10 mẹo để giao tiếp email hiệu quả
Nâng cao giao tiếp email của bạn với những mẹo này: rõ ràng, ngắn gọn và lịch sự; sử dụng dòng chủ đề rõ ràng; kiểm tra chính tả và ngữ pháp; nhớ rằng email khô...
4 phút đọc
Communication
EmailTips
+2
Kết nối mạng lưới là một trong những điều quan trọng nhất bạn có thể làm cho sự nghiệp của mình. Nó cho phép bạn xây dựng mối quan hệ với những người có thể giúp bạn trong cuộc sống chuyên nghiệp và cá nhân.
Khi kết nối mạng lưới, thường có lợi khi gửi những email suy tư sẽ tạo ấn tượng tốt. Dưới đây, chúng tôi sẽ thảo luận về các thực tiễn tốt nhất cho email kết nối mạng lưới. Chúng tôi sẽ cung cấp các mẹo về những gì cần bao gồm trong email của bạn, cũng như các ví dụ về các mẫu hiệu quả.
Tầm quan trọng của việc gửi email kết nối mạng lưới
Khi bạn liên hệ với ai đó cho mục đích kết nối mạng lưới, điều quan trọng là gửi một email được viết tốt. Điều này sẽ giúp tin nhắn của bạn đạt được mục tiêu và tăng khả năng người nhận sẽ muốn gặp bạn. Điều cuối cùng bạn muốn là email của bạn bị bỏ qua hoặc xóa.
Một email kết nối mạng lưới tốt cũng có thể đóng vai trò là một lời chào. Với một mẫu email tốt, bạn có thể giới thiệu bản thân với ai đó mà bạn muốn kết nối. Đây là một cách tuyệt vời để bắt đầu một mối quan hệ và bước chân vào cửa.
Nó cũng có thể được sử dụng để theo dõi. Ví dụ, nếu bạn đã gặp ai đó trước đây và có cuộc trò chuyện với họ, bạn có thể theo dõi bằng email để cảm ơn họ vì thời gian của họ và tiếp tục cuộc trò chuyện.
Cách đặt tiêu đề cho email kết nối mạng lưới
Hãy nhớ rằng tiêu đề của email của bạn là điều đầu tiên mà người nhận sẽ thấy. Do đó, điều quan trọng là đảm bảo rằng tiêu đề của bạn rõ ràng và ngắn gọn.
Tiêu đề nên là thứ gì đó sẽ thu hút sự chú ý của người đó và khiến họ muốn đọc thêm. Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn muốn trông chuyên nghiệp và lịch sự, vì vậy tiêu đề của email của bạn nên phản ánh điều đó.
Tiêu đề cũng nên gợi ý tình trạng hiện tại của mối quan hệ của bạn. Bạn sẽ không đặt tiêu đề email cho ai đó bạn vừa gặp là “Này, bạn cũ”, nhưng bạn cũng sẽ không viết email cho sếp của bạn với chủ đề “Xin chào, thủ lĩnh”. Nếu email được gửi cho ai đó bạn không biết, hãy giữ nó chính thức và ngắn gọn.
Ví dụ về dòng chủ đề email kết nối mạng lưới
- Giới thiệu bản thân
- Cảm ơn vì cuộc trò chuyện
- Cảm ơn vì đã gặp tôi
- Theo dõi cuộc trò chuyện của chúng tôi
- Cảm ơn vì thời gian của bạn
- Tôi muốn kết nối
- Rất vui được gặp bạn
- Theo dõi từ [Tên Sự Kiện Kết Nối Mạng Lưới]
- Hãy kết nối
- Xin chào từ [Tên Người Liên Hệ Chung]
- Tôi có thể mời bạn uống cà phê không?
- Tôi quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về công việc của bạn
- Bạn có lời khuyên nào không?
- Cảm ơn vì giới thiệu
Cách viết email kết nối mạng lưới
Mọi người đều có thể nghĩ ra một vài ví dụ email tồi từ đầu, vì vậy chúng tôi sẽ không liệt kê chúng ở đây. Thay vào đó, hãy xem cách bạn có thể tạo những email kết nối mạng lưới hiệu quả nhất. Như với bất kỳ email nào, có một vài điều bạn sẽ muốn ghi nhớ khi viết loại tin nhắn này. Hãy chắc chắn rằng email của bạn rõ ràng và ngắn gọn – không ai muốn đọc một bài văn dài, rối rắm. Đi thẳng vào vấn đề và tôn trọng thời gian của người đó, đặc biệt nếu họ là những chuyên gia bận rộn.
Cũng quan trọng là phải kiểm tra lại email của bạn trước khi gửi. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng không có lỗi ngữ pháp hoặc chính tả. Không có gì nói “không chuyên nghiệp” như một email có lỗi.
Luôn gọi người nhận bằng tên của họ thay vì sử dụng các thuật ngữ chung chung như “thưa ông” hoặc “thưa bà”. Điều này cho thấy rằng bạn đã dành thời gian để tìm hiểu về người đó và sở thích của họ.
Cũng hãy đề cập đến nơi bạn gặp hoặc sẽ gặp, vì điều này sẽ nhắc nhở người nhận bạn là ai. Hơn nữa, hãy chắc chắn ký kết bằng một lời chào tạm biệt thân thiện, chuyên nghiệp – “Trân trọng” luôn là một lựa chọn an toàn ở đây.
Khi có thể, hãy cá nhân hóa email của bạn. Đề cập đến điều gì đó mà bạn có điểm chung với người đó hoặc khen ngợi họ về công việc của họ. Điều này sẽ làm cho email của bạn nổi bật so với những tin nhắn chung chung mà họ có thể nhận được.
Cuối cùng, hãy chắc chắn bao gồm một lời kêu gọi hành động. Điều này có thể là thứ gì đó như yêu cầu gặp mặt để uống cà phê hoặc yêu cầu một lời khuyên cụ thể. Nếu không có lời kêu gọi hành động, email của bạn có thể chỉ bị mất trong đám đông.
Những gì cần bao gồm trong email kết nối mạng lưới
- Lời chào lịch sự
- Giới thiệu
- Mục đích của email
- Lời kêu gọi hành động
- Lời kết
- Chữ ký với thông tin liên hệ
Các mẫu email kết nối mạng lưới và ví dụ
Giới thiệu bản thân
Xin chào [Tên],
Tôi hy vọng bạn khỏe. Tôi là [Tên của Bạn] và gần đây tôi đã tìm thấy công việc của bạn. Tôi thực sự ấn tượng với [dự án/bài viết/sách/v.v.].
Tôi liên hệ để giới thiệu bản thân và xem liệu bạn có rảnh để uống cà phê vào một lúc nào đó trong vài tuần tới không. Tôi nghĩ sẽ tuyệt vời khi kết nối và tìm hiểu thêm về công việc của bạn.
Cảm ơn vì thời gian của bạn, [Tên của Bạn]
Theo dõi cuộc trò chuyện của chúng tôi
Xin chào [Tên],
Rất vui được gặp bạn hôm qua tại [Sự Kiện Trước]. Tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng tôi và ấn tượng với các giải pháp của bạn, cũng như tìm hiểu thêm về công việc của bạn.
Tôi muốn theo dõi và hỏi xem bạn có quan tâm đến việc gặp mặt để uống cà phê vào tuần tới không. Tôi nghĩ sẽ có lợi khi tiếp tục cuộc trò chuyện của chúng tôi.
Cảm ơn vì thời gian của bạn, [Tên của Bạn]
Theo dõi từ [tên sự kiện]
Thưa [Tên],
Rất vui được nghe bạn nói tại [tên sự kiện]. Chúng tôi không có cơ hội trò chuyện, nhưng tôi muốn theo dõi và giới thiệu bản thân.
Tôi là [Tên của Bạn] và tôi làm việc như một [chức danh công việc]. Tôi rất thích bài nói của bạn về [chủ đề] và rất muốn nghe thêm về công việc của bạn.
Bạn có thời gian để uống cà phê vào một lúc nào đó trong vài tuần tới không? Tôi nghĩ sẽ tuyệt vời khi gặp mặt.
Trân trọng, [Tên của Bạn]
Xin chào từ [người liên hệ chung]
Xin chào [Tên],
Tôi là [Tên của Bạn] và tôi là bạn chung của [Tên Người Liên Hệ Chung]. Họ nói với tôi rằng bạn đang làm việc trên [dự án] và tôi nghĩ nó nghe có vẻ thực sự thú vị.
Tôi liên hệ để giới thiệu bản thân và xem liệu bạn có thể rảnh để trò chuyện vào một lúc nào đó sớm không. Tôi nghĩ sẽ tuyệt vời khi kết nối để tôi có thể tìm hiểu thêm về công việc của bạn.
Tốt nhất, [Tên của Bạn]
Tôi có thể mời bạn uống cà phê không?
Xin chào [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn] và gần đây tôi đã tham dự [sự kiện] về [dự án/bài viết/sách/v.v.].
Tôi liên hệ để hỏi về tính khả dụng của bạn cho một cuộc gặp vào một lúc nào đó trong vài tuần tới. Tôi sẽ đánh giá cao cơ hội tìm hiểu thêm về công việc của bạn.
Cảm ơn vì thời gian của bạn, [Tên của Bạn]
Câu hỏi nhanh về [chủ đề]
Xin chào [Tên],
[Tên của Bạn] đây. Chúng tôi gặp nhau tại [Sự Kiện Trước] vài tuần trước và có một cuộc trò chuyện tuyệt vời.
Tôi tự hỏi liệu bạn có thể có thời gian cho một cuộc gọi nhanh vào tuần tới để thảo luận về [chủ đề] không? Tôi vẫn đang cố gắng hiểu rõ nó, và tôi coi trọng ý kiến của bạn.
Chúc mừng, [Tên của Bạn]
Cảm ơn vì cuộc gặp mặt của chúng tôi
Xin chào [Tên],
Cảm ơn bạn một lần nữa vì đã dành thời gian gặp tôi hôm qua. Tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng tôi và cảm thấy có động lực khi rời khỏi cuộc gặp mặt của chúng tôi.
Tôi muốn theo dõi một vài điều mà chúng tôi đã thảo luận: ____, ____, và ____. Chúng ta có thể lên lịch một cuộc gọi nhanh vào tuần tới để trò chuyện không?
Cảm ơn vì thời gian của bạn, [Tên của Bạn]
Kết nối sau [tên sự kiện]
Thưa [Tên],
Chúng tôi gặp nhau tại [Sự Kiện Trước] vài tuần trước và tôi rất thích cuộc trò chuyện của chúng tôi, đặc biệt là về ____ và ____.
Sẽ tuyệt vời khi tiếp tục cuộc trò chuyện. Bạn có rảnh cho một cuộc gặp nhanh vào tuần tới, trực tuyến hoặc trực tiếp không?
Lời chúc tốt nhất, [Tên của Bạn]
Tôi muốn kết nối
Xin chào [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn] và tôi rất muốn kết nối với bạn.
Tôi là một fan hâm mộ lớn của công việc của bạn và tôi nghĩ chúng tôi có thể học hỏi rất nhiều từ nhau. Bạn có nghĩ rằng bạn có thể có thời gian cho một cuộc gọi hoặc một tách cà phê vào một lúc nào đó sớm không?
Cảm ơn trước, [Tên của Bạn]
Yêu cầu lời khuyên
Xin chào [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn] và gần đây tôi đã tìm thấy công việc của bạn về [dự án/bài viết/sách/v.v.], mà tôi thấy thực sự ấn tượng.
Tôi liên hệ để yêu cầu lời khuyên về ____. Tôi hiện đang làm việc trên một dự án tương tự và tôi rất muốn nghe ý kiến của bạn.
Tốt nhất, [Tên của Bạn]
Sẽ tuyệt vời khi gặp bạn
Xin chào [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn]. Chúng tôi chưa biết nhau, nhưng tôi là một fan hâm mộ lớn của công việc của bạn và rất muốn gặp bạn.
Bạn có thời gian cho một cuộc gọi hoặc một tách cà phê trong vài tuần tới không? Tôi nghĩ sẽ tuyệt vời khi gặp mặt và tìm hiểu thêm về công việc của nhau.
Cảm ơn vì thời gian của bạn, [Tên của Bạn]
Gặp bạn sẽ là một vinh dự
Thưa [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn] và tôi là một fan hâm mộ lớn của công việc của bạn. Sẽ là một vinh dự khi gặp bạn và trò chuyện về công việc của bạn. Tôi hiểu rằng bạn bận rộn, nhưng tôi thực sự sẽ đánh giá cao bất kỳ thời gian nào bạn có thể dành.
Trân trọng, [Tên của Bạn]
Hãy gặp nhau tại [Sự Kiện Sắp Tới]
Xin chào [Tên],
Tôi là [Tên của Bạn], một [Vai Trò Công Việc của Bạn]. Bạn có thể đã thấy tôi nói tại [Sự Kiện Trước], hoặc đọc công việc của tôi trên [trang web/ấn phẩm].
Tôi sẽ tham dự [Sự Kiện Sắp Tới] vào tháng tới và sẽ tuyệt vời khi gặp bạn ở đó. Tôi muốn liên hệ về [chủ đề] nếu bạn có sẵn cho một cuộc trò chuyện qua cà phê.
Tôi chắc chắn chúng tôi có thể học hỏi rất nhiều từ nhau, [Tên của Bạn]
Hãy giữ liên lạc
Xin chào [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn] và tôi rất thích gặp bạn tại [Sự Kiện Trước]. Sẽ tuyệt vời khi giữ liên lạc.
Bạn có muốn tham gia mạng chuyên nghiệp của tôi trên LinkedIn không? Tôi cũng rất vui lòng thêm bạn vào danh sách gửi thư của tôi cho các sự kiện sắp tới.
Cảm ơn, [Tên của Bạn]
Theo dõi từ [Sự Kiện Trước]
Xin chào [Tên],
Tôi rất vui vì chúng tôi đã có cơ hội gặp nhau tại [Sự Kiện Trước] hôm kia. Rất vui được trò chuyện với bạn về [chủ đề].
Tôi muốn theo dõi và xem liệu bạn có quan tâm đến việc tham gia mạng chuyên nghiệp của tôi trên LinkedIn hoặc đăng ký danh sách gửi thư của tôi cho các sự kiện sắp tới không.
Lời chúc tốt nhất, [Tên của Bạn]
Kết nối với bạn ảo
Xin chào [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn]. Tôi không nghĩ chúng tôi đã gặp nhau, nhưng tôi thấy rằng bạn sẽ tham dự [Sự Kiện Sắp Tới] vào tháng tới. Tôi cũng sẽ tham dự, vì vậy sẽ tuyệt vời khi kết nối với bạn ở đó [ảo, trực tiếp].
Nếu bạn nghĩ đó là một ý tưởng tốt, tôi rất muốn thêm bạn vào mạng chuyên nghiệp của tôi trên LinkedIn để chúng tôi có thể giữ liên lạc.
Hy vọng sẽ gặp bạn ở đó, [Tên của Bạn]
Rất vui được gặp bạn tại [Sự Kiện Trước]
Xin chào [Tên],
Tôi muốn cảm ơn bạn vì đã đến nói chuyện với tôi tại [Sự Kiện Trước]. Rất vui được gặp bạn và tôi rất thích nghe về công việc của bạn với [công ty/tổ chức].
Tôi rất muốn giữ liên lạc và nghe thêm về những gì bạn đang làm. Bạn có thể cho phép tôi thêm bạn vào mạng chuyên nghiệp của tôi trên LinkedIn không?
Tốt nhất, [Tên của Bạn]
Xin chào từ [người liên hệ chung]
Xin chào [Tên],
Tôi hy vọng bạn khỏe. Tôi vừa cập nhật với [Người Liên Hệ Chung] và họ nói với tôi rằng bạn đang làm việc trên [dự án]. Điều đó nghe có vẻ thực sự thú vị, và tôi rất muốn nghe thêm về nó.
Bạn có thể cho phép tôi thêm bạn vào mạng chuyên nghiệp của tôi trên LinkedIn không?
Lời chúc tốt nhất, [Tên của Bạn]
Tôi quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về công việc của bạn
Thưa [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn] và tôi tìm thấy thông tin liên hệ của bạn trên [trang web]. Tôi quan tâm đến việc tìm hiểu thêm về công việc bạn làm với [công ty/tổ chức]. Để nói thẳng, tôi đang tìm kiếm cơ hội việc làm và tôi đang tìm kiếm thông tin về ngành [loại công việc].
Bạn có thể cho phép tôi liên hệ với bạn qua LinkedIn hoặc qua email tiếp theo để hỏi một vài câu hỏi không?
Trân trọng, [Tên của Bạn]
Hãy giữ liên lạc
Xin chào [Tên],
Rất vui được gặp bạn tại [Sự Kiện Trước]. Tôi muốn chắc chắn cung cấp cho bạn thông tin liên hệ của tôi để chúng tôi có thể giữ liên lạc.
LinkedIn của tôi là [URL LinkedIn của Bạn] và email của tôi là [Địa Chỉ Email của Bạn].
Sẽ tuyệt vời khi nghe về những gì bạn đang làm và cập nhật công việc của bạn.
Cảm ơn trước, [Tên của Bạn]
Hãy cập nhật, được không?
Xin chào [Tên]
Tôi chưa thấy bạn trong một thời gian, [Tên], hy vọng bạn khỏe.
Sẽ tuyệt vời khi cập nhật và trò chuyện về những gì bạn đã làm gần đây. Bạn có thời gian cho một tách cà phê vào tuần tới không?
Tất cả những điều tốt nhất, [Tên của Bạn]
Yêu cầu gặp mặt cho [ngày] lúc [giờ]
Xin chào [Tên],
Đồng nghiệp của tôi [tên đồng nghiệp] đã chuyển thông tin của bạn cho tôi và tôi nghĩ đó sẽ là một cơ hội tuyệt vời để gặp bạn. Tôi đang làm việc trên một dự án mà tôi tin rằng bạn có thể muốn hợp tác.
Bạn có thời gian cho một cuộc gặp vào [ngày] lúc [giờ] không? Cho tôi biết nếu điều đó phù hợp với bạn hoặc nếu sẽ có một thời gian tốt hơn để gặp.
Cảm ơn, [Tên của Bạn]
Sẽ tuyệt vời khi kết nối với bạn
Xin chào [Tên],
Tôi hy vọng tất cả đều ổn. Tôi thấy trên LinkedIn rằng bạn đam mê [chủ đề]. Tôi cũng thực sự quan tâm đến điều đó, vì vậy sẽ tuyệt vời khi thêm bạn vào các kết nối cá nhân của tôi. Ở đây tại [Tên Công Ty của Bạn], chúng tôi cũng đam mê [chủ đề] và chúng tôi hiện đang làm việc trên một dự án liên quan.
Sẽ tuyệt vời khi nghe ý kiến của bạn về [chủ đề] và tìm hiểu thêm về công việc liên quan của bạn. Bạn có thể có thời gian cho một cuộc trò chuyện vào tuần tới không?
Tốt nhất, [Tên của Bạn]
Yêu cầu thông tin
Xin chào [Tên],
Tên tôi là [Tên của Bạn] và tôi là một [vai trò công việc của bạn] hiện đang làm việc trên một dự án về [chủ đề]. Tôi đang tìm kiếm các kết nối chuyên nghiệp để hỗ trợ các lý thuyết của chúng tôi bằng dữ liệu, đó là cách tôi tìm thấy công việc của bạn.
Tôi muốn liên hệ và xem liệu bạn có sẵn sàng trả lời một vài câu hỏi về công việc của bạn hoặc chỉ cho tôi hướng đến bất kỳ tài nguyên nào mà bạn nghĩ có thể hữu ích.
Cảm ơn vì thời gian của bạn, [Tên của Bạn]
Các thực tiễn tốt nhất cho email kết nối mạng lưới
Khi gửi email kết nối mạng lưới, có một vài điều chính bạn sẽ muốn ghi nhớ:
- Luôn gửi một tin nhắn được cá nhân hóa – bạn phải nổi bật so với hàng trăm email khác mà người nhận nhận được mỗi ngày.
- Thêm tên và thông tin liên hệ của bạn – giúp người nhận dễ dàng tìm thấy thông tin liên hệ của bạn để họ có thể theo dõi với bạn, đặc biệt nếu bạn là một người hoàn toàn lạ với họ tại thời điểm này.
- Đừng quên bao gồm bối cảnh hoặc lý do cụ thể để liên hệ – đừng chỉ nói rằng bạn muốn “trò chuyện” hoặc “kết nối”. Hãy cụ thể về lý do bạn liên hệ và những gì bạn hy vọng sẽ đạt được từ cuộc trò chuyện.
- Khi thích hợp, hãy đề nghị giúp đỡ – cho dù đó là giới thiệu cho ai đó khác hay tình nguyện giúp đỡ một dự án, hãy chắc chắn bạn đề nghị thứ gì đó có giá trị để đổi lấy thời gian của người đó.
- Giải thích lý do tại sao bạn muốn kết nối – mọi người có nhiều khả năng phản ứng tích cực hơn nếu họ hiểu tại sao bạn đang viết cho họ và những lợi ích gì họ có thể nhận được từ việc phản hồi.
- Cảm ơn họ vì thời gian của họ – luôn kết thúc email của bạn bằng cách thể hiện lòng biết ơn vì hy vọng đọc tin nhắn của bạn và trả lời, và cho họ biết cách họ có thể liên hệ với bạn nếu họ quan tâm đến việc kết nối.
- Tạo một dòng chủ đề nổi bật – với rất nhiều email, bạn muốn chắc chắn rằng email của bạn nổi bật so với đám đông và cung cấp một ý tưởng rõ ràng về nội dung của tin nhắn.
- Cố gắng đề cập đến điều gì đó bạn có điểm chung – cho dù đó là có một người liên hệ chung, tham dự cùng một sự kiện hay làm việc trong cùng một ngành, một lợi ích chung sẽ làm cho người nhận quan tâm hơn đến những gì bạn phải nói.
- Thực hiện nghiên cứu của bạn – trước khi bạn gửi email, hãy thực hiện tìm kiếm Google nhanh hoặc kiểm tra hồ sơ LinkedIn của người nhận để tìm hiểu thêm về họ và công việc của họ. Điều này sẽ giúp bạn viết một tin nhắn được cá nhân hóa hơn.
Tóm tắt
Bây giờ bạn đã biết các thực tiễn tốt nhất để viết email kết nối mạng lưới, đã đến lúc bước ra ngoài và bắt đầu tạo các liên hệ chuyên nghiệp. Bạn không bao giờ biết bạn sẽ gặp ai hoặc những cơ hội nào sẽ xuất hiện từ nó. Kết nối mạng lưới là một cách tuyệt vời để xây dựng mối quan hệ và mở rộng sự nghiệp của bạn, vì vậy đừng sợ liên hệ và bắt đầu kết nối với mọi người ngay hôm nay.
