Mặc dù nhân viên hỗ trợ khách hàng thường cần phản hồi nhiều kiểu câu hỏi – may thay, họ không cần tốn công gõ lại các câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ hoặc vấn đề phổ biến nữa. Thay vào đó, họ có thể sử dụng các mẫu tạo sẵn để giảm thời gian phản hồi và cung cấp trải nghiệm dịch vụ khách hàng nhất quán. Trên thực tế, mẫu, tin nhắn soạn sẵn, câu trả lời định sẵn là những tính năng quan trọng nhất của bất kỳ phần mềm tạo phiếu hỗ trợ nào. Chúng cung cấp cho nhân viên nhiều thời gian hơn và giảm căng thẳng, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng tốc độ hỗ trợ khách hàng. Tóm lại, các mẫu và tin nhắn soạn sẵn có thể:
Với một tập hợp các tin nhắn được tạo sẵn, bạn có thể sử dụng phương pháp cá nhân hóa đồng thời giảm bớt gánh nặng tạo từng phản hồi lại từ đầu. Tuy nhiên, để tạo được một thư viện các mẫu và tin nhắn soạn sẵn hiệu quả, phải tốn nhiều thời gian và công sức. Dưới đây là một số mẫu tạo phiếu hỗ trợ cơ bản dựa trên 12 tình huống phổ biến. Sử dụng chúng làm điểm khởi đầu và điều chỉnh sao cho phù hợp với cơ sở khách hàng của bạn.
Thank you for reaching out. This is just a quick note to inform you that we received your message and have already started working on resolving your issue [Ticket ID: (Number) dated (Date)].
If you have any further questions or concerns, please let us know. We are available round-the-clock and always happy to help. Thanks for being a loyal [COMPANY] customer.
Take care,
[YOUR SIGNATURE]
I wanted to update you before the weekend about the status of your [Issue, Ticket ID]. It is currently in progress and is being worked on by our tech support team. We’re prioritizing your request, and I will make sure this issue is resolved as soon as possible.
As a rough estimate, it should be fixed on [ETA]. We’ll keep you updated.
Thanks for your patience!
[YOUR SIGNATURE]
It’s been a while since our last update, but we wanted to reassure you we haven’t forgotten about your issue. It’s been a bit more challenging than the average case but our team of tech gurus is committed to resolving it as soon as possible.
Meanwhile, we will keep you posted on any further updates. Thank you for your patience while we work through this.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Thank you for submitting your ticket [Ticket ID] on [Date]. Could you please give us a little more context? When did this issue begin? Has it been occurring consistently, or does it happen on and off? Have you tried any solutions on your own?
These questions will help us find a more personalized solution to your problem.
Looking forward to hearing from you,
[YOUR SIGNATURE]
[AGENT NAME] from [COMPANY] here. Hope you’re doing well!
You’ve reported a problem with [Issue] on [Date]. As promised, I’m circling back to tell you that it has been successfully resolved.
The problem turned out to be more complex than we thought, so it took a little bit longer to get it fixed. But everything should be fine now. Could you confirm that everything is working?
If you have any more questions or come across any other issues, let me know, I’ll be happy to help.
Have a great day,
[YOUR SIGNATURE]
Your [Issue, Ticket ID] has been resolved. Thanks for your patience and time, and we hope our customer support was satisfactory.
If there is anything else we can do for you, please don’t hesitate to reply to this email or call us at (number).
Best,
[YOUR SIGNATURE]
I’m reaching out about your case with us regarding [Case topic]. It’s been [Number] days since we’ve heard from you, so I wanted to let you know that we are going to close this ticket.
You can always reopen it or raise a new ticket if you need any further assistance. Thanks for working with us!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
We’re reaching out with an unfortunate update on your request [Ticket ID] dated [Date]. We admit that there was an error on our part, and we’re really sorry about it. The fact that we (explanation of what was done wrong).
We understand that this is an inconvenience, but we’re currently doing our best to sort this out. We are once again extremely sorry for this incident. I will personally inform you of any further updates.
Thank you for your patience and understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Thank you for reaching out. Unfortunately, we are experiencing technical issues at the moment. Our tech support team is already on it and the service should be up and running in [ETA].
We’ll let you know as soon as we’re back. Our sincere apologies for the inconvenience this may have caused you. Thanks for being patient while we sort this out.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Thank you for reporting [bug]. There seems to be a glitch in the application. We’ve logged this in our bug tracker, please expect a new version with the fix shortly. Our sincere apologies for any inconvenience this may have caused you.
We appreciate your patience,
[YOUR SIGNATURE]
You have recently contacted us regarding [Issue], which was [Resolved/Closed]. We’re reaching out to make sure that there have been no related issues since. In case you have any updates, please let us know. We’ll be happy to assist you further.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Good, I’m satisfied
Bad, I’m unsatisfied
Your feedback is appreciated and will help us improve!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Ready to put your ticketing templates to use?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.
Khi chọn hệ thống tạo phiếu cho doanh nghiệp của mình, bạn nên cân nhắc các tính năng sau: Phân bổ phiếu tự động, Báo cáo hiệu suất, SLAs, Cổng thông tin khách hàng, Game hóa, và Các thành phần tích hợp.
Mẫu tạo phiếu cho phép bạn trả lời phiếu nhanh hơn. Hơn nữa, nhân viên của bạn vẫn duy trì được tính chuyên nghiệp.
Phiếu trợ giúp khách hàng là một kiểu ghi lại yêu cầu hỗ trợ. Yêu cầu có thể ở dạng câu hỏi, mô tả vấn đề hoặc yêu cầu cung cấp thông tin.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team