Điện thoại quay số

Các bộ quay số cuộc gọi tự động được sử dụng rộng rãi trong trung tâm cuộc gọi bởi các đội bán hàng cho các cuộc gọi đi quốc tế và toàn quốc, nghiên cứu thị trường và theo dõi dịch vụ khách hàng. Các hệ thống phần mềm quay số tự động cho phép tác nhân thực hiện số lượng lớn cuộc gọi đi mà không phải quay số từng số theo cách thủ công. Không giống như bộ quay số thủ công, chúng tự động quay số khách hàng tiềm năng từ danh sách số điện thoại được tải sẵn và sau đó chỉ kết nối cuộc gọi tới một tác nhân khi có người thực sự nhấc máy.

Bằng cách sử dụng các công nghệ phát hiện giọng nói, bộ quay số tự động có thể phát hiện tin nhắn thoại, máy trả lời tự động, cuộc gọi bị ngắt kết nối, tín hiệu bận và cuộc gọi không được trả lời. Chương trình bộ quay số tự động cũng có thể được cấu hình để kết nối người ở đầu kia với IVR (Phản hồi Thoại Tương tác) và phát các tin nhắn được ghi sẵn. Các loại bộ quay số tự động khác nhau – bộ quay số xem trước, bộ quay số tiến hành, bộ quay số công suất và hệ thống quay số dự đoán – có thể hợp lý hóa thêm các chiến dịch cuộc gọi đi bằng cách cung cấp các tính năng và khả năng khác nhau.

Các hệ thống bộ quay số giọng nói tự động giúp tác nhân nâng cao năng suất trung tâm cuộc gọi tổng thể. Chúng giúp giảm thời gian chết, tối đa hóa hiệu suất và cho phép các tác nhân trung tâm cuộc gọi kết nối với nhiều khách hàng tiềm năng và khách hàng hơn. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng bộ quay số cuộc gọi tự động có thể tăng năng suất tác nhân lên tới 300% bằng cách giảm thời gian rảnh rỗi của tác nhân và tăng tương ứng thời gian nói chuyện của tác nhân mỗi giờ.

Các loại Điện thoại quay số

1. Bộ quay số thủ công

Hình thức cơ bản nhất, trong đó tác nhân quay số theo cách thủ công. Lý tưởng cho các tình huống có khối lượng cuộc gọi thấp hoặc khi cần tiếp cận cá nhân hóa.

2. Bộ quay số tự động

Các bộ quay số này tự động quay số từ danh sách được tải sẵn. Chúng bao gồm:

• Bộ quay số dự đoán: Sử dụng các thuật toán, các bộ quay số này dự đoán tính khả dụng của tác nhân và quay số nhiều số cùng một lúc để tối đa hóa thời gian nói chuyện. Chúng phù hợp cho các chiến dịch gọi đi khối lượng lớn.
• Bộ quay số công suất: Chúng quay số tiếp theo ngay khi một tác nhân trở nên tự do, giảm thiểu thời gian chết giữa các cuộc gọi.
• Bộ quay số tiến hành: Các bộ quay số này chỉ quay số một cuộc gọi cho mỗi tác nhân sau khi cuộc gọi hiện tại kết thúc, đảm bảo tác nhân sẵn sàng cho cuộc gọi tiếp theo.
• Bộ quay số xem trước: Cho phép tác nhân xem thông tin liên hệ trước khi quay số, tạo điều kiện cho các tương tác cá nhân hóa.

3. Bộ quay số phát sóng giọng nói

Được sử dụng để phát sóng các tin nhắn được ghi sẵn cho đối tượng lớn, thường được sử dụng trong tiếp thị qua điện thoại và thông báo khách hàng.

Ai sử dụng Điện thoại quay số?

Điện thoại quay số phục vụ nhiều ngành công nghiệp và bộ phận, bao gồm:

• Đội bán hàng đi: Để hợp lý hóa quy trình bán hàng và nâng cao hiệu suất tiếp cận.
• Trung tâm hỗ trợ khách hàng: Để quản lý khối lượng lớn các yêu cầu của khách hàng và cung cấp hỗ trợ nhanh chóng.
• Bộ phận Tiếp thị: Để tạo ra khách hàng tiềm năng và theo dõi các sáng kiến tiếp thị.
• Các cơ quan thu hồi nợ: Để tự động hóa quy trình liên hệ với những người nợ.
• Các chiến dịch chính trị và khảo sát: Để tiếp cận cử tri và khảo sát công chúng.

Tính năng của Điện thoại quay số

Các bộ quay số hiện đại có một loạt các tính năng để tăng hiệu suất trung tâm cuộc gọi:

• Định tuyến cuộc gọi: Hướng các cuộc gọi tới tác nhân phù hợp nhất dựa trên các tiêu chí được xác định trước.
• Ghi âm cuộc gọi: Cho phép ghi âm cuộc gọi để đảm bảo chất lượng và đào tạo.
• Phân tích thời gian thực: Cung cấp thông tin chi tiết về dữ liệu cuộc gọi, hiệu suất tác nhân và thành công của chiến dịch.
• Tích hợp CRM: Tích hợp liền mạch với các hệ thống Quản lý Mối quan hệ Khách hàng để trang bị cho tác nhân dữ liệu khách hàng có liên quan.
• Phản hồi Thoại Tương tác (IVR): Tạo điều kiện cho các tương tác khách hàng tự động thông qua các lời nhắc giọng nói và đầu vào bàn phím.

Những cân nhắc chính khi chọn Điện thoại quay số

Khi chọn bộ quay số, các doanh nghiệp nên xem xét:

• Khối lượng cuộc gọi: Khối lượng cuộc gọi dự kiến xác định loại bộ quay số cần thiết.
• Khả năng tích hợp: Khả năng tích hợp với các hệ thống CRM và hệ thống kinh doanh khác hiện có là rất quan trọng.
• Tuân thủ: Đảm bảo bộ quay số tuân thủ các quy định ngành để tránh các phức tạp pháp lý.
• Khả năng mở rộng: Khả năng của bộ quay số để mở rộng theo sự tăng trưởng và thay đổi nhu cầu của doanh nghiệp.
• Chi phí: Tổng chi phí sở hữu, bao gồm thiết lập, bảo trì và các khoản phí bổ sung.