Mẫu Email Thông báo Công ty
Khám phá các mẫu email thông báo công ty có thể tùy chỉnh để giao tiếp nội bộ, bao gồm các chương trình khuyến mãi, vị trí tuyển dụng và lời mời họp. Tìm hiểu l...
5 phút đọc
LiveAgent
Email Templates
+2
Tin nhắn trực tiếp trên Facebook hoặc Instagram có quan trọng không? Hầu hết các doanh nghiệp mới bắt đầu trên mạng xã hội cho rằng các truy vấn nhận được thông qua tin nhắn trực tiếp trên các mạng xã hội ít quan trọng hơn so với email.
Nhưng thực tế lại ngược lại! Người dùng dành nhiều thời gian hơn trên mạng xã hội so với kiểm tra hộp thư của họ ngày nay. Đó là lý do tại sao công ty bạn cần cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc qua mạng xã hội cũng như các kênh giao tiếp khác và trả lời mọi tin nhắn nhận được từ khách hàng.
Tin nhắn trực tiếp là gì? Tại sao nó lại quan trọng?
Tin nhắn trực tiếp là một tin nhắn riêng tư được gửi bởi người dùng mạng xã hội cho một người dùng khác hoặc cho tài khoản kinh doanh. Thực tế là những người dùng khác không thể thấy nội dung không được gửi cho họ làm cho loại giao tiếp này trở nên độc đáo. Về tỷ lệ mở, tin nhắn trực tiếp từ Facebook hoặc Instagram có giá trị rất cao, vượt quá 60% hoặc thậm chí 80% so với tỷ lệ mở email trung bình khoảng 15-25%. Điều này đơn giản là vì mọi người sử dụng các mạng xã hội này rộng rãi. Thương hiệu của bạn càng hoạt động tích cực trên một mạng cụ thể, hộp thư sẽ càng liên quan.
Ý tưởng mẫu trả lời chung trên mạng xã hội
Trả lời chung trên mạng xã hội
Xin chào [tên]! Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi! Tên tôi là [tên đại diện], và tôi rất vui lòng được hỗ trợ bạn hôm nay.
Bạn có thể chỉ rõ yêu cầu của mình để tôi có thể cố gắng giúp bạn, hoặc chuyển tin nhắn của bạn cho một đồng nghiệp sẽ liên hệ với bạn sớm nhất có thể không?
Trân trọng, [tên đại diện]
P.S. Nếu bạn thích nội dung chúng tôi đăng trên hồ sơ của mình, bạn có muốn chia sẻ các bài đăng của chúng tôi từ thời gian này không? Nó sẽ giúp chúng tôi tiếp cận nhiều người theo dõi hơn và phát triển sự hiện diện trên mạng xã hội của chúng tôi <3
Trả lời chung trên mạng xã hội – phản hồi với tin nhắn về đơn hàng bị lỗi/hư hỏng
Xin chào [tên], Cảm ơn bạn đã thông báo cho chúng tôi về vấn đề với đơn hàng của bạn.
Chúng tôi rất tiếc khi bạn nhận được sản phẩm [bị lỗi/hư hỏng], và chúng tôi hứa rằng vấn đề này sẽ được giải quyết sớm nhất có thể!
Vui lòng cung cấp cho chúng tôi các thông tin sau để chúng tôi có thể bắt đầu quá trình hoàn trả:
- Số đơn hàng, mà bạn có thể tìm thấy trong email xác nhận hoặc trên gói hàng.
- Chi tiết về sản phẩm bị lỗi.
- Mô tả vấn đề.
Ngay sau khi bạn cung cấp cho chúng tôi thêm chi tiết, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về các bước tiếp theo.
Trân trọng, Đội dịch vụ khách hàng [công ty]
Trả lời chung trên mạng xã hội – trả lời câu hỏi về việc tái cấp kho
Xin chào [tên], Chúng tôi rất vui khi bạn quan tâm đến [sản phẩm/dịch vụ] của chúng tôi.
Như bạn có thể nhận thấy, sản phẩm này hiện đã hết hàng. Tuy nhiên, nó sẽ có sẵn lại vào [ngày].
Vì chúng tôi sẽ tái cấp kho một số lượng hạn chế các mặt hàng, chúng tôi khuyên bạn nên đăng ký danh sách nhắc nhở. Sau khi bạn thêm email của mình, hệ thống của chúng tôi sẽ thông báo cho bạn khi [sản phẩm/dịch vụ] mong muốn có sẵn lại.
Chúc may mắn và mua sắm vui vẻ!
Trân trọng, [tên đại diện] từ đội [công ty]
Trả lời chung trên mạng xã hội – trả lời câu hỏi về trạng thái đơn hàng
Xin chào [tên], Cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi vừa kiểm tra trạng thái của đơn hàng số [số đơn hàng] của bạn. Nó vừa được [đóng gói/gửi/giao đến điểm nhận hàng], vì vậy bạn sẽ nhận được nó trong [số ngày] ngày.
Bạn có thể theo dõi đơn hàng của mình bằng cách nhấp vào liên kết này [liên kết]. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào khác, vui lòng gửi tin nhắn cho tôi.
Trân trọng, [tên đại diện] từ đội [công ty]
Trả lời chung trên mạng xã hội – trả lời tin nhắn yêu cầu hỗ trợ vì khách hàng không nhận được phản hồi trên các kênh khác
Xin chào [tên], Cảm ơn bạn đã gửi tin nhắn và thông báo cho chúng tôi về tình huống đó. Tôi rất tiếc khi bạn phải chờ đợi lâu mà không được liên hệ bởi đội của chúng tôi.
Nếu bạn gửi truy vấn của mình qua email, biểu mẫu liên hệ hoặc trò chuyện trực tiếp, bạn sẽ nhận được email xác nhận với số vé chuyên dụng được gán cho truy vấn của bạn.
Bạn có thể kiểm tra tin nhắn đó và cho tôi biết số vé của bạn không?
Tôi sẽ kiểm tra trạng thái của truy vấn của bạn ngay sau khi bạn cung cấp cho tôi những chi tiết này và sẽ liên hệ lại với bạn với thêm thông tin và các bước tiếp theo.
Xin lỗi vì sự bất tiện!
Trân trọng, Đội dịch vụ khách hàng [công ty]
Giao tiếp trên mạng xã hội – các quy tắc cơ bản
Tạo một nhân cách trực tuyến
Hãy là chính mình. Bạn đang kết nối với những con người khác, vì vậy hãy minh bạch, trung thực và đồng cảm. Truyền đạt các giá trị của bạn hoặc các giá trị của thương hiệu của bạn cho khách hàng.
Hãy nhất quán
Đảm bảo cả giao tiếp công khai và riêng tư trên mạng xã hội có cùng một giọng điệu. Nếu giọng điệu thư giãn và dễ tiêu hóa trong các bài đăng công khai của bạn, hãy làm tương tự trong tin nhắn trực tiếp. Đừng quá chính thức. Bạn không muốn người gửi nghi ngờ liệu họ có gửi tin nhắn cho công ty đúng không?
Phản hồi nhanh chóng
Mạng xã hội là một kênh “luôn bật”. Hãy quen với việc phản hồi các tin nhắn và bình luận càng sớm càng tốt, bất kể bối cảnh của tin nhắn.
Cẩn thận với lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp
Hãy chắc chắn rằng những người chăm sóc hộp thư tài khoản kinh doanh của bạn biết cách viết đúng. Nếu họ có bất kỳ nghi ngờ nào, hãy khuyên họ sử dụng trình kiểm tra chính tả tốt hoặc yêu cầu hỗ trợ từ các biên tập viên của bạn.
