VoIP dành cho doanh nghiệp

Ngược lại với các dịch vụ cho người tiêu dùng, một nhà cung cấp VoIP cho doanh nghiệp phải đầu tư nhiều chi phí hơn vào việc xây dựng và duy trì một mạng VoIP an toàn. Ngoài ra, các dịch vụ VoIP tốt nhất dành cho doanh nghiệp thường có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng cao. Sau hết, chủ doanh nghiệp không thể để mất mối liên kết với nhân viên, đặc biệt là khi làm việc từ xa.

Làm thế nào để biết liệu công ty của bạn có phù hợp với VoIP dành cho doanh nghiệp không?

Trước khi sử dụng dịch vụ VoIP (dành cho doanh nghiệp) để xử lý tất cả cuộc gọi của bạn, có một số điểm cần lưu ý. Trước tiên, hãy kiểm tra xem đường truyền Internet của bạn có tốc độ cao hay không. Bạn có thể dùng dây cấp mạng, DSL, vệ tinh hoặc cáp quang tại văn phòng làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần kiểm tra đối ngũ làm việc từ xa của mình. Hãy hỏi xem dịch vụ Internet của họ có đạt tốc độ download và upload ít nhất 5 Megabit để dùng trong các cuộc họp video hay không.

Bây giờ bạn có thể xem xét một số lợi ích có được từ các nhà cung cấp VoIP dành cho doanh nghiệp so với các dịch vụ điện thoại truyền thống.

• features – Business VoIP providers are known to offer unlimited calling across the country. However, there are many other advanced features to consider. For example, an auto-attendant feature makes it easier to answer calls that come in during evenings and weekends. Some providers also deliver voicemail transcription (i.e., the system converts a voicemail to text).
• cost savings – Depending on the features you choose, business VoIP providers can offer significant cost savings. Compared to traditional business services, you can save 20-50%. The cost savings could be even higher if you make a lot of international calls.
• options for small businesses – Some business phone service providers offer unified communications, video meetings, and team messaging. These advanced features are typically available through expensive plans. An enterprise phone service is not a good fit for a small business focused on cost savings. That said, business VoIP phone systems are still an excellent choice for many small businesses because of their low cost and flexibility.

Làm thế nào các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ dịch vụ VoIP?

Có chín khía cạnh mà các công ty được hưởng lợi từ việc sử dụng dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp. Một số lợi ích trong đây cũng có thể tìm thấy trong điện thoại analog truyền thống, nhưng hầu hết chỉ có ở công nghệ VoIP.

• Make as many calls as you want with unlimited calling features. VoIP services are a cost-effective choice for companies that rely on making calls, including outgoing calls to customers. You can often get unlimited domestic calling to anybody in the country. International calling rates can be as low as a few pennies per minute.

• Stay connected with other teams. Staying organized in the age of remote work is more manageable with business VoIP services. You can use conference calling with your customer service teams, sales teams, and other company parts.

• Use screen sharing to improve understanding. Verbally describing a process isn’t always the right approach in business. Some of your employees might prefer to see diagrams, charts, or other visual aids.

• Deepen your connection with video meetings. Some business VoIP plans include support for video meetings with groups and video calls. Communicating by video is a powerful way to enrich a conversation with an employee or customer. You might find it easier to understand the other person’s thoughts and feelings and connect better with them. Some VoIP plans let you invite 10, 20, or even 100 participants to a video conferencing session.

• Get quick answers with team messaging. Newer VoIP plans include a team messaging (also called instant messaging) feature. This is a helpful way to communicate with your team. After all, spending 10 minutes looking at calendars to set up a conference call doesn’t make sense in every situation.

• Voicemail. It is a standard feature in today’s business VoIP technology, even on a basic plan. To boost business productivity further, look for voicemail to email features. Reading a transcribed voicemail can be easier than listening to a recording.

• Apps with video. These are a great choice if you have an Internet provider that offers fast broadband services. For instance, you might invite your ten best customers to a video call to reveal a new product you’re working on. During the video meeting, you can use screen sharing to demonstrate the idea and get their feedback. Some apps with video will even let you share control over your screen. This is a powerful tool to boost engagement.

• Scalability. Unlike most mobile phones, it is easy to add or remove users from your VoIP service. That is valuable because you can add users to your contact centers at busy times and then cancel those accounts later if they are not needed.

• Routing. Midsized businesses and larger companies get a lot of incoming calls to manage every day. Routing calls to the right person or department helps to provide better service to your customers.

Làm thế nào để chọn được nhà cung cấp VoIP tốt nhất?

Có một số yếu tố cần lưu ý để bạn có được thỏa thuận tốt nhất.

• flexibility – Some providers may require you to sign up for annual plans to get the best deal on their enterprise tier. In contrast, the lowest tier may let you cancel at any time but provide fewer features. Remember that you can mix and match between plans. You might use a higher-end option (i.e., the enterprise or professional tier). In contrast, the lowest tier may be a good choice for departments with fewer calls.
• mobile device support – Many of your employees might like the option to work remotely. To support this need, look for a provider that offers mVoIP phone apps or can make calls from multiple locations without buying an office phone.
• integrations – LiveAgent integrates with popular business software like Salesflare, Pipedrive, Highrise and Gmail, and many others. Choosing a business VoIP provider that integrates with your software can save you time every day.
• monthly minutes – Some VoIP providers offer unlimited minutes on domestic calling. Before signing up, think about your calling needs. If you regularly call customers in other countries, you might need a plan with international calling.
• other powerful features – Larger companies might need the capacity to offer online meetings, unlimited extensions, and other capabilities that go beyond typical VoIP features. This is usually the case if you have a range of different teams (e.g., sales, customer service, accounting, etc.) who all need an office phone.

Hãy nhớ rằng mỗi nhà cung cấp VoIP sử dụng các từ ngữ khác nhau để mô tả dịch vụ của họ. Một công ty có thể sử dụng cụm từ “enterprise tier” cho gói dịch vụ có tốc độ nhanh nhất. Một công ty khác lại dùng cụm từ “speed tier”. Vì có nhiều điều khoản khác nhau, điều quan trọng là phải xem xét kỹ mức phí hàng tháng và các tính năng chính xác.

Để rút gọn danh sách các dịch vụ điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp của bạn, hãy bắt đầu với các bài đánh giá trong ngành như các hệ thống  VoIP được đề xuất bởi PC Mag. Bạn sẽ thấy các dịch vụ như Ooma Office, RingCentral và Cisco.

Làm thế nào để thiết lập hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp?

Các bước cụ thể để thiết lập một hệ thống VoIP cho doanh nghiệp sẽ khác nhau. Ví dụ: thiết lập RingCentral MVP sẽ khác với thiết lập LiveAgent. Điều đó cho thấy chỉ có một vài điểm chung áp dụng cho tất cả các hệ thống VoIP.

Đường truyền internet

Đối với cuộc gọi VoIP, chất lượng và tốc độ đường truyền internet là rất quan trọng. Hãy liên hệ với nhà cung cấp Internet của bạn và cho họ biết bạn sẽ chuyển sang dùng công nghệ VoIP. Để đạt được chất lượng thoại tốt nhất, bạn cần nâng cấp kết nối Internet của mình hoặc mua bộ định tuyến không dây hỗ trợ WiFi 6.

Lên kế hoạch cài đặt VoIP

Bước tiếp theo của bạn là lập kế hoạch cài đặt dịch vụ điện thoại Internet mới của mình. Có thể làm một số bài kiểm tra để đạt được chất lượng giọng nói tốt nhất. Bạn có thể chọn lên kế hoạch cài đặt vào cuối tuần để không làm gián đoạn công việc kinh doanh. Nếu bạn không có kiến thức chuyên môn về IT, hãy hỏi xem nhà cung cấp dịch vụ điện thoại Internet của bạn có cung cấp dịch vụ cài đặt hay không. Chấp nhận trả phí cài đặt có khi là một ý tưởng hay ở các công ty lớn.

Thông tin cho nhân viên

Gửi email cho nhân viên của bạn để thông báo về hệ thống mới. Nếu có các tiện ích mới quan trọng như business text messaging (dùng tin nhắn SMS để hỗ trợ khách hàng), hãy tô đậm chúng trong email của bạn. Lập kế hoạch một vài buổi đào tạo cho nhân viên. Điện thoại IP hiện đại được tích hợp đầy đủ các tiện ích phụ và mọi người cần thời gian để tìm hiểu cách sử dụng.

Cập nhật tài liệu đào tạo

Bây giờ bạn đã có các công cụ giao tiếp tốt cho doanh nghiệp, hãy cập nhật các tài liệu đào tạo của mình. Ví dụ: giải thích cách thức hoạt động của một số tiện ích cụ thể (ví dụ: chúng ta sử dụng tính năng thoại tự động nhiều cấp để quản lý các cuộc gọi đến từ khách hàng).