Mẫu Dịch Vụ Khách Hàng
Nâng cao email dịch vụ khách hàng bằng cách sử dụng mẫu để tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và đảm bảo tính nhất quán. Mẫu bao gồm các tình huống khác nhau như phả...
10 phút đọc
Customer Service
Email Templates
+2
Dịch vụ khách hàng là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào, bất kể ngành công nghiệp nó hoạt động. Tuy nhiên, dịch vụ và hỗ trợ khách hàng xuất sắc không chỉ là trả lời các câu hỏi của khách hàng hoặc giải quyết các vấn đề của họ và tiếp tục. Bạn cần đảm bảo khách hàng vẫn hài lòng và vui vẻ với giải pháp, vì vậy các bước theo dõi liên tục là chìa khóa. Tuy nhiên, đối với nhiều công ty, dịch vụ khách hàng dừng lại khi yêu cầu của khách hàng đã được xử lý. Mặc dù theo dõi là một nhiệm vụ khá đơn giản, nhưng nó thường bị bỏ qua.
Trên thực tế, theo Báo cáo Điểm Chuẩn Dịch Vụ Khách Hàng SuperOffice mới nhất:
- 62% các công ty không trả lời email dịch vụ khách hàng.
- 90% các công ty không xác nhận hoặc thông báo cho khách hàng rằng email đã được nhận.
- 97% các công ty không gửi email theo dõi cho khách hàng để xem họ có hài lòng với phản hồi hay không.
Email dịch vụ khách hàng là gì?
Email dịch vụ khách hàng là một loại kênh giao tiếp. Giao tiếp qua email dịch vụ khách hàng không diễn ra theo thời gian thực. Không cần cả hai bên có mặt để bắt đầu giao tiếp. Tin nhắn đến người nhận gần như tức thì. Đối với các thông báo chính thức, sử dụng các mẫu email chuyên nghiệp đảm bảo thông điệp của bạn rõ ràng, chuyên nghiệp và tiếp cận đúng đối tượng.
Sức mạnh của các mẫu email theo dõi dịch vụ khách hàng
Email theo dõi khách hàng có thể có tác động lớn đến trải nghiệm khách hàng. Đây là điều mà các doanh nghiệp nhỏ thường hiểu và sử dụng để có lợi thế, nhưng các tổ chức lớn hơn có xu hướng quên. Hầu hết khách hàng muốn phản hồi ngay lập tức, với nhiều người định nghĩa thời gian phản hồi email ngay lập tức là dưới mười phút. Với phần mềm quản lý email dịch vụ khách hàng phù hợp, việc tạo và gửi email theo dõi ngay sau khi tương tác dịch vụ khách hàng trở nên liền mạch và hiệu quả.
Những email này có thể:
- Làm hài lòng khách hàng bằng cách cho thấy rằng bạn quan tâm và tận tâm đảm bảo sự hài lòng liên tục của họ.
- Cải thiện trải nghiệm dịch vụ khách hàng tổng thể.
- Tái kích hoạt khách hàng và khuyến khích giao tiếp tiếp theo bằng cách cung cấp hỗ trợ chủ động.
- Quảng bá các tùy chọn tự phục vụ của bạn và hướng dẫn khách hàng đến các tài nguyên hữu ích.
- Giới thiệu những hiểu biết khách hàng có giá trị từ phản hồi của họ.
10 mẫu email theo dõi dịch vụ khách hàng
Cho dù đó là cập nhật khách hàng về trạng thái yêu cầu của họ, yêu cầu phản hồi hay cung cấp chăm sóc khách hàng chủ động sau khi giải quyết, các bước theo dõi không nên bị đánh giá thấp bởi đội dịch vụ khách hàng của bạn. Dưới đây là 10 mẫu email theo dõi dịch vụ khách hàng bao gồm các phần khác nhau của quy trình theo dõi khách hàng – sử dụng chúng như một gợi ý khi soạn thảo các tin nhắn theo dõi khách hàng của riêng bạn.
Email theo dõi cập nhật vấn đề
Xin chào [Tên],
Tôi muốn cập nhật cho bạn về trạng thái của vấn đề của bạn trước cuối tuần. Nó vẫn đang được xử lý và đang được đội hỗ trợ kỹ thuật của chúng tôi làm việc. Chúng tôi ưu tiên yêu cầu của bạn và tôi sẽ đảm bảo vấn đề này được giải quyết trong cuối tuần. Bạn sẽ được thông báo ngay lập tức khi nó hoàn thành.
Bạn cũng có thể theo dõi trạng thái yêu cầu của mình bất kỳ lúc nào bằng cách đăng nhập vào tài khoản [Thương hiệu] của bạn và nhấp vào tab Yêu cầu.
Cảm ơn sự kiên nhẫn của bạn! Chúc bạn cuối tuần vui vẻ,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi chủ động
Xin chào [Tên],
Hy vọng bạn khỏe. Tôi chỉ muốn kiểm tra với bạn về vấn đề bạn gặp phải ngày hôm trước với [chi tiết vấn đề]. Nó đã được giải quyết chưa? Bạn có cần thêm trợ giúp không? Vui lòng cho tôi biết – tôi rất sẵn lòng giúp bạn trong mọi trường hợp.
Chúc bạn có một ngày tuyệt vời,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi sau trải nghiệm dịch vụ tích cực
Xin chào [Tên],
Bạn rất được chào đón. Tôi rất vui vì trong số hàng trăm khách hàng chúng tôi gửi email mỗi ngày, có người đánh giá cao nỗ lực chúng tôi bỏ ra để cố gắng cung cấp chất lượng dịch vụ khách hàng cao nhất. Những khách hàng như bạn là lý do chúng tôi cố gắng làm tốt nhất công việc của mình.
Vui lòng thoải mái liên hệ lại nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, vấn đề hoặc mối quan tâm nào – chúng tôi chỉ cách một email và sẽ luôn sẵn lòng giúp bạn.
Trân trọng,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi sau trải nghiệm dịch vụ tiêu cực
Xin chào [Tên],
Tôi xin lỗi lại vì trải nghiệm không tốt lắm mà bạn gặp phải ngày hôm trước với đội hỗ trợ khách hàng của chúng tôi. Tôi chỉ muốn liên hệ và cho bạn biết rằng chúng tôi đã quyết định đưa toàn bộ đội hỗ trợ khách hàng của chúng tôi qua đào tạo bổ sung để đảm bảo những tình huống như vậy sẽ không xảy ra lại.
Trong khi đó, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, mối quan tâm hoặc phản hồi nào, hoặc nếu có bất cứ điều gì khác chúng tôi có thể làm để giúp, vui lòng không ngần ngại cho tôi biết.
Cảm ơn,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi khuyến khích tự phục vụ
Xin chào [Tên],
Tôi rất vui vì chúng tôi đã có thể giải quyết [vấn đề]. Nhân tiện, bạn có thể đọc thêm về quản lý [tài khoản của bạn/ tùy chọn thanh toán/ cài đặt, v.v.] trong Trung tâm Trợ giúp của chúng tôi. Có một bài viết bao gồm vấn đề của bạn một cách sâu sắc [chèn liên kết].
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi khác nào, hoặc nếu có bất cứ điều gì chúng tôi có thể làm để làm cho trải nghiệm của bạn với chúng tôi thú vị hơn, vui lòng cho chúng tôi biết.
Cảm ơn,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi sau khi không có phản hồi
Xin chào [Tên],
Tôi đang kiểm tra lần cuối cùng về trường hợp của bạn với chúng tôi liên quan đến [chủ đề trường hợp]. Đã [số ngày] ngày kể từ khi chúng tôi nghe từ bạn, vì vậy tôi muốn liên hệ và cho bạn biết rằng chúng tôi sẽ đóng vé này.
Vui lòng thoải mái mở lại vé này hoặc mở một vé mới nếu bạn cần thêm trợ giúp – chúng tôi sẽ rất sẵn lòng giúp.
Cảm ơn lần nữa vì đã làm việc với chúng tôi!
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi đóng vé hỗ trợ
Xin chào [Tên],
Cảm ơn bạn đã liên hệ với chúng tôi về [chi tiết vấn đề]. Hồ sơ của chúng tôi cho thấy vấn đề của bạn đã được giải quyết, vì vậy vé của bạn sẽ tự động đóng trong 3 ngày. Nếu bạn vẫn cần trợ giúp của chúng tôi hoặc có bất kỳ câu hỏi nào khác, chỉ cần nhấp vào ’trả lời’ và chúng tôi sẽ quay lại với bạn sớm.
Trân trọng,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi yêu cầu phản hồi
Xin chào [Tên],
Chúng tôi đang liên hệ về vấn đề gần đây của bạn với [chi tiết vấn đề] đã được giải quyết vào [ngày]. Để giúp chúng tôi phục vụ bạn tốt hơn, chúng tôi rất muốn nghe về trải nghiệm của bạn với đội hỗ trợ của chúng tôi.
Trên thang điểm từ 1 đến 5, việc giải quyết vấn đề của bạn dễ dàng như thế nào?
1 = Cực kỳ khó khăn 2 = Rất khó khăn 3 = Trung bình 4 = Rất dễ dàng 5 = Cực kỳ dễ dàng
Chúng tôi đánh giá cao phản hồi của bạn. Và như mọi khi, nếu có bất cứ điều gì khác chúng tôi có thể làm cho bạn trong tương lai – vui lòng không ngần ngại liên hệ lại.
Cảm ơn,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi mời khảo sát
Xin chào [Tên],
Bạn gần đây đã liên hệ với chúng tôi về [chi tiết vấn đề] đã được giải quyết vào [ngày]. Chúng tôi rất muốn nghe về trải nghiệm của bạn với dịch vụ khách hàng của chúng tôi. Bạn có thể vui lòng dành một chút thời gian để trả lời khảo sát nhanh này không? Sẽ mất ít hơn 60 giây để trả lời!
Cảm ơn rất nhiều, phản hồi của bạn sẽ giúp chúng tôi hỗ trợ bạn tốt hơn trong tương lai.
[Liên kết đến Khảo sát]
Cảm ơn lần nữa,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi sau sự cố toàn công ty
Xin chào [Tên],
Như bạn có thể đã biết, vào đầu tuần này, một số khách hàng của chúng tôi đã gặp phải sự cố với [sản phẩm/dịch vụ/ tính năng, v.v.] Đội kỹ thuật của chúng tôi đã có thể giải quyết nó khoảng 2 giờ sau báo cáo ban đầu. Chúng tôi muốn xin lỗi lần nữa vì bất kỳ sự bất tiện nào mà điều này có thể gây ra.
Để đảm bảo điều này không xảy ra lại, chúng tôi đang thực hiện nhiều cải tiến cho [sản phẩm/ dịch vụ/ tính năng/ hoạt động, v.v.] của chúng tôi. Trong bài đăng blog này, chúng tôi đã công bố một giải thích đầy đủ về những gì đã xảy ra sai, những gì chúng tôi đã làm để phục hồi và những gì chúng tôi sẽ làm để ngăn chặn điều này xảy ra trong tương lai: [liên kết đến bài đăng blog].
Cảm ơn sự kiên nhẫn và sự hiểu biết của bạn. Và như mọi khi, nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc gặp phải bất kỳ vấn đề nào, vui lòng cho chúng tôi biết, chúng tôi ở đây để giúp.
Trân trọng,
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
