Phone tag nghĩa là gì?
Có thể nói rằng tất cả chúng ta đều đã trải qua một số bối rối, thậm chí là sự khó chịu khi cố gắng liên hệ ai đó qua điện thoại. Bạn đang cố gắng gọi cho ai đó trong một khoảng thời gian nhất định và không thể liên lạc được với họ. Và khi cuối cùng họ nhận được tin nhắn của bạn và thấy các cuộc gọi không thành công, thì tới lượt họ không thể gọi lại cho bạn.
Tình trạng này, hay đúng hơn là một hiện tượng được gọi là phone tag. Thường xảy ra khi hai người không thể kết nối với nhau qua điện thoại.
Thuật ngữ này có từ những năm 1980 khi máy trả lời điện thoại được sử dụng phổ biến. Mọi người cố gắng gọi đến số điện thoại cố định của nhau, chỉ để nhận được một tin nhắn được ghi âm trước từ máy trả lời.
Ngày nay, không còn nhiều người sử dụng công nghệ có phần lạc hậu này, nhưng hiện tượng phone tag vẫn còn rất nhiều.
Vì sao hiện tượng này xảy ra?
Phone tag có thể xảy ra cả vô tình và cố ý. Trong trường hợp đầu tiên, nó có thể là một sự hiểu lầm đơn giản như một vấn đề về lịch trình, chênh lệch múi giờ, hoặc chỉ là hai người bận rộn không thể kết nối được với nhau.
Tuy nhiên, bạn cũng có thể cố ý gây ra hiện tượng phone tag. Đôi khi, mọi người không muốn nhận các cuộc gọi từ một số cá nhân nhất định. Do vậy, việc để lại tin nhắn trên máy trả lời hoặc thư thoại sẽ dễ dàng hơn là trò chuyện trong thời gian thực.
Bất kể lý do là gì, nếu bạn gặp phải hiện tượng phone tag trong một thời gian dài, thì đó được coi là hành động không lịch sự.
Làm thế nào để tránh gặp hiện tượng phone tag?
Nói chung, nếu phone tag là kết quả của một mâu thuẫn nào đó khi một bên từ chối nói chuyện với bên kia thì bạn không thể làm được gì nhiều.
Tuy nhiên, khi bạn thấy mình không thể kết nối với ai đó là do các yếu tố bên ngoài, thì có thực hiện một số việc để ngăn chặn tình trạng phone tag:
- adhere to the phone etiquette – if both parties received two voice messages, the person that received the latest message can stop the phone tag by simply not calling back
- schedule your calls – treat the phone calls like appointment times that you must attend
- leave a detailed message – inform the other party when exactly you will be available if they still want to talk to you
- use other means of communication – some brief conversations can be held via email or instant messaging instead of direct phone calls
Reach out to your customers effectively
Call center software solution allows your agents to deal with all customer support calls effectively. Discover features of LiveAgent's call center today.
Frequently asked questions
Phone tag là gì?
Phone tag là một hiện tượng xảy ra khi hai bên không thể kết nối với nhau qua điện thoại. Họ cố gắng gọi lại cho nhau nhưng kết quả chỉ là những cuộc gọi nhỡ hoặc tin nhắn thoại.
Làm thế nào để gây ra hiện tượng phone tag?
Bạn có thể tham gia vào một phone tag bằng cách liên tục bỏ lỡ các cuộc gọi và sau đó gọi lại chỉ để tạo ra các cuộc gọi nhỡ. Cả hai bên có thể thực hiện việc này một cách cố ý hoặc tình cờ.
Làm thế nào để chấm dứt hiện tượng phone tag?
Bạn nên tuân theo các nghi thức thông thường khi gọi điện. Hơn thế, bạn có thể lên lịch và sắp xếp các cuộc gọi của mình tốt hơn hoặc có thể đơn giản là bạn viết email hoặc tin nhắn tức thì nếu không cần thiết phải trao đổi trực tiếp.
Làm thế nào để tránh gặp hiện tượng phone tag và kết nối với đầu dây bên kia?
Lên lịch cho các cuộc gọi của bạn và sau đó hãy cẩn thận trả lời khi bạn đã đồng ý. Thông báo cụ thể về thời gian bạn sẽ trao đổi với đầu dây bên kia.
Làm thế nào để chiến thắng hiện tượng phone tag?
Bạn có thể chiến thắng hiện tượng phone tag khi kết nối cuộc gọi thành công với đầu dây bên kia. Bạn có thể tìm thấy một số mẹo hữu ích về cách thực hiện việc này trong bài viết ở trên hoặc trong Câu hỏi thường gặp bên dưới “Làm thế nào để chấm dứt hiện tượng phone tag?”.
Gắn tag cuộc gọi là công cụ phân loại khách hàng và điều hướng tương tác khác nhau của khách hàng. Các tag phổ biến bao gồm hỗ trợ kỹ thuật, bộ phận bán hàng và khiếu nại của khách hàng. Tạo tag tùy chỉnh phụ thuộc vào phần mềm sử dụng. LiveAgent cung cấp tag tùy chỉnh và tích hợp phần mềm tổng đài cuộc gọi. Việc sử dụng Gắn tag cuộc gọi giúp cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng.
Bài viết bàn về chức năng và tính năng của giải pháp hỗ trợ khách hàng LiveAgent của Wix, bao gồm các dịch vụ trò chuyện, trợ giúp theo ngữ cảnh và chính sách bảo mật IVR. Nó cũng đề cập đến phương pháp thu thập đánh giá khách hàng và sử dụng các nền tảng truyền thông xã hội cho việc tổ chức cuộc khảo sát ý kiến. Bài viết cũng đề cập đến tác dụng quan trọng của việc gửi email cảm ơn và yêu cầu phản hồi từ khách hàng.
Các mẹo để nhân viên tổng đài trung tâm cuộc gọi áp dụng bao gồm việc giới thiệu bản thân và công ty, lắng nghe tích cực và tránh ngôn từ tiêu cực. Việc sử dụng mẫu kịch bản để mở đầu cuộc gọi cũng rất quan trọng. Công nghệ định tuyến thông minh và sử dụng đám mây riêng và VoIP là cách để chỉ định khách hàng đến các phòng ban và tổng đài viên phù hợp. Bài viết nghiên cứu về hệ thống thoại IVR trong chăm sóc khách hàng cũng được đề cập.
