Mẫu Email Theo Dõi Sự Kiện
Khám phá các mẫu email theo dõi sau sự kiện hiệu quả trên LiveAgent. Tìm hiểu các phương pháp hay nhất, khám phá mười mẫu ví dụ và tăng cường sự tham gia của nh...
13 phút đọc
LiveAgent
Email Templates
+2
Nếu bạn từng có một cuộc họp với ai đó, bạn sẽ biết tầm quan trọng của việc theo dõi với họ sau đó. Điều này đặc biệt đúng nếu cuộc họp có kết quả tích cực và bạn muốn tiếp tục làm việc với người đó.
Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ thảo luận về cách gửi email theo dõi sau cuộc họp theo cách sẽ làm cho người nhận đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn và mong muốn làm việc với bạn.
Tầm quan trọng của việc gửi email theo dõi sau cuộc họp
Theo dõi sau một cuộc họp có kết quả tích cực là một phần quan trọng của quy tắc ứng xử kinh doanh tốt. Nó cho thấy rằng bạn quan tâm đến kết quả của cuộc họp và bạn cam kết thúc đẩy dự án tiến tới.
Khi bạn gửi email theo dõi sau cuộc họp, bạn giúp đảm bảo rằng mọi người đều cùng một trang và tất cả các nhiệm vụ hoặc quyết định chính được đưa ra trong cuộc họp đã được ghi lại và thông báo. Đó cũng là một cách tốt để cho mọi người có cơ hội xem xét bất kỳ mục hành động hoặc quyết định nào được đưa ra trong cuộc họp.
Một email theo dõi sau cuộc họp nhanh chóng cung cấp một bản ghi về những gì đã được thống nhất trong cuộc họp, điều này có thể hữu ích nếu có bất kỳ tranh chấp hoặc câu hỏi nào sau này. Trên hết, đó là một cách tốt để thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn.
Cách đặt tiêu đề cho email theo dõi sau cuộc họp
Tiêu đề của email theo dõi sau cuộc họp của bạn không nên quá dài, vì bạn nên giữ tin nhắn càng ngắn gọn càng tốt. Một cái gì đó đơn giản như “Theo Dõi Sau Cuộc Họp” hoặc “Tóm Tắt Cuộc Họp” sẽ làm được.
Đưa quá nhiều chi tiết bổ sung vào tiêu đề sẽ chỉ làm cho nó dài hơn và khó đọc hơn, vì vậy hãy lưu những chi tiết đó cho nội dung email. Tuy nhiên, bạn có thể muốn thêm một chút chi tiết về ngày tháng hoặc hoàn cảnh của cuộc họp để giúp những người khác dễ dàng lọc thông tin đó trong hộp thư của họ.
Ví dụ về dòng chủ đề email theo dõi sau cuộc họp
- Theo dõi sau cuộc họp
- Tóm tắt cuộc họp
- Ghi chú cuộc họp
- Dự án: cập nhật cuộc họp
- Theo dõi: cuộc họp [ngày]
- Theo dõi: cuộc họp với [người]
- Mục hành động: [danh sách]
Cách viết email theo dõi sau cuộc họp
Tóm tắt các điểm chính từ cuộc họp sẽ giúp đảm bảo rằng mọi người đều cùng một trang và không có sự hiểu lầm nào. Nếu có bất kỳ mục hành động, quyết định được đưa ra hoặc nhiệm vụ được giao, hãy liệt kê chúng và chỉ định ai chịu trách nhiệm cho từng mục để giúp mọi người chịu trách nhiệm và ngăn chặn bất cứ điều gì rơi vào khe hở.
Đừng sợ định dạng email theo dõi sau cuộc họp của bạn cho phù hợp. Nếu có bất kỳ điểm cụ thể nào cần được nhấn mạnh, hãy sử dụng in đậm hoặc in nghiêng để giúp chúng nổi bật. Bạn cũng có thể sử dụng các dấu đầu dòng để có giao diện sạch hơn và có tổ chức hơn.
Cảm ơn mọi người liên quan vì thời gian và nỗ lực của họ. Các email theo dõi sau cuộc họp có thể tốn thời gian, vì vậy luôn được đánh giá cao khi ai đó dành thời gian để gửi một email.
Giữ nó thực sự ngắn gọn để không lãng phí thời gian quý báu của người nhận. Khi bạn muốn gửi tệp đính kèm, hãy bao gồm chúng ở cuối email.
Khi gửi tin nhắn, hãy kiểm tra xem bạn đã sao chép tất cả những người tham gia cuộc họp để họ có thể được cập nhật.
Những gì cần bao gồm trong email theo dõi sau cuộc họp
- Các điểm chính từ cuộc họp
- Mục hành động
- Quyết định được đưa ra
- Nhiệm vụ được giao
- Ai chịu trách nhiệm cho từng mục
- Định dạng (in đậm, in nghiêng, dấu đầu dòng)
- Lời cảm ơn
- Tệp đính kèm (nếu có)
- Các bước tiếp theo
Ví dụ và mẫu email theo dõi sau cuộc họp
Theo dõi sau cuộc họp
Xin chào mọi người,
Cảm ơn bạn đã tham dự cuộc họp hôm nay. Dưới đây là các điểm chính đã được thảo luận:
[chủ đề] [chủ đề] [chủ đề]
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Tôi cũng đính kèm ghi chú cuộc họp để bạn tham khảo.
Cảm ơn, [Tên của bạn]
Theo dõi sau cuộc họp – mục hành động
Chào buổi sáng,
Dưới đây là các mục hành động đã được giao trong cuộc họp hôm nay:
[mục] – [người chịu trách nhiệm] [mục] – [người chịu trách nhiệm]
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Theo dõi sau cuộc họp – quyết định được đưa ra
Xin chào mọi người,
Dưới đây là các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp hôm nay:
[quyết định] [quyết định]
Tôi muốn cảm ơn mọi người vì đã đóng góp ý kiến. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Cảm ơn, [Tên của bạn]
[Tệp đính kèm – Ghi chú cuộc họp]
Tóm tắt cuộc họp
Xin chào [tên],
Thật tuyệt vời khi gặp bạn tại [sự kiện] hôm qua. Tôi rất thích nghe về công việc của bạn với tư cách là [chức danh công việc] tại [công ty]. Cảm ơn bạn đã dành thời gian để trò chuyện. Sẽ rất tuyệt vời nếu chúng ta có thể gặp lại sớm.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Theo dõi sau cuộc họp
Xin chào mọi người,
Cảm ơn rất nhiều vì đã tham dự cuộc họp hôm nay. Như đã hứa, đây là email theo dõi với các mục hành động và các bước tiếp theo. Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Cuộc họp nhóm [ngày]
Xin chào mọi người,
Cảm ơn tất cả bạn đã tham dự cuộc họp hôm nay. Dưới đây là các bước tiếp theo mà chúng tôi đã thống nhất. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng không ngần ngại liên hệ với tôi hoặc bất kỳ ai khác trong nhóm.
Cảm ơn lần nữa, [Tên của bạn]
Tóm tắt cuộc họp [ngày] [giờ]
Xin chào tất cả,
Mục đích của email này là để theo dõi cuộc họp đã được tổ chức vào [Ngày] lúc [Giờ]. Dưới đây bạn sẽ tìm thấy danh sách các mục hành động đã được giao cho từng cá nhân.
[Mục Hành Động]
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào, vui lòng không ngần ngại liên hệ với tôi.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Cuộc họp [chi tiết] của chúng tôi – cảm ơn!
Xin chào [tên],
Thật tuyệt vời khi gặp bạn và tìm hiểu thêm về công việc của bạn với [Tên Công Ty]. Tôi rất hào hứng khám phá khả năng hợp tác trong tương lai.
Cảm ơn bạn đã dành thời gian để gặp tôi, và tôi hy vọng chúng ta có thể giữ liên lạc.
Trân trọng, [Tên của bạn]
| ### Cuộc họp [công ty của bạn] x [công ty của họ] | [ngày] |
Xin chào tất cả,
Chúng tôi đã có một cuộc họp tuyệt vời với [Công Ty Của Họ] hôm qua. Dưới đây là những điểm chính:
[Công Ty Của Họ] quan tâm đến việc hợp tác với chúng tôi trong [dự án] Chúng tôi nên soạn một đề xuất và gửi cho họ càng sớm càng tốt Họ có thể cung cấp cho chúng tôi thêm chi tiết về sự tham gia của họ trong dự án
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào. Tôi sẽ sớm liên hệ để theo dõi điều này.
Trân trọng, [Tên của bạn]
[Tệp đính kèm – Ghi chú cuộc họp]
Cuộc họp vào [ngày] – theo dõi
Kính gửi [Tên],
Thật hữu ích khi gặp bạn vào [ngày] để thảo luận về khả năng hợp tác. Sau cuộc họp của chúng tôi, tôi đã soạn một đề xuất để gửi cho [Công Ty Của Họ].
Tôi tin rằng đây là một cơ hội tuyệt vời cho cả hai công ty của chúng tôi, và tôi rất mong chờ nghe từ bạn sớm.
Cảm ơn, [Tên của bạn]
Theo dõi cuộc họp [Ngày]
Xin chào,
Tôi chỉ muốn theo dõi với bạn về cuộc họp mà chúng tôi đã có vào [ngày]. Sẽ rất tuyệt vào nếu chúng ta có thể tiếp tục cuộc thảo luận này qua email.
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Trân trọng, [Tên của bạn]
[Tệp đính kèm – Ghi chú cuộc họp]
Về cuộc họp của chúng tôi vào [ngày]
Xin chào,
Tôi hy vọng bạn khỏe. Tôi chỉ muốn theo dõi với bạn về cuộc họp mà chúng tôi đã có tuần trước vào [ngày].
Chúng tôi đã nói về khả năng hợp tác trong tương lai và tôi muốn biết liệu bạn có bất kỳ cập nhật nào không.
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.
Trân trọng, [Tên của bạn]
[Tệp đính kèm – Ghi chú cuộc họp]
Theo dõi cuộc họp [Ngày]
Xin chào,
Với cuộc họp của chúng tôi vào [ngày] sắp tới, tôi muốn đảm bảo rằng chúng tôi cùng một trang về những gì sẽ được thảo luận.
Các mục sau đây nằm trong chương trình nghị sự:
Thảo luận về khả năng hợp tác Thảo luận về dự án hiện tại của chúng tôi và cách họ có thể giúp chúng tôi
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào.
Trân trọng, [Tên của bạn]
[Tệp đính kèm – Chương Trình Nghị Sự Cuộc Họp]
Cuộc họp cuối cùng của chúng tôi vào [ngày]
Xin chào,
Tôi hy vọng bạn khỏe kể từ cuộc họp cuối cùng của chúng tôi vào [ngày].
Trong trường hợp bạn bỏ lỡ, dưới đây là các mục hành động đã được giao cho từng người:
[Mục Hành Động]
Vui lòng cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào.
Trân trọng, [Tên của bạn]
Các thực hành tốt trong email theo dõi sau cuộc họp
Gửi email theo dõi sau cuộc họp là một phần quan trọng của việc là một thành viên nhóm tốt. Nó cho thấy rằng bạn có tổ chức, chú ý và có trách nhiệm. Dưới đây là một số mẹo để gửi email theo dõi sau cuộc họp:
- Hãy chắc chắn bao gồm danh sách các mục hành động và các bước tiếp theo. Điều này có thể hữu ích không chỉ cho người nhận mà còn để bạn không quên bất cứ điều gì.
- Nếu có bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan tâm nào, hãy chắc chắn giải quyết chúng trong email và khuyến khích những người khác làm tương tự.
- Cảm ơn mọi người tham dự cuộc họp và hãy chắc chắn bao gồm một tin nhắn theo dõi cá nhân cho bất kỳ ai mà bạn đã nói chuyện trực tiếp.
- Hãy chủ động và liên hệ với người nhận càng sớm càng tốt sau cuộc họp. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả thông tin cần thiết được truyền đạt hiệu quả.
- Luôn chuyên nghiệp và lịch sự khi viết email theo dõi sau cuộc họp. Cảm ơn người nhận vì thời gian của họ, và bày tỏ sự hào hứng của bạn về việc hợp tác trong tương lai.
- Tóm tắt các quyết định đã được đưa ra trong cuộc họp, và nêu rõ bất kỳ bước tiếp theo nào cần được thực hiện. Với một chút tổ chức, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người đều cùng một trang.
- Email theo dõi hiệu quả nên luôn lịch sự, ngắn gọn và đúng trọng tâm. Sự ngắn gọn là chìa khóa.
- Nếu bạn không chắc chắn cách giải quyết một tình huống nhất định hoặc nếu bạn muốn phản hồi về email của bạn trước khi gửi, hãy liên hệ với ai đó bạn tin tưởng. Luôn có chỗ để cải thiện, và yêu cầu giúp đỡ là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng email theo dõi sau cuộc họp của bạn là tốt nhất có thể.
- Khi nghi ngờ, hãy tham khảo các hướng dẫn này để đảm bảo rằng email của bạn hiệu quả và chuyên nghiệp. Bằng cách dành thời gian để viết email theo dõi sau cuộc họp, bạn đang cho thấy rằng bạn nghiêm túc về làm việc nhóm và giao tiếp.
- Cá nhân hóa tin nhắn của bạn. Tham chiếu đến một cái gì đó cụ thể mà bạn đã thảo luận với người bạn đang gửi email, hoặc đề cập đến một cái gì đó mà bạn biết là liên quan đến sở thích của họ. Điều này sẽ cho thấy rằng bạn đang chú ý và bạn nhớ những gì họ nói với bạn.
- Tạo email theo dõi sau cuộc họp là một phần quan trọng của quá trình giao tiếp và mua hàng. Bằng cách dành thời gian để viết một email được tổ chức tốt và chuyên nghiệp, bạn có thể đảm bảo rằng mọi người vẫn đúng hướng và tất cả thông tin cần thiết được truyền đạt hiệu quả.
- Đừng tạo quá nhiều áp lực cho bản thân – nếu bạn không có gì để báo cáo, một lời “cảm ơn vì thời gian của bạn” đơn giản sẽ đủ. Miễn là bạn chuyên nghiệp và lịch sự, người nhận sẽ đánh giá cao email của bạn.
Cách tốt nhất để trở thành người gửi email theo dõi sau cuộc họp tốt là thông qua thực hành. Bắt đầu bằng cách gửi một bản tóm tắt nhanh về cuộc họp hôm nay cho nhóm của bạn, và sau đó chuyển sang các tình huống phức tạp hơn. Sớm, bạn sẽ trở thành chuyên gia trong giao tiếp sau một cuộc họp.
Tóm tắt
Email theo dõi sau cuộc họp phù hợp có thể tạo ra sự khác biệt lớn trên thế giới, giúp đảm bảo rằng tất cả các điểm quan trọng từ cuộc họp được ghi lại và mọi người đều cùng một trang.
Nhưng soạn một email theo dõi sau cuộc họp tốt có thể khó khăn. Bạn không muốn làm choáng ngợp mọi người với quá nhiều thông tin, nhưng bạn cũng cần đảm bảo rằng tất cả các điểm chính được đề cập.
Để giúp bạn, chúng tôi đã tập hợp một vài mẹo để soạn email theo dõi sau cuộc họp hoàn hảo. Chúng tôi hy vọng chúng sẽ hữu ích khi bạn tiếp theo phải theo dõi một cuộc họp.
