Phần mềm quản lý email
Phần mềm quản lý email giúp cải thiện thời gian trả lời email, tăng năng suất, tiết kiệm tiền và loại bỏ việc giám sát tài khoản và thiết bị. Để tìm được phần mềm phù hợp, bạn có thể viết các yêu cầu của bạn và tiến hành nghiên cứu hoặc tham khảo các đánh giá từ các doanh nghiệp hàng đầu.
Phần mềm quản lý email là gì?
Phần mềm quản lý email là một công cụ thường được dùng để quản lý một lượng lớn email đến. Phần mềm này quản lý các email qua một hệ thống quản lý phiếu, tạo ra một mã nhận diện độc nhất cho mỗi email, thường được gọi là ID phiếu. Sau đó phần mềm này chia mỗi email cho một bộ phận hoặc nhân viên cụ thể dựa trên các các quy tắc đã định trước.
Điểm khác biệt giữa một email client/webmail và phần mềm quản lý email là gì?
Email trên nền web và email client có công nghệ kém hơn và có ít tính năng chính hơn. Về cốt lõi, các email client và webmail được tạo ra nhằm mục đích sử dụng cá nhân, trong khi phần mềm quản lý email được tạo ra cho những người tự kinh doanh, doanh nghiệp, và những tổ chức nhận hàng nghìn email hằng ngày và cần hỗ trợ trong việc quản lý chúng.
| Webmail/Email clients | Phần mềm quản lý email |
| Có rất ít hoặc không có tính năng tự động hóa | Vô số tính năng tự động hóa |
| Đầy những quảng cáo/email ngoài ý muốn | Không có quảng cáo/email ngoài ý muốn |
| Không có tùy chọn hợp tác | Được thiết kế cho việc hợp tác (hộp thư đến chung có thể hỗ trợ việc quản lý email của các thành viên) |
| Thiếu bộ lọc nâng cao | Dễ dàng lọc bằng thẻ và id phiếu |
| Không có câu trả lời theo mẫu | Vô số câu trả lời theo mẫu |
| Giới hạn dung lượng | Không giới hạn dung lượng |
| Có ít hoặc không có email template | Cung cấp các email template có thể tùy chỉnh theo ý |
| Có ít trường liên hệ | Trường liên hệ + CRM cài sẵn |
| Không có ghi chú nội bộ/cá nhân | Có ghi chú nội bộ/cá nhân |
| Không thể gộp/tách email | Có thể gộp/tách email |
| Không có tính năng phát hiện xung đột nhân viên | Có tính năng phát hiện xung đột nhân viên |
| Có thể có nhiều email tab | Có nhiều email tab |
| Không thể tích hợp với bên thứ ba | Tích hợp với hàng trăm ứng dụng từ bên thứ ba |
| Không có tính năng đa kênh | Có tính năng đa kênh |
| Có ứng dụng email di động | Có ứng dụng email di động |
Bạn có thể tích hợp bao nhiêu địa chỉ email/tài khoản email với công cụ quản lý email?
Các công cụ quản lý email cao cấp như LiveAgent không có bất kỳ hạn chế nào về số lượng địa chỉ email mà bạn có thể liên kết với phần mềm.
Việc sử dụng các công cụ quản lý email có an toàn không?
Có thể nói, phần mềm quản lý email thường an toàn hơn email truyền thống. Hãy tưởng tượng tình huống này:
- Bạn đang dùng Gmail hoặc Outlook để giải quyết email của khách hàng.
- Bạn có nhiều nhân viên làm việc theo nhiều ca khác nhau.
Đương nhiên, bạn sẽ phải trao quyền đăng nhập email của bạn cho nhiều người, điều này có thể là một nguy cơ về an ninh — đặc biệt khi họ dùng máy tính công cộng hoặc dùng chung thiết bị với người khác.
Với hệ thống quản lý email, mọi nhân viên đều có thông tin đăng nhập độc nhất, do vậy nó là một cách an toàn hơn cho cả bạn và đội ngũ của bạn.
Ai có thể được lợi từ việc dùng phần mềm quản lý email?
Phần mềm quản lý email có thể hữu ích với những ai cần trả lời hàng tấn email dịch vụ khách hàng mỗi ngày– bất kể quy mô công ty. Cho dù bạn làm việc một mình hay là một doanh nghiệp lớn, một phần mềm quản lý email là thứ chắc chắn phải có. Nhiều báo cáo đã xác nhận rằng sử dụng phần mềm hỗ trợ email giúp tăng năng suất, giảm stress, nhờ đó tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Stand out from your competitors with a strong customer service culture
Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a free 14-day trial today!
Phần mềm quản lý email có thể đem đến những lợi ích gì cho bạn?
Cải thiện thời gian trả lời email và tăng mức độ hài lòng của khách hàng
Dùng phần mềm quản lý email có thể cải thiện thời gian trả lời, từ đó, cải thiện trải nghiệm khách hàng và mức độ hài lòng của khách hàng. Khi kích hoạt quy tắc tự động, phần mềm sẽ tự động phân phối thư đến các nhân viên. Đã qua rồi những ngày làm việc và giám sát hoạt động email theo cách thủ công.
Phần mềm quản lý email sẽ không lãng phí thời gian và đảm bảo mọi người nhận thức rõ ràng về trách nhiệm của họ. Như đã nói ở trên, điều này cải thiện thời gian trả lời, vì nó loại bỏ việc nhầm lẫn, theo dõi email, lãng phí thời gian, và quản lý công việc theo cách thủ công. Với phần mềm quản lý email, các nhân viên hỗ trợ chỉ cần đăng nhập vào phần mềm và bắt đầu trả lời những email dịch vụ khách hàng.
Tăng năng suất và làm giảm mức độ căng thẳng
Cái hay của hệ thống quản lý email là nó có thể xử lý nhiều tác vụ và tự giải quyết chúng. Ví dụ, phần mềm có thể sử dụng các quy tắc làm việc tự động để giải quyết những phiếu chưa được trả lời nào trong một khoảng thời gian cụ thể. Bên cạnh đó, phần mềm còn có thể gửi email follow-up tự động cho các khách hàng không trả lời tin nhắn của bạn. Và đây chỉ là phần nổi của tảng băng thôi.
Sử dụng phần mềm này giúp giảm khối lượng trách nhiệm bạn phải gánh vác. Nó loại bỏ các công việc tầm thường và trùng lặp, và do vậy giảm mức độ căng thẳng và cải thiện hiệu suất. Về bản chất, nó tạo ra quy trình làm việc hoàn hảo.
Tiết kiệm tiền và gia tăng tỷ suất hoàn vốn
Đây là một lý do khác tại sao bạn sẽ yêu phần mềm quản lý email. Nó giúp bạn tiết kiệm tiền. Khi nhân viên của bạn không mất thời gian vào các tác vụ tầm thường, và khi sự tập trung duy nhất của họ là giải quyết các thắc mắc của khách hàng, bạn đang tiết kiệm tiền.
Hơn nữa, theo Financesonline, với mỗi 1$ bạn đầu tư vào trải nghiệm khách hàng qua các chuyên viên hỗ trợ và các nền tảng tương tự [như phần mềm quản lý email], bạn có thể thu về một tỷ suất hoàn vốn là 3$.
Loại bỏ việc giám sát tài khoản và thiết bị
Không chỉ vậy, nếu kết nối phần mềm quản lý email của bạn với các kênh giao tiếp như live chat, điện thoại, hay truyền thông xã hội, bạn có thể cải thiện năng suất tốt hơn nữa. Bạn có thể chấm dứt việc giám sát tài khoản và các thiết bị mãi mãi, nó làm sao nhãng công việc và không sinh lợi.
Đặt tất cả tin nhắn vào một nơi– cho dù chúng là email, bình luận Instagram hay live chat thời gian thực, biến việc tối đa hóa những lợi ích từ phần mềm quản lý email thậm chí còn dễ dàng hơn.
Phần mềm quản lý email nên có những tính năng nào?
Hộp thư đến email chung
Hộp thư đến đa năng chung là một tính năng xuất sắc của phần mềm quản lý email. Hộp thư nhóm có thể sắp xếp hợp lý tất cả tin nhắn từ nhiều địa chỉ email, tài khoản mạng xã hội, webchat, và kể cả điện thoại.
Nếu bạn chưa bao giờ làm việc với một nền tảng nhóm như hộp thư đến đa năng, điều này có thể khó mường tượng, nhưng thật sự, nó là tính năng tốt nhất để cải thiện trải nghiệm của khách hàng và của nhân viên một cách đáng kể. Một điều bổ sung tuyệt vời khác là mọi nhân viên sẽ có thông tin đăng nhập độc nhất, cho phép họ làm việc với các vấn đề riêng biệt trong cùng một lúc.
Tìm hiểu thêm về hộp thư chung.
Các bộ phận và trách nhiệm (chuyển)
Hai tính năng xuất sắc khác của phần mềm quản lý email là các bộ phận và trách nhiệm. Bằng cách tạo ra các bộ phận khác nhau cho các đội ngũ marketing, hỗ trợ IT, hay bán hàng của bạn, bạn có thể sắp xếp hộp thư của mình tốt hơn. Việc lọc trở nên dễ dàng hơn, và bàn giao trách nhiệm bằng các quy tắc tự động sẽ đơn giản như ăn kẹo.
Ví dụ như, bạn có thể thiết lập một quy tắc tự động để tự động gửi các email chứa những từ “khởi động lại” và “mật khẩu” đến bộ phận IT, hay thậm chí đến một nhân viên hỗ trợ IT.
Tìm hiểu thêm về các bộ phận hoặc trách nhiệm.
Quy tắc tự động về quản lý quy trình làm việc và email marketing
Chúng tôi đã nói ngắn gọn về sức mạnh của việc tự động hóa email marketing. Có vô số điều bạn có thể làm với phần mềm quản lý email– từ tự động thêm thẻ vào email, phân phối email đến các bộ phận và nhân viên, đến sắp xếp email tự động gửi đi các follow-up email theo mẫu có sẵn sau một khoảng thời gian nhất định từ lần liên lạc cuối cùng.
Tìm hiểu thêm về các quy tắc.
Công cụ phân tích mạnh mẽ và tính năng lập báo cáo
Với email truyền thống, rất khó xác định hiệu suất của bạn dựa theo năng suất và chất lượng. Bạn có đạt đến các đối chuẩn (benchmark) ngành như tỷ lệ hồi đáp email trung bình? Khách hàng có hài lòng với dịch vụ họ nhận được?
Thật thú vị là, theo một khảo sát bởi Bain & Company, 80% các CEO tin công ty của họ mang lại dịch vụ khách hàng siêu việt. Tuy nhiên, chỉ 8% trong số khách hàng của họ đồng thuận.
Với các các tính năng phân tích và lập báo cáo của phần mềm quản lý email, bạn có thể xác định các lãnh vực đã cải thiện nhờ vào dữ liệu chi tiết thực tế.
Tìm hiểu thêm về phân tích và lập báo cáo.
Tính năng cộng tác nhóm và phát hiện xung đột
Một số webmail (cụ thể là Gmail) cung cấp dịch vụ chat cài đặt sẵn. Tuy nhiên, hầu hết các mail client/webmail thì không, khiến chúng không thích hợp cho việc cộng tác. Theo ý kiến của chúng tôi, sử dụng công cụ chat bên ngoài sẽ gây ra tác dụng ngược, vì việc chuyển đổi giữa nhiều công cụ có thể làm bạn bị cắt đứt dòng suy nghĩ, và cũng lãng phí thời gian quý giá.
Phần mềm quản lý email như LiveAgent có sẵn các tùy chọn cuộc gọi và tin nhắn nội bộ, giúp việc liên lạc với đồng nghiệp khi cần thiết dễ trở bàn tay.
Hơn nữa, các công cụ như LiveAgent có sẵn tính năng phát hiện xung đột nhân viên. Những tính năng này đảm bảo không có email nào được trả lời hai lần. Chúng cảnh báo những nhân viên nào đang đọc các email đang được người khác xử lý, để đảm bảo công việc không bị trùng lặp hoặc xóa nhầm.
Tìm hiểu thêm về phát hiện xung đột nhân viên, nhắn tin nội bộ, hoặc gọi nội bộ.
Email template tùy chỉnh
Một tính năng khác mà hầu hết các webmail/email client truyền thống không có, là các email template tùy chỉnh, có thể được dùng để gửi đi các email marketing như thư tin, email dịch vụ khách hàng như email khởi động lại mật khẩu, hay email giao dịch xác định một đơn hàng. Tất nhiên, các email template tùy chỉnh đã có sẵn trong nền tảng quản lý email của LiveAgent.
Tìm hiểu thêm về email template.
CRM và trường CRM tùy chỉnh
Thậm chí còn tuyệt vời hơn, phần mềm quản lý email có các tính năng quản trị quan hệ khách hàng (CRM) xuất sắc. Ngoài một CRM cài đặt sẵn ngay trong tầm tay, bạn có thể ghi lại thông tin riêng về khách hàng của bạn, giúp bạn mang lại dịch vụ khách hàng cá nhân hơn và giàu chuyên môn hơn.
Tìm hiểu thêm về CRM.
Nhiều tab email/phiếu
Lo rằng không có nhiều tab email? Đừng lo. Phần mềm quản lý email cũng có tính năng này. Nó cho phép bạn trả lời nhiều email một lúc, bằng cách chuyển đổi giữa các tab email. Tính năng này được đặc biệt hữu dụng khi dùng cùng với tính năng câu trả lời soạn sẵn/theo mẫu.
Tìm hiểu thêm về nhiều tab phiếu yêu cầu.
Thẻ email
Một tính năng khác mà email client truyền thống không có nhưng lại nổi bật trong phần mềm quản lý email là các thẻ (tags). Thẻ được dùng để tạo nên bộ lọc, tổ chức, và xem lướt qua nội dung email.
Tìm hiểu thêm về thẻ.
Trình quản lý tác vụ và tính năng giám sát SLA
Phần mềm quản lý email cao cấp bao gồm các chức năng hoạt động như trình quản lý tác vụ và nhắc các nhân viên về các email có độ ưu tiên cao/quan trọng cần được giải quyết. Nhìn chung, các email (phiếu yêu cầu) xuất hiện trong trình quản lý tác vụ là những email chưa được trả lời trong thời gian dài hoặc bị ràng buộc bởi SLA (cam kết chất lượng dịch vụ).
Tìm hiểu thêm về Nút Cần Giải Quyết.
Ghi chú cá nhân
Ghi chú cá nhân trong phần mềm quản lý email cho phép bạn ghi thêm thông tin về một email, khách hàng, hay quy trình giải quyết nào đó. Đồng nghiệp của bạn có thể xem các ghi chú này bất kỳ lúc nào khi họ giải quyết một thư/câu hỏi cụ thể. Nếu muốn, bạn cũng có thể dùng ghi chú cá nhân như một lời nhắc nhở.
Tìm hiểu thêm về ghi chú.
Tin nhắn theo mẫu và câu trả lời định sẵn
Các câu trả lời theo mẫu là một tính năng tuyệt vời khác, một phần của phần mềm quản lý email. Chúng cho phép bạn tạo ra các câu trả lời định sẵn cho các vấn đề thường được hỏi của khách hàng. Khi bạn nhận những email hỏi những câu hỏi chung, bạn có thể tự tiết kiệm thời gian bằng cách nhấn vào nút hồi đáp theo mẫu và chọn câu trả lời bạn muốn.
Tìm hiểu thêm về câu trả lời theo mẫu.
Tách/sát nhập phiếu yêu cầu
Các công cụ quản lý email như LiveAgent có khả năng sát nhập và tách phiếu yêu cầu. Tính năng độc đáo này có thể cải thiện thời gian giải quyết và hiệu suất của nhân viên. Ví dụ, nếu một email nói đến nhiều vấn đề và cần được giải quyết bởi nhiều bộ phận (như bán hàng và IT) email đó có thể được tách thành hai để đảm bảo vấn đề được giải quyết nhanh chóng.
Bên cạnh đó, nếu một khách hàng gửi cho bạn nhiều email cùng về một vấn đề, các email có thể được hợp lại thành một chủ đề email duy nhất.
Tìm hiều thêm về tách phiếu và sát nhập phiếu.
Tích hợp ứng dụng bên thứ ba
Hầu hết phần mềm quản lý email có thể tích hợp ứng dụng bên thứ ba để tạo ra một quy trình làm việc hoàn hảo. Các ứng dụng tích hợp có thể được tạo với bộ xử lý thanh toán, các hệ thống quản trị quan hệ khách hàng, các ứng dụng truyền thông xã hội, và hơn thế nữa.
Những tích hợp này giúp các nhân viên không phải đăng nhập vào ứng dụng của bên thứ ba và nhập dữ liệu vào hai hệ thống.
Xem toàn bộ ứng dụng tích hợp.
Cơ sở tri thức nội bộ và dung lượng lưu trữ vô hạn
Dung lượng lưu trữ email bị giới hạn là khó khăn mà tất cả chúng ta đều gặp hằng ngày, đúng không? Nó sẽ không là vấn đề nếu bạn dùng phần mềm quản lý email! Các công cụ như LiveAgent có lịch sử email vô hạn. Bạn sẽ không phải xóa bất kỳ email nào nếu không muốn, và sẽ không có bất kỳ sự hạn chế nào về dung lượng lưu trữ tài liệu. Bạn có thể lưu trữ một số lượng vô hạn tài liệu nội bộ, hướng dẫn, và các kinh nghiệm làm việc ngay trong phần mềm.
Tìm hiểu thêm về quản lý kiến thức nội bộ.
Try LiveAgent
Stand out from your competitors with a strong customer service culture
Làm thế nào để tìm được phần mềm quản lý email phù hợp
Bạn thấy rằng phần mềm quản lý email là giải pháp thích hợp cho bạn và doanh nghiệp của bạn? Tuyệt, hãy đọc tiếp để tìm ra cách chọn công cụ quản lý email thích hợp.
Viết các yêu cầu của bạn ra giấy và tiến hành vài cuộc nghiên cứu
Bước đầu tiên để tìm ra phần mềm theo dõi email phù hợp là viết các yêu cầu của bạn ra giấy và cân nhắc ngân sách của bạn, vì mỗi nhà cung cấp dịch vụ email có số lượng tính năng khác nhau. Bạn chỉ muốn một công cụ để quản lý email? Bạn có muốn một công cụ có thể sắp xếp hợp lý các tin nhắn khác vào hộp thư của bạn? Bạn cần các tính năng phụ nào? Dịch vụ email đó có thể mở rộng không?
Khi bạn đã viết một danh sách các yêu cầu ra giấy, đã đến lúc nghiên cứu. Chúng tôi khuyến khích việc xem xét các đánh giá trên:
- Các cổng thông tin đánh giá sản phẩm (như G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
- Đánh giá trên YouTube
- Truyền thông xã hội
- Trang web
- Các bài viết so sánh
Khi bạn đã xem xét từng phần mềm, và biết mình muốn kiểm tra cái nào, đã tới lúc tạo một bản dùng thử miễn phí.
LiveAgent kết hợpquản lý phiếu, live chat xuất sắc và tự động hóa cho phép chúng tôi cung cấp hỗ trợ xuất sắc cho .
Tạo tài khoản dùng thử miễn phí và kiểm tra các tính năng
Sau khi bạn xác định được các lựa chọn hàng đầu, đã đến lúc tạo một bản dùng thử miễn phí. Chúng tôi khuyên bạn nên kiểm tra mọi tính năng chính và cố gắng làm quen với chúng. Hãy thử:
- Kết nối nhiều địa chỉ email với hộp thư nhóm của bạn
- Thiết lập các tích hợp
- Mời các nhân viên/người dùng email vào phần mềm của bạn
- Tạo các bộ phận cho đội ngũ bán hàng, marketing, và IT của bạn
- Thiết lập các quy tắc tự động để tìm ra quy trình làm việc hoàn hảo
- Thiết lập email template cho những email quan trọng
Khi bạn kiểm tra mọi thứ, hãy ghi chú điều bạn thích và điều bạn không thích. Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra nền tảng email nào phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Nếu bản dùng thử miễn phí của bạn hết hạn quá sớm và bạn muốn có thêm thời gian kiểm nghiệm tất cả tính năng, đừng ngại liên lạc với đội ngũ hỗ trợ khách hàng.
Hầu hết nhà cung cấp phần mềm quản lý email sẽ rất sẵn lòng gia hạn bản dùng thử của bạn thêm vài tuần.
Khách hàng hài lòng là những khách hàng tuyệt vời nhất
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trợ giúp chuyển đổi từ những giải pháp helpdesk phổ biến
Đặt một buổi demo/trò chuyện với nhân viên quản lý bán hàng
Nếu bạn phân vân giữa hai phần mềm quản lý email, hãy đặt một buổi demo và trò chuyện với đội ngũ bán hàng. Đưa ra một danh sách về những điều bạn muốn đạt được, đặt câu hỏi, và ghi chú lại dịch vụ bạn nhận được.
Nhìn chung, thái độ của nhân viên quản lý bán hàng của bạn có thể là một dấu hiệu rõ ràng về cách bạn sẽ được đối xử bởi đội ngũ dịch vụ khách hàng của nhà cung cấp, khi bạn là một khách hàng trả tiền. Nếu bạn cảm thấy họ có chuyên môn về sản phẩm và sẵn sàng trợ giúp mọi lúc, bạn có thể chắc rằng bạn có một quyết định đúng.
Tuy nhiên, nếu bạn cảm thấy họ không thể trả lời câu hỏi của bạn và không thực sự quan tâm về sự thành công của bạn, bạn nên tìm một phần mềm quản lý email khác.
Đâu là mức giá tốt cho phần mềm quản lý email?
Đây là một câu hỏi khó trả lời. Hầu hết các phần mềm quản lý email tính phí theo gói dịch vụ, vì thế bạn sẽ phải trả tiền hằng tháng. Tuy nhiên, mỗi phần mềm quản lý email đều có những khác biệt về tính năng, ứng dụng tích hợp, và ghế chuyên viên.
Dựa vào các trang đánh giá phần mềm đáng tin cậy, chúng tôi có thể nói, mức giá bình thường nằm trong khoảng từ 15$ – 39$ cho một agent mỗi tháng.
Nếu mức giá này quá cao với bạn, hãy xem thử công cụ quản lý email miễn phí.
Như thế nào là một Phần mềm quản lý email miễn phí tốt?
Mặc dù các công cụ quản lý email miễn phí khá phổ biến, nhưng chúng có nhiều hạn chế về tính năng.
Không phải mèo khen mèo dài đuôi, nhưng LiveAgent có gói dịch vụ quản lý email miễn phí khá tuyệt vời, nó còn có một lượng lớn tính năng miễn phí. Ví dụ, LiveAgent miễn phí có:
- 1 tích hợp địa chỉ email
- Lập báo cáo cơ bản
- Quản lý cơ sở tri thức
- Lịch sử phiếu trong 7 ngày
- 1 nút chat và 1 tích hợp số điện thoại
- Sát nhập và tách email
- Trường phiếu CRM tùy chỉnh
- Quản lý tác vụ
- Các thẻ
- Ghi chú cá nhân
- Chuyển email
- Nhiều tab email
- Hỗ trợ khách hàng 24/7
Thử LiveAgent ngay hôm nay
Chúng tôi cung cấp dịch vụ trợ giúp chuyển đổi từ những giải pháp helpdesk phổ biến
3.000+ đánh giá 
How to automatically assign a ticket to agent who opened it
Simple user-friendly guide to automatically assigning a ticket to agent who opened it. Screenshots from real example included. Customize your LiveAgent now.
Chúng tôi rất cám ơn bạn đã đăng ký LiveAgent gần đây.
Một thông báo sẽ được gửi đến địa chỉ email của bạn có chứa các thông tin đăng nhập, ngay sau khi tài khoản của bạn được thiết lập.
Dùng thử tất cả các kênh giao tiếp khi LiveAgent của bạn sẵn sàng.
Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.
Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày