Mẫu Email Mời Gọi Điện Thoại
Tìm hiểu cách tận dụng email marketing để tổ chức các cuộc gọi với khách hàng bằng mẫu email mời gọi điện thoại. Nhận các mẹo, ví dụ dòng tiêu đề và mẫu cho nhi...
8 phút đọc
LiveAgent
Call Center
+1
Bạn cảm thấy chưa sẵn sàng cho các cuộc họp với khách hàng? Nếu vậy, bạn không đơn độc. Nhiều chủ doanh nghiệp không dành thời gian chuẩn bị kỹ cho các cuộc họp, dẫn đến lãng phí nhiều thời gian và công sức. Hôm nay, chúng ta sẽ cùng bàn về cách lập kế hoạch hiệu quả nhất cho các cuộc họp với khách hàng tiềm năng để bạn tận dụng tối đa từng cuộc gặp.
Tầm quan trọng của lập kế hoạch trước cuộc gọi
Khi dành thời gian chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ khiến từng cuộc họp trở nên hiệu quả và năng suất nhất có thể. Lập kế hoạch trước cuộc gọi giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với khách hàng vì bạn sẽ hiểu rõ hơn về nhu cầu của họ.
Với việc lập kế hoạch trước, bạn có thể xác định các phản đối tiềm ẩn mà khách hàng có thể đưa ra để giải quyết trước khi vào họp. Dù có thể mất thêm thời gian chuẩn bị ban đầu, về lâu dài, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nhờ loại bỏ các cuộc họp không hiệu quả.
Cách đặt tiêu đề email lập kế hoạch trước cuộc gọi
Khi lập kế hoạch trước cuộc gọi, điều quan trọng là có hệ thống ghi chú rõ ràng, ngắn gọn. Một cách làm hiệu quả là đặt tiêu đề ghi chú bằng ngày, giờ cuộc họp và tên khách hàng. Cách này giúp bạn dễ dàng theo dõi ghi chú của từng cuộc họp và sẵn sàng trước mỗi lần gặp.
Bạn có thể cần phải lọc qua rất nhiều mẫu liên quan đến các khách hàng hoặc dự án khác nhau, nên việc đặt tiêu đề ghi chú theo ngày sẽ giúp bạn nhanh chóng nhận biết cuộc họp nào với ai.
Và vì bạn sẽ gửi chúng cho đội nhóm, đồng nghiệp, đội bán hàng hoặc thậm chí chính mình, nên việc đưa tiêu đề cuộc họp vào chủ đề sẽ giúp mọi người dễ dàng tìm lại sau này.
Ví dụ chủ đề email lập kế hoạch trước cuộc gọi
- Cuộc họp khách hàng tiềm năng – [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
- Lập kế hoạch trước cuộc họp – [Ngày gọi] [Tên khách hàng] | * [Tên khách hàng] [Ngày gọi] | Lập Kế Hoạch Trước Cuộc Gọi |
- Lập Kế Hoạch Trước Cuộc Gọi [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
- Cuộc họp tiềm năng với [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
- Giai đoạn lập kế hoạch [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
- Kế hoạch hành động [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
- [Tên khách hàng] [Ngày gọi] – Thảo luận trước cuộc họp
Cách viết mẫu lập kế hoạch trước cuộc gọi
Lập kế hoạch trước cuộc gọi không cần phức tạp. Thực tế, bạn chỉ cần lập một danh sách các câu hỏi quan trọng muốn hỏi khách hàng. Nhờ vậy, bạn đảm bảo từng cuộc họp đều tập trung và hiệu quả.
Bắt đầu với mục tiêu của cuộc gọi. Bạn hy vọng đạt được gì và làm thế nào? Điều này giúp bạn xác định các mục tiêu chính của cuộc họp và tập trung mọi câu hỏi vào việc đạt được những mục tiêu đó.
Tạo chương trình họp. Những chủ đề nào bạn muốn trao đổi trong cuộc gọi và tại sao? Việc này giúp duy trì cuộc họp đúng định hướng, tránh lan man sang các chủ đề khác.
Chuẩn bị một số thông tin cơ bản về khách hàng. Có thể bao gồm lịch sử công ty, dự án hiện tại,… Bạn cũng nên liệt kê các câu hỏi mà khách hàng tiềm năng có thể quan tâm. Khi có đủ thông tin, bạn sẽ hiểu rõ nhu cầu khách hàng và cách hỗ trợ họ.
Lập danh sách các câu hỏi muốn hỏi khách, có thể là làm rõ nhu cầu, tìm hiểu ngân sách,… Cách này giúp giữ cho cuộc họp tập trung, hiệu quả.
Cuối cùng, xác lập các mục tiêu tổng kết cho cuộc họp. Bạn mong muốn đạt được gì sau khi gọi? Điều này giúp bạn đánh giá hiệu quả cuộc họp, cũng như xác định các bước tiếp theo.
Cần có gì trong mẫu lập kế hoạch trước cuộc gọi
- Mục đích cuộc gọi
- Chương trình họp
- Thông tin cơ bản về khách hàng
- Câu hỏi dành cho khách hàng
- Mục tiêu tổng kết cuộc họp
- Các bước tiếp theo
Mẫu lập kế hoạch trước cuộc gọi và ví dụ
Cuộc họp khách hàng tiềm năng – [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
[Tên khách hàng] [Ngày gọi]
Mục tiêu cuộc gọi: thảo luận khả năng hợp tác về [Tên dự án].
Chương trình họp: • Giới thiệu • Trao đổi phạm vi dự án • Hỏi đáp
Thông tin cơ bản về khách hàng: [Công ty khách hàng] là doanh nghiệp [quy mô công ty], chuyên về lĩnh vực [ngành nghề]. Hiện họ đang triển khai dự án [loại dự án] mang tên [Tên dự án].
Câu hỏi dành cho khách hàng: • Ngân sách cho dự án này là bao nhiêu? • Thời gian triển khai dự án này ra sao? • Mục tiêu của dự án này là gì?
Mục tiêu tổng kết cuộc họp: Kết thúc cuộc họp, chúng ta sẽ hiểu rõ phạm vi và mục tiêu dự án. Đồng thời nắm được ngân sách và thời gian của khách hàng.
Các bước tiếp theo: • Gửi đề xuất cho khách hàng • Đặt lịch họp tiếp theo để trao đổi về đề xuất
Lập kế hoạch trước cuộc họp – [Ngày gọi] [Tên khách hàng]
[Ngày gọi] [Tên khách hàng]
Mục tiêu cuộc gọi: thỏa thuận mới cho [dự án]
Chương trình họp: • Giới thiệu • Tình hình hiện tại • Hỏi đáp
Thông tin cơ bản về khách hàng: [Tên công ty] là khách hàng của chúng ta trong [thời gian]. Hiện họ đang thực hiện dự án [loại dự án] và muốn thay đổi [chi tiết dự án].
Câu hỏi dành cho khách hàng: • Chúng ta nên triển khai thay đổi như thế nào? • Thành viên nào sẽ tham gia dự án này? • Thời gian triển khai dự án ra sao?
Mục tiêu tổng kết cuộc họp: Kết thúc cuộc họp, chúng ta sẽ hiểu rõ cách tiến hành thay đổi và xác định thành viên tham gia. Đồng thời nắm được thời gian thực hiện dự án.
| ### [Tên khách hàng] [Ngày gọi] | Lập Kế Hoạch Trước Cuộc Gọi |
[Tên khách hàng] [Ngày gọi]
Mục tiêu cuộc gọi: thuyết phục khách hàng đăng ký [sản phẩm/dịch vụ] của chúng ta
Chương trình họp: • Giới thiệu • Trình bày về [sản phẩm/dịch vụ] • Hỏi đáp
Thông tin cơ bản về khách hàng: [Công ty khách hàng] cung cấp dịch vụ [ngành] cho [thị trường mục tiêu]. Họ đang mở rộng kinh doanh và tìm kiếm nhà cung cấp [sản phẩm/dịch vụ] mới.
Câu hỏi dành cho khách hàng: • Anh/chị mong muốn tính năng gì ở [sản phẩm/dịch vụ]? • Ngân sách cho [sản phẩm/dịch vụ] này là bao nhiêu? • Khi nào anh/chị cần sử dụng [sản phẩm/dịch vụ] này?
Mục tiêu tổng kết cuộc họp: Kết thúc cuộc họp, chúng ta hiểu rõ nhu cầu, yêu cầu của khách hàng, cũng như ngân sách và thời gian.
Các bước tiếp theo: • Gửi đề xuất cho khách hàng • Đặt lịch họp tiếp theo cho việc khởi tạo dịch vụ
[Tên khách hàng] [Ngày gọi] – Thảo luận trước cuộc họp
[Tên khách hàng] [Ngày gọi]
Mục tiêu cuộc gọi: thảo luận giải pháp cho [dự án hiện tại]
Chương trình họp: • Giới thiệu • Tình hình hiện tại • Hỏi đáp
Thông tin cơ bản về khách hàng: [Công ty khách hàng] cung cấp dịch vụ [ngành] cho [thị trường mục tiêu]. Hiện tại họ đang làm dự án [Tên dự án] và gặp một số khó khăn. Họ từng là khách hàng của chúng ta, và chúng ta đã hoàn thành thành công dự án [Tên dự án trước đây].
Câu hỏi dành cho khách hàng: • Những khó khăn nào anh/chị đang gặp với dự án hiện tại? • Anh/chị đã có ngân sách cho dự án mới chưa? • Thành viên nào đang tham gia dự án này?
Mục tiêu tổng kết cuộc họp: Kết thúc cuộc họp, chúng ta sẽ nắm rõ các vấn đề khách hàng gặp phải để gửi đề xuất. Đồng thời biết ngân sách và thời gian khách hàng.
Các bước tiếp theo: • Sắp xếp gia hạn hợp tác • Thu thập thêm thông tin dự án trong buổi họp tổng kết
Lập Kế Hoạch Trước Cuộc Gọi [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
[Tên khách hàng] [Ngày gọi]
Mục tiêu cuộc gọi: gửi đề xuất cho [Tên dự án]
Chương trình họp: • Giới thiệu • Trình bày đề xuất • Hỏi đáp
Thông tin cơ bản về khách hàng: [Công ty khách hàng] là đơn vị dẫn đầu trong ngành [ngành]. Họ là khách hàng của chúng ta [X] tháng/năm, và đang cân nhắc nâng cấp [sản phẩm/dịch vụ].
Câu hỏi dành cho khách hàng: • Anh/chị thấy thế nào về đề xuất này? • Anh/chị có câu hỏi nào về đề xuất không? • Khi nào anh/chị muốn bắt đầu dự án?
Mục tiêu tổng kết cuộc họp: Kết thúc cuộc họp, chúng ta sẽ có thêm một số thông tin cụ thể về dự án. Biết rõ khi nào khách hàng muốn bắt đầu và ý kiến của họ về đề xuất.
Các bước tiếp theo: • Gửi hợp đồng cho khách hàng • Đặt lịch họp ký hợp đồng
Cuộc họp tiềm năng với [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
[Tên khách hàng] [Ngày gọi]
Mục tiêu cuộc gọi: ký hợp đồng cho dự án [Tên dự án]
Chương trình họp: • Giới thiệu • Xem lại hợp đồng • Hỏi đáp
Thông tin cơ bản về khách hàng: [Công ty khách hàng] là đơn vị dẫn đầu trong lĩnh vực [ngành]. Họ là khách hàng của chúng ta trong [thời gian], và trong thời gian đó đã hoàn thành một số dự án cùng nhau. Dự án gần nhất là [Tên dự án].
Câu hỏi dành cho khách hàng: • Anh/chị có thắc mắc gì về hợp đồng không? • Khi nào anh/chị muốn bắt đầu dự án?
Mục tiêu tổng kết cuộc họp: Kết thúc cuộc họp, chúng ta sẽ có hợp đồng đã ký cho dự án. Đồng thời biết được khi nào khách hàng muốn bắt đầu.
Các bước tiếp theo: • Gửi bộ tài liệu chào mừng cho khách hàng • Đặt lịch họp khởi động với đội ngũ khách hàng • Gửi email thông tin cho đội nhóm
Giai đoạn lập kế hoạch [Tên khách hàng] [Ngày gọi]
[Tên khách hàng] [Ngày gọi]
Mục tiêu cuộc gọi: khởi động dự án [Tên dự án]
Chương trình họp: • Giới thiệu • Xem lại mục tiêu dự án • Hỏi đáp
Thông tin cơ bản về khách hàng: [Công ty khách hàng] là đơn vị dẫn đầu ngành, tập trung vào [thị trường mục tiêu]. Họ là khách hàng của chúng ta nhiều năm, đã cùng thực hiện nhiều dự án khác nhau.
Câu hỏi dành cho khách hàng: • Làm thế nào để chúng ta cải thiện hợp tác? • Anh/chị có câu hỏi gì về mục tiêu dự án không?
Mục tiêu tổng kết cuộc họp: Kết thúc cuộc họp, chúng ta sẽ hiểu rõ mong đợi của khách hàng. Biết được ý kiến của họ về cách cải thiện hợp tác.
Các bước tiếp theo: • Gửi email cảm ơn khách hàng • Đặt lịch kiểm tra định kỳ với đội khách hàng • Bắt đầu thực hiện các hạng mục dự án
Mẫu lập kế hoạch trước cuộc gọi – Thực hành tốt
Khi lập kế hoạch bán hàng trước cuộc gọi, luôn có một số việc bạn nên làm trước khi gọi cho khách hàng tiềm năng, bao gồm:
- Xem lại website khách hàng – giúp bạn biết nhiều thông tin về doanh nghiệp, thị trường mục tiêu,… Đây là điều bắt buộc khi lập kế hoạch trước cuộc gọi.
- Kiểm tra các trang mạng xã hội của họ – cho bạn cái nhìn về phong cách giao tiếp và loại nội dung họ chia sẻ.
- Xem lại đề xuất – làm rõ những gì bạn cung cấp và khách hàng đang cần gì.
- Trao đổi với đội nhóm – hỏi xem có ai đã từng nói chuyện với khách gần đây không và có thông tin gì về cuộc trò chuyện bán hàng thực tế.
- Hiểu rõ ngân sách và thời gian của khách hàng – để điều chỉnh cuộc trò chuyện, đưa ra đề xuất thực tế và đặt kỳ vọng phù hợp.
- Chuẩn bị câu hỏi cho khách hàng – để tận dụng tối đa cuộc gọi, hãy liệt kê trước một số điều bạn muốn hỏi.
- Thu thập thông tin cơ bản về công ty khách hàng – để xây dựng mối quan hệ và thể hiện sự quan tâm đầu tư vào doanh nghiệp của họ.
- Tìm hiểu về ngành và thị trường mục tiêu của họ – càng biết nhiều, bạn càng có giá trị với họ và tạo ảnh hưởng đến quyết định mua hàng.
- Viết danh sách các câu hỏi mà khách hàng có thể hỏi bạn – nhân viên bán hàng nên chuẩn bị cho mọi tình huống vì khách có thể có thắc mắc về đề xuất của bạn.
- Yêu cầu giới thiệu – đây là cách tuyệt vời để phát triển công ty, tìm kiếm thêm khách hàng mới, đồng thời là bằng chứng xã hội cho doanh nghiệp của bạn.
- Lên kế hoạch hành động trước cuộc gọi cho cuộc họp – bạn cần có mục tiêu rõ ràng và chắc chắn cho cuộc gọi, nắm rõ điều mình muốn đạt được.
- Tạo kế hoạch theo dõi sau cuộc gọi – sau khi gọi, bạn nên biết phải làm gì tiếp theo. Có thể gửi đề xuất, lên lịch họp tiếp hoặc chỉ đơn giản là giữ liên lạc.
- Gửi thư cảm ơn sau cuộc gọi – thể hiện sự trân trọng thời gian của khách hàng và gửi lại họ tóm tắt những gì đã trao đổi. Nếu có thông tin bổ sung hữu ích, hãy đính kèm luôn.
Tổng kết
Lập kế hoạch trước cuộc gọi là phần không thể thiếu trong quy trình bán hàng, giúp bạn khai thác tối đa các cuộc họp với khách hàng tiềm năng. Khi dành thời gian nghiên cứu khách hàng, hiểu nhu cầu và lập kế hoạch rõ ràng cho cuộc họp, bạn sẽ tăng khả năng chốt được đơn hàng thành công.
