và giờ mà bạn có sẵn.
• Kết thúc trên một nốt tích cực – luôn kết thúc email của bạn trên một nốt cao để người nhận cảm thấy tốt sau khi đọc nó.

Điều đó nói rằng, điều quan trọng là phải tìm được sự cân bằng phù hợp với email theo dõi lịch sự. Bạn không muốn có vẻ nặng tay hoặc quá gắn bó, nhưng bạn cũng không muốn có vẻ như bạn không bận tâm đến việc theo dõi. Chìa khóa là tìm một con đường giữa giữa tôn trọng thời gian của người đó và cho thấy rằng bạn quan tâm đến việc giữ liên lạc.

Những gì cần đưa vào email theo dõi

• bản sao của email trước đó
• tệp đính kèm bổ sung
• tham chiếu đến tương tác trước đó của bạn
• thông tin hữu ích khác
• CTA
• ghi chú tích cực

Ví dụ và mẫu email theo dõi

Câu hỏi nhanh về dự án của bạn

Kiểm tra sau khi gặp

Theo dõi sau cuộc gọi hội nghị

Theo dõi về [chủ đề cụ thể]

Rất vui được gặp bạn!

Câu hỏi nhanh về cuộc họp tiếp theo của chúng ta

Re: [tên của hội nghị]

Re: tài liệu tôi gửi tuần trước

Tôi nghĩ bạn có thể muốn một bản cập nhật về [dự án cụ thể]

Xin chào lại!

Tôi chỉ muốn chắc chắn rằng tôi chưa mất sự chú ý của bạn

Hãy gặp nhau sớm!

Lâu không nói chuyện

Tôi mong chờ được gặp bạn sớm!

Vừa để lại một tin nhắn thoại

Cuộc gọi điện thoại tuần tới?

Cách viết email theo dõi thứ hai

Đôi khi, một email theo dõi là không đủ. Nếu bạn chưa nhận được phản hồi từ người bạn đang cố gắng liên lạc, có thể đã đến lúc gửi email theo dõi thứ hai.

Khi viết email theo dõi thứ hai, có một vài điều bạn nên ghi nhớ:

• Đề cập rằng bạn gần đây đã gửi email theo dõi – bằng cách này, họ biết bạn không chỉ gửi email cho họ một cách bất ngờ.
• Giữ nó ngắn gọn và đi vào vấn đề – nếu họ chưa trả lời email đầu tiên của bạn thì họ có thể bận rộn, vì vậy đừng chiếm quá nhiều thời gian của họ.
• Lịch sự hỏi liệu có bất kỳ điều gì khác bạn có thể làm hoặc nếu có thời gian tốt hơn để liên lạc với họ – đôi khi, tất cả những gì cần thiết là một chút thúc đẩy theo hướng đúng.
• Tham chiếu đến tương tác ban đầu của bạn – nhắc nhở họ về nơi bạn gặp hoặc những gì bạn nói chuyện để họ có thể làm sáng tỏ ký ức của mình.
• Nhấn mạnh sự quan tâm của bạn đến việc gặp/nói chuyện với họ – cho họ biết rằng bạn vẫn quan tâm đến việc kết nối và tại sao.
• Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động – giúp họ dễ dàng trả lời bằng cách gợi ý một ngày và giờ cụ thể hoặc hỏi liệu có bất kỳ điều gì khác bạn có thể làm.
• Nói với họ rằng bạn sẽ không quấy rầy họ nữa – điều này có vẻ phản trực giác, nhưng nó hoạt động. Bằng cách nói với họ rằng bạn sẽ không gửi email cho họ nữa, họ có thể cảm thấy một cảm giác khẩn cấp để trả lời vì họ sẽ biết rằng bạn sẽ không tiếp tục quấy rầy họ.
• Cảm ơn họ vì thời gian của họ – ngay cả khi họ không trả lời, hãy bày tỏ lòng biết ơn vì đã dành thời gian đọc email của bạn.

Dưới đây, bạn có thể tìm thấy một vài mẫu email theo dõi thứ hai.

Tôi chỉ muốn theo dõi lần cuối cùng

Tôi chỉ muốn kiểm tra

Theo dõi nhanh

Tôi chỉ theo dõi

Tôi không muốn quấy rầy bạn nữa…

Các phương pháp hay nhất cho email theo dõi

Mặc dù chúng tôi đã đề cập đến những gì cần nói trong email theo dõi thứ hai của bạn, nhưng có một vài phương pháp hay khác cần ghi nhớ.

Luôn có thông tin chi tiết về lý do bạn theo dõi

Khi bạn theo dõi với ai đó, hãy chắc chắn rằng bạn có tất cả thông tin từ tương tác trước đó của bạn. Điều này sẽ giúp làm sáng tỏ ký ức của họ và họ sẽ có khả năng tham gia vào cuộc trò chuyện với bạn hơn.

Ngoài ra, có thông tin chi tiết cho thấy rằng bạn chuyên nghiệp, có tổ chức và coi trọng công việc của mình. Đây là tất cả những yếu tố quan trọng trong việc xây dựng niềm tin nhưng cũng là những dấu hiệu tốt của sự hợp tác tiềm năng của bạn.

Giữ áp lực thấp

Khi bạn soạn thảo email theo dõi, hãy chắc chắn rằng bạn giữ tông nhẹ nhàng và áp lực thấp. Không ai muốn cảm thấy như họ đang bị truy đuổi, và nếu bạn quá mạnh mẽ thì bạn có nguy cơ đẩy người nhận ra xa.

Một quy tắc tốt là tránh các cụm từ như “Tôi cần” hoặc “Tôi phải có”, vì chúng có thể có vẻ đòi hỏi. Thay vào đó, hãy tập trung vào các cụm từ như “Tôi sẽ đánh giá cao” hoặc “Tôi quan tâm đến”.

Sự thay đổi nhỏ này trong ngôn ngữ có thể tạo ra sự khác biệt lớn trong cách email của bạn được nhận.

Cá nhân hóa mẫu email theo dõi của bạn

Mẫu email theo dõi có thể là một điểm khởi đầu tuyệt vời cho những gì cần nói trong email theo dõi thứ hai. Hãy chắc chắn cá nhân hóa từng email bạn gửi. Một cách tốt để làm điều này là đề cập đến một cái gì đó cụ thể từ các tương tác trước đó của bạn, có thể là bất kỳ thứ gì từ sở thích chung đến một lời khuyên mà họ đã cho bạn.

Sự cá nhân hóa như vậy sẽ giúp người nhận cảm thấy được trân trọng và đánh giá cao, khiến họ sẵn sàng tham gia với bạn hơn. Ngay cả khi bạn không có gì cụ thể để đề cập, một “Tôi hy vọng bạn khỏe” hoặc “Tôi chỉ theo dõi cuộc trò chuyện trước đó của chúng ta” đơn giản cũng có thể đi một chặng đường dài.

Kịp thời với các theo dõi của bạn

Khi bạn soạn thảo email theo dõi, hãy chắc chắn tham chiếu đến bao nhiêu thời gian đã trôi qua kể từ tương tác cuối cùng của bạn. Điều này giúp đặt kỳ vọng cho người nhận và cho thấy rằng bạn trân trọng thời gian của họ.

Chờ ít nhất vài ngày trước khi gửi email theo dõi đầu tiên của bạn. Đối với các email tiếp theo, hãy cho những người bận rộn thêm thời gian để trả lời. Một quy tắc tốt là chờ ít nhất một tuần trước khi mỗi lần theo dõi.

Tất nhiên, những dòng thời gian này có thể khác nhau tùy thuộc vào tình huống. Trong trường hợp khẩn cấp hoặc vấn đề nhạy cảm về thời gian, bạn có thể theo dõi nhanh hơn.

Theo dõi email của bạn

Nếu bạn đang gửi rất nhiều email theo dõi, sẽ rất hữu ích khi theo dõi chúng. Bằng cách theo dõi email, bạn có thể dễ dàng tham chiếu các cuộc trò chuyện trước đó và biết khi nào sẽ là thời gian tốt để gửi tin nhắn theo dõi tiếp theo.

Có một vài cách khác nhau để làm điều này. Bạn có thể tạo một bảng tính với tất cả thông tin liên quan, sử dụng công cụ quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM) hoặc phần mềm theo dõi email. Bằng cách theo dõi email theo dõi của bạn, bạn có thể luôn cập nhật các cuộc trò chuyện của mình và xây dựng các mối quan hệ tốt hơn với các liên hệ của bạn.

Theo dõi cũng giúp bạn tránh theo dõi quá thường xuyên vì nó có thể có vẻ nặng tay.

Chia sẻ giá trị bổ sung trong email theo dõi của bạn

Khi bạn theo dõi với ai đó, hãy chắc chắn đưa vào giá trị bổ sung. Điều này có thể là bất kỳ thứ gì từ một bài viết mà bạn nghĩ họ sẽ thích đến một sản phẩm mới ra mắt có liên quan đến tương tác hoặc sở thích của bạn.

Bằng cách làm như vậy, bạn không chỉ cho thấy rằng bạn đang nghĩ đến người nhận mà còn cho thấy rằng bạn muốn giúp họ theo một cách nào đó. Điều này củng cố mối quan hệ của bạn và làm cho người nhận email có khả năng tham gia với bạn trong tương lai cao hơn.

Thêm các cụm từ kết thúc lịch sự

Khi bạn kết thúc email của mình, hãy chắc chắn đưa vào một số cụm từ kết thúc lịch sự. Điều này có thể đơn giản như “cảm ơn vì thời gian của bạn” hoặc “tôi mong chờ được nghe từ bạn”.

Những cụm từ như vậy cho thấy rằng bạn trân trọng thời gian của người nhận và quan tâm đến việc tiếp tục cuộc trò chuyện. Chúng cũng để lại một ấn tượng tốt, làm cho người nhận có khả năng phản ứng tích cực hơn đối với bất kỳ tương tác trong tương lai nào.

Ít hơn là nhiều hơn

Khi nói đến email theo dõi, ít hơn thường là nhiều hơn. Giữ các tin nhắn của bạn ngắn gọn và đi vào vấn đề. Điều này sẽ giúp chúng dễ đọc hơn và có khả năng được trả lời cao hơn.

Trong trường hợp bạn có rất nhiều thông tin để chia sẻ, hãy cân nhắc chia nó thành một vài email khác nhau. Bằng cách đó, bạn có thể tập trung vào một điều tại một thời điểm và tránh làm choáng ngợp người nhận. Bạn cũng nên để lại một số khoảng trắng trong email của mình để làm cho chúng hấp dẫn hơn về mặt hình ảnh và dễ đọc hơn.

Tóm tắt

Làm chủ email theo dõi có thể tốn thời gian, nhưng rất bổ ích. Bạn có thể phát triển các mối quan hệ mạnh mẽ, có được nhiều khách hàng hơn và đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.

Bằng cách tuân theo các mẹo đơn giản ở trên – cá nhân hóa tin nhắn của bạn, giữ nó ngắn gọn và đi vào vấn đề, lịch sự và tôn trọng thời gian của người nhận – bạn sẽ tạo ra một ấn tượng tốt và tăng cơ hội cải thiện tỷ lệ phản hồi của bạn.

Khi gửi email theo dõi, hãy chắc chắn đề cập đến những gì bạn ban đầu nói hoặc gửi email để người nhận có thể làm sáng tỏ ký ức của nó. Nhấn mạnh sự quan tâm của bạn đến việc gặp/nói chuyện với họ và cho họ biết tại sao bạn vẫn quan tâm đến việc kết nối. Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động, giúp họ dễ dàng trả lời bằng cách gợi ý một ngày và giờ cụ thể cho cuộc họp hoặc cuộc trò chuyện.

Nếu mẫu email theo dõi của bạn đánh dấu tất cả các hộp này, bạn sẽ đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình. Chúc bạn may mắn.