Cách Kết Thúc Email (Mẹo + Mẫu)
Tìm hiểu cách kết thúc email kinh doanh hiệu quả với mẹo và mẫu. Bao gồm lời kết mượt mà, lời ký chuyên nghiệp và thông tin liên hệ. Tránh ngôn ngữ không chính ...
15 phút đọc
LiveAgent
Email Templates
+1
Bạn sắp đi nghỉ và cần thiết lập tin nhắn tạm biệt văn phòng? Hoặc có thể bạn chỉ đang nghỉ một ngày và không muốn bị làm phiền bởi công việc. Dù là trường hợp nào, một mẫu tạm biệt văn phòng tốt sẽ giúp hoàn thành công việc.
Những mẫu này thường đơn giản và dễ sử dụng, cho phép bạn tùy chỉnh tin nhắn của mình theo cách bạn muốn. Hôm nay, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn một số mẫu tạm biệt văn phòng khác nhau mà bạn có thể sử dụng cho các phản hồi tự động kỳ nghỉ của mình.
Tại sao bạn nên sử dụng mẫu tạm biệt văn phòng
Hầu hết mọi người sử dụng các công cụ quản lý email, chẳng hạn như phản hồi mẫu tạm biệt văn phòng, khi họ vắng mặt khỏi email trong một thời gian dài – chẳng hạn như đi nghỉ hoặc chỉ nghỉ một ngày. Bạn có thể thiết lập phản hồi tự động để cho mọi người biết rằng bạn sẽ không kiểm tra hộp thư đến và sẽ sớm trở lại. Bằng cách này, họ sẽ không mong đợi phản hồi từ bạn ngay lập tức và bạn có thể tận hưởng thời gian nghỉ của mình mà không lo lắng về công việc.
Nhưng cũng có những lúc khác khi bạn có thể muốn sử dụng phản hồi mẫu. Nếu bạn biết rằng bạn sẽ bận rộn và không thể kiểm tra email thường xuyên như bình thường, tin nhắn tạm biệt văn phòng cho mọi người biết rằng bạn có thể không thể phản hồi ngay lập tức. Sau đó, họ có thể quyết định có chờ phản hồi hay tìm một cách khác để liên hệ với bạn.
Tin nhắn tạm biệt văn phòng cũng có thể giúp quản lý kỳ vọng của mọi người nếu bạn bị quá tải công việc và không thể phản hồi mọi email ngay lập tức. Cho mọi người biết rằng bạn bận rộn nhưng sẽ quay lại với họ sớm nhất có thể có thể giúp tránh được sự thất vọng ở cả hai phía.
Cách đặt tiêu đề cho mẫu email tạm biệt văn phòng
Giữ nó khá ngắn và đúng trọng tâm – Tạm biệt văn phòng, Phản hồi tự động kỳ nghỉ, hoặc Vắng mặt đều là những lựa chọn tốt. Trong dòng chủ đề, cũng là một ý tưởng tốt để bao gồm khi bạn sẽ trở lại để mọi người biết họ phải chờ bao lâu để có phản hồi.
Ví dụ, “Tạm biệt văn phòng cho đến ngày 15 tháng 1” sẽ hoạt động tốt. Điều này cũng giúp với việc lọc nếu bạn có hệ thống tin nhắn email có thể làm điều đó, nhưng hơn hết nó cho phép những người khác biết khi nào mong đợi phản hồi mà không cần phải đọc phần thân email của bạn. Bằng cách này, bạn cho thấy rằng bạn quan tâm đến thời gian của họ.
Các ví dụ về dòng chủ đề email tạm biệt văn phòng
- Tạm biệt văn phòng: [ngày]
- Tạm biệt văn phòng: [chi tiết kỳ nghỉ]
- Tạm biệt văn phòng: [lý do vắng mặt]
- Đi nghỉ: [ngày] – [ngày]
- Kỳ nghỉ: [ngày] – [ngày]
- OOO: ngày bệnh
- Không có sẵn: đi nước ngoài
- Trong trường hợp khẩn cấp:
- Vắng mặt khỏi bàn làm việc vào [ngày]
- Hiện đang đi nghỉ
- Tôi đang ngoài vòng lặp
- Tôi sẽ sớm trở lại
- Đang nghỉ sabatical
- Đi nghỉ ngơi một chút
Cách viết mẫu tạm biệt văn phòng
Có một số điều cần ghi nhớ khi nói đến phần thân của email phản hồi tự động của bạn.
Trước tiên, bạn muốn chắc chắn rằng rõ ràng bạn vắng mặt khỏi bàn làm việc và sẽ không thể phản hồi email ngay lập tức. Nếu bạn sẽ kiểm tra hộp thư đến từng lúc, hãy cho mọi người biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi. Nếu bạn không chắc chắn, tốt hơn là tránh phần này hơn là để mọi người chờ phản hồi có thể không đến.
Thứ hai, trong trường hợp khẩn cấp, bạn có thể để lại số điện thoại riêng tư của mình. Tuy nhiên, hãy nhớ ghi chú rằng bạn có thể không thể nhấc máy ngay lập tức, và yêu cầu mọi người chỉ liên hệ với bạn theo cách này nếu nó cực kỳ khẩn cấp.
Cũng là một ý tưởng tốt để bao gồm ai họ có thể liên hệ trong sự vắng mặt của bạn, cũng như bất kỳ thông tin liên quan nào họ có thể cần (như thời hạn hoặc cập nhật dự án). Và tất nhiên, đừng quên nói khi bạn sẽ trở lại. Giữ nó ngắn gọn – không ai muốn đọc một cuốn tiểu thuyết khi họ đang cố gắng liên hệ với bạn.
Cuối cùng, nhưng không kém phần quan trọng – và điều này là tùy chọn – bạn có thể bao gồm một tin nhắn ngắn cho mọi người biết phải làm gì trong sự vắng mặt của bạn. Ví dụ, nơi họ có thể tìm thấy thông tin họ có thể cần nếu bạn sẽ không thể cung cấp cho họ.
Những gì cần bao gồm trong mẫu email tạm biệt văn phòng
- Tên của bạn
- Các ngày bạn sẽ đi hoặc ngày bạn sẽ trở lại
- Một tin nhắn ngắn cho mọi người biết bạn tạm biệt văn phòng hoặc rằng bạn sẽ sớm trở lại
- Ai để liên hệ trong sự vắng mặt của bạn (nếu có)
- Khi họ có thể mong đợi phản hồi từ bạn (nếu bạn sẽ kiểm tra hộp thư đến trong kỳ nghỉ)
- Các cách thay thế để liên hệ với bạn
Các ví dụ và mẫu email tạm biệt văn phòng
Mẫu tạm biệt văn phòng chính thức
Chủ đề: Tạm biệt văn phòng
Tôi hiện đang tạm biệt văn phòng và sẽ trở lại vào ngày 15 tháng 1. Tôi sẽ kiểm tra email của mình định kỳ, nhưng nếu bạn cần phản hồi ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Tên] tại [địa chỉ email] thay thế. Cảm ơn,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Mẫu tạm biệt văn phòng
Xin chào, tôi hiện đang tạm biệt văn phòng và sẽ trở lại vào [ngày]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [Tên] tại [địa chỉ email] hoặc gọi điện thoại di động của tôi tại [số điện thoại], tuy nhiên, xin lưu ý rằng tôi có thể không thể phản hồi ngay lập tức. Cảm ơn,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Tạm biệt văn phòng [ngày từ-ngày đến]
Xin chào, tôi OOO không có quyền truy cập email từ [ngày từ] cho đến [ngày đến]. Đối với các vấn đề khẩn cấp trong thời gian này, vui lòng liên hệ với [Tên] tại [địa chỉ email] hoặc gọi điện thoại di động của tôi tại [số điện thoại]. Trân trọng,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Tạm biệt văn phòng – Kỳ nghỉ
Xin chào, tôi sẽ Tạm biệt văn phòng từ [ngày từ] cho đến [ngày đến] và có quyền truy cập email hạn chế. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức trong thời gian này, vui lòng cố gắng liên hệ với [Tên] tại [địa chỉ email] thay vì tôi hoặc đối với các vấn đề khẩn cấp, bạn có thể cố gắng gọi tôi tại [số điện thoại]. Lời chúc tốt nhất, [Tên của bạn]
Chủ đề: Kỳ nghỉ [ngày]
Xin chào, tôi hiện đang tạm biệt văn phòng và tận hưởng một khoảng thời gian xứng đáng. Tôi sẽ trở lại vào [ngày], và tôi sẽ không có quyền truy cập email cho đến lúc đó. Đối với các vấn đề khẩn cấp trong thời gian này, vui lòng liên hệ với [Tên] tại [địa chỉ email], người đã được thông báo để mong đợi thư tín bổ sung trong sự vắng mặt của tôi. Trân trọng,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Không có sẵn: Đi nước ngoài [ngày]
Xin chào, tôi sẽ đi nước ngoài cho [ngày từ]-[ngày đến]. Tôi sẽ có quyền truy cập email hạn chế trong thời gian này. Đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Tên] tại [địa chỉ email] thay vì tôi. Trân trọng,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Đang nghỉ sabatical [ngày]
Xin chào, tôi hiện đang nghỉ sabatical và sẽ Tạm biệt văn phòng cho đến [ngày]. Tôi sẽ không có quyền truy cập email trong thời gian này. Nếu có trường hợp khẩn cấp, [Tên] tại [địa chỉ email] sẽ có thể liên hệ được trong thời gian này. Hẹn gặp lại sớm,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Nghỉ ốm [ngày]
Xin chào, tôi Tạm biệt văn phòng và đang nghỉ ốm cho đến [ngày]. Trong thời gian này, tôi sẽ không thể kiểm tra email của mình. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Tên] tại [địa chỉ email]. Trân trọng,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Tạm biệt văn phòng: Hội nghị [ngày]
Xin chào, tôi Tạm biệt văn phòng để tham dự hội nghị từ [ngày]. Tôi sẽ trả lời email khi có quyền truy cập, nhưng để phản hồi nhanh hơn, vui lòng liên hệ với tôi tại [số điện thoại] nếu có vấn đề khẩn cấp. Cảm ơn,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Tạm biệt văn phòng: Buổi tập trung công ty [ngày]
Xin chào, tôi Tạm biệt văn phòng tại buổi tập trung công ty từ [ngày]. Trong thời gian đó, tôi sẽ có quyền truy cập email hạn chế. Trong trường hợp khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Tên] tại [địa chỉ email] hoặc gọi đường dây chính của văn phòng tại [số điện thoại]. Cảm ơn,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Tạm biệt văn phòng [Ngày]
Xin chào, tôi sẽ tạm biệt văn phòng trong [X] ngày tới. Trong sự vắng mặt của tôi, vui lòng liên hệ với [Tên] người sẽ rất vui lòng giúp đỡ với bất kỳ yêu cầu nào bạn có. Cảm ơn sự thông cảm của bạn. Trân trọng,
[Tên của bạn]
Chủ đề: OOO [ngày]
Xin chào, cảm ơn bạn đã liên hệ. Tôi hiện đang tạm biệt văn phòng và sẽ trở lại vào [Ngày] muộn nhất. Tôi xin lỗi vì sự bất tiện và xin vui lòng gửi email cho đồng nghiệp của tôi, [Tên], tại [địa chỉ email] trong thời gian chờ đợi. Trân trọng,
[Tên của bạn]
Mẫu tạm biệt văn phòng bình thường
Chủ đề: Vắng mặt khỏi bàn làm việc
Xin chào, tôi hiện đang vắng mặt khỏi bàn làm việc, đang nhâm nhi những chiếc cocktail trên bãi biển ở đâu đó. Tôi sẽ trở lại vào [ngày] và sẽ có quyền truy cập email hạn chế cho đến lúc đó. Đồng nghiệp của tôi [Tên] sẽ xử lý email của tôi trong sự vắng mặt của tôi, vui lòng liên hệ với [anh ấy/cô ấy/họ] tại [địa chỉ email] cho bất kỳ vấn đề khẩn cấp nào. Cảm ơn, và có một ngày tuyệt vời.
[Tên của bạn]
Chủ đề: Nghỉ ngơi cho đến [ngày]
Xin chào, xin lỗi bạn đã bỏ lỡ tôi. Tôi tạm biệt văn phòng cho đến [ngày]. Tuy nhiên, tôi sẽ nghỉ ngơi định kỳ từ việc xem tất cả những gì tôi đã bỏ lỡ để kiểm tra email của tôi thỉnh thoảng trong khi tôi đi. Nếu vấn đề này không nhạy cảm về thời gian, hãy yên tâm rằng tôi sẽ phản hồi khi tôi trở lại từ kỳ nghỉ này. Trân trọng,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Tạm biệt văn phòng [ngày]
Xin chào, tôi Tạm biệt văn phòng từ [ngày từ] đến [ngày đến]. Tôi có thể liên hệ được qua điện thoại di động của tôi tại [số điện thoại], nhưng đối với các vấn đề khẩn cấp, vui lòng liên hệ với [Tên] thay thế. Hẹn gặp lại sớm,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Tôi (cuối cùng) đang đi nghỉ
Xin chào, tôi Tạm biệt văn phòng và đang đi nghỉ từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]. Tôi sẽ không có quyền truy cập email trong thời gian này, nhưng nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với đồng nghiệp của tôi [Tên] tại [địa chỉ email]. Cảm ơn,
[Tên của bạn] P.S. Tôi thực sự mong chờ kỳ nghỉ này. 🎉
P.P.S. Nếu bạn cần liên hệ với tôi khẩn cấp, vui lòng gọi điện thoại di động của tôi tại [số điện thoại].
Chủ đề: Tôi đang ngoài vòng lặp [ngày]
Xin chào,
Tôi sẽ tạm biệt văn phòng từ [ngày bắt đầu] đến [ngày kết thúc]. Nếu bạn cần hỗ trợ ngay lập tức, vui lòng liên hệ với [tên đồng nghiệp] tại [email đồng nghiệp]. Nếu không, tôi sẽ phản hồi tin nhắn của bạn khi tôi trở lại. Có một ngày tuyệt vời. Trân trọng,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Xin lỗi, tôi OOO [ngày]
Xin chào [Tên], tôi tạm biệt văn phòng tuần này, nhưng nếu bạn cần bất cứ điều gì khẩn cấp, vui lòng liên hệ với đồng nghiệp của tôi [Tên]. Cảm ơn,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Tạm biệt văn phòng từ [Ngày] đến [Ngày]
Xin chào. Tôi hiện đang tạm biệt văn phòng và sẽ trở lại vào [Ngày]. Trong thời gian chờ đợi, nếu bạn cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ với [tên hoặc bộ phận]. Cheers,
[Tên của bạn]
Chủ đề: Trên bãi biển [ngày]
Xin chào. Tôi hiện đang Tạm biệt văn phòng và tận hưởng một khoảng thời gian xứng đáng trên bãi biển. Tôi sẽ trở lại văn phòng vào [Ngày] và tôi sẽ rất vui lòng phản hồi email của bạn lúc đó. Nếu bạn cần hỗ trợ trong khi tôi đi, vui lòng liên hệ với đồng nghiệp của tôi [Tên] tại [địa chỉ email]. Cảm ơn.
[Tên của bạn]
Các thực hành tốt nhất cho mẫu tạm biệt văn phòng
Giữ nó ngắn gọn
Khi viết tin nhắn Tạm biệt văn phòng, điều quan trọng là giữ nó ngắn gọn. Không cần phải đi vào chi tiết lớn về ai bạn là hoặc những gì bạn đang làm. Chỉ cần cung cấp những điều cần thiết để đồng nghiệp của bạn biết cách liên hệ với bạn trong trường hợp khẩn cấp.
Sử dụng tông giọng đúng
Tin nhắn Tạm biệt văn phòng của bạn là phản ánh của văn hóa và giá trị của công ty bạn, vì vậy điều quan trọng là sử dụng tông giọng đúng. Nếu bạn không chắc chắn tông giọng nào sử dụng, hãy thiên về tính chuyên nghiệp.
Bạn không muốn nghe có vẻ quá bình thường hoặc không chuyên nghiệp, vì làm như vậy có thể phản ánh xấu trên công ty của bạn. Nếu công ty của bạn có sách thương hiệu riêng và tông giọng, hãy sử dụng nó làm hướng dẫn khi viết tin nhắn Tạm biệt văn phòng của bạn.
Nếu bạn sử dụng lóng hoặc thuật ngữ chuyên môn, hãy chắc chắn rằng mọi người đọc tin nhắn của bạn sẽ hiểu nó. Những gì hài hước cho bạn có thể không hài hước cho những người nhận phản hồi tự động của bạn, đặc biệt nếu họ không đến từ cùng một quốc gia hoặc khu vực.
Thêm ngày tháng vắng mặt của bạn
Khi có thể, hãy thêm ngày tháng vắng mặt của bạn vào tin nhắn Tạm biệt văn phòng của bạn. Điều này sẽ giúp đồng nghiệp, khách hàng, và/hoặc đối tác kinh doanh của bạn biết khi nào họ có thể mong đợi phản hồi từ bạn. Nếu bạn không chắc chắn khi nào bạn sẽ trở lại, hãy cung cấp một loạt ngày hoặc ước tính. Trong trường hợp này, tốt hơn là lỗi về phía cẩn thận và cung cấp khung thời gian dài hơn bạn nghĩ bạn sẽ cần.
Đề cập đến các hình thức liên hệ thay thế
Trong tin nhắn Tạm biệt văn phòng của bạn, hãy chắc chắn đề cập đến các hình thức liên hệ thay thế trong trường hợp khẩn cấp. Điều này có thể là địa chỉ email của đồng nghiệp, số điện thoại, hoặc thậm chí địa chỉ vật lý. Nếu bạn cảm thấy thoải mái chia sẻ chi tiết cá nhân của mình, bạn cũng có thể bao gồm số điện thoại di động hoặc tay cầm phương tiện truyền thông xã hội của mình.
Chỉ cần nhớ rằng càng nhiều thông tin bạn bao gồm, càng có khả năng ai đó sẽ liên hệ với bạn trong khi bạn đi. Do đó, bạn chỉ nên bao gồm các hình thức liên hệ thay thế nếu bạn cảm thấy thoải mái khi được liên hệ trong thời gian nghỉ của bạn.
Nếu bạn quyết định chia sẻ chi tiết liên hệ của đồng nghiệp, hãy chắc chắn rằng họ biết về nó và đồng ý là điểm liên hệ trước khi bạn thêm thông tin của họ vào tin nhắn Tạm biệt văn phòng của bạn.
Đừng đi quá sâu hoặc quá cụ thể
Khi viết tin nhắn Tạm biệt văn phòng của bạn, hãy chống lại sự cám dỗ để đi quá sâu hoặc quá cụ thể. Đây không phải là lúc để chia sẻ câu chuyện cuộc đời của bạn hoặc những bức ảnh kỳ nghỉ mới nhất. Đi thẳng vào vấn đề để đồng nghiệp của bạn có thể quay lại làm việc với sự gián đoạn tối thiểu, và đối tác kinh doanh của bạn có thể tìm thấy thông tin họ cần mà không cần phải sàng lọc qua một cuốn tiểu thuyết.
Thiết lập mẫu OOO nội bộ và bên ngoài
Nếu bạn thường xuyên có tin nhắn Tạm biệt văn phòng, hãy thiết lập mẫu OOO nội bộ và bên ngoài để tiết kiệm thời gian. Bằng cách này, tất cả những gì bạn phải làm là điền vào các khoảng trống với thông tin cụ thể của bạn mỗi khi bạn cần bước ra khỏi bàn làm việc.
Tin nhắn Tạm biệt văn phòng nội bộ được gửi cho những người trong công ty của bạn, trong khi tin nhắn bên ngoài được gửi cho những người bên ngoài. Sự khác biệt chính giữa hai tin nhắn là tin nhắn OOO nội bộ không cần phải chính thức như tin nhắn bên ngoài.
Tóm tắt
Tin nhắn phản hồi tự động là một điều cần thiết khi bạn cần dành một khoảng thời gian ra khỏi công việc. Bằng cách tuân theo các thực hành tốt nhất này, bạn có thể viết tin nhắn Tạm biệt văn phòng chuyên nghiệp, có thông tin và hữu ích cho mọi người sẽ nhận được chúng. Họ thậm chí có thể đánh giá cao tin nhắn Tạm biệt văn phòng hơn bạn nghĩ.
