Hệ thống gọi tự động

Các doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ gọi tự động để gửi tin nhắn thoại được ghi sẵn đến hàng nghìn khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng cho mục đích xác định hoặc bán hàng. Họ thậm chí có thể gửi lời nhắc sự kiện hoặc tin nhắn khẩn cấp đến toàn bộ danh sách liên hệ của họ, bao gồm các thành viên trong nhóm.

Ngoài ra, các hệ thống điện thoại tự động giúp các công ty gửi các tin nhắn máy trả lời có liên quan đến các cuộc gọi hỗ trợ khách hàng.

Hệ thống gọi tự động hoạt động như thế nào?

Hệ thống gọi tự động hoạt động như một hệ thống gọi đến và một hệ thống quản lý cuộc gọi đi tự động.

Các hệ thống gọi đến cho phép bạn ghi lại một tin nhắn âm thanh duy nhất cho các điểm đau khác nhau của khách hàng để mỗi người gọi có thể chọn từ các tùy chọn menu của bạn và giải quyết một vấn đề cụ thể. Họ có thể chọn định tuyến cuộc gọi đến các đại lý có sẵn nếu một tin nhắn cụ thể không giải quyết được vấn đề. Ngoài ra, một số hệ thống cung cấp tùy chọn gọi lại tự động, cho phép khách hàng yêu cầu một cuộc gọi lại từ một đại lý vào thời điểm sau.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các hệ thống tự động gọi này để gửi tin nhắn được ghi sẵn đến bất kỳ ai trong danh sách liên hệ của bạn mà không cần các đại lý của bạn gọi cho họ.

Dưới đây là cách các hệ thống menu điện thoại tự động hoạt động:

• Chúng phát một tin nhắn được ghi lại khi khách hàng gọi đến số địa phương hoặc số miễn phí của công ty.
• Khách hàng có thể chọn một tùy chọn menu phù hợp bằng cách chọn một số tương ứng để giải quyết vấn đề hoặc nhận hỗ trợ từ đại lý trực tiếp.
• Một số bao gồm các hệ thống phản hồi thoại tương tác cho phép khách hàng nói ra vấn đề thay vì nhấn nút.
• Các cuộc gọi đi hoạt động theo cách khác. Hệ thống nhắn tin tự động thực hiện một cuộc gọi và phát một tin nhắn được ghi lại hoặc kết nối người nhận với một đại lý sau khi phát hiện tiếng nói. Nếu không, nó sử dụng tính năng “Tự động để lại tin nhắn trên voicemail”.

Các hệ thống menu điện thoại tùy chỉnh này hỗ trợ các tích hợp bên thứ ba khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tích hợp của bạn với phần mềm CRM (Quản lý mối quan hệ khách hàng) để phân đoạn, chấm điểm và theo dõi khách hàng tiềm năng của bạn.

Các tính năng của hệ thống gọi tự động là gì?

Các tính năng đáng chú ý nhất của hệ thống gọi tự động bao gồm:

• ID người gọi có thể tùy chỉnh – Sau khi xác minh một số điện thoại hợp lệ, bạn có thể tùy chỉnh ID người gọi của mình để khách hàng biết ai đang gọi họ.
• Lời chào công ty tùy chỉnh – Bạn có thể chào đón mỗi người gọi bằng một tin nhắn tùy chỉnh.
• Phát sóng tin nhắn thoại hàng loạt – Các hệ thống quay số không có đại lý này cho phép chủ doanh nghiệp thực hiện các cuộc gọi đồng thời đến toàn bộ danh sách liên hệ.
• Lên lịch gọi – Các công ty có thể đặt ngày và giờ cụ thể cho mỗi cuộc gọi đi.
• Phát hiện voicemail – Nếu một máy trả lời hoặc dịch vụ voicemail nhận một cuộc gọi, hệ thống gọi tự động sẽ phát lại tin nhắn sau tiếng bíp.
• Voicemail thành văn bản – Hệ thống có thể gửi một tin nhắn văn bản nếu người nhận không có tùy chọn voicemail.
• Dịch vụ trả lời tự động – Bạn có thể ghi lại các tin nhắn để giải quyết các điểm đau khách hàng phổ biến.
• Quy tắc định tuyến có thể tùy chỉnh – Bạn có thể định tuyến các cuộc gọi của mình dựa trên dữ liệu CRM hoặc help desk để tận hưởng phân phối khách hàng tiềm năng tự động và cung cấp hỗ trợ khách hàng liền mạch. Bạn có thể đặt định tuyến dựa trên kỹ năng tập trung vào điểm số của các đại lý hoặc định tuyến dựa trên thời gian liên quan đến giờ làm việc của họ.
• Phân tích thời gian thực – Bảng điều khiển trực tiếp với các tính năng giám sát và báo cáo thời gian thực có thể cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về thời gian phản hồi trung bình, hiệu suất của đại lý và hơn thế nữa.
• Tính năng nâng cao – Hầu hết các hệ thống cung cấp các tính năng nâng cao như ghi âm cuộc gọi, hội nghị video, ghi âm và phiên âm cuộc họp, gọi lại tự động, phiên âm voicemail, chuyển cuộc gọi, bình chọn và khảo sát.

Điều gì cần tránh khi sử dụng hệ thống gọi tự động?

Một menu tồi tệ là một trong những điều tồi tệ nhất mà hệ thống gọi tự động có thể có. Nó có thể biến mỗi người gọi thành một khách hàng tức giận và khiến họ muốn chuyển sang dịch vụ khác.

Menu của bạn phải ngắn gọn và cung cấp các tùy chọn phù hợp với các tình huống khác nhau. Tránh những lời chào dài, các tùy chọn sai và quá nhiều lựa chọn có thể làm khách hàng bối rối.

Nhạc nền mờ và giao diện người dùng kém cũng có thể làm hỏng trải nghiệm người dùng. Những người gọi của bạn không nên phải vượt qua nhiều trở ngại để nhận được hỗ trợ cần thiết, cũng như họ không nên nghe cùng một bài hát lặp đi lặp lại trong khi chờ. Nếu bạn quyết định phát nhạc, hãy để những người gọi chọn những bài hát yêu thích của họ để cải thiện sự hài lòng của họ.

Lợi ích của việc sử dụng hệ thống gọi tự động là gì?

Nếu bạn sử dụng hệ thống gọi tự động, bạn sẽ tận hưởng những lợi ích này:

• Hiệu quả thời gian – Các cuộc gọi điện thoại tự động đến một danh sách dài các số điện thoại có thể tiết kiệm thời gian quý báu, tăng cường hiệu quả và năng suất của các đại lý của bạn.
• Tiết kiệm chi phí – Nhờ các cuộc gọi không giới hạn và giá cả phải chăng, bạn có thể tiết kiệm tiền cho các cuộc gọi đi trong khi phục vụ khách hàng trên toàn thế giới. Trả lời tự động giảm thời gian gọi của các đại lý, thêm vào đó cắt giảm chi phí của bạn.
• Giảm thời gian phản hồi – Một tin nhắn được ghi sẵn có liên quan có thể trả lời các truy vấn của khách hàng một cách nhanh chóng.
• Sự hài lòng của khách hàng – Bất kỳ khách hàng nào cũng có thể chuyển cuộc gọi đến một đại lý trực tiếp để giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng – ACD điện thoại cho phép bạn theo dõi khách hàng tiềm năng một cách liền mạch và tăng tỷ lệ chuyển đổi và doanh số bán hàng. Bạn có thể tạo một báo cáo chi tiết về mỗi cuộc gọi và tích hợp hệ thống với các ứng dụng bên thứ ba như CRM hoặc phần mềm help desk.
• Giao tiếp và hợp tác trong nhóm tốt hơn – Nhiều hệ thống cung cấp các tính năng nhắn tin nhóm và gọi nội bộ để giao tiếp và hợp tác hợp lý. Hầu hết cung cấp lưu trữ không giới hạn cho các bản ghi cuộc gọi, tin nhắn và tài liệu được chia sẻ.

Hệ thống gọi tự động có giá bao nhiêu?

Hệ thống gọi tự động là các giải pháp tiết kiệm chi phí không yêu cầu cài đặt phần cứng hoặc phần mềm.

Tùy thuộc vào nhà cung cấp, bạn có thể nhận được một gói cơ bản bắt đầu từ khoảng $20 trên mỗi người dùng mỗi tháng, nhưng nó có thể có khả năng hạn chế. Một số nhà cung cấp tính phí gần $200 trên mỗi người dùng/tháng cho một gói nâng cao. Một số tính phí theo phút hàng tháng, trong khi những người khác cung cấp phút và tin nhắn không giới hạn.

Nếu bạn nhận được một gói định giá hàng năm, bạn có thể nhận được chiết khấu định giá hàng năm. Chiết khấu khối lượng cũng có thể có cho nhiều tài khoản người dùng bổ sung.

LiveAgent có thể là tùy chọn giá cả phải chăng nhất. Bắt đầu từ $49/đại lý/tháng và cung cấp hơn 180 tính năng, đó là gói giá cả phải chăng nhất hiện có.

Đó là một gói toàn diện cao cấp mà bạn trả theo cách sử dụng, vì vậy không có tùy chọn gói hàng năm. Nó không yêu cầu hợp đồng hoặc phí thiết lập, và bạn có thể nâng cấp hoặc hủy bất kỳ lúc nào và nhận được bản dùng thử miễn phí 30 ngày (không cần thẻ tín dụng) để khám phá các tính năng.