Cách Kết Thúc Email (Mẹo + Mẫu)
Tìm hiểu cách kết thúc email kinh doanh hiệu quả với mẹo và mẫu. Bao gồm lời kết mượt mà, lời ký chuyên nghiệp và thông tin liên hệ. Tránh ngôn ngữ không chính ...
15 phút đọc
LiveAgent
Email Templates
+1
Khi giao tiếp với khách hàng, khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng, việc tìm ra cách đúng để kết thúc một email và ngắt cuộc trò chuyện cũng quan trọng như một lời mở đầu thích hợp. Trên thực tế, kết thúc một tương tác một cách chuyên nghiệp, lịch sự và tôn trọng có thể thực sự biến đổi ngay cả những cuộc trò chuyện có thể bắt đầu không tốt thành một trải nghiệm dịch vụ khách hàng tích cực và để lại cho khách hàng một ấn tượng cuối cùng tốt.
Những mẹo cơ bản để kết thúc cuộc trò chuyện với khách hàng
- Sử dụng một hoặc nhiều cụm từ kết thúc cuộc trò chuyện phổ biến nhất có liên quan đến chủ đề của tương tác (cảm ơn khách hàng, nhắc lại lời xin lỗi của bạn, thông báo các bước tiếp theo, v.v.).
- Chọn từ vựng, tông điệu và phong cách phù hợp nhất với đối tượng của bạn.
- Điều chỉnh các câu lời kết thúc của bạn để phù hợp với các kênh hỗ trợ khác nhau. Các cuộc trò chuyện qua điện thoại và email thường yêu cầu ngôn ngữ chính thức hơn, trong khi các tương tác live chat và phương tiện truyền thông xã hội thường tùy tiện hơn.
- Tránh sử dụng cùng một câu lời kết thúc ở cuối mỗi tương tác vì nó có thể nghe có vẻ quá chung chung và máy móc – hãy cá nhân hóa thông điệp của bạn bất cứ khi nào có thể.
- Kết thúc trên một nốt cao bằng cách hỏi khách hàng xem có điều gì khác mà bạn có thể giúp được hay khuyến khích họ liên hệ lại trong tương lai. Duy trì nhật ký cuộc trò chuyện là rất quan trọng để theo dõi các tương tác trong quá khứ và đảm bảo tính liên tục trong hỗ trợ khách hàng.
- Hãy chắc chắn rằng câu lời kết thúc của bạn lịch sự, thân thiện và để lại một ấn tượng tích cực tổng thể.
Theo khảo sát của American Express, 68% người tiêu dùng tin rằng một nhân viên dịch vụ khách hàng tốt là chìa khóa để có những trải nghiệm dịch vụ tích cực. Dưới đây là một số ví dụ đã được kiểm chứng về cách bạn có thể kết thúc cuộc trò chuyện với khách hàng một cách chuyên nghiệp trên các kênh hỗ trợ khác nhau để đảm bảo khách hàng của bạn luôn nhận được trải nghiệm thoải mái bất cứ khi nào họ tương tác với bạn.
Cách kết thúc một cuộc gọi điện thoại: các câu lời kết thúc cuộc gọi
“Cảm ơn bạn đã gọi và nếu bạn có bất kỳ câu hỏi bổ sung nào, vui lòng gọi lại cho chúng tôi.”
“Cảm ơn bạn đã gọi [TÊN CÔNG TY]. Có một ngày tốt lành.”
“Bạn đã nói chuyện với [TÊN NHÂN VIÊN] hôm nay. Cảm ơn bạn đã liên hệ với [TÊN CÔNG TY]. Có một ngày tuyệt vời.”
“Xin lỗi một lần nữa vì bất kỳ sự bất tiện nào gây ra. Cảm ơn bạn vì cuộc gọi của bạn.”
“Cảm ơn bạn đã gọi. Tôi rất vui được nói chuyện với bạn hôm nay.”
“Nếu có bất kỳ câu hỏi nào khác phát sinh, vui lòng liên hệ với chúng tôi bất cứ lúc nào. Cảm ơn rất nhiều vì đã gọi. Tạm biệt.”
“Cảm ơn rất nhiều vì thời gian của bạn, [TÊN KHÁCH HÀNG], và cảm ơn bạn đã gọi [TÊN CÔNG TY]. Chúng tôi mong muốn được làm việc với bạn trong tương lai. Có một ngày tuyệt vời!”
“Cảm ơn bạn đã gọi [TÊN KHÁCH HÀNG], phản hồi của bạn cực kỳ quý giá đối với chúng tôi. Vui lòng không ngần ngại gọi lại cho chúng tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.”
“Thật tuyệt vời khi chúng tôi đã trả lời các câu hỏi của bạn hôm nay. Cảm ơn bạn đã gọi [TÊN CÔNG TY]. Có một ngày tuyệt vời.”
“Tôi rất vui khi chúng tôi đã có thể giúp bạn hôm nay [TÊN KHÁCH HÀNG], vui lòng gọi lại nếu bạn cần trợ giúp.”
Cách kết thúc một email: các cụm từ kết thúc email
“Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, vui lòng cho tôi biết. Mong chờ được nghe từ bạn.”
“Trong khi đó, hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, bình luận hoặc mối quan tâm nào khác. Tôi sẽ rất vui được hỗ trợ bạn.”
“Tôi hy vọng điều này sẽ hữu ích. Gửi cho tôi một dòng nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác. Vui lòng liên hệ với chúng tôi trên Facebook [liên kết] hoặc Twitter [liên kết] nếu bạn muốn phản hồi nhanh.”
“Và tất nhiên, tôi luôn sẵn sàng trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có. Nếu tôi có thể giúp bạn bằng bất kỳ cách nào, vui lòng không ngần ngại gửi email.”
“Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về sản phẩm của chúng tôi, vui lòng liên hệ với tôi hoặc bất kỳ ai khác trong nhóm hỗ trợ của chúng tôi bất cứ lúc nào. Chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ.”
“Cảm ơn vì thời gian của bạn, và hãy gọi cho tôi hoặc gửi email cho tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về công cụ.”
“Vui lòng liên hệ với nhóm hỗ trợ của chúng tôi tại [số điện thoại], hoặc trả lời tin nhắn này và chúng tôi sẽ rất vui được giúp đỡ.”
“Như một lời nhắc nhở, đây là [liên kết] đến Cơ Sở Kiến Thức của chúng tôi nơi bạn có thể tìm thêm thông tin về sản phẩm và công ty của chúng tôi bất cứ lúc nào.”
“Chúng tôi chân thành cảm ơn sự hiểu biết của bạn trong vấn đề này. Vui lòng liên hệ với tôi nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.”
“Tôi xin lỗi một lần nữa vì sự bất tiện. Tôi đã chuyển phản hồi này cho phần còn lại của nhóm của tôi và có thể đảm bảo rằng sai lầm này sẽ không xảy ra trong tương lai.”
“Tôi hiểu rằng đây không phải là câu trả lời mà bạn mong đợi. Nhưng tôi sẽ cố gắng hết sức để sửa chữa nó càng sớm càng tốt và tôi sẽ chắc chắn cập nhật cho bạn.”
“Cho tôi biết nếu giải pháp này phù hợp với bạn. Và như mọi khi, nếu có bất kỳ điều gì khác mà tôi có thể giúp bạn, vui lòng không ngần ngại liên hệ.”
“Cảm ơn lần nữa vì đã đưa vấn đề này đến sự chú ý của chúng tôi. Tôi sẽ cập nhật cho bạn về tiến độ trong vòng một tuần.”
“Tôi hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc và có cơ hội làm việc cùng nhau lại trong tương lai. Vui lòng không ngần ngại cung cấp phản hồi và đề xuất để giúp chúng tôi cải thiện, ngay cả từ xa.”
“Trong khi đó, đây là một số hành động bạn có thể thực hiện có thể giải quyết vấn đề: […]. Nếu những điều này không hoạt động, tôi sẽ quay lại với bạn trong vòng một ngày làm việc với một giải pháp thay thế.”
Cách kết thúc một cuộc trò chuyện trên live chat
“Tôi rất vui khi có thể giải quyết vấn đề đó cho bạn. Trước khi bạn đi, có điều gì khác mà tôi có thể giúp bạn hôm nay không?”
“Vui khi có thể giúp ☺ Chúc bạn có một ngày tốt lành!”
“Cảm ơn bạn đã trò chuyện với chúng tôi hôm nay. Có một ngày tốt lành. Tạm biệt.”
“Cảm ơn bạn đã liên hệ với hỗ trợ trò chuyện của chúng tôi. Tôi sắp đóng cuộc trò chuyện này. Nếu bạn có bất kỳ vấn đề nào khác, vui lòng không ngần ngại cho chúng tôi biết. Có một ngày tuyệt vời!”
“Cảm ơn bạn đã sử dụng dịch vụ trợ giúp trực tiếp của chúng tôi, và vui lòng liên hệ với chúng tôi lại nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào khác. Tạm biệt!”
“Cảm ơn bạn đã ghé thăm! Chúng tôi hy vọng sẽ gặp bạn lại!”
“Cảm ơn bạn đã ghé thăm, chúng tôi hy vọng sẽ nghe từ bạn lại!”
“Đồng nghiệp của tôi [TÊN NHÂN VIÊN] từ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật sẽ có thể trả lời câu hỏi của bạn. Tôi sẽ mời anh ấy vào phòng trò chuyện của chúng tôi ngay bây giờ, chờ một chút.”
“Thật không may, tôi không được trang bị để giúp bạn với vấn đề đó nhưng tôi có thể chuyển bạn đến đồng nghiệp của tôi chuyên xử lý loại yêu cầu này. Bạn có muốn vậy không?”
“Vui lòng chờ, tôi sẽ kết nối bạn với [TÊN NHÂN VIÊN] từ [BỘ PHẬN] ngay lập tức.”
“Bạn vui lòng chờ một chút không? Tôi đang chuyển bạn đến người phù hợp.”
“[TÊN KHÁCH HÀNG], có vẻ như bạn không còn phản hồi. Tôi sẽ phải đóng cuộc trò chuyện bây giờ. Nếu bạn vẫn cần trợ giúp của tôi, bạn có thể yêu cầu một cuộc trò chuyện khác. Cảm ơn bạn đã ghé thăm.”
“Đã lâu rồi kể từ lần phản hồi cuối cùng của bạn. Tôi sẽ phải đóng cuộc trò chuyện của chúng tôi. Nếu bạn cần bất kỳ hỗ trợ nào khác, chúng tôi sẵn sàng phục vụ bạn. Có một ngày tốt lành!”
“Vì có vẻ như bạn không còn phản hồi, tôi sẽ kết thúc phiên trò chuyện này. Nếu bạn vẫn cần bất kỳ hỗ trợ nào, vui lòng yêu cầu một phiên mới. Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi.”
“Nếu có bất kỳ vấn đề nào khác phát sinh và bạn không thể truy cập dòng trò chuyện của chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email tại [địa chỉ email] hoặc gọi đường dây dịch vụ khách hàng của chúng tôi tại [số điện thoại].”
Cách kết thúc một cuộc trò chuyện trên phương tiện truyền thông xã hội
“Hãy để chúng tôi xem xét điều đó cho bạn. Chúng tôi sẽ trả lời sớm.”
“Cảm ơn bạn đã cho chúng tôi cơ hội giúp đỡ, chúng tôi ở đây nếu bạn bao giờ cần chúng tôi lại!”
“Chúng tôi sẽ theo dõi tin nhắn trực tiếp của bạn ngay khi nó được giải quyết.”
“Hy vọng điều này sẽ hữu ích, có một ngày tuyệt vời!”
“Có bất kỳ câu hỏi nào khác mà tôi có thể giúp bạn không?”
“Cho chúng tôi biết cách khác mà chúng tôi có thể giúp bạn.”
“Cảm ơn. Thật tuyệt vời khi tôi có thể giúp được.”
“Cảm ơn vì lời kêu gọi – tôi sẽ yêu cầu ai đó từ bộ phận hỗ trợ kỹ thuật xem xét nó ngay lập tức!”
“Chúng tôi sẽ cố gắng hết sức để sửa chữa nó càng sớm càng tốt!”
“Vui khi có thể giúp! Hãy liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần bất kỳ điều gì khác.”
Những điểm chính
Kết thúc cuộc trò chuyện một cách chuyên nghiệp và lịch sự là một kỹ năng thiết yếu trong dịch vụ khách hàng. Bằng cách tuân theo các mẫu và thực tiễn tốt nhất này, bạn có thể:
- Biến đổi các tương tác tiêu cực thành những trải nghiệm khách hàng tích cực
- Để lại một ấn tượng tích cực lâu dài khuyến khích lòng trung thành của khách hàng
- Duy trì tính chuyên nghiệp trên tất cả các kênh giao tiếp
- Khuyến khích sự tham gia trong tương lai bằng cách mời khách hàng liên hệ lại
- Cá nhân hóa các tương tác để khách hàng cảm thấy được trân trọng và đánh giá cao
Hãy nhớ rằng, cách bạn kết thúc một cuộc trò chuyện thường là những gì khách hàng nhớ nhất. Hãy làm cho mỗi lời kết thúc có ý nghĩa bằng cách trung thực, biết ơn và chuyên nghiệp.
