Mẫu Email Nhắc Nhở Sự Kiện
Soạn thảo email nhắc nhở sự kiện hiệu quả với các phương pháp hay nhất và mẫu có thể tùy chỉnh từ LiveAgent. Giữ cho những người tham dự được thông báo và tham ...
10 phút đọc
LiveAgent
Email Templates
+1
Bạn có biết rằng trung bình một nhân viên văn phòng nhận được hơn 120 email mỗi ngày, trong khi tỷ lệ mở trung bình chỉ là 16,97%? Với quá nhiều thông tin tràn vào hộp thư đến của chúng ta, không có gì lạ khi đôi khi những tin nhắn quan trọng có thể bị bỏ qua hoặc quên. Đó là lý do tại sao chúng tôi muốn chỉ cho bạn cách viết email nhắc nhở hiệu quả sẽ thu hút sự chú ý của người nhận. Cho dù bạn đang cố gắng theo dõi một cuộc họp, thông báo cho đồng nghiệp về một sự kiện sắp tới, hay nhắc nhở khách hàng của bạn về khoản thanh toán quá hạn. Những mẫu và mẹo này sẽ giúp bạn soạn thảo tin nhắn nhắc nhở hoàn hảo nhận được phản hồi bạn cần.
Email nhắc nhở là gì?
Email nhắc nhở kinh doanh là một công cụ mạnh mẽ cho các nhà tiếp thị nhắc nhở người nhận về điều gì đó quan trọng sắp tới, điều gì đó được mong đợi từ họ, hoặc điều gì đó đã xảy ra nhưng chưa xảy ra. Dưới đây là một số tình huống mà việc gửi email nhắc nhở tốt có thể mang lợi ích cho doanh nghiệp của bạn:
- Thông báo cho người dùng rằng bản dùng thử miễn phí của họ sắp hết hạn/đã hết hạn
- Tái kích hoạt người dùng không hoạt động đã từ bỏ sản phẩm của bạn ở một bước nhất định (ví dụ: đăng ký chưa hoàn thành)
- Nhắc nhở khách hàng hiện tại gia hạn đăng ký hoặc thành viên của họ
- Thông báo cho khách hàng về ngày hóa đơn sắp tới, quá hạn hoặc thanh toán chậm
- Cảnh báo khách hàng về thanh toán không thành công/hết hạn thẻ tín dụng/hủy tài khoản
- Nhắc nhở khách hàng về các sự kiện sắp tới quan trọng như nhắc nhở hội thảo trên web, v.v.
Tại sao email nhắc nhở lại quan trọng?
Chúng ta hàng ngày bị tấn công bởi thông tin từ mọi hướng. Do đó, việc gửi email nhắc nhở thân thiện đã trở thành điều cần thiết để đảm bảo rằng những tin nhắn quan trọng không bị bỏ qua hoặc mất. Ví dụ, thống kê cho thấy rằng nếu bạn gửi nhắc nhở hội thảo trên web 1 giờ trước hội thảo, bạn sẽ nhận được tỷ lệ mở 138,41% và tỷ lệ nhấp chuột 64,41%. Nhưng nếu bạn gửi nhắc nhở vào lúc hội thảo bắt đầu, bạn sẽ nhận được tỷ lệ mở 108,01% và tỷ lệ nhấp chuột 39,26%.
Bằng cách hiểu tầm quan trọng của những tin nhắn nhắc nhở này và sử dụng chúng một cách chiến lược, bạn có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp của mình và cải thiện hiệu quả của tin nhắn của bạn.
- Tránh hiểu lầm: Email nhắc nhở cung cấp một cách rõ ràng để nhắc nhở người nhận về các ngày quan trọng, thời hạn hoặc cam kết, giảm khả năng xảy ra bất kỳ hiểu lầm hoặc sự nhầm lẫn nào.
- Tiết kiệm thời gian và công sức: Thay vì dành thời gian và công sức gọi điện hoặc sắp xếp cuộc họp trực tiếp với từng người, email có thể được gửi ngay lập tức cho nhiều người nhận chỉ bằng vài cú nhấp chuột.
- Duy trì tính chuyên nghiệp: Chúng cũng là một cách chuyên nghiệp để theo dõi các vấn đề quan trọng. Chúng cho thấy sự tận tâm, độ tin cậy và sự tôn trọng của bạn đối với thời gian và cam kết của người nhận.
- Tính nhất quán và tin tưởng: Việc gửi email nhắc nhở lịch sự giúp thiết lập một mô hình giao tiếp nhất quán. Điều này có thể giúp bạn xây dựng niềm tin với người nhận của mình, cho thấy rằng bạn có tổ chức, đáng tin cậy và cam kết với trách nhiệm của mình.
Thời gian tốt nhất để gửi email nhắc nhở
Xác định thời gian tốt nhất để gửi email nhắc nhở có thể ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của nó. Mặc dù không có giải pháp phù hợp cho tất cả, nhưng một số hướng dẫn chung có thể giúp bạn chọn thời gian tối ưu. Dưới đây là một số quy tắc chung dựa trên mục đích của email nhắc nhở:
Email về một cuộc họp sắp tới nên được gửi 1-2 ngày trước để mọi người có thời gian chuẩn bị các câu hỏi hoặc bất kỳ vấn đề nào họ muốn giải quyết. Khi nói đến email về các sự kiện sắp tới, chúng nên được gửi 3 đến 14 ngày trước sự kiện. Bạn cũng có thể gửi nhiều nhắc nhở dẫn đến sự kiện để tạo sự phấn khích. Email thanh toán quá hạn có thể được gửi một ngày sau ngày đến hạn. Đây là thời gian tuyệt vời để nhắc nhở mọi người và cho họ thấy rằng bạn đang chờ họ hành động.
Tuy nhiên, khi gửi những email này, hãy xem xét những điều sau:
Xem xét bản chất của nhắc nhở: Thời gian nên dựa trên tính khẩn cấp hoặc tầm quan trọng của tin nhắn. Ví dụ, nếu bạn đang nhắc nhở ai đó về một cuộc họp sắp tới, gửi một nhắc nhở nhanh một hoặc hai ngày trước thường là đủ. Mặt khác, nếu bạn đang nhắc nhở khách hàng về bản dùng thử sắp hết hạn, tốt nhất là gửi nhắc nhở vài ngày trước ngày hết hạn để cho họ đủ thời gian hành động.
Tránh gửi nhắc nhở phút chót: Mặc dù có vẻ hấp dẫn khi gửi nhắc nhở ngay trước thời hạn hoặc sự kiện, điều này có thể phản tác dụng trong nhiều trường hợp. Mọi người thường tập trung vào các nhiệm vụ khác, điều đó có nghĩa là nhắc nhở của bạn có thể bị bỏ qua dễ dàng.
Suy nghĩ về múi giờ: Nếu bạn đang xử lý người nhận ở các múi giờ khác nhau, hãy cân nhắc gửi nhắc nhở trong giờ làm việc của họ để tăng khả năng nó được nhìn thấy nhanh chóng.
Xem xét dữ liệu: Xem xét các nhắc nhở trước đây của bạn để xác định xu hướng. Ví dụ, bạn có thể nhận thấy rằng gửi nhắc nhở vào sáng thứ Ba liên tục cải thiện tỷ lệ phản hồi cao hơn. Sử dụng những hiểu biết này làm điểm khởi đầu để tạo chiến lược thời gian của bạn.
18 mẫu email nhắc nhở sẵn sàng sử dụng cho các tương tác kinh doanh
Dưới đây là một số ví dụ email nhắc nhở nhẹ nhàng mà bạn có thể sử dụng trong các tình huống khác nhau:
Email nhắc nhở thân thiện
Đây là mẫu nhắc nhở thân thiện có thể được sử dụng trong nhiều tình huống khác nhau:
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Đừng quên – Thời hạn quan trọng đang đến gần!
- Nhắc nhở: Thời gian sắp hết!
- Nhắc nhở thân thiện: Sự chú ý của bạn được yêu cầu!
Xin chào [Tên],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn khỏe mạnh. Tôi muốn liên hệ để nhắc nhở bạn về [đề cập đến chủ đề/chủ đề]. Khi thời hạn [hoặc sự kiện/cuộc hẹn] sắp tới, tôi muốn đảm bảo rằng nó vẫn nằm trong tầm nhìn của bạn và không bị trượt qua. Để đảm bảo một quá trình suôn sẻ và tránh bất kỳ sự vội vàng phút chót nào, tôi lịch sự yêu cầu bạn dành một chút thời gian để xem xét các chi tiết [cung cấp bất kỳ thông tin hoặc tệp đính kèm cần thiết nào].
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ trực tiếp với tôi. Sự chú ý nhanh chóng của bạn đối với vấn đề này được đánh giá cao.
Cảm ơn bạn vì thời gian và sự hợp tác của bạn. Tôi mong chờ [kết quả mong muốn hoặc các bước tiếp theo].
Trân trọng, [CHỮ KÝ CỦA BẠN] [Thông tin liên hệ của bạn]
Email nhắc nhở cuộc họp sắp tới
Nếu bạn không biết cách nhắc nhở ai đó một cách lịch sự về một cuộc họp sắp tới, bạn có thể sử dụng mẫu này:
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Nhắc nhở cuộc họp: Hãy chuẩn bị!
- Đừng bỏ lỡ! Tham gia với chúng tôi để [Chủ đề cuộc họp] ngày mai!
- Đánh dấu lịch của bạn: Sự tham dự của bạn được yêu cầu cho [Chủ đề cuộc họp]
Xin chào [Tên],
Tôi muốn cho bạn biết nhanh về cuộc họp sắp tới của chúng tôi được lên lịch cho [Ngày] lúc [Giờ]. Tôi rất phấn khích về cơ hội cho chúng tôi [Mục đích của cuộc họp].
Dưới đây là các chi tiết chính để tham khảo: – Ngày: [Ngày] – Thời gian họp: [Giờ] – Địa điểm/Địa điểm: [Địa điểm] – Chương trình họp: [Ngắn gọn đề cập đến các chủ đề sẽ được thảo luận]
Vui lòng dành một chút thời gian để xem xét bất kỳ tài liệu nào hoặc chuẩn bị bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có. Sự tham gia và đóng góp của bạn trong cuộc họp là rất quan trọng đối với thành công của nó.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần thêm thông tin, vui lòng liên hệ với tôi. Nếu không, tôi mong chờ được gặp bạn tại cuộc họp.
Cảm ơn, [CHỮ KÝ CỦA BẠN] [Thông tin liên hệ của bạn]
Email nhắc nhở các vấn đề quan trọng cho sếp/quản lý
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Nhắc nhở Khẩn cấp: Cần hành động trên [Vấn đề quan trọng]
- Cần theo dõi trên [Vấn đề quan trọng] NGAY
- Cần chú ý: Cập nhật [Vấn đề quan trọng]
Kính gửi [Tên sếp/quản lý],
Tôi hy vọng email này tìm thấy bạn khỏe mạnh. Tôi muốn gọi lại sự chú ý của bạn đến một vấn đề quan trọng mà chúng tôi đã thảo luận trước đó liên quan đến [ngắn gọn giải thích chủ đề]. Khi thời hạn [hoặc các bước tiếp theo] đến gần, tôi muốn nhắc nhở bạn một cách lịch sự và cung cấp một bản cập nhật tiến độ. Kể từ cuộc trò chuyện cuối cùng của chúng tôi, tôi đã làm việc trên [ngắn gọn mô tả tiến độ đã đạt được]. Tuy nhiên, có một số điểm cần sự chú ý của bạn. Điều quan trọng là chúng tôi hành động nhanh chóng để đảm bảo [kết quả mong muốn hoặc mục tiêu].
Để cung cấp một bản tóm tắt nhanh, dưới đây là các điểm chính của vấn đề: – [Tóm tắt dự án hoặc vấn đề] – [Đề cập đến bất kỳ thời hạn/cột mốc quan trọng nào]
Tôi muốn yêu cầu ý kiến, phê duyệt hoặc hướng dẫn thêm của bạn ở giai đoạn này để tiến hành thành công.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, cần thêm thông tin hoặc muốn thảo luận thêm về vấn đề này, vui lòng cho tôi biết.
Cảm ơn bạn vì sự chú ý đến vấn đề này.
Trân trọng, [CHỮ KÝ CỦA BẠN] [Thông tin liên hệ của bạn]
Email nhắc nhở cột mốc nhân viên
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Công sức của bạn được đền đáp: Mở khóa các lợi ích đặc biệt!
- Bậc thang thành công: Kỷ niệm các thành tích cột mốc của bạn
- Hãy nâng ly để thành công: Kỷ niệm các thành tích cột mốc
Xin chào đội,
Chúng tôi muốn dành một chút thời gian để công nhận và kỷ niệm những cột mốc quan trọng mà bạn đã đạt được trong hành trình của mình với [Tên công ty]. Mỗi cột mốc đại diện cho một bậc thang hướng tới thành công cá nhân và chuyên nghiệp của bạn, và chúng tôi muốn công nhận và tôn vinh những thành tích của bạn trên đường đi. Để bày tỏ lòng biết ơn của chúng tôi vì sự cam kết và tận tâm của bạn, chúng tôi có những phần thưởng và lợi ích dành cho bạn khi bạn đạt được các cột mốc cụ thể. Những phần thưởng này có thể bao gồm [đặt tên các phần thưởng/lợi ích].
Tiếp tục làm việc tốt, giữ động lực và tập trung vào việc tiến bộ qua các cột mốc. Bằng cách làm như vậy, bạn không chỉ thể hiện khả năng của mình mà còn góp phần vào thành công tổng thể của tổ chức chúng tôi. Chúng tôi mong chờ được kỷ niệm nhiều cột mốc khác trên hành trình của bạn cùng chúng tôi.
Cảm ơn! [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email nhắc nhở yêu cầu phản hồi
Đây là ví dụ tin nhắn nhắc nhở nhẹ nhàng có thể được sử dụng để yêu cầu phản hồi/trải nghiệm từ khách hàng của bạn:
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Phản hồi của bạn rất quý giá cho chúng tôi!
- Giúp chúng tôi cải thiện: Chúng tôi rất muốn nghe phản hồi của bạn!
- Chia sẻ suy nghĩ của bạn và nhận phần thưởng!
Xin chào [Tên],
Ý kiến của bạn rất quan trọng đối với chúng tôi, và chúng tôi muốn đảm bảo rằng tiếng nói của bạn được nghe. Chúng tôi sẽ rất cảm kích phản hồi của bạn về [Chủ đề/trải nghiệm cụ thể]. Ý kiến của bạn giúp chúng tôi hiểu cách chúng tôi có thể cải thiện sản phẩm/dịch vụ của mình để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bạn. Chúng tôi hiểu rằng cuộc sống bận rộn, và cung cấp phản hồi có thể trượt khỏi tâm trí của bạn. Đó là lý do tại sao chúng tôi muốn gửi email nhắc nhở theo dõi để bạn dành một vài phút và chia sẻ suy nghĩ của bạn với chúng tôi. Để cung cấp phản hồi của bạn, vui lòng nhấp vào liên kết sau [Liên kết đến khảo sát phản hồi]. Các phản hồi của bạn sẽ được giữ bí mật, và chúng tôi đánh giá cao sự trung thực và gợi ý của bạn.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc gặp bất kỳ vấn đề nào, vui lòng liên hệ với đội hỗ trợ khách hàng của chúng tôi [cung cấp thông tin liên hệ]. Chúng tôi ở đây để hỗ trợ bạn.
Cảm ơn bạn đã hỗ trợ chúng tôi. Chúng tôi thực sự đánh giá cao phản hồi của bạn và mong chờ nghe từ bạn sớm.
Trân trọng, [CHỮ KÝ CỦA BẠN] [Thông tin liên hệ của bạn]
Email nhắc nhở chiến dịch quảng cáo
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Cơ hội cuối cùng: Đừng bỏ lỡ quảng cáo độc quyền của chúng tôi!
- Hành động ngay và tiết kiệm! – Chiến dịch quảng cáo của chúng tôi sắp kết thúc.
- Thời gian sắp hết: Nhận chiết khấu của bạn ngay!
Xin chào [Tên],
Là một khách hàng được đánh giá cao, chúng tôi muốn đảm bảo rằng bạn không bỏ lỡ quảng cáo đặc biệt của chúng tôi và cung cấp cho bạn cơ hội tận dụng những tiết kiệm và lợi ích tuyệt vời mà nó cung cấp. Nhưng thời gian sắp hết, và quảng cáo sắp kết thúc. Dưới đây là các chi tiết chính của quảng cáo:
– Tên quảng cáo: [Chèn tên] – Khoảng thời gian quảng cáo: [Ngày bắt đầu] – [Ngày kết thúc] – Chi tiết quảng cáo: [Ngắn gọn đề cập đến các lợi ích được cung cấp trong quảng cáo]
Quảng cáo này là cách chúng tôi bày tỏ lòng biết ơn vì sự hỗ trợ liên tục của bạn. Chúng tôi muốn cung cấp cho bạn giá trị tốt nhất cho tiền của bạn và làm cho trải nghiệm của bạn với chúng tôi thậm chí còn bổ ích hơn.
Chỉ cần truy cập trang web của chúng tôi [Liên kết trang web] hoặc liên hệ với đội bán hàng của chúng tôi [Thông tin liên hệ]. Họ sẽ rất vui lòng hỗ trợ bạn và trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có.
Cảm ơn, [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email nhắc nhở lịch trình ra mắt sản phẩm
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Chú ý: Hãy theo dõi lịch trình ra mắt sản phẩm của chúng tôi!
- Nhắc nhở quan trọng: Các ngày chính cho ra mắt sản phẩm thú vị của chúng tôi!
- Chú ý: Đừng bỏ lỡ ra mắt sản phẩm đặc biệt của chúng tôi!
Xin chào [Tên],
Tôi muốn gửi email nhắc nhở nhẹ nhàng về các thời hạn sắp tới và cột mốc cho ra mắt sản phẩm được mong chờ rất lâu của chúng tôi. Điều quan trọng là chúng tôi phải tuân theo lịch trình để đảm bảo ra mắt thành công. Dưới đây là bản tóm tắt nhanh về các ngày chính và nhiệm vụ cần sự chú ý của bạn:
- [Ngày 1] – [Nhiệm vụ cụ thể]: [Bao gồm chi tiết về nhiệm vụ, mục đích của nó và bất kỳ hướng dẫn nào.]
- [Ngày 2] – [Nhiệm vụ cụ thể]: [Cung cấp thông tin hoặc hướng dẫn cần thiết liên quan đến nhiệm vụ.]
- [Ngày 3] – [Nhiệm vụ cụ thể]: [Giải thích tầm quan trọng của nhiệm vụ này và tác động của nó đối với ra mắt sản phẩm.]
Điều quan trọng là mọi người liên quan hoàn thành các nhiệm vụ này trước thời hạn được nêu để giữ cho dự án tiến hành suôn sẻ. Cùng nhau, chúng tôi có thể tăng cơ hội ra mắt thành công.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc lo ngại nào về bất kỳ nhiệm vụ hoặc thời hạn nào, vui lòng không ngần ngại liên hệ với người quản lý dự án hoặc đội chịu trách nhiệm.
Cảm ơn vì sự tận tâm và nỗ lực của bạn. Hãy làm cho ra mắt này trở thành một cái nhớ đáng nhớ!
Trân trọng, [CHỮ KÝ CỦA BẠN] [Thông tin liên hệ của bạn]
Email nhắc nhở chương trình lòng trung thành khách hàng
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Kiếm thêm phần thưởng: Đừng quên kiểm tra điểm lòng trung thành của bạn!
- Lợi ích độc quyền chờ đợi: Tận dụng tối đa thành viên lòng trung thành của bạn!
- Thời gian sắp hết: Tận dụng phần thưởng lòng trung thành của bạn
Kính gửi [Tên khách hàng],
Chúng tôi hy vọng rằng bạn đang tận hưởng những lợi ích của việc là thành viên của chương trình lòng trung thành của chúng tôi. Chúng tôi muốn nhắc nhở bạn một cách thân thiện để kiểm tra số điểm lòng trung thành của bạn và đảm bảo rằng bạn đang tận dụng tối đa những phần thưởng có sẵn cho bạn.
Tại [Tên công ty], chúng tôi muốn đảm bảo rằng bạn nhận được lợi ích tối đa từ thành viên của mình. Dưới đây là một số lý do tại sao nên kiểm tra số dư điểm lòng trung thành của bạn:
- Đổi phần thưởng thú vị: Điểm lòng trung thành của bạn có thể mở khóa những phần thưởng độc quyền, từ chiết khấu cho các lần mua trong tương lai đến sản phẩm miễn phí. Đừng bỏ lỡ cơ hội tự thưởng cho mình!
- Nâng cấp thành viên của bạn: Một số chương trình lòng trung thành cung cấp các cấp độ thành viên được phân cấp với các lợi ích bổ sung khi bạn tích lũy nhiều điểm hơn. Kiểm tra số dư điểm của bạn có thể giúp bạn theo dõi tiến độ của bạn để đạt đến cấp độ tiếp theo.
- Ưu đãi nhạy cảm theo thời gian: Thỉnh thoảng, chúng tôi có các ưu đãi đặc biệt chỉ dành cho các thành viên chương trình lòng trung thành. Bằng cách cập nhật số dư điểm của bạn, bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ điều gì.
Để kiểm tra số dư điểm lòng trung thành của bạn và khám phá những phần thưởng có sẵn, chỉ cần đăng nhập vào tài khoản của bạn. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ, đội hỗ trợ khách hàng của chúng tôi ở đây để giúp [cung cấp thông tin liên hệ].
Cảm ơn vì sự lòng trung thành liên tục của bạn và là một phần của chương trình lòng trung thành của chúng tôi.
Tận hưởng! [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email nhắc nhở sự kiện sắp tới
Ví dụ tin nhắn nhắc nhở này có thể được sử dụng để giúp ai đó nhớ một sự kiện sắp tới:
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Lưu ngày: Tham gia chúng tôi cho một sự kiện không thể quên!
- Nhắc nhở cuối cùng: Đừng bỏ lỡ sự kiện của năm!
- Chuẩn bị! Sự kiện của chúng tôi sắp diễn ra!
Xin chào [Tên],
Chúng tôi còn chưa đến hai tuần nữa cho sự kiện [Tên sự kiện] nơi chúng tôi sẽ nói về cách [đạt được các mục tiêu cụ thể] cũng như các xu hướng mới nhất trong [ngành].
Chúng tôi muốn nhắc nhở bạn rằng giá vé [Tên sự kiện] tăng lên vào [ngày]. Hãy chắc chắn lấy vé của bạn trước khi giá tăng. Sau [ngày] vé sẽ tăng lên [giá], vì vậy đừng bỏ lỡ!
Đăng ký Ngay
Một số diễn giả của chúng tôi: [Diễn giả 1 – tiểu sử ngắn] [Diễn giả 2 – tiểu sử ngắn] [Diễn giả 3 – tiểu sử ngắn]
Lịch trình sự kiện: [Chi tiết lịch trình sự kiện]
Bạn có thể tìm thêm thông tin trên trang sự kiện của chúng tôi. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Hy vọng gặp bạn ở đó! [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email theo dõi đầu tiên sau khi không có phản hồi
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Chỉ là một theo dõi thân thiện: Kiểm tra [Chủ đề/Dự án]
- Nhắc nhở nhanh: Theo dõi [Chủ đề/Dự án]
- Đây là một nhắc nhở thân thiện: Cung cấp cập nhật về [Chủ đề/Dự án]
Xin chào [Tên],
Vì tôi chưa nghe lại từ bạn, tôi muốn theo dõi tin nhắn trước đó của tôi liên quan đến [chủ đề/dự án]. Tôi hiểu rằng mọi thứ có thể bận rộn, và tin nhắn có thể bị bỏ qua. Tuy nhiên, tôi muốn gửi email nhắc nhở nhẹ nhàng vì không có phản hồi, chỉ để đảm bảo rằng email trước đó của tôi đã đến được bạn và chưa bị mất trong đống.
Nếu bạn có thể lịch sự xác nhận rằng bạn đã nhận được tin nhắn trước đó của tôi hoặc cung cấp một bản cập nhật nhanh về trạng thái của [chủ đề/dự án], tôi sẽ rất cảm kích. Phản hồi của bạn sẽ giúp tôi xác định các bước tiếp theo và đảm bảo rằng chúng tôi có thể tiến hành.
Trong trường hợp bạn bỏ lỡ email trước đó của tôi, tôi đã đính kèm một bản sao [đính kèm email trước đó hoặc tài liệu liên quan nếu có]. Vui lòng xem xét nó và cho tôi biết suy nghĩ hoặc bất kỳ cập nhật nào bạn có thể có.
Nếu bạn cần bất kỳ chi tiết hoặc làm rõ bổ sung nào, vui lòng không ngần ngại liên hệ.
Tôi mong chờ nghe từ bạn sớm.
Trân trọng, [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Lưu ý: Để đọc thêm về email theo dõi và tìm các mẫu email bổ sung cho các tình huống khác nhau, bạn có thể xem bài viết riêng của chúng tôi về email theo dõi sau khi không có phản hồi.
Email nhắc nhở cần hành động
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Cần hành động – Thời hạn đang đến gần!
- Nhắc nhở: Thời gian sắp hết – Hành động ngay!
- Thông báo cuối cùng: Cần hành động NGAY!
Xin chào [Tên],
Tôi đang gửi cho bạn một nhắc nhở nhanh liên quan đến hành động cần được thực hiện liên quan đến [nhiệm vụ hoặc yêu cầu cụ thể]. Là một [khách hàng/đồng nghiệp/đối tác] được đánh giá cao, sự tham gia của bạn rất quan trọng để đảm bảo tiến độ suôn sẻ của [dự án/nhiệm vụ].
Chúng tôi hiểu rằng cuộc sống bận rộn, nhưng chúng tôi lịch sự yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn đối với vấn đề này để ngăn chặn bất kỳ sự chậm trễ thêm nào.
Nếu bạn cần bất kỳ làm rõ hoặc thông tin bổ sung nào, vui lòng không ngần ngại liên hệ với chúng tôi. Đội của chúng tôi có sẵn để hỗ trợ bạn và cung cấp bất kỳ hướng dẫn hoặc hỗ trợ nào bạn có thể cần.
Cảm ơn bạn vì sự hiểu biết và hành động nhanh chóng. Chúng tôi mong chờ nghe từ bạn sớm.
Trân trọng, [CHỮ KÝ CỦA BẠN] [Thông tin liên hệ của bạn]
Email nhắc nhở thanh toán sắp tới
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Thông báo cuối cùng: Thanh toán đến hạn cho [Dịch vụ/Sản phẩm]
- Nhắc nhở thanh toán khẩn cấp: Tránh phí trễ
- Cần hành động: Thanh toán của bạn đã quá hạn
Xin chào [Tên],
Hy vọng mọi thứ đang diễn ra tốt đẹp cho bạn. Đây chỉ là một nhắc nhở thanh toán nhanh rằng hóa đơn [số hóa đơn] mà chúng tôi đã gửi vào [ngày] sẽ đến hạn vào [ngày đến hạn hóa đơn].
Tôi chắc chắn bạn bận rộn, nhưng tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể dành một chút thời gian và xem xét hóa đơn khi bạn có cơ hội. Tôi rất vui lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào bạn có thể có. Cảm ơn lại vì kinh doanh của bạn!
Trân trọng, [CHỮ KÝ CỦA BẠN] [Thông tin liên hệ của bạn]
Email nhắc nhở thanh toán quá hạn
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Cần hành động của bạn – Thông báo thanh toán quá hạn
- Nhắc nhở: Hóa đơn chưa thanh toán – Hành động ngay lập tức
- Thông báo cuối cùng: Thanh toán của bạn đã quá hạn
Xin chào [Tên],
Hồ sơ của chúng tôi cho thấy chúng tôi chưa nhận được thanh toán [số tiền] cho Hóa đơn [số hóa đơn], đã quá hạn một tuần. Tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể kiểm tra điều này ở phía bạn. Tôi biết rằng tất cả chúng ta thường có cuộc sống bận rộn, và chi tiết có thể bị bỏ lỡ. Tôi đã đính kèm một bản sao hóa đơn vào email này, trong trường hợp bản gốc bị mất hoặc xóa.
Nếu thanh toán đã được gửi, vui lòng bỏ qua tin nhắn này. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến hóa đơn này hoặc chi tiết thanh toán, vui lòng trả lời email này và tôi sẽ rất vui lòng trả lời.
Cảm ơn, [CHỮ KÝ CỦA BẠN] [Thông tin liên hệ của bạn]
Email nhắc nhở thanh toán không thành công
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Cần hành động: Thanh toán của bạn không thành công – Vui lòng cập nhật chi tiết
- Quan trọng: Thanh toán bị từ chối – Vui lòng giải quyết vấn đề
- Cảnh báo thanh toán: Hành động ngay lập tức để ngăn chặn gián đoạn dịch vụ
Xin chào [Tên],
Chúng tôi đã cố gắng tính phí thẻ tín dụng của bạn để gia hạn đăng ký tại [Sản phẩm], tuy nhiên, nó không thành công.
Điều này thường xảy ra do thay đổi số thẻ tín dụng của bạn, hết hạn thẻ, hủy thẻ hoặc ngân hàng không công nhận thanh toán và hành động để ngăn chặn nó.
Để đảm bảo bạn không gặp bất kỳ gián đoạn nào trong dịch vụ của mình, vui lòng cập nhật chi tiết thẻ tín dụng của bạn, và chúng tôi sẽ thử lại. Bạn sẽ có thể làm điều đó trong chưa đến một phút bằng cách nhấp vào đây: [liên kết đến trang cập nhật].
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, lo ngại hoặc vấn đề nào, vui lòng truy cập Trung tâm trợ giúp của chúng tôi, gọi cho chúng tôi theo [số] hoặc bắt đầu trò chuyện với đội hỗ trợ khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi ở đây để giúp!
Như mọi khi, cảm ơn vì là khách hàng [Công ty].
Tốt nhất, [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email nhắc nhở hết hạn thẻ tín dụng
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Cảnh báo khẩn cấp: Hành động và tránh gián đoạn thẻ tín dụng
- Thông báo quan trọng: Thẻ tín dụng của bạn sắp hết hạn
- Quan trọng! – Đừng quên cập nhật thông tin thẻ tín dụng của bạn
Xin chào [Tên],
Chúng tôi muốn cho bạn biết trước. Thông tin thanh toán bạn có trên tệp cho đăng ký [Sản phẩm] của bạn (thẻ kết thúc bằng ****) sắp hết hạn trong vài ngày. Thật không may, nếu chúng tôi không có thẻ hợp lệ, chúng tôi sẽ phải hủy đăng ký của bạn khi chu kỳ thanh toán này kết thúc.
Nếu bạn có 30 giây, bạn có thể cập nhật thông tin thanh toán của mình không?
Cho chúng tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc nếu có bất cứ điều gì chúng tôi có thể làm để giúp.
Cảm ơn rất nhiều! [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email nhắc nhở hết hạn bản dùng thử
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Chú ý: Bản dùng thử miễn phí của bạn sắp hết – Hành động ngay!
- Thời gian sắp hết: Bản dùng thử miễn phí của bạn sắp kết thúc!
- Cơ hội cuối cùng: Gia hạn bản dùng thử miễn phí của bạn ngay!
Xin chào [Tên],
Thời gian bay! Bạn có thể tin rằng bản dùng thử [Sản phẩm] của bạn sắp kết thúc không?
Bạn vẫn còn 3 ngày để nắm bắt tất cả những điều tuyệt vời mà bạn có thể làm với [Sản phẩm] như:
[Lợi ích 1 sử dụng tính năng 1] [Lợi ích 2 sử dụng tính năng 2] [Lợi ích 3 sử dụng tính năng 3]
Nếu bạn sẵn sàng, bạn có thể điều hướng đến trang Kế hoạch để chọn đăng ký phù hợp nhất với nhu cầu của bạn. Các kế hoạch của chúng tôi bắt đầu từ [giá], và bạn có thể thay đổi kế hoạch của mình bất kỳ lúc nào.
Bạn cũng sẽ có quyền truy cập vào đội hỗ trợ khách hàng rockstar của chúng tôi, những người có thể hướng dẫn bạn qua bất kỳ thách thức nào và đề xuất các phương pháp hay nhất để tận dụng tối đa giá trị từ [công cụ/nền tảng/phần mềm] của chúng tôi.
Chọn Kế hoạch của Tôi
Vẫn đang đánh giá và có thể sử dụng một tay trước khi bản dùng thử kết thúc? Cho chúng tôi biết – chúng tôi ở đây để giúp!
Tốt nhất, [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email nhắc nhở người dùng không hoạt động
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Chúng tôi nhớ bạn! Hành động để mở khóa các lợi ích độc quyền.
- Thời gian sắp hết! Kích hoạt tài khoản của bạn trước khi nó bị vô hiệu hóa.
- Kích hoạt lại tài khoản của bạn và khám phá những gì bạn đã bỏ lỡ.
Xin chào [Tên],
Có vẻ như bạn chưa đăng nhập vào tài khoản [Sản phẩm] của bạn trong một thời gian. Chỉ là một thông báo thân thiện rằng các tài khoản [Sản phẩm] sẽ tự động bị vô hiệu hóa sau [số] ngày không hoạt động.
Chúng tôi muốn bạn ở lại. Để giữ tài khoản của bạn mở, vui lòng đăng nhập ít nhất một lần trước [ngày].
[ĐĂNG NHẬP]
Như một lời nhắc nhở, với [Sản phẩm] bạn có thể:
[Sử dụng tính năng 1 – lợi ích 1] [Sử dụng tính năng 2 – lợi ích 2] [Sử dụng tính năng 3 – lợi ích 3]
Trong trường hợp bạn cần làm mới – hãy xem tour của chúng tôi để bạn có thể chạy lại.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần bất kỳ trợ giúp nào, hãy trả lời email này hoặc nhảy vào trò chuyện trực tiếp với đội chăm sóc khách hàng của chúng tôi. Chúng tôi đã hỗ trợ bạn!
Cheers, [CHỮ KÝ CỦA BẠN]
Email nhắc nhở hủy tài khoản
Dòng chủ đề email nhắc nhở:
- Nhắc nhở: Tài khoản của bạn được lên lịch hủy – Hành động ngay!
- Cơ hội cuối cùng để giữ tài khoản của bạn hoạt động!
- Thời gian sắp hết: Hành động ngay để ngăn chặn hủy tài khoản.
Xin chào [Tên],
Chúng tôi muốn liên hệ với bạn với một lời nhắc nhở thân thiện liên quan đến việc hủy tài khoản của bạn với chúng tôi. Tài khoản của bạn sẽ bị đóng vĩnh viễn trong [số ngày/thời gian còn lại]. Sau đó, tất cả dữ liệu và quyền truy cập vào các dịch vụ của chúng tôi sẽ bị mất. Chúng tôi cũng muốn dành một chút thời gian để nêu bật những lợi ích rất nhiều mà bạn sẽ bỏ lỡ bằng cách hủy tài khoản của bạn. Với tài khoản hoạt động, bạn sẽ tiếp tục tận hưởng:
– [Lợi ích 1] – [Lợi ích 2] – [Lợi ích 3]
Nếu có bất cứ điều gì chúng tôi có thể làm để giải quyết bất kỳ sự không hài lòng nào hoặc cải thiện trải nghiệm của bạn, vui lòng không ngần ngại liên hệ. Chúng tôi cố gắng cung cấp trải nghiệm tốt nhất có thể và chúng tôi ở đây để giúp tìm giải pháp phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu bạn muốn kích hoạt lại tài khoản của mình và tận dụng tất cả các lợi ích, chỉ cần nhấp vào nút bên dưới: [Liên kết kích hoạt lại tài khoản]
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào hoặc cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với đội hỗ trợ của chúng tôi qua trò chuyện trực tiếp, điện thoại hoặc email [cung cấp chi tiết liên hệ].
Cảm ơn vì là khách hàng được đánh giá cao.
[CHỮ KÝ CỦA BẠN]
7 mẹo để làm cho email nhắc nhở của bạn hiệu quả hơn
Giữ email đơn giản, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề
Nên làm
- Sử dụng ngôn ngữ thẳng thắn để giao tiếp mục đích của email của bạn.
- Sử dụng dòng chủ đề rõ ràng và hấp dẫn sẽ thu hút sự chú ý của người nhận.
- Giữ tin nhắn của bạn ngắn gọn và tập trung vào mục tiêu chính của nhắc nhở.
- Sử dụng dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số để làm nổi bật thông tin chính.
- Bao gồm lời kêu gọi hành động để khuyến khích người nhận thực hiện hành động mong muốn.
Không nên làm
- Tránh viết thông tin không cần thiết hoặc không liên quan có thể làm phân tâm người nhận khỏi tin nhắn chính.
- Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp, thuật ngữ chuyên môn hoặc các thuật ngữ kỹ thuật có thể gây nhầm lẫn cho người đọc.
- Đừng làm email quá dài hoặc quá tải.
- Tránh sử dụng quá mức định dạng in đậm hoặc đầy màu sắc – nó có thể trông không chuyên nghiệp hoặc giống như thư rác.
Luôn lịch sự và tôn trọng
Nên làm
- Luôn mở email bằng lời chào ấm áp, chẳng hạn như “Kính gửi [Tên người nhận]” hoặc “Xin chào [Tên người nhận].”
- Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, bao gồm “vui lòng”, “cảm ơn” và “đánh giá cao”.
- Bày tỏ lòng biết ơn vì thời gian và sự chú ý của người nhận.
- Cung cấp hướng dẫn hoặc yêu cầu rõ ràng theo cách lịch sự và thân thiện.
- Kết thúc email bằng “Trân trọng” hoặc “Cảm ơn”.
Không nên làm
- Tránh sử dụng ngôn ngữ đòi hỏi hoặc thúc ép, điều này có thể trông thô lỗ.
- Sử dụng quá nhiều dấu chấm than hoặc chữ in hoa có thể gây ấn tượng về sự thiếu kiên nhẫn.
- Đừng quên xem lại email của bạn ở cuối để đảm bảo nó trông chuyên nghiệp và tôn trọng.
Làm nổi bật thông tin quan trọng
Nên làm
- Định dạng in đậm hoặc in nghiêng làm cho các ngày, thời hạn hoặc hành động quan trọng nổi bật.
- Sử dụng dấu đầu dòng hoặc danh sách được đánh số có thể tổ chức và nhấn mạnh thông tin cần thiết.
- Cân nhắc sử dụng tiêu đề hoặc tiêu đề phụ để cấu trúc tốt hơn của email.
Không nên làm
- Tránh sử dụng quá mức làm nổi bật hoặc định dạng, vì nó có thể làm cho email khó đọc.
- Không chỉ dựa vào làm nổi bật, thay vào đó cung cấp bối cảnh và giải thích để giúp người đọc hiểu tầm quan trọng của thông tin.
- Tránh chôn thông tin quan trọng trong các đoạn dài – tách nó thành các phần dễ quét.
Bao gồm Lời kêu gọi hành động
Nên làm
- Hãy cụ thể về hành động mong muốn bạn muốn người nhận thực hiện.
- CTA nên nổi bật về mặt hình ảnh. Bạn có thể sử dụng nút hoặc làm nổi bật nó bằng in đậm hoặc màu tương phản.
- Tạo cảm giác khẩn cấp bằng cách sử dụng các cụm từ như “Hành động ngay”, “Ưu đãi có thời hạn” hoặc “Đừng bỏ lỡ”.
- Cung cấp hướng dẫn rõ ràng hoặc liên kết để giúp người nhận hoàn thành hành động dễ dàng.
Không nên làm
- Tránh cung cấp hướng dẫn mơ hồ hoặc không rõ ràng có thể gây nhầm lẫn cho người đọc.
- Đừng làm quá tải email bằng quá nhiều CTA
- Tránh sử dụng CTA chung chung như “Nhấp vào đây” hoặc “Tìm hiểu thêm”.
Sử dụng bố cục sạch sẽ và hấp dẫn về mặt hình ảnh
Nên làm
- Sử dụng mẫu email hoặc thiết kế phù hợp với danh tính trực quan của thương hiệu của bạn.
- Sử dụng thiết kế sạch sẽ và không lộn xộn cho phép nội dung nổi bật.
- Tạo khoảng trắng chiến lược để nâng cao khả năng đọc và ngăn email cảm thấy chật chội.
- Sử dụng phông chữ và kích thước phông chữ dễ đọc.
- Kết hợp các hình ảnh liên quan và hấp dẫn về mặt hình ảnh khi thích hợp.
- Đảm bảo email của bạn trông tốt trên cả thiết bị máy tính để bàn và thiết bị di động.
Không nên làm
- Tránh sử dụng quá nhiều phông chữ, màu sắc hoặc kích thước phông chữ khác nhau.
- Quá tải email bằng hình ảnh hoặc các phần tử hình ảnh quá mức có thể làm phân tâm khỏi tin nhắn chính.
- Tránh sử dụng các thiết kế quá phức tạp có thể gây ra các vấn đề tương thích hoặc làm chậm thời gian tải.
Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và lỗi đánh máy để duy trì tính chuyên nghiệp
Nên làm
- Đọc kỹ email của bạn để bắt bất kỳ lỗi chính tả hoặc lỗi ngữ pháp nào.
- Sử dụng các tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp hoặc các công cụ trực tuyến như Grammarly để xác định và sửa lỗi.
- Chú ý đến dấu câu và cấu trúc câu.
- Yêu cầu những người khác xem xét email của bạn để chỉ ra lỗi hoặc các khu vực có thể được cải thiện.
Không nên làm
- Đừng chỉ dựa vào các công cụ kiểm tra chính tả tự động, vì chúng có thể bỏ lỡ các lỗi nhất định hoặc cung cấp các gợi ý không chính xác.
- Tránh vội vàng qua quá trình kiểm tra; dành thời gian để đọc email của bạn kỹ lưỡng.
- Đừng bỏ qua các chi tiết nhỏ như dấu câu hoặc viết hoa. Chúng có thể ảnh hưởng đến tính chuyên nghiệp tổng thể của tin nhắn của bạn.
Cá nhân hóa email là chìa khóa
Nên làm
- Sử dụng tên của người nhận để tạo kết nối được cá nhân hóa.
- Tham chiếu đến bất kỳ tương tác trước đó hoặc chi tiết cụ thể liên quan đến nhắc nhở, cho thấy rằng bạn đã dành thời gian để hiểu tình huống của họ.
- Tùy chỉnh tông giọng và ngôn ngữ của email để phù hợp với mối quan hệ của người nhận với công ty của bạn.
- Phân chia danh sách email của bạn và gửi các nhắc nhở được nhắm mục tiêu dựa trên sở thích, hành vi trước đó hoặc lợi ích cụ thể của người nhận.
Không nên làm
- Tránh sử dụng ngôn ngữ chung chung hoặc không cá nhân.
- Tránh cá nhân hóa quá mức có thể trông xâm phạm. Sự cân bằng giữa cá nhân hóa và tính chuyên nghiệp là rất quan trọng.
