Quản lý phiếu

Một hệ thống quản lý phiếu là một công cụ hoặc phần mềm giúp nắm bắt, sắp xếp, và quản lý yêu cầu dịch vụ của khách hàng. Về cốt lõi, hệ thống này cho phép doanh nghiệp giải quyết yêu cầu của khách hàng (phiếu yêu cầu) theo cách nhanh và hiệu quả hơn.

Những lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản lý phiếu?

• Tích hợp đa kênh mượt mà
• Giải pháp quản lý phiếu hiệu quả
• Xác định độ ưu tiên của phiếu
• Cải thiện năng suất của nhân viên
• Theo dõi SLA và lập báo cáo
• Thông tin chi tiết về dữ liệu thực tế
• Cải thiện chất lượng dịch vụ hỗ trợ và giữ chân khách hàng tốt hơn
• Các tùy chọn tự phục vụ
• Tiết kiệm đáng kể (loại bỏ nhu cầu sử dụng các ứng dụng và phần mềm của bên thứ ba bằng cách lưu tất cả tin nhắn và thông tin của khách hàng vào một địa điểm tập trung)

Phần mềm quản lý phiếu LiveAgent có những tính năng nổi bật nào?

Hộp thư đến chung

Hộp thư đến chung của LiveAgent sắp xếp mọi email, cuộc gọi, tin nhắn truyền thông xã hội, phiếu cơ sở tri thức, và tin nhắn live chat vào trong một hộp thư chung duy nhất. Nó cũng cho phép người dùng trả lời mọi tin nhắn trực tiếp từ trong hộp thư mà không phải theo dõi hoặc đăng nhập vào các nền tảng tương ứng.

Chuỗi phiếu hỗn hợp

Một trong những tính năng nổi bật của LiveAgent là chuỗi phiếu hỗn hợp cho phép nhân viên bám sát quá trình giải quyết vấn đề của một khách hàng trên nhiều kênh trong cùng một phiếu. Nghĩa là, nếu khách hàng bắt đầu cuộc trò chuyện trên live chat, nhưng sau đó được follow up trên email hoặc điện thoại, cả ba lượt tương tác đều có thể được truy cập trong cùng một phiếu.

ID phiếu có thể nhấp được

LiveAgent tự động gán mỗi phiếu với một mã số (ID) độc nhất. Nếu một trong các nhân viên của bạn gặp khó khăn và yêu cầu giúp đỡ, họ có thể dễ dàng chia sẻ ID phiếu cho đồng nghiệp, khi nhấp vào, nó sẽ tự động chuyển họ đến phiếu tương ứng.

CRM

LiveAgent tự hào sở hữu một CRM sẵn có cho phép người dùng tạo những trường CRM tùy ý. Lưu tất cả thông tin cần thiết về khách hàng của bạn, bao gồm những lần mua trong quá khứ, phiếu yêu cầu, và thông tin chi tiết độc nhất vào torng bảng điều khiển phiếu của bạn.

Phát hiện xung đột nhân viên

Hệ thống quản lý phiếu LiveAgent thông báo bạn biết bất cứ khi nào bạn lấn sang phần sân của nhân viên khác. Ví dụ, nếu bạn chuẩn bị trả lời một phiếu mà nhân viên khác đang xử lý, hệ thống sẽ tự động cảnh báo bạn.

Phân phối phiếu tự động

Với phần mềm quản lý phiếu LiveAgent, mọi tin nhắn đến của khách hàng sẽ được tự động chuyển đến nhân viên hỗ trợ phù hợp, loại bỏ bất kỳ sự nhầm lẫn hoặc thoái thác nào từ nhân viên của bạn. Mỗi nhân viên đều biết chính xác họ cần  trả lời phiếu nào, kết quả là năng suất tăng và hiệu quả cao hơn.

Quản lý SLA

Hệ thống quản lý phiếu của LiveAgent sẽ theo dõi mọi phiếu của bạn cho SLA và thông báo cho bạn bất cứ khi nào bạn nhận một phiếu từ khách hàng VIP hoặc bất cứ khi nào một phiếu từ khách hàng VIP sắp quá hạn.

Thẻ và bộ lọc

Hệ thống quản lý phiếu của LiveAgent tự động sắp xếp mọi phiếu đến dựa vào kênh, độ ưu tiên, và ngày nhận. Người dùng cũng có thể thêm thẻ vào mọi phiếu để tạo bộ lọc dễ dàng cũng như một cái nhìn sơ bộ về nội dung của mỗi phiếu.

Ghi chú cá nhân

Nhân viên có thể tạo ghi chú cá nhân bên trong mỗi phiếu mà chỉ nhân viên có thể xem. Ghi chú cá nhân có thể được dùng làm lời nhắc hoặc giúp những nhân viên khác cập nhật phiếu hoặc yêu cầu của khách hàng.

Tách và nhập phiếu

Tính năng này có thể tăng tốc việc xử lý phiếu một cách đáng kể. Nếu bạn nhận nhiều phiếu về cùng một vấn đề từ cùng một người, bạn có thể dễ dàng nhập những phiếu đó thành một. Ngược lại, nếu bạn nhận một phiếu cần sự chú ý của hai bộ phận (chẳng hạn như cả bán hàng và IT), bạn có thể tách nó thành hai phiếu để đảm bảo hiệu suất tối đa.

Gọi và chat nội bộ

Cũng như trong Gmail, phần mềm quản lý phiếu của LiveAgent cho phép bạn chat với nhân viên đang online của bạn trực tiếp trong bảng điều khiển LiveAgent. Đương nhiên là bạn cũng gọi nội bộ.

Quy tắc tự động

Quy tắc tự động cho phiếu có thể giải phóng nhân viên của bạn khỏi những công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán. Bằng cách tạo những quy tắc tự động theo thời gian cụ thể và dựa trên hành động kích hoạt, hệ thống phiếu của bạn sẽ có thể xử lý các tác vụ như follow up email hoặc đánh dấu phiếu là spam.

Lập báo cáo

Hệ thống quản lý phiếu của LiveAgent được trang bị với các công cụ lập báo cáo và phân tích dữ liệu mạnh mẽ. Tạo báo cáo hiệu suất và báo cáo chuẩn SLA.

Game hóa

Dịch vụ khách hàng có thể là một công việc lặp đi lặp lại và không được biết ơn. Làm nó vui hơn với các huy hiệu game hóa, cấp độ, và phần thưởng. Nhân viên của bạn sẽ có điều để trông đợi hằng ngày, và một mức cạnh tranh lành mạnh sẽ tăng năng suất làm việc của họ.

Bạn có thể kết nối kênh giao tiếp nào với hệ thống phiếu của LiveAgent?

• Email
• Live chat
• Điện thoại (có thê đăng ký một số lượng không giới hạn số điện thoại VoIP)
• Facebook
• Instagram
• Twitter 
• Viber 
• Biểu mẫu liên hệ
• Cổng thông tin khách hàng

Happy customers are the best customers

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trợ giúp chuyển đổi từ những giải pháp helpdesk phổ biến

View more

Hệ thống quản lý phiếu hoạt động như thế nào?

Bất cứ khi nào khách hàng của bạn liên hệ với công ty bạn qua một kênh mà bạn đã liên hệ với LiveAgent, hệ thống sẽ tự động tạo một phiếu hỗ trợ mới.

Nó trông như thế nào trong thực tế?

Nếu bạn đang thắc mắc rằng khách hàng của bạn có thể biết bạn đang sử dụng phần mềm quản lý phiếu để trả lời điện thoại, live chat, tin nhắn Viber, Tweet, hoặc email của họ không, thì câu trả lời là không. Hãy xem cách nó hoạt động trong hướng dẫn chi tiết bằng video này.

https://youtu.be/3zYfDwqNj0U

Tổ chức và vận hành hệ thống quản lý phiếu của bạn

Để đảm bảo việc bạn khai thác tối đa tiềm năng của hệ thống phiếu của mình, bạn sẽ phải kết nối nó với mọi tài khoản email, hồ sơ truyền thông xã hội, và số điện thoại của mình. Bạn cũng sẽ phải đặt widget live chat lên trang web của mình và tạo một cổng thông tin hỗ trợ. Không biết cách làm? Hãy xem thử hướng dẫn bắt đầu này.

Tài nguyên cơ sở tri thức

• Cách thêm nhân viên và người dùng
• Thiết lập cấu hình tài khoản mail
• Tạo nút chat
• Kết nối Twitter
• Kết nối Instagram
• Kết nối Viber
• Kết nối Facebook
• Thiết lập tổng đài
• Tạo cổng thông tin khách hàng

Hãy xem thử danh sách đầy đủ các tính năng của hệ thống tại đây.

Đã sẵn sàng thử hệ thống quản lý phiếu lừng danh của chúng tôi?

Cảm nhận sự dễ dàng khi cung cấp dịch vụ hỗ trợ cá nhân hóa, nhanh chóng, và giàu kiến thức với LiveAgent. Dùng thử 14 ngày miễn phí ngay hôm nay. Không yêu cầu thẻ tín dụng.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What is ticketing?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “A ticketing system is a tool or software that captures, organizes, and manages customer service requests. At its core, the system enables businesses to resolve customer requests (tickets) in a more quick and efficient manner.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What are the benefits of using a ticketing system?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Seamless omnichannel interactions, efficient ticket resolution, ticket prioritization, improved agent productivity, SLA monitoring and reporting, real data insights, improved quality of support and higher customer retention. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “How does the ticketing system work?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Whenever your customers reach out to your company through a channel that you’ve connected with your ticketing system, the system will automatically convert the message into a support ticket.” } }] }