Mẫu email mời yêu cầu phản hồi

Lên kế hoạch cho một sự kiện, dù là gặp mặt trực tiếp hay trực tuyến đều tốn rất nhiều thời gian và công sức. Bạn cần tìm một địa điểm gặp gỡ (địa điểm thực tế hoặc máy chủ/nền tảng internet), diễn giả và/hoặc chủ sự kiện, đưa ra lịch trình và tạo chiến lược tiếp thị để tiếp cận nhiều người nhất có thể, và còn rất nhiều nhiệm vụ khác nữa.

Nhiệm vụ cuối cùng đặc biệt quan trọng vì khách mời mà điều mọi sự kiện đều cần để có thể thành công đó. Tức là bạn cần phải gửi một email mời tham gia sự kiện đã được cân nhắc kỹ lưỡng đến khách mời của mình để thu hút nhiều người “répondez s’il vous plaît” (RSVP) hoặc “vui lòng phản hồi” nhất có thể để xác nhận sự tham dự của họ.

Cách tạo một email mời yêu cầu phản hồi hiệu quả

Có một số yếu tố của email mời sẽ góp phần vào sự thành công trong việc đảm bảo người nhận phản hồi:

1. Tên người gửi email – nếu người nhận không biết người mời là ai thì sẽ hiếm có khả năng họ phản hồi lại, vì vậy hãy đặt tên người gửi là tên công ty hoặc sử dụng tên cá nhân và bao gồm tên công ty trong dòng tiêu đề.
2. Biểu trưng tiêu đề – biểu trưng này có thể nhắc nhở người đọc về tin nhắn đến từ ai nếu họ tình cờ bỏ sót tên người gửi. Hơn nữa, làm nổi bật biểu trưng này trong email mời của bạn có thể giúp xây dựng nhận thức về thương hiệu.
3. Nhận dạng thương hiệu – sử dụng màu sắc, phông chữ, hình ảnh và phong cách của công ty (cũng như biểu trưng tiêu đề) một cách nhất quán trong tất cả các phương thức liên lạc của bạn cũng sẽ giúp xây dựng nhận thức và niềm tin để từ đó có thể tăng ROI dài hạn cho các sự kiện của bạn nhờ có nhiều phản hồi.
4. Xem trước văn bản – tận dụng “dòng tiêu đề phụ” để thu hút sự chú ý của khách mời.
5. Chữ ký chân trang – hoàn thành email mời yêu cầu phản hồi của bạn bằng cách bắt đầu với tên, biểu trưng và màu sắc của thương hiệu cũng như các liên kết đến trang web của bạn và hồ sơ mạng xã hội để có thêm cơ hội thuyết phục người nhận tham dự sự kiện.

Dòng tiêu đề của email mời yêu cầu phản hồi 

• Tham gia cùng chúng tôi tại [company] [conference/webinar] sắp tới!
• Đừng bỏ lỡ, hãy phản hồi về sự kiện [subject] của chúng tôi ngay
• Hẹn gặp bạn ở [event name] [week/month] tới?
• Mọi người đang nói về giải thưởng [name]…
• Đánh dấu lịch của bạn đối với sự kiện team building của [company]
• Bạn được mời nghỉ một [morning/afternoon/day] vui vẻ!

Mẫu email mời yêu cầu phản hồi

Mẫu email mời yêu cầu phản hồi 1 – thư mời tham dự hội nghị/hội thảo trên web

Mẫu email mời yêu cầu phản hồi 2 – thư mời tham dự sự kiện trao giải

Mẫu email mời yêu cầu phản hồi 3 – thư mời tham dự sự kiện team building

Mẫu email mời yêu cầu phản hồi – Câu hỏi thường gặp 

Một email mời yêu cầu phản hồi nên dài bao nhiêu?

Cũng giống như hầu hết các loại email, thư mời tham gia sự kiện phải ngắn gọn và dễ hiểu để duy trì sự chú ý và quan tâm của người đọc. Đi thẳng vào vấn đề với các chi tiết quan trọng của sự kiện chẳng hạn như ngày tháng, địa điểm và các diễn giả/chủ sự kiện/hoạt động chính đồng thời khuyến khích mọi người tham dự. Đừng quên kèm theo tất cả lời kêu gọi hành động (CTA) quan trọng để giữ chỗ thực tế trước!

Một email mời yêu cầu phản hồi nên chứa thông tin gì?

Mặc dù bản sao của thư mời cần phải có những thông tin như đã mô tả ở trên nhưng nó cũng cần phải đủ thú vị để thuyết phục người nhận phản hồi về sự kiện của bạn. Email cũng nên chứa thông tin chi tiết về địa điểm và thời gian diễn ra đồng thời mô tả những lợi ích của việc tham dự sự kiện. Bạn có thể làm điều này bằng cách xem xét những thứ mà khách mời tìm kiếm trong một sự kiện như vậy. Khiến sự kiện trở nên có vẻ thật sự thú vị để thuyết phục khách tham dự đồng thời tập trung vào mục tiêu bán hàng duy nhất. Một lần nữa, đừng quên lời kêu gọi hành động phản hồi.

Tôi có nên sử dụng văn bản thuần túy đối với email mời yêu cầu phản hồi không?

Một bức tranh thực sự nói lên hàng nghìn từ, đặc biệt là khi mô tả các khía cạnh như vị trí và địa điểm của một sự kiện thú vị. Phương tiện tương tác như hình ảnh và video có khả năng khuyến khích người nhận phản hồi nhiều hơn là chữ viết. Do đó câu trả lời cho câu hỏi này về cơ bản là “không”.