Quy tắc theo thời gian

Quy tắc theo thời gian là gì?

Quy tắc theo thời gian là các quy tắc tự động không được kích hoạt bởi hành động, mà thay vào đó, bởi điều kiện thời gian. Chúng thường được dùng nhất trong các tác vụ dọn dẹp helpdesk, nhắc nhở hoặc follow-up email , giải quyết các phiếu không có hoạt động nào trong một thời gian hoặc thêm thẻ. Các khả năng là vô tận.

Ví dụ về quy tắc theo thời gian

Ví dụ #1

Là một người dùng LiveAgent, bạn có thể thiết lập một quy tắc theo thời gian để tự động gửi email follow-up 24 giờ sau lần tương tác cuối cùng với một khách hàng.

Ví dụ #2

Bạn cũng có thể thiết lập một quy tắc theo thời gian để tự động đánh dấu mọi phiếu không được trả lời trong 10 ngày là đã xử lý.

Ví dụ #3

LiveAgent sẽ tự động xóa những phiếu được đánh dấu là SPAM cũ hơn 90 ngày.

Quy tắc theo thời gian hoạt động như thế nào?

Khi một quy tắc theo thời gian được thiết lập, hệ thống sẽ tự động kiểm tra ngầm theo từng khoảng ngắn (thường là một phút) và kiểm tra xem điều kiện của quy tắc có được thỏa mãn không. Nếu có, quy tắc sẽ được tự động thực thi.

Vì sao quy tắc theo thời gian quan trọng?

Quy tắc theo thời gian có thể cực kỳ hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào có khối lượng phiếu yêu cầu lớn vì họ có thể giảm stress cho nhân viên và thực hiện những tác vụ lặp đi lặp lại nhàm chán trong một khoảng thời gian ngắn.

Lợi ích chủ yếu của quy tắc theo thời gian là:

• Cải thiện quy trình làm việc và hiệu suất của nhân viên
• Cải thiện thời gian trả lời
• Ít cơ hội xảy ra lỗi do con người
• Ít stress hơn/giảm nguy cơ kiệt sức
• Giảm chi phí hỗ trợ và tiết kiệm thời gian

LiveAgent có những kiểu quy tắc nào khác?

Ngoại trừ quy tắc theo thời gian, người dùng LiveAgent còn có thể tận dụng những quy tắc tự động dựa theo trigger và quy tắc Cam kết chất lượng dịch vụ (SLA).

Quy tắc hành động

Quy tắc hành động là quy tắc action-trigger cơ bản. Người dùng LiveAgent có thể thiết lập một trigger và action, và khi điều kiện kích hoạt được thỏa mãn, hành động sẽ được thực thi. Ví dụ, bạn có thể thiết lập một quy tắc tự động giao các phiếu có chữ “thanh toán” hoặc “trả tiền” cho bộ phận thanh toán.

Quy tắc SLA

Quy tắc SLA có thể được áp dụng với các thiết lập SLA và bị ràng buộc với các mức SLA. Một ví dụ về quy tắc SLa có thể là thay đổi mức độ SLA của một phiếu hoặc dừngthực thi các quy tắc khác.

Bạn có thể làm gì với quy tắc theo thời gian trong LiveAgent?

Quy tắc theo thời gian có thể được áp dụng khi:

• Phiếu cũ hơn một số ngày, giờ, hoặc phút cụ thể.
• Trạng thái của phiếu không thay đổi trong một số ngày, giờ, hoặc phút cụ thể.
• Phiếu sắp đáo hạn trong ít hơn một số ngày, giờ, hoặc phút cụ thể.
• Phiếu bị quá hạn hơn một số ngày, giờ, hoặc phút cụ thể.

Các điều kiện có thể áp dụng quy tắc theo thời gian

• Trạng thái phiếu
• Ngày tạo phiếu
• Ngày thay đổi phiếu
• Phiếu bị xóa
• URL giới thiệu bắt đầu phiếu
• Độ ưu tiên của phiếu
• Bộ phận phiếu
• Phiếu được chỉ định cho
• Nhóm khách hàng
• Tag phiếu

Các hành động có thể được thực thi bởi quy tắc theo thời gian

• Chuyển phiếu
• Giải quyết phiếu
• Xóa phiếu
• Thay đổi độ ưu tiên của phiếu
• Đổi mức độ SLA.
• Đánh dấu là spam
• Đánh dấu không phải là spam
• Xóa phiếu
• Gửi câu trả lời
• Thay đổi chủ đề phiếu
• Gọi URL
• Thêm tag
• Gỡ tag
• Gửi email tới
• Dừng các quy tắc khác
• Yêu cầu HTTP

Quy tắc theo thời gian trong như thế nào khi dùng?

Nếu một quy tắc được áp dụng cho một phiếu, thay đổi sẽ được hiển thị trong chế độ xem chi tiết phiếu (để đảm bảo trách nhiệm rõ ràng trong việc xử lý phiếu). Cả quản lý và nhân viên có thể thấy sự thay đổi của phiếu khi kích hoạt quy tắc theo thời gian.

Cách thiết lập quy tắc theo thời gian trong LiveAgent

1. Đăng nhập vào LiveAgent.
2. Nhấp vào Cấu hình (biểu tượng bánh răng trong thanh menu bên trái).
3. Nhấp Tự động hóa.
4. Chọn Quy tắc theo thời gian.
5. Nhấp Tạo.
6. Đánh dấu vào hộp Trạng thái Kích hoạt
7. Tạo tên cho quy tắc của bạn.
8. Bạn có thể để trống mục Ghi chú, hoặc bạn có thể miêu tả chi tiết quy tắc hơn. Mục này chỉ để tiện cho bạn,
9. Chọn biến ‘Áp dụng khi’.
10. Chọn điều kiện thời gian— sau bao lâu thì quy tắc của bạn được thực thi?
11. Không bắt buộc: Nhấp Thêm nhóm điều kiện.
12. Chọn điều kiện theo ý muốn.
13. Chọn trường hành động theo ý muốn.
14. Nhấp Lưu.

Lợi ích của quy tắc theo thời gian

Giảm các lỗi do con người và giảm nguy cơ nhân viên kiệt sức

Máy móc tự động luôn chính xác– con người thì không. Bạn có thể tượng tưởng việc nhân viên của bạn phải nhớ phiếu nào họ chưa nhận phản hồi và phải tiếp tục follow up?

Dĩ nhiên, việc đó là bất khả thi và có thể tạo ra những tình huống khó xử có thể gây bất lợi cho doanh nghiệp của bạn. Thêm vào đó, việc phải nhớ thời điểm thích hợp để bám sát từng yêu cầu của khách hàng có thể làm nhân nhiên nhanh chóng kiệt sức.

Có các quy tắc tự động có thể xử lý những công việc hành chính này sẽ giải phóng thời gian và tâm trí của nhân viên bạn, cho phép họ tập trung vào những tác vụ cấp bách hơn. Nó cũng sẽ đảm bảo họ không bị stress và có thể làm việc tốt hơn trong một khoảng thời gian dài hơn.

Cải thiện mức độ hài lòng của khách hàng

Khách hàng hài lòng là nền móng của mọi doanh nghiệp, vì họ ảnh hướng đến lời khuyến nghị, đánh giá trực tuyến, lời truyền miệng, và doanh số. Như thế, mọi doanh nghiệp nên cố gắng giữ khách hàng của họ vui vẻ bằng dịch vụ xuất sắc, thời gian phản hồi ngắn, và cách tiếp cận cá nhân hóa.

Giữ khách hàng hài lòng với quy tắc theo thời gian rất dễ dàng, để hệ thống tự bám sát mọi yêu cầu, và khách hàng của bạn sẽ cảm thấy được trân trọng và cảm kích. Dễ như vậy đấy!

Happy customers are the best customers

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trợ giúp chuyển đổi từ những giải pháp helpdesk phổ biến

View more

Quy tắc tự động tiết kiệm thời gian và tiền bạc

Bạn có thể tưởng tượng việc phải bám sát từng phiếu không được trả lời theo cách thủ công? Nó không chỉ là một việc cực kỳ tốn thời gian, mà còn rất đắt đỏ.

May mắn thay, phần mềm helpdesk như LiveAgent có thể thực thi các quy tắc theo thời gian vô số lần để giúp bạn tiết kiệm hàng tá thời gian cho nhân viên của bạn trong dài hạn. Hãy để việc hậu cần cho chúng tôi lo, nhân viên của bạn có thể tập trung vào việc quan trọng – nuôi dưỡng mối quan hệ với khách hàng.

Tài nguyên cơ sở tri thức

Để tìm hiểu thêm về quy tắc theo thời gian, hãy xem các tài nguyên trong cơ sở tri thức của chúng tôi:

• Thiết lập các quy tắc theo thời gian
• Gửi câu trả lời tự động cho khách hàng sau khi một phiếu được tạo.

https://youtu.be/WzQQ9_O_1mE?t=1489

Đã sẵn sàng tạo quy tắc theo thời gian của riêng bạn?

Tiết kiệm đến 15 giờ làm việc hàng tuần với quy tắc theo giờ tùy chỉnh. Khả năng là vô tận. Dùng thử chúng ngay hôm nay. Không yêu cầu thẻ tín dụng. Bắt đầu dùng thử 14 ngày miễn phí.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “What are time rules?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Time rules are automation rules that aren’t action-triggered, but instead, time conditional. They are most commonly used for help desk clean-up tasks, email reminders or follow-ups, resolving tickets that haven’t had any activity in a while or adding tags. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “How do time rules work?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Once a time rule is set up, the system will automatically run periodic background checks in short intervals (usually one minute) and check if the conditions of the time rule are met. If they are, the rule is automatically executed. .” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What is an example of a time rule?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “A good example of a time rule is a rule that automatically deletes tickets marked as SPAM that are older than 90 days.” } }] }