VoIP dành cho doanh nghiệp

VoIP dành cho doanh nghiệp là gì?

Giải pháp này giúp chủ doanh nghiệp dễ dàng gọi điện cho khách hàng, thực hiện các cuộc gọi bán hàng và cuộc gọi kinh doanh cần làm việc theo nhóm. Dịch vụ điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp thường cung cấp các tiện ích tiên tiến như chia sẻ màn hình, cuộc họp video và chuyển đổi thư thoại (voicemail) thành văn bản (text), bên cạnh các tính năng gọi điện cơ bản. Vì các dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp có nhiều tiện ích khác nhau, nên việc trả phí cho các chức năng phụ đặc biệt là điều phổ biến.

Ngược lại với các dịch vụ cho người tiêu dùng, một nhà cung cấp VoIP cho doanh nghiệp phải đầu tư nhiều chi phí hơn vào việc xây dựng và duy trì một mạng VoIP an toàn. Ngoài ra, các dịch vụ VoIP tốt nhất dành cho doanh nghiệp thường có dịch vụ hỗ trợ khách hàng chất lượng cao. Sau hết, chủ doanh nghiệp không thể để mất mối liên kết với nhân viên, đặc biệt là khi làm việc từ xa.

Làm thế nào để biết liệu công ty của bạn có phù hợp với VoIP dành cho doanh nghiệp không?

Trước khi sử dụng dịch vụ VoIP (dành cho doanh nghiệp) để xử lý tất cả cuộc gọi của bạn, có một số điểm cần lưu ý. Trước tiên, hãy kiểm tra xem đường truyền Internet của bạn có tốc độ cao hay không. Bạn có thể dùng dây cấp mạng, DSL, vệ tinh hoặc cáp quang tại văn phòng làm việc. Tuy nhiên, bạn cũng cần kiểm tra đối ngũ làm việc từ xa của mình. Hãy hỏi xem dịch vụ Internet của họ có đạt tốc độ download và upload ít nhất 5 Megabit để dùng trong các cuộc họp video hay không.

VoIP dành cho doanh nghiệp

Bây giờ bạn có thể xem xét một số lợi ích có được từ các nhà cung cấp VoIP dành cho doanh nghiệp so với các dịch vụ điện thoại truyền thống.

  • các tiện ích – Các nhà cung cấp VoIP dành cho doanh nghiệp được biết đến như những nhà cung cấp dịch vụ gọi điện không giới hạn trên toàn quốc. Tuy nhiên, có nhiều tiện ích tiên tiến khác cần được quan tâm. Ví dụ: tính năng tự động trả lời sẽ giúp cho việc trả lời các cuộc gọi đến vào buổi tối và cuối tuần dễ dàng hơn. Một số nhà cung cấp còn trang bị tính năng voicemail transcription (tức là hệ thống chuyển đổi thư thoại thành văn bản).

  • tiết kiệm chi phí – Tùy thuộc vào các tiện ích mà bạn chọn, các nhà cung cấp VoIP có thể đưa ra gói phí tiết kiệm đáng kể. So với các dịch vụ truyền thống, bạn có thể tiết kiệm từ 20-50%. Chi phí tiết kiệm được thậm chí có thể còn cao hơn nếu bạn thực hiện nhiều cuộc gọi quốc tế.

  • giải pháp cho doanh nghiệp nhỏ – Một số nhà cung cấp dịch vụ điện thoại cho doanh nghiệp trang bị công nghệ Unified Communications, cuộc họp video và nhắn tin nhóm. Các tính năng tiên tiến này thường có trong các gói dịch vụ có phí cao. Dịch vụ điện thoại thông thường không phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ muốn tiết kiệm chi phí. Điều đó nói lên rằng, hệ thống điện thoại VoIP vẫn là sự lựa chọn tuyệt vời cho nhiều doanh nghiệp nhỏ vì chi phí thấp và tính linh hoạt của chúng.

Làm thế nào các doanh nghiệp có thể hưởng lợi từ dịch vụ VoIP?

Có chín khía cạnh mà các công ty được hưởng lợi từ việc sử dụng dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp. Một số lợi ích trong đây cũng có thể tìm thấy trong điện thoại analog truyền thống, nhưng hầu hết chỉ có ở công nghệ VoIP.

  • Thực hiện nhiều cuộc gọi theo ý muốn với các tiện ích không giới hạn. Công nghệ VoIP là sự lựa chọn hiệu quả về mặt chi phí cho các công ty cần nhiều tương tác qua điện thoại, bao gồm cả các cuộc gọi đến cho khách hàng. Bạn có thể nhận được cuộc gọi trong nước không giới hạn. Cước gọi quốc tế thấp chỉ vài xu mỗi phút.

  • Duy trì mối liên kết với các đội nhóm khác. Quản lý các hoạt động làm việc từ xa sẽ dễ dàng hơn với các dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng tính năng gọi hội nghị với các bộ phận dịch vụ khách hàng, bán hàng và các bộ phận khác trong công ty.

  • Chia sẻ màn hình hỗ trợ giao tiếp. Mô tả một điều gì đó bằng lời nói không phải lúc nào cũng là cách tiếp cận phù hợp trong kinh doanh. Một số nhân viên của bạn sẽ thích xem sơ đồ, biểu đồ hoặc các công cụ hỗ trợ trực quan khác.

  • Tăng cường kết nối bằng cuộc họp qua video. Một số gói dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp bao gồm tính năng hỗ trợ cuộc họp video theo nhóm và cuộc gọi video call. Giao tiếp qua video là một cách hiệu quả để làm sinh động thêm cuộc trò chuyện với nhân viên hoặc khách hàng. Bạn có thể dễ dàng hiểu được suy nghĩ và cảm xúc của đầu dây bên kia và kết nối với họ tốt hơn. Một số gói dịch vụ VoIP cho phép bạn mời 10, 20 hoặc thậm chí 100 người tham gia một phiên hội nghị video

Tính năng video call trong phần mềm live chat - LiveAgent
  • Nhận câu trả lời nhanh chóng với tính năng nhắn tin nhóm. Các gói dịch vụ VoIP gần đây bao gồm tính năng nhắn tin nhóm (còn gọi là nhắn tin tức thời). Đây là một cách hữu ích để giao tiếp với đội nhóm của bạn. Sau hết, dành ra 10 phút xem lịch để thiết lập cuộc gọi hội nghị có lẽ không phải là phương thức hữu ích trong mọi tình huống.

Chat nội bộ trong phần mềm CSKH - LiveAgent
  • Voicemail (Thư thoại). Đây là một tiện ích tiêu chuẩn trong công nghệ VoIP dành cho doanh nghiệp ngày nay, ngay cả với gói cơ bản. Để tăng năng suất doanh nghiệp hơn nữa, hãy tìm kiếm các tiện ích chuyển tiếp voicemail đến email của người nhận. Thư thoại được chuyển thành văn bản có thể sẽ dễ đọc hơn là phải nghe quản bản ghi âm.

  • Các app video. Đây là một sự lựa chọn tuyệt vời nếu bạn có được một nhà cung cấp Internet băng thông rộng tốc độ nhanh. Ví dụ: bạn có thể mời mười khách hàng tốt nhất của mình tham gia cuộc gọi video để giới thiệu sản phẩm mới mà bạn đang phát triển. Trong cuộc họp video, bạn có thể sử dụng tính năng chia sẻ màn hình để biểu đạt ý tưởng và tiếp nhận phản hồi. Một số ứng dụng video thậm chí cho phép bạn chia sẻ quyền kiểm soát trên màn hình của mình. Đây là một công cụ mạnh mẽ giúp tăng cường sự tương tác.

  • Khả năng mở rộng. Không giống như hầu hết các điện thoại di động, việc thêm hoặc xóa người dùng khỏi dịch vụ VoIP của bạn rất dễ dàng. Điều này hữu ích vì bạn có thể thêm người dùng vào tổng đài CSKH của mình vào những thời điểm bận rộn và hủy các tài khoản đó về sau nếu chúng không cần thiết.

  • Điều tuyến. Các doanh nghiệp vừa và lớn nhận được rất nhiều cuộc gọi mỗi ngày. Định tuyến cuộc gọi đến đúng nhân viên hoặc bộ phận sẽ nâng cao dịch vụ khách hàng của bạn.

Cài đặt tính năng phân phối cuộc gọi trong phần mềm tổng đài liên hệContact center - LiveAgent

Làm thế nào để chọn được nhà cung cấp VoIP tốt nhất?

Có một số yếu tố cần lưu ý để bạn có được thỏa thuận tốt nhất.

  • tính linh hoạt – Một số nhà cung cấp có thể yêu cầu bạn đăng ký các gói phí theo năm để nhận được ưu đãi tốt nhất. Ngược lại, một số gói cho phép bạn hủy bất kỳ lúc nào nhưng ít tính năng hơn. Hãy nhớ là bạn có thể kết hợp các gói phí với nhau. Bạn có thể sử dụng các gói cao cấp hơn (tức là cấp doanh nghiệp hoặc cấp chuyên nghiệp). Ngược lại, cấp thấp nhất có thể là lựa chọn tốt cho các phòng ban ít tiếp nhận cuộc gọi.

  • hỗ trợ thiết bị di động – Nhiều nhân viên của bạn có thể thích giải pháp làm việc từ xa. Để hỗ trợ nhu cầu này, hãy tìm nhà cung cấp hỗ trợ các ứng dụng điện thoại hoặc có thể thực hiện cuộc gọi từ nhiều địa điểm mà không cần trang bị điện thoại văn phòng.

  • tích hợpLiveAgent tích hợp với các phần mềm kinh doanh phổ biến như Salesflare, Pipedrive, Highrise và Gmail, và nhiều phần mềm khác. Hãy chọn một nhà cung cấp VoIP có khả năng tích hợp với phần mềm của bạn, sẽ giúp tiết kiệm thời gian.

  • số phút tính theo tháng – Một số nhà cung cấp VoIP cung cấp số phút gọi nội địa không giới hạn. Trước khi đăng ký, bạn hãy xem xét nhu cầu gọi điện của mình. Nếu thường xuyên gọi điện cho khách hàng ở các quốc gia khác, bạn sẽ cần một gói phí dành cho cuộc gọi quốc tế.

  • các tiện ích mạnh mẽ khác – Các công ty lớn có thể cần đến các cuộc họp trực tuyến, các tiện ích mở rộng không giới hạn và các chức năng khác vượt xa các tiện ích VoIP thông thường. Trường hợp này xảy ra nếu bạn có nhiều đội nhóm khác nhau (ví dụ: bán hàng, dịch vụ khách hàng, kế toán …), tất cả đều cần trang bị điện thoại văn phòng.

Hãy nhớ rằng mỗi nhà cung cấp VoIP sử dụng các từ ngữ khác nhau để mô tả dịch vụ của họ. Một công ty có thể sử dụng cụm từ “enterprise tier” cho gói dịch vụ có tốc độ nhanh nhất. Một công ty khác lại dùng cụm từ “speed tier”. Vì có nhiều điều khoản khác nhau, điều quan trọng là phải xem xét kỹ mức phí hàng tháng và các tính năng chính xác.

VoIP dành cho doanh nghiệp

Để rút gọn danh sách các dịch vụ điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp của bạn, hãy bắt đầu với các bài đánh giá trong ngành như các hệ thống  VoIP được đề xuất bởi PC Mag. Bạn sẽ thấy các dịch vụ như Ooma Office, RingCentral và Cisco.

Làm thế nào để thiết lập hệ thống VoIP dành cho doanh nghiệp?

Các bước cụ thể để thiết lập một hệ thống VoIP cho doanh nghiệp sẽ khác nhau. Ví dụ: thiết lập RingCentral MVP sẽ khác với thiết lập LiveAgent. Điều đó cho thấy chỉ có một vài điểm chung áp dụng cho tất cả các hệ thống VoIP.

Đường truyền internet

Đối với cuộc gọi VoIP, chất lượng và tốc độ đường truyền internet là rất quan trọng. Hãy liên hệ với nhà cung cấp Internet của bạn và cho họ biết bạn sẽ chuyển sang dùng công nghệ VoIP. Để đạt được chất lượng thoại tốt nhất, bạn cần nâng cấp kết nối Internet của mình hoặc mua bộ định tuyến không dây hỗ trợ WiFi 6.

VoIP dành cho doanh nghiệp

Lên kế hoạch cài đặt VoIP

Bước tiếp theo của bạn là lập kế hoạch cài đặt dịch vụ điện thoại Internet mới của mình. Có thể làm một số bài kiểm tra để đạt được chất lượng giọng nói tốt nhất. Bạn có thể chọn lên kế hoạch cài đặt vào cuối tuần để không làm gián đoạn công việc kinh doanh. Nếu bạn không có kiến thức chuyên môn về IT, hãy hỏi xem nhà cung cấp dịch vụ điện thoại Internet của bạn có cung cấp dịch vụ cài đặt hay không. Chấp nhận trả phí cài đặt có khi là một ý tưởng hay ở các công ty lớn.

Thông tin cho nhân viên

Gửi email cho nhân viên của bạn để thông báo về hệ thống mới. Nếu có các tiện ích mới quan trọng như business text messaging (dùng tin nhắn SMS để hỗ trợ khách hàng), hãy tô đậm chúng trong email của bạn. Lập kế hoạch một vài buổi đào tạo cho nhân viên. Điện thoại IP hiện đại được tích hợp đầy đủ các tiện ích phụ và mọi người cần thời gian để tìm hiểu cách sử dụng.

Cập nhật tài liệu đào tạo

Bây giờ bạn đã có các công cụ giao tiếp tốt cho doanh nghiệp, hãy cập nhật các tài liệu đào tạo của mình. Ví dụ: giải thích cách thức hoạt động của một số tiện ích cụ thể (ví dụ: chúng ta sử dụng tính năng thoại tự động nhiều cấp để quản lý các cuộc gọi đến từ khách hàng).

Choose the right fit for your business

Among other useful features, LiveAgent also integrates with plenty of VoIP providers, giving you the option to pick the right one just for you. Want to see for yourself?

Frequently asked questions

Công nghệ VoIP dành cho doanh nghiệp là gì?

VoIP dành cho doanh nghiệp là một công cụ liên lạc giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện và tiếp nhận cuộc gọi. Trong nhiều trường hợp, công nghệ VoIP có chi phí thấp hơn hệ thống điện thoại doanh nghiệp truyền thống. Các gói VoIP dành cho doanh nghiệp thường cung cấp tính năng gọi điện không giới hạn và các tính năng tiên tiến như chia sẻ màn hình hoặc họp qua video.

VoIP doanh nghiệp hoạt động như thế nào?

VoIP hoạt động bằng cách chuyển đổi lời nói thành tín hiệu kỹ thuật số được truyền qua Internet. Đằng sau đó, các nhà cung cấp VoIP cho doanh nghiệp sử dụng nhiều phương pháp khác nhau để đảm bảo người dùng có được các cuộc gọi chất lượng cao. Tất cả người dùng VoIP (dành cho doanh nghiệp) cần đến đường truyền internet tốc độ cao để sử dụng dịch vụ một cách hiệu quả.

Làm thế nào để biết được công ty của bạn có phù hợp với VoIP doanh nghiệp không?

Hầu như tất cả các doanh nghiệp đều phù hợp để sử dụng công nghệ VoIP dành cho doanh nghiệp. Chỉ có hai lý do mà một doanh nghiệp không muốn chuyển đổi sang công nghệ VoIP. Một là công ty đó thiếu đường truyền Internet ổn định hoặc hai là chưa sẵn sàng triển khai các công nghệ mới hơn.

Làm thế nào các công ty có thể hưởng lợi từ dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp?

Có rất nhiều lợi ích khi chuyển sang sử dụng công nghệ VoIP dành cho doanh nghiệp. Ví dụ, bạn có thể tránh được các khoản phụ phí mà các công ty điện thoại truyền thống áp dụng cho các cuộc điện thoại đường dài. Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ VoIP cho doanh nghiệp đều hỗ trợ số phút gọi không giới hạn hoặc giá cước cuộc gọi thấp. Sau hết, các dịch vụ VoIP dành cho doanh nghiệp đôi khi có cả các tiện ích như cuộc họp video và quản lý cuộc gọi để bạn có thể làm việc hiệu quả.

Làm thế nào để chọn được nhà cung cấp VoIP doanh nghiệp tốt nhất?

Bắt đầu bằng cách xem xét công nghệ mà nhân viên của bạn sử dụng hàng ngày. Ví dụ: nếu bạn sử dụng Gmail và Pipedrive, thì LiveAgent là một lựa chọn phù hợp vì nó được tích hợp với các công nghệ này và hàng chục ứng dụng khác. Xem các đánh giá trong ngành và hỏi các đồng nghiệp của bạn để biết thêm các mẹo nhỏ. Tiếp tục tìm hiểu cho đến khi bạn xác định được hai hoặc ba nhà cung cấp tiềm năng cho danh sách rút gọn của mình.

Làm cách nào để thiết lập hệ thống VoIP doanh nghiệp?

Các bước kỹ thuật cụ thể khác nhau tùy theo từng nhà cung cấp dịch vụ Internet. Tuy nhiên, có bốn bước chung mà bạn có thể thực hiện theo, sau khi chọn được hệ thống VoIP. Bước một là kiểm tra xem đường truyền Internet của bạn có thể hỗ trợ các cuộc gọi VoIP hay không. Bước hai là lập kế hoạch và lên lịch cài đặt VoIP. Trong bước ba, bạn sẽ thông báo cho nhân viên của mình về công nghệ mới. Bước cuối cùng là cập nhật tài liệu đào tạo dành cho nhân viên.

Quay lại Bảng thuật ngữ Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×
Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo