Phần mềm cold calling là gì?
Phần mềm cold calling là một nền tảng giúp cho việc gọi điện đến những khách hàng chưa từng tương tác với nhân viên bán hàng, được dễ dàng thuận lợi hơn. Một tên gọi khác của phần mềm cold calling là dialer and sales engagement platform (phần mềm tương tác bán hàng và trình quay số). Theo định nghĩa thì phần mềm cold calling được xếp vào danh mục hệ thống tự động vì nó có thể tự động hóa các cuộc gọi, tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên bán hàng.
Phần mềm cold calling tiên tiến tích hợp liền mạch với hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM của bạn. Với khả năng truy cập vào thông tin chi tiết của khách hàng, công cụ này sẽ giúp bạn tăng hiệu quả hoạt động cũng như tạo thuận lợi cho công việc của nhân viên sales. Theo thời gian, các giải pháp phần mềm cold calling đã trở nên mạnh mẽ hơn, cho phép doanh nghiệp sử dụng chúng để hỗ trợ khách hàng.
Phần mềm cold calling không chỉ tự động hóa cuộc gọi mà còn đi kèm với một số ích lợi khác. Ví dụ như bạn có thể sử dụng nó để xem lại số liệu thống kê cuộc gọi theo yêu cầu.
Phần mềm cold calling hoạt động như thế nào?
Phần mềm cold calling có thiết kế phức tạp, nhưng không khó để bạn có thể hiểu được cách thức hoạt động của nó. Trước hết, phần mềm này tận dụng các công nghệ VoIP và điện thoại cho phép nhân viên thực hiện các cuộc gọi. Nhân viên của bạn sẽ không còn phải nhập thông tin chi tiết của khách hàng tiềm năng theo cách thủ công.
Phần mềm cold calling hỗ trợ tích hợp với hệ thống CRM của bạn, kết hợp tính năng gọi điện vào bảng điều khiển CRM. Mặc dù hữu ích cho các cuộc gọi đi (outbound), nhưng nó cũng có thể giúp hợp lý hóa các cuộc gọi đến (inbound). Phần mềm cold calling cũng giúp bạn sắp xếp tất cả các loại hình cuộc gọi.
Nhân viên bán hàng có thể biết được nên sử dụng loại hình cuộc gọi nào cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng đạt chuẩn. Khi nói đến các loại hình cuộc gọi, nó bao gồm cả cuộc gọi ngẫu nhiên (cold calls) và cuộc gọi chăm sóc (follow-up calls). Điều này cho phép nhân viên của bạn quản lý khách hàng tiềm năng và thực hiện cuộc gọi từ trang điều khiển.
Các phần mềm cold calling tốt nhất có nhiều chức năng hơn và hoạt động tốt hơn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập các chiến dịch gọi điện khác nhau và theo dõi chúng theo thời gian thực. Tính năng phân tích và báo cáo cũng giúp bạn đánh giá mức độ thành công của cuộc gọi cold calling và những gì bạn có thể thực hiện để cải thiện nó.
Những lợi ích có được khi sử dụng phần mềm cold calling?
Một trong những lợi ích chính của phần mềm cold calling là công cụ gọi điện tự động và cực kỳ đáng tin cậy. Không có downtime (thời gian ngừng hoạt động) và quá trình làm quen sử dụng ở mức tối thiểu, nhân viên sales của bạn sẽ đạt được những kết quả xuất sắc.
Phần mềm cold calling quy tất cả hoạt động giao tiếp vào một nền tảng duy nhất. Hãy tưởng tượng tất cả các nhân viên bán hàng, người quản lý và thậm chí cả đội marketing của bạn có thể giao tiếp với nhau thông qua một nền tảng — nơi bạn có thể tổ chức cuộc họp bán hàng với tất cả dữ liệu sẵn có.
Lợi ích kế tiếp là tăng năng suất. Phần mềm cold calling tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại vốn tốn thời gian, đồng thời làm cho quy trình bán hàng hiệu quả hơn. Nói cách khác, nó nâng cao hiệu quả bán hàng và năng suất của nhân viên. Dữ liệu tự động đồng bộ giữa phần mềm gọi điện và hệ thống CRM giúp loại bỏ việc copy-paste tẻ nhạt ra khỏi quy trình làm việc.
Nội dung truyền tải nhất quán cũng là một ưu điểm mà phần mềm cold calling mang lại cho bạn. Với các tính năng phân tích, giám sát và ghi âm cuộc gọi, bạn có thể phân tích các cuộc gọi và có được những hiểu biết tức thì về hoạt động bán hàng.
Các tiện ích phổ biến nhất của phần mềm cold calling?
Các công cụ của phần mềm cold calling có rất nhiều tiện ích, trong đó một số tính năng trở nên phổ biến hơn những tính năng khác. Chúng ta hãy bắt đầu với một trong những tiện ích quan trọng, nếu không muốn nói là quan trọng nhất – tích hợp với CRM. Tích hợp hệ thống CRM của bạn với phần mềm cold calling là điều cực kỳ quan trọng vì:
- You can automate calls and enable automatic data sync between platforms;
- You can prioritize your day’s sales calls with data from your CRM;
- You can access the complete list of contacts, contact history, contact rates, and contact records;
- You can automatically track and log sales calls in your CRM;
- It can help you build informative customer profiles and a list of leads.
Chưa kể rằng với CRM và phần mềm cold calling, bạn còn có thể kích hoạt tính năng theo dõi hành trình của khách hàng.
Quay số tự động “progressive dialing” là một tính năng phải có vì nó tự động hóa toàn bộ tổng đài cuộc gọi Outbound. Nhân viên không phải quay số theo cách thủ công vì hệ thống thực hiện theo chế độ gọi tự động. Các phương thức quay số ‘điều chỉnh được’ là một tiện ích tuyệt vời vì mỗi doanh nghiệp đều khác nhau và nếu bạn có thể thiết lập trình quay số của riêng mình là một điều tuyệt vời.
Tiếp theo là tính năng email ngẫu nhiên (cold email). Sẽ thuận tiện hơn khi bạn có thể gửi email từ một trang điều khiển duy nhất thay vì phải chuyển đổi qua lại giữa các ứng dụng. Tính năng này cho phép bạn sử dụng các mẫu email template cũng như tự động thêm chữ ký vào email giúp tăng hiệu quả.
Tính năng phân bổ cuộc gọi cũng là một lựa chọn phổ biến, đặc biệt nếu bạn dự định sử dụng phần mềm gọi đi.
Phần mềm cold calling có hoạt động với danh bạ điện thoại không?
Thưa có. Bạn sắp trang bị một phần mềm kinh doanh và thật hợp lý khi tìm kiếm giải pháp linh hoạt nhất. Càng ít ứng dụng trong tech stack, việc quản lý càng dễ dàng. Một trong những điều tốt nhất về phần mềm cold calling là nó cũng hoạt động với danh bạ điện thoại.
Khi bạn đang chọn phần mềm cold calling, hãy đảm bảo nền tảng đó được trang bị công nghệ điện thoại hoặc VoIP. Hai công nghệ này sẽ giúp bạn gọi điện và giao tiếp với khách hàng tiềm năng của mình từ một bảng điều khiển duy nhất.
Chúng ta có nên tích hợp hệ thống CRM vào phần mềm gọi điện không?
Nó phụ thuộc vào mục tiêu kinh doanh cũng như cách thức bạn muốn xử lý các cuộc gọi trong tương lai. Các doanh nghiệp trên khắp các lĩnh vực sử dụng hệ thống CRM như một công cụ quản lý khách hàng tiềm năng. Đây là nơi lưu trữ thông tin liên hệ của bạn, bao gồm cả lịch sử tương tác của mọi khách hàng.
Phần mềm cold calling tích hợp với CRM giúp bạn vận hành hoạt động hiệu quả. Ví dụ: bạn có thể thực hiện cuộc gọi trực tiếp từ công cụ CRM của mình. Nó cũng sẽ lưu giữ tất cả lịch sử tương tác của khách hàng với thương hiệu của bạn vào một nơi duy nhất. Bạn sẽ có thể đưa ra quyết định sáng suốt và vận hành hoạt động tốt hơn.
Create a call center software that fits your needs
LiveAgent, the omnichannel cloud-based call center software, is all you’ll ever need to provide reliable and personalized service to your customers.
Frequently asked questions
What is cold calling software?
Cold calling software is an automated system built to help sales reps excel at cold calling. Cold calling software is shipped out with many features responsible for unique functionality. For instance, it can integrate into CRM, provide insightful reports, and dial contacts automatically for sales reps.
How does cold calling software work?
Cold calling software works thanks to cutting-edge technology. At its core, we have telephony and VoIP technologies. Additional software modules enable integration with external tools such as CRM and powerful analytics and reporting. Combined, these features enable sales reps to seamlessly make calls, chat with colleagues on the team, and capture more leads.
What are the benefits of using cold calling software?
The most noteworthy benefits of using cold calling software are increased efficiency and productivity and improved communication. Additionally, with analytics and monitoring, you will also be able to capture more leads and make the KPI more consistent across the board.
What are the most popular cold calling software features?
Every cold calling software is unique, and it comes with numerous features. Over time some features emerged as the most popular ones. These features include CRM integration, progressive dialing, adjustable dialing modes, automatic cold emails, and distribution features.
Does cold calling software work for phone contacts?
Cold calling software leverages telephony and VoIP technologies to work for phone contacts too. Make sure that the software you consider investing in has these two technologies.
Do we have to have a CRM integration for calling software?
It’s better to have a CRM integration for calling software because it helps you streamline and automate so many processes such as customer journey tracking, auto-dialing, automatic sales tracking and logging, and cold calls prioritization.
Expert note
Phần mềm cold calling là giải pháp tự động hỗ trợ cho việc bán hàng qua điện thoại. Nó tích hợp công nghệ VoIP, CRM và báo cáo hiệu suất, tăng năng suất và hiệu quả tiếp cận khách hàng.
Trung tâm liên hệ là phần mềm quản lý thông tin liên lạc của khách hàng, hiện đang phát triển và chuyển sang đám mây để giảm chi phí. LiveAgent là giải pháp thay thế tốt nhất cho phần mềm Extend vì có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7, không yêu cầu thẻ tín dụng và có thể dùng thử miễn phí trong 14 ngày.
Phần mềm hỗ trợ khách hàng LiveAgent có tính năng gắn tag cuộc gọi giúp điều hướng cuộc gọi hiệu quả hơn và phân tích chúng để đánh giá chất lượng khách hàng tiềm năng và giám sát năng suất tổng đài cuộc gọi. Câu hỏi về giá của sản phẩm/dịch vụ là một trong những tin nhắn quan trọng nhất đối với doanh nghiệp trên mạng xã hội, vì giá là yếu tố quyết định khi mua sản phẩm.
Trung tâm liên hệ là tập hợp các tính năng quan trọng để cung cấp chất lượng dịch vụ khách hàng tốt hơn. Nhu cầu cho giải pháp tự hỗ trợ khách hàng đang ngày càng tăng và các cổng thông tin tương thích trên thiết bị di động có thể giúp thúc đẩy doanh số bán hàng. Các dịch vụ trực tuyến chăm sóc khách hàng được đánh giá cao và đòi hỏi quy trình nghề nghiệp tốt. Sử dụng công nghệ thông minh để chỉ định khách hàng đến các phòng ban và tổng đài viên phù hợp. Nghiên cứu và áp dụng các hệ thống gọi tự động để hỗ trợ khách hàng một cách hiệu quả.
Trung Tâm Liên Hệ và Tổng Đài Cuộc Gọi
The article discusses automated call systems, email marketing, and free phone software for businesses. It emphasizes the importance of customer support and provides examples of how to improve customer communication through email and direct phone calls. The use of gated content to collect potential customer contact information is also suggested. The phone software provides a centralized place for managing customer information and offers a variety of features to improve customer experience. Overall, the article aims to provide valuable insights for businesses to enhance their marketing strategies.
