Mẫu email theo dõi sau cuộc gọi

Email theo dõi sau cuộc gọi – tại sao lại quan trọng?

Trong trao đổi công việc, việc gửi email theo dõi ngắn gọn sau cuộc gọi điện thoại luôn rất quan trọng. Đây là cách để xác nhận những gì đã trao đổi, đồng thời giải đáp các câu hỏi tiếp theo hoặc đề cập bước tiếp theo có thể thực hiện. Hơn nữa, trong thời đại số ngày nay, đôi khi trả lời email lại dễ dàng hơn nói chuyện qua điện thoại.

Việc gửi email theo dõi còn giúp củng cố mối liên hệ bạn đã tạo với đối phương. Họ có thể liên hệ lại nếu cần thêm thông tin, được nhắc nhớ về cuộc trao đổi, và bạn luôn hiện diện trong tâm trí họ.

Tiêu đề mẫu email theo dõi sau cuộc gọi

Tiêu đề của email theo dõi chuyên nghiệp sẽ thay đổi tùy vào nội dung cuộc gọi. Tuy nhiên, các mẹo dưới đây sẽ giúp bạn nghĩ ra tiêu đề hiệu quả:

• Nếu bạn gọi chào hàng hoặc giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, hãy dùng tên công ty hoặc sản phẩm trong tiêu đề email. Điều này sẽ giúp người nhận nhớ lại bạn là ai.
• Nếu phỏng vấn xin việc, hãy dùng tiêu đề “theo dõi sau phỏng vấn”.
• Nếu họp điện thoại với khách hàng, hãy dùng tiêu đề “theo dõi sau cuộc họp điện thoại”.
• Nếu trao đổi với đối tác tiềm năng, hãy dùng tiêu đề “theo dõi sau cuộc gặp”.

Dù trường hợp nào, tiêu đề phải nêu rõ ràng nội dung email đề cập.

Ví dụ tiêu đề:

• [Công ty của bạn] – theo dõi sau cuộc gọi
• [Sản phẩm của bạn] – theo dõi sau cuộc gọi
• Theo dõi sau phỏng vấn
• Theo dõi sau cuộc gọi
• Cảm ơn vì đã dành thời gian
• Cảm ơn cuộc gọi
• Cuộc gọi của chúng ta – những điểm đã bàn luận
• Họp ngày [ngày] – theo dõi
• [Công ty của bạn] – theo dõi sau cuộc họp
• Theo dõi sau cuộc gặp [ngày]

Tiêu đề rất quan trọng vì nó thiết lập tông cho email và cho người nhận biết trước nội dung sắp đọc.

Cách viết email theo dõi sau cuộc gọi

Vì bạn đang theo dõi sau một cuộc gọi cụ thể, hãy luôn nhắc rõ về cuộc gọi đó. Dù chỉ diễn ra trong phút chốc, hãy đề cập chủ đề đã trao đổi để người nhận biết email này nhằm phản hồi cuộc trò chuyện trước.

Phần mở đầu nên lịch sự, ngắn gọn, cảm ơn đối phương đã dành thời gian. Bạn cũng có thể bày tỏ sự vui mừng khi được trò chuyện và mong muốn tiếp tục trao đổi trong tương lai gần.

Nội dung email nên mở rộng các điểm đã thảo luận trong cuộc gọi. Nếu còn vấn đề chưa giải quyết, đây là lúc đề cập. Bạn cũng có thể đề nghị cung cấp thêm thông tin hoặc chủ động thực hiện bước tiếp theo để thúc đẩy mối quan hệ hợp tác. Nếu có tài liệu đính kèm, hãy gửi ở đây.

Email nên ngắn gọn, đi vào trọng tâm, cố gắng không quá ba đoạn, mỗi đoạn tập trung một ý.

Kết thúc email nên là lời nhắc lịch sự đề nghị phản hồi. Bạn cũng có thể nhắc lại thời gian sắp tới mình có thể liên hệ để đối phương chủ động sắp xếp. Đừng quên cung cấp nhiều cách liên hệ thuận tiện nhất cho người nhận.

Nên đưa gì vào email theo dõi sau cuộc gọi?

• Tiêu đề ấn tượng
• Đoạn mở đầu cảm ơn đối phương đã dành thời gian
• Nội dung mở rộng các điểm đã bàn luận trong cuộc gọi
• Đoạn kết đề nghị phản hồi
• Thông tin liên hệ để tiện trao đổi tiếp theo
• Tài liệu đính kèm nếu cần

Ví dụ mẫu email theo dõi sau cuộc gọi

Cảm ơn bạn đã dành thời gian

Theo dõi sau cuộc họp điện thoại

Theo dõi sau cuộc gọi [Ngày]

Về cuộc gọi tuần trước

Theo dõi sau cuộc gọi – [Ngày]

Chỉ muốn theo dõi

Sau cuộc gọi của chúng ta

Theo dõi nhanh

Theo dõi ngắn sau cuộc gọi

Cập nhật về cuộc gọi của chúng ta

Cảm ơn cuộc gọi

Làm rõ sau cuộc gọi

Đã lâu không liên lạc

Kiểm tra tiến độ

Sau cuộc gọi điện thoại

Email theo dõi sau cuộc gọi – các thực hành tốt

Việc viết email theo dõi sau cuộc gọi không hề khó nếu bạn tuân thủ các thực hành tốt sau:

• Cảm ơn đối phương đã dành thời gian và nhấn mạnh bạn rất vui khi được trò chuyện.
• Tóm tắt các ý chính của cuộc trao đổi và các công việc đã thống nhất. Dù hiện tại có thể rất rõ ràng nhưng sau này dễ bị quên.
• Kiểm tra các hạn chót và bước tiếp theo. Nếu dự án bị chậm trễ, đây là lúc nên đề cập.
• Kết thúc bằng lời đề nghị phản hồi lịch sự. Hãy cảm ơn người nhận một lần nữa và nói rằng bạn mong sớm nhận được phản hồi từ họ.
• Đừng quá thúc ép, hãy cho đối phương thời gian để trả lời. Đôi khi, nên theo dõi lại vào thời điểm khác.
• Đừng xem nhẹ sức mạnh của sự lịch sự. Dù bạn muốn chuyển sang việc khác, hãy luôn gửi email theo dõi lịch sự.
• Nếu đã chia sẻ tài liệu hoặc thông tin, hãy đính kèm lại để người nhận tiện tra cứu, dù trước đó đã gửi hay chưa.
• Luôn kiểm tra lại email trước khi gửi. Lỗi chính tả rất dễ bị bỏ qua khi vội vàng và có thể khiến bạn kém chuyên nghiệp. Đừng quên kiểm tra ngữ pháp – không gì tệ hơn một email theo dõi có lỗi.
• Cho người nhận quyền lựa chọn cách liên hệ lại. Dù lần trước là gọi điện nhưng không có nghĩa mọi trao đổi sau đều phải qua điện thoại. Đôi khi người khác thích trao đổi qua email, điều đó hoàn toàn bình thường. Hãy cho họ biết bạn thoải mái với hình thức nào và hỏi ý kiến họ.
• Đặt mọi câu hỏi còn thắc mắc về cuộc trao đổi. Điều này cho phép người kia làm rõ các điểm còn bỏ sót và chứng tỏ bạn chú ý lắng nghe.
• Luôn cảm ơn đối phương vì đã dành thời gian, đồng thời bày tỏ mong muốn sớm nhận được phản hồi. Dù dễ bị lạm dụng, nhưng một chút biết ơn có thể tạo nên khác biệt.

Tóm tắt

Theo dõi sau cuộc gọi luôn là ý hay dù cuộc trao đổi diễn ra thế nào. Việc gửi một email theo dõi hiệu quả sẽ giúp mọi chi tiết được rõ ràng và mọi người đều hiểu ý nhau.

Sẵn sàng áp dụng các mẫu email theo dõi sau cuộc gọi của chúng tôi? LiveAgent là phần mềm quản lý ticket được đánh giá nhiều nhất và số 1 cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hãy thử ngay hôm nay với 30 ngày dùng thử miễn phí. Không cần thẻ tín dụng.