Quản lý nội dung tổ chức và cung cấp nội dung kỹ thuật số như văn bản và hình ảnh, trong khi quản lý kiến thức tập trung vào chia sẻ và tận dụng kiến thức của tổ chức. Cả hai hệ thống phục vụ các mục đích độc đáo nhưng có thể được tích hợp để tăng trưởng kinh doanh nâng cao.
Quản lý nội dung (CM) là một tập hợp các quy trình hỗ trợ việc thu thập, quản lý và xuất bản thông tin dưới bất kỳ hình thức hoặc phương tiện nào. Quản lý kiến thức (KM) là một cách tiếp cận toàn diện hơn liên quan đến việc tạo, chia sẻ, sử dụng và quản lý kiến thức trong một tổ chức.
Thời đại kỹ thuật số hiện đại thúc đẩy chúng ta hiểu được tầm quan trọng của việc khai thác sức mạnh của thông tin. Trong bối cảnh quản lý dữ liệu quý giá, các thuật ngữ quản lý nội dung và quản lý kiến thức xuất hiện khá thường xuyên. Bài viết này nhằm làm sáng tỏ những khác biệt chính của chúng và những cách mà chúng liên kết với nhau để thúc đẩy tăng trưởng kinh doanh.
Vậy điều này có nghĩa gì trong bối cảnh sử dụng thực tế? Quản lý nội dung đảm bảo rằng nội dung phù hợp có sẵn cho những người phù hợp vào đúng thời điểm. Điều này liên quan đến việc tạo, chỉnh sửa, tổ chức và cung cấp nội dung theo cách hiệu quả, hiệu lực và thân thiện với người dùng.
Quản lý nội dung có thể là một công cụ vô giá cho bất kỳ ai cần xử lý một lượng lớn thông tin, cho dù đó là văn bản, hình ảnh, video hoặc các hình thức dữ liệu khác.
Quản lý kiến thức, còn được gọi là KM, là một cách tiếp cận toàn diện hơn liên quan đến việc tạo, chia sẻ, sử dụng và quản lý kiến thức trong một tổ chức. Nó không chỉ là về quản lý nội dung, mà còn về tận dụng nội dung đó để cải thiện hiệu quả, năng suất của nhân viên và ra quyết định.
Quản lý kiến thức là một quy trình kinh doanh không thể thiếu đối với các tổ chức muốn tận dụng tối đa chuyên môn tập thể của họ. Điều này bao gồm các doanh nghiệp nhưng cũng mở rộng đến các cơ quan chính phủ, các tổ chức nghiên cứu và các tổ chức khác có cách tiếp cận tập trung vào kiến thức.
Mặc dù quản lý nội dung và quản lý kiến thức có vẻ tương tự, nhưng chúng phục vụ các mục đích khác nhau và đóng vai trò độc đáo trong một tổ chức. Hiểu được những khác biệt chính của chúng là rất quan trọng để các doanh nghiệp quản lý thông tin của họ một cách hiệu quả và tận dụng nó để thúc đẩy tăng trưởng và đổi mới.
Như chúng ta đã đề cập, trách nhiệm cốt lõi của quản lý nội dung là tạo, tổ chức và xuất bản nội dung kỹ thuật số. Nó nhằm hợp lý hóa các quy trình tạo nội dung, đảm bảo tính nhất quán và khả năng tiếp cận trên các nền tảng khác nhau.
Khung quản lý kiến thức, mặt khác, tập trung vào việc nắm bắt, tổ chức và chia sẻ kiến thức trong một tổ chức bằng cách sử dụng phần mềm quản lý kiến thức và các cơ sở kiến thức nội bộ và bên ngoài.
Các phần nội dung thường được tìm thấy trong cơ sở kiến thức của công ty và các kho lưu trữ quản lý kiến thức khác chứa các hướng dẫn cách thực hiện, nhật ký các vấn đề khách hàng đã được giải quyết và các hướng dẫn kỹ thuật toàn diện. Quản lý kiến thức nhằm nâng cao sự hợp tác, cải thiện ra quyết định và thúc đẩy đổi mới bằng cách tận dụng chuyên môn nội bộ tập thể.
Quản lý nội dung, bao gồm văn bản, hình ảnh, video và các phương tiện khác, xử lý nội dung có cấu trúc và không có cấu trúc. Nó tập trung vào quản lý nội dung trong suốt vòng đời của nó, từ tạo đến lưu trữ, sử dụng các công cụ dịch vụ khách hàng trên phương tiện truyền thông xã hội thiết yếu.
Quản lý kiến thức bao gồm một phạm vi thông tin rộng hơn, bao gồm kiến thức rõ ràng (chẳng hạn như tài liệu và cơ sở dữ liệu) và kiến thức ngầm (chẳng hạn như kinh nghiệm). Nó nhằm nắm bắt và phân phối cả hai loại kiến thức để mang lại lợi ích cho tổ chức nói chung.
Các hệ thống quản lý nội dung tổ chức nội dung dựa trên các phân loại, danh mục hoặc thẻ được xác định trước. Nó đảm bảo nội dung dễ tìm kiếm và có thể truy cập được cho người dùng.
Phần mềm quản lý kiến thức tập trung vào việc nắm bắt và cấu trúc kiến thức tập thể để phản ánh bối cảnh và mối quan hệ của nó. Chúng sử dụng các kỹ thuật như đồ thị kiến thức, bản thể và mạng ngữ nghĩa để tạo điều kiện cho việc truy xuất kiến thức dễ dàng từ một nền tảng duy nhất.
Quản lý nội dung liên quan đến các vai trò như người tạo nội dung, biên tập viên và nhà xuất bản. Mỗi vai trò này đóng góp vào việc tạo và bảo trì nội dung. Trong khi đó, người dùng chủ yếu là những người tiêu thụ nội dung.
Ngược lại, quản lý kiến thức coi mỗi thành viên của một tổ chức là một tài sản có kiến thức để đóng góp. Cách tiếp cận này khuyến khích sự tham gia tích cực từ tất cả các nhân viên, bất kể vai trò cụ thể của họ. Quy trình quản lý kiến thức nhấn mạnh chia sẻ kiến thức, hợp tác và học tập tập thể.
Các hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp thường bao gồm các tính năng quy trình làm việc để tạo điều kiện cho việc tạo, xem xét và phê duyệt nội dung. Sự hợp tác thường bị giới hạn ở việc tạo và chỉnh sửa nội dung.
Mặt khác, các hệ thống quản lý kiến thức ưu tiên sự hợp tác và thúc đẩy một nền văn hóa chia sẻ và phổ biến kiến thức. Chúng cung cấp các công cụ để tác giả hợp tác, diễn đàn thảo luận và mạng xã hội để khuyến khích sự tham gia tích cực.
Khi nói đến quản lý nội dung, nó tập trung vào việc cung cấp nội dung liên quan cho người dùng dựa trên các tiêu chí được xác định trước, chẳng hạn như truy vấn tìm kiếm hoặc tùy chọn của người dùng. Nó nhằm cung cấp cho khách hàng tiềm năng những trải nghiệm được cá nhân hóa và tối ưu hóa việc cung cấp nội dung.
Quản lý kiến thức đảm bảo rằng thông tin trong các cơ sở kiến thức nội bộ có liên quan và áp dụng được cho các tình huống cụ thể. Nó tận dụng kinh nghiệm thực tế để cung cấp các hướng dẫn cách thực hiện và nội dung hữu ích khác cho toàn bộ tổ chức.
Quản lý nội dung chủ yếu tập trung vào việc cung cấp thông tin cho người dùng trong hiện tại. Mặc dù nội dung có thể được lưu trữ, giá trị dài hạn của nó thường bị giới hạn ở tham chiếu lịch sử.
Tuy nhiên, các hệ thống quản lý kiến thức nhằm nắm bắt và bảo tồn kiến thức kinh doanh, đảm bảo giá trị dài hạn của nó. Chúng tạo điều kiện cho học tập liên tục, cho phép nhân viên xây dựng dựa trên kiến thức hiện có và tránh phải phát minh lại bánh xe.
Khi thảo luận về quản lý nội dung, các công cụ như WordPress xuất hiện trong đầu. Giải pháp như vậy là một công cụ quản lý nội dung hàng đầu cho phép người dùng tạo, quản lý, lưu trữ và xuất bản nội dung trên các trang web khác nhau.
Mặt khác, khi nói đến các công cụ quản lý kiến thức, chúng ta có thể nói về trình tạo cơ sở kiến thức bên ngoài và nội bộ của LiveAgent hoặc thậm chí Confluence. LiveAgent là một giải pháp mạnh mẽ và toàn diện hơn, nhưng cả hai hệ thống phần mềm quản lý kiến thức này đều tạo điều kiện cho sự hợp tác nội bộ, tài liệu và quản lý dự án.
Để đưa lý thuyết vào thực tế, hãy nói về một số ví dụ thực tế về quản lý nội dung và quản lý kiến thức mà bạn có thể đã gặp.
Wikipedia là một ví dụ điển hình của cả quản lý kiến thức và quản lý nội dung. Đó là một nền tảng hợp tác nơi người dùng đóng góp các bài viết kiến thức và nội dung về các chủ đề khác nhau.
Nền tảng sử dụng quản lý nội dung để tổ chức và phân loại các bài viết, đảm bảo rằng thông tin được trình bày theo cách có cấu trúc và dễ tiếp cận.
Adobe cung cấp phần mềm sáng tạo và giải pháp tiếp thị. Họ sử dụng quản lý kiến thức để cho phép sự hợp tác giữa các nhân viên trên toàn cầu, chia sẻ chuyên môn và hiểu biết.
Quản lý nội dung cũng rất cần thiết cho các nền tảng tiếp thị của Adobe, nơi họ quản lý và phân phối nội dung trên các kênh khác nhau, đảm bảo nhắn tin nhất quán và đại diện thương hiệu.
Lý tưởng nhất, một doanh nghiệp phát triển nên sử dụng cả hai. Trong bối cảnh hiện nay, việc tạo, tổ chức, lưu trữ và cung cấp thông tin đã trở thành một loại hình nghệ thuật. Do đó, hầu hết các doanh nghiệp đều được hưởng lợi từ việc có một chiến lược quản lý nội dung và quản lý kiến thức đáng tin cậy.
Dưới đây là các loại hệ thống quản lý nội dung và quản lý kiến thức khác nhau:
Hệ thống Quản lý Nội dung Web (WCMS): Các hệ thống này được sử dụng để quản lý và xuất bản nội dung trên các trang web. Chúng cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa, tổ chức và xuất bản nội dung kỹ thuật số mà không cần chuyên môn kỹ thuật. Các ví dụ được sử dụng rộng rãi nhất bao gồm WordPress, Joomla và Drupal.
Hệ thống Quản lý Nội dung Doanh nghiệp (ECM): Các hệ thống này được thiết kế để quản lý thông tin không có cấu trúc của tổ chức, bao gồm tài liệu, hình ảnh, video và các tài sản kỹ thuật số khác. Một số ví dụ bao gồm SharePoint, OpenText Content Suite và Documentum.
Hệ thống Quản lý Tài liệu (DMS): Loại quản lý nội dung này tập trung cụ thể vào quản lý tài liệu trong suốt vòng đời của chúng. Một số ví dụ đáng chú ý bao gồm M-Files, Alfresco và LogicalDOC.
Hệ thống Quản lý Tài sản Kỹ thuật số (DAM): Các hệ thống DAM được sử dụng để lưu trữ, tổ chức và quản lý các tài sản kỹ thuật số như hình ảnh, video, tệp âm thanh và các phương tiện khác. Chúng cung cấp các công cụ để quản lý siêu dữ liệu, gắn thẻ tài sản và truy xuất dễ dàng. Những cái phổ biến nhất là Widen Collective, Bynder và Adobe Experience Manager Assets.
Hệ thống Quản lý Học tập (LMS): Mặc dù chủ yếu được sử dụng cho e-learning và đào tạo, các nền tảng này cũng quản lý và cung cấp nội dung. Bạn có thể nhận ra các công cụ LMS như Moodle, Canvas và Blackboard.
Hệ thống Quản lý Kiến thức Doanh nghiệp: Các hệ thống này tập trung vào việc thu thập, tổ chức và chia sẻ kiến thức trong một tổ chức. Chúng bao gồm các tính năng như chia sẻ tài liệu, thư mục chuyên gia, diễn đàn thảo luận và kho lưu trữ thực tiễn tốt nhất. Một số ví dụ thực tế bao gồm Confluence, IBM Watson Knowledge Center và Bloomfir.
Hệ thống Quản lý Kiến thức Hợp tác: Các hệ thống này nhấn mạnh sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nhóm. Chúng thường bao gồm các tính năng như wiki, blog, bảng thảo luận và các công cụ hợp tác thời gian thực. Các giải pháp phần mềm đáng chú ý nhất bao gồm LiveAgent, MediaWiki và Tiki Wiki.
Hệ thống Định vị Chuyên gia: Các công cụ quản lý kiến thức này giúp người dùng tìm các chuyên gia trong một tổ chức dựa trên kỹ năng, lĩnh vực kiến thức và kinh nghiệm của họ. Chúng hỗ trợ kết nối những cá nhân cần thông tin với những người sở hữu chuyên môn liên quan. Các ví dụ thực tế của các công cụ quản lý kiến thức định vị chuyên gia bao gồm Swoop, Talla và ProFinda.
Hệ thống Curation Nội dung: Loại KMS này giúp chọn, tổ chức và trình bày thông tin liên quan từ các nguồn khác nhau. Nó đặc biệt hữu ích cho việc tạo cơ sở kiến thức, bản tin hoặc thư viện tài nguyên. Bạn có thể nhận ra các hệ thống curation nội dung như Scoop.it, Flipboard và Pearltrees.
Hệ thống Quản lý Kiến thức Ngữ nghĩa: Các hệ thống này sử dụng các công nghệ ngữ nghĩa để nắm bắt và tổ chức kiến thức dựa trên các mối quan hệ giữa các khái niệm. Chúng nâng cao độ chính xác của tìm kiếm và cho phép hiểu bối cảnh tốt hơn về thông tin. Các ví dụ đáng chú ý bao gồm PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant và Synaptica.
Hệ thống Lập luận dựa trên Trường hợp: Loại KMS này lưu trữ và truy xuất các giải pháp cho các vấn đề hoặc trường hợp trong quá khứ. Nó giúp người dùng tìm các giải pháp liên quan bằng cách so khớp các vấn đề hiện tại với các trường hợp tương tự từ quá khứ. Các công cụ bạn có thể tìm thấy trong danh mục này bao gồm Coveo, IntraFind và Primedius.
Hệ thống Quản lý Đổi mới: Các hệ thống này thúc đẩy chia sẻ ý tưởng, hợp tác và đổi mới trong một tổ chức. Chúng thường bao gồm các công cụ để thu thập ý tưởng, đánh giá chúng và thực hiện những ý tưởng hứa hẹn nhất. Các công cụ quản lý đổi mới thường được sử dụng là Spigit, IdeaScale và Brightidea.
Hãy nhớ rằng các danh mục này có thể trùng lặp và một số hệ thống có thể bao gồm các tính năng từ nhiều loại.
Để trả lời đơn giản câu hỏi, có, chúng có thể. Bằng cách tích hợp cả hai hệ thống, bạn có thể tạo ra một giải pháp toàn diện và hiệu quả hơn để quản lý cả nội dung và kiến thức trong một tổ chức. Để đạt được sự tích hợp như vậy, bạn phải chọn các hệ thống tương thích và cung cấp API hoặc các phương tiện khác để kết nối và giao tiếp giữa hai hệ thống.
Một câu trả lời thẳng thắn khác là có. Trong nhiều trường hợp, các doanh nghiệp thấy rằng tích hợp cả hai hệ thống có thể nâng cao chiến lược quản lý thông tin tổng thể của họ. Mặc dù nó phụ thuộc vào quy mô của tổ chức và tính chất của hoạt động, việc kết hợp chiến lược quản lý nội dung và quản lý kiến thức tạo ra một cách tiếp cận toàn diện hơn để quản lý dữ liệu công ty.
Tạo các cơ sở kiến thức nội bộ và bên ngoài toàn diện với LiveAgent. Trao quyền cho đội ngũ của bạn, giáo dục khách hàng và tạo điều kiện cho sự hợp tác liền mạch.
Quản lý nội dung có thể được coi là một tập hợp con của quản lý kiến thức. Tuy nhiên, quản lý nội dung là về quản lý các phần nội dung riêng lẻ, trong khi quản lý kiến thức tập trung vào việc tạo ra một môi trường nơi nội dung, cùng với chuyên môn và kinh nghiệm, có thể được khai thác để tạo giá trị cho tổ chức.
Sự khác biệt chính giữa hai hệ thống nằm ở cách thức và loại nội dung mà chúng quản lý. CMS tập trung vào quản lý nội dung để trình bày hiệu quả, trong khi KMS tập trung vào việc nắm bắt và tận dụng kiến thức, chuyên môn và những hiểu biết hợp tác để nâng cao hiệu suất tổ chức.
Phân tích ngữ nghĩa và trí tuệ nhân tạo có tác động đáng kể đến cách CMS và KMS hoạt động. Từ các khả năng tìm kiếm nâng cao đến tích hợp IoT, công nghệ mới đang thúc đẩy sự chuyển đổi của cả hệ thống quản lý nội dung và quản lý kiến thức, làm cho chúng thông minh hơn, dễ tiếp cận hơn, hợp tác hơn và tập trung vào người dùng hơn.
Sự kết hợp của quản lý nội dung hiệu quả và quản lý kiến thức giúp các doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi thị trường, cải thiện sự hài lòng của khách hàng và thúc đẩy các nền văn hóa cải tiến liên tục và đổi mới.
Khám phá cách quản lý kiến thức tăng cường đổi mới, hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng với các chiến lược được chứng minh để biến đổi doanh nghiệp của bạn!...
Khám phá những gì trình quản lý kiến thức làm, các kỹ năng chính của họ và tác động đến năng suất. Tìm hiểu tại sao các doanh nghiệp trên toàn ngành cần họ!...
Khám phá 14 bước thiết yếu trong quy trình quản lý kiến thức để nâng cao kế hoạch chiến lược, đổi mới và hiệu quả. Học hỏi từ các câu chuyện thành công, giải qu...
Tham gia cộng đồng khách hàng hài lòng của chúng tôi và cung cấp hỗ trợ khách hàng xuất sắc với LiveAgent.
