Cách Giới Thiệu Bản Thân Trong Email (Mẹo + Mẫu)

Khi bạn lần đầu tiên liên hệ với ai đó vì lý do kinh doanh qua email, điều lịch sự là giới thiệu bản thân một cách thích hợp. Tuân theo một số mẹo chung có thể giúp bạn viết email giới thiệu hiệu quả.

Ở đây, chúng tôi sẽ đi qua cách giới thiệu bản thân trong email để bạn có thể tạo ấn tượng tốt và có cơ hội thành công cao nhất.

Chúng tôi cũng sẽ xem xét một số ví dụ email giới thiệu kinh doanh mà bạn có thể sử dụng và sửa đổi để phù hợp với nhu cầu của mình.

Tầm quan trọng của việc gửi email giới thiệu

Luôn lịch sự khi bạn liên hệ với ai đó lần đầu tiên.

Ngay cả khi bạn đã gặp người đó tại một sự kiện hoặc hội nghị gần đây, một tin nhắn chào hỏi có thể đóng vai trò như một lời nhắc nhở. Email giới thiệu giúp bạn bắt đầu đúng cách với người bạn đang liên hệ, thiết lập tông cho các tương tác trong tương lai.

Do đó, điều quan trọng là dành thời gian để soạn email giới thiệu vừa lịch sự vừa chuyên nghiệp. Bằng cách làm như vậy, bạn có nhiều khả năng tạo ra tác động tích cực và thiết lập mối quan hệ tốt với người nhận từ đầu.

Cách đặt tiêu đề cho email giới thiệu

Khi gửi email giới thiệu, dòng chủ đề bắt mắt sẽ làm cho thông điệp của bạn nổi bật so với nhiều thông điệp khác mà người nhận nhận được hàng ngày. Dòng chủ đề tốt cần phải ngắn gọn và đúng trọng tâm, cũng như cung cấp cho người nhận một ý tưởng về nội dung của email.

Bao gồm một tuyên bố ngắn gọn về bạn là ai và tại sao bạn liên hệ với người đó, nhưng không đi vào quá nhiều chi tiết. Điều này sẽ giúp người nhận hiểu mục đích của email và, nếu làm đúng, khuyến khích họ mở nó.

Nêu chi tiết như:

• tên của bạn
• chức danh công việc của bạn
• công ty bạn làm việc
• và/hoặc ngày và giờ của một sự kiện

Thêm một hoặc nhiều thông tin này vào tiêu đề sẽ cho phép người nhận xác định cả bạn và chủ đề của email trước khi đọc nó.

Ví dụ về dòng chủ đề email giới thiệu

• Giới thiệu bản thân – [Tên của Bạn]
• Lời Giới Thiệu Ấm Áp từ [Tên của Bạn]
• Lời Chào từ [Công Ty của Bạn]
• Người liên hệ của bạn tại [Tên Công Ty]: [Tên của Bạn]
• Yêu cầu thông tin: [Tên của Bạn] từ [Công Ty của Bạn]
• Yêu cầu cuộc họp: [Ngày và Giờ] với [Tên của Bạn]
• Một kết nối chung gợi ý tôi liên hệ
• Yêu cầu cuộc gọi [Khung Thời Gian] để thảo luận [Chủ Đề]

Cách viết email giới thiệu

Khi giới thiệu email cho ai đó, điều quan trọng là giữ thông điệp của bạn ngắn gọn và đúng trọng tâm. Viết một văn bản dài và lòng vòng có thể quá sức cho người nhận, người trong nhiều trường hợp sẽ không biết bạn là ai.

Bắt đầu với những lời chào email phổ biến như “Xin chào”, " “Chào buổi sáng”, " “Lời chào”, “ hoặc “Hi.” Sau đó, nêu tên của bạn và lý do gửi email trong vài câu ngắn gọn.

Khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, cũng rất tốt khi bao gồm giải thích ngắn gọn về cách bạn biết người đó hoặc cách bạn có được địa chỉ email của họ. Ví dụ, bạn có thể nói “Tôi được một người bạn chung cung cấp thông tin liên hệ của bạn”, “ hoặc “Tôi đã xem bài nói chuyện của bạn tại hội nghị tháng trước và muốn liên hệ.”

Mẹo: Nếu bạn có bất kỳ kết nối chung nào, hãy chắc chắn đề cập đến nó ngay cả khi người đó không chia sẻ chi tiết liên hệ của người nhận với bạn. Điều này sẽ giúp thiết lập cảm giác tin tưởng và mối quan hệ tốt với mục tiêu của email từ đầu.

Khi gửi lời chào thay mặt cho người khác, hãy chắc chắn bao gồm thông tin đó trong thông điệp của bạn.

Cũng rất hữu ích khi bao gồm một số chi tiết bổ sung về bạn là ai để cung cấp thêm bối cảnh. Để cung cấp cho họ thêm bối cảnh, nêu thông tin như vị trí, công ty và/hoặc trang web của bạn, đặc biệt nếu nó chưa được đưa vào dòng chủ đề.

Luôn kết thúc bằng một lời đóng lịch sự như “Cảm ơn bạn vì thời gian của bạn”, " “Tôi mong chờ được nghe từ bạn”, “ hoặc “Trân trọng”.

Những gì cần bao gồm trong email giới thiệu

• lời chào ngắn gọn – “Xin chào” hoặc “Kính gửi”, v.v.
• tên của bạn
• mục đích của thông điệp của bạn – tại sao bạn viết
• cách bạn biết người nhận hoặc cách bạn lấy được địa chỉ email của họ
• bất kỳ kết nối chung nào – người hoặc sự kiện
• bạn đang viết thay mặt cho ai (nếu có)
• thông tin bổ sung về bản thân – chức danh công việc, công ty, trang web
• lời kêu gọi hành động (CTA) – những gì bạn muốn người nhận làm tiếp theo sau khi đọc thông điệp của bạn
• thông tin liên hệ của bạn – email, số điện thoại, hồ sơ phương tiện truyền thông xã hội, v.v.
• lời đóng lịch sự – ví dụ “Cảm ơn” hoặc “Lời chúc tốt nhất”, theo sau là tên của bạn

Mẫu email giới thiệu

Giới thiệu bản thân – [Tên của Bạn]

Lời Giới Thiệu Ấm Áp từ [Tên của Bạn]

Lời Chào từ [Công Ty của Bạn]

Người liên hệ của bạn tại [Tên Công Ty]: [Tên của Bạn]

Yêu cầu thông tin: [Tên của Bạn] từ [Công Ty của Bạn]

Yêu cầu cuộc họp: [thời gian và ngày] với [Tên của Bạn]

Một kết nối chung gợi ý tôi liên hệ

Yêu cầu cuộc gọi [khung thời gian] để thảo luận [chủ đề trò chuyện]

Thực hành tốt trong email giới thiệu

Có một số lời khuyên đáng giá khi bạn liên hệ với ai đó vì lý do kinh doanh. Những mẹo này sẽ giúp thông điệp của bạn đạt được mục đích của nó.

• Sử dụng mẫu – mặc dù điều quan trọng là cá nhân hóa từng email, nhưng có một thông điệp giới thiệu sẵn sàng có thể tiết kiệm thời gian nếu bạn có nhiều khách hàng tiềm năng để liên hệ.
• Đưa ra dòng chủ đề rõ ràng và ngắn gọn phản ánh mục đích của email – tên, công ty và/hoặc lý do ngắn gọn cho thông điệp của bạn đều phù hợp ở đây (xem phần dành riêng ở trên về cách đặt tiêu đề cho email giới thiệu để biết thêm thông tin).
• Bắt đầu bằng lời chào lịch sự – gọi người nhận bằng tên luôn là một cách tốt để bắt đầu mối quan hệ chuyên nghiệp đúng cách
• Giới thiệu bản thân trong câu đầu tiên hoặc hai câu – bao gồm tên, chức danh công việc và công ty của bạn (nếu có).
• Giải thích tại sao bạn liên hệ – cố gắng tập trung vào cách thông điệp của bạn sẽ mang lại lợi ích cho người nhận và lợi ích kinh doanh của họ.
• Giữ tự giới thiệu ngắn gọn và đúng trọng tâm – email dài thường bị bỏ qua hoặc không được đọc hết.
• Sử dụng ngữ pháp và chính tả chính xác – hãy nhớ kiểm tra lại email của bạn trước khi gửi.
• Giữ tông chuyên nghiệp xuyên suốt – cho dù bạn ở trong môi trường chính thức hay cố gắng thiết lập mối quan hệ thân thiết hơn, điều quan trọng là viết email chuyên nghiệp.
• Lịch sự và khiêm tốn – không ai thích sự kiêu ngạo nên cố gắng bị coi là ai đó quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ thay vì chỉ tìm kiếm cơ hội kinh doanh cho chính họ hoặc công ty của họ.
• Nếu có thể, hãy tìm một số điểm chung để liên kết – đó có thể là một sự kiện hoặc hội nghị được tham dự, hoặc thậm chí là điều gì đó không liên quan đến kinh doanh như tình yêu chung của thể thao, âm nhạc hoặc sách.
• Kết thúc bằng lời kêu gọi hành động – cho dù đó là sắp xếp cuộc họp, phản hồi yêu cầu của bạn, hoặc đơn giản là xác nhận nhận được thông điệp, đừng quên nói những gì bạn muốn người nhận làm sau khi đọc email của bạn.
• Bao gồm thông tin liên hệ của bạn – giúp người nhận dễ dàng liên hệ với bạn bằng cách bao gồm địa chỉ email, số điện thoại và/hoặc liên kết phương tiện truyền thông xã hội của bạn.
• Kết thúc bằng lời đóng lịch sự.

Tóm tắt

Email giới thiệu thường là điểm liên hệ đầu tiên bạn có với khách hàng tiềm năng, cộng tác viên hoặc đối tác kinh doanh. Đây có thể là bước đầu tiên hướng tới xây dựng mối quan hệ chuyên nghiệp với họ, vì vậy điều quan trọng là phải làm đúng thông điệp chào hỏi này để tạo ấn tượng tốt.

Tuân theo các mẹo và ví dụ được cung cấp trong bài viết này sẽ giúp bạn viết email giới thiệu chuyên nghiệp nổi bật trong hộp thư của người nhận, thiết lập sự tôn trọng và có cơ hội tốt để đạt được mục đích của nó.

Dành thời gian để soạn mẫu email tự giới thiệu được viết tốt để sử dụng cho các mối quan hệ kinh doanh trong tương lai và bạn sẽ tiến một bước trước đối thủ cạnh tranh.