Mẫu tạo phiếu

Mặc dù nhân viên hỗ trợ khách hàng thường cần phản hồi nhiều kiểu câu hỏi – may thay, họ không cần tốn công gõ lại các câu hỏi, yêu cầu hỗ trợ hoặc vấn đề phổ biến nữa. Thay vào đó, họ có thể sử dụng các mẫu tạo sẵn để giảm thời gian phản hồi và cung cấp trải nghiệm dịch vụ khách hàng nhất quán. Trên thực tế, mẫu, tin nhắn soạn sẵn, câu trả lời định sẵn là những tính năng quan trọng nhất của bất kỳ phần mềm tạo phiếu hỗ trợ nào. Chúng cung cấp cho nhân viên nhiều thời gian hơn và giảm căng thẳng, giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và tăng tốc độ hỗ trợ khách hàng. Tóm lại, các mẫu và tin nhắn soạn sẵn có thể:

  • Giúp nhân viên cung cấp phản hồi thích hợp và chính xác nhanh hơn;
  • Tiết kiệm nhiều thời gian và công sức cho đội ngũ hỗ trợ;
  • Tăng độ tin cậy, hiệu quả và năng suất của nhân viên;
  • Giảm thời gian đào tạo nhân viên mới;
  • Đảm bảo việc truyền tải thông điệp thương hiệu nhất quán trong các phương tiện giao tiếp với khách hàng;
  • Nâng cao chất lượng dịch vụ và củng cố mức độ hài lòng của khách hàng.
ví dụ về mẫu tạo phiếu trong LiveAgent
Tin nhắn soạn sẵn

Các biện pháp thực hành hay nhất để sử dụng mẫu và tin nhắn soạn sẵn trong hệ thống tạo vé yêu cầu hỗ trợ

  • Gắn kết toàn bộ tổ chức của bạn vào quá trình tạo và đánh giá mẫu để nhận được phản hồi mang tính xây dựng từ nhiều chuyên gia trong nhiều bộ phận khác nhau.
  • Đảm bảo từng mẫu phản hồi được đánh giá cẩn thận trước khi đi vào hoạt động và không có lỗi, lỗi chính tả hoặc ngữ pháp.
  • Không sử dụng ngôn ngữ vô cảm, kiểu robot và trang trọng thái quá – tìm phong cách và tông giọng phù hợp với người đọc.
  • Hãy dùng thử và kiểm tra nhiều mẫu phản hồi để tìm ra mẫu thích hợp nhất cho tổ chức bạn.
  • 38% người tiêu dùng cảm thấy khó chịu với các câu trả lời theo kịch bản, vô hồn – cá nhân hóa các mẫu bất cứ khi nào bạn có thể và điều chỉnh câu trả lời sao cho phù hợp với từng khách hàng và trường hợp cụ thể của họ.
  • Không sử dụng mẫu và câu trả lời soạn sẵn chỉ để hỗ trợ cho nhanh – chỉ gửi tin nhắn nếu nó có liên quan 100% và phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
  • Thường xuyên sửa đổi mẫu và tin nhắn soạn sẵn để đảm bảo chúng luôn phù hợp và bắt nhịp với sự phát triển của tổ chức bạn cũng như nhu cầu không ngừng thay đổi của khách hàng.
Tin nhắn soạn sẵn
Ví dụ về tin nhắn soạn sẵn

12 ví dụ về mẫu phản hồi tạo phiếu thường gặp

Với một tập hợp các tin nhắn được tạo sẵn, bạn có thể sử dụng phương pháp cá nhân hóa đồng thời giảm bớt gánh nặng tạo từng phản hồi lại từ đầu. Tuy nhiên, để tạo được một thư viện các mẫu và tin nhắn soạn sẵn hiệu quả, phải tốn nhiều thời gian và công sức. Dưới đây là một số mẫu tạo phiếu hỗ trợ cơ bản dựa trên 12 tình huống phổ biến. Sử dụng chúng làm điểm khởi đầu và điều chỉnh sao cho phù hợp với cơ sở khách hàng của bạn.

Xác nhận đã nhận phiếu


Hi [NAME],

Thank you for reaching out. This is just a quick note to inform you that we received your message and have already started working on resolving your issue [Ticket ID: (Number) dated (Date)].

If you have any further questions or concerns, please let us know. We are available round-the-clock and always happy to help. Thanks for being a loyal [COMPANY] customer.

Take care,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu cập nhật tiến độ phiếu # 1 (Chúng tôi đang xử lý trường hợp của bạn)


Hi [NAME],

I wanted to update you before the weekend about the status of your [Issue, Ticket ID]. It is currently in progress and is being worked on by our tech support team. We’re prioritizing your request, and I will make sure this issue is resolved as soon as possible.

As a rough estimate, it should be fixed on [ETA]. We’ll keep you updated.

Thanks for your patience!
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu cập nhật tiến độ phiếu # 2 (Chúng tôi không hề quên bạn)


Hi [NAME],

It’s been a while since our last update, but we wanted to reassure you we haven’t forgotten about your issue. It’s been a bit more challenging than the average case but our team of tech gurus is committed to resolving it as soon as possible.

Meanwhile, we will keep you posted on any further updates. Thank you for your patience while we work through this.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Yêu cầu thêm thông tin từ khách hàng


Hi [NAME],

Thank you for submitting your ticket [Ticket ID] on [Date]. Could you please give us a little more context? When did this issue begin? Has it been occurring consistently, or does it happen on and off? Have you tried any solutions on your own?

These questions will help us find a more personalized solution to your problem.

Looking forward to hearing from you,
[YOUR SIGNATURE]

Thông báo cho khách hàng rằng sự cố đã được khắc phục


Hi [NAME],

[AGENT NAME] from [COMPANY] here. Hope you’re doing well!

You’ve reported a problem with [Issue] on [Date]. As promised, I’m circling back to tell you that it has been successfully resolved.

The problem turned out to be more complex than we thought, so it took a little bit longer to get it fixed. But everything should be fine now. Could you confirm that everything is working?

If you have any more questions or come across any other issues, let me know, I’ll be happy to help.

Have a great day,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu kết thúc phiếu


Hi [NAME],

Your [Issue, Ticket ID] has been resolved. Thanks for your patience and time, and we hope our customer support was satisfactory.

If there is anything else we can do for you, please don’t hesitate to reply to this email or call us at (number).

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Kết thúc phiếu do không có phản hồi


Hi [NAME],

I’m reaching out about your case with us regarding [Case topic]. It’s been [Number] days since we’ve heard from you, so I wanted to let you know that we are going to close this ticket.

You can always reopen it or raise a new ticket if you need any further assistance. Thanks for working with us!

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Thừa nhận lỗi trong quá trình giải quyết vấn đề


Hi [NAME],

We’re reaching out with an unfortunate update on your request [Ticket ID] dated [Date]. We admit that there was an error on our part, and we’re really sorry about it. The fact that we (explanation of what was done wrong).

We understand that this is an inconvenience, but we’re currently doing our best to sort this out. We are once again extremely sorry for this incident. I will personally inform you of any further updates.

Thank you for your patience and understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Xin lỗi do xảy ra vấn đề trên toàn công ty


Hi [NAME],

Thank you for reaching out. Unfortunately, we are experiencing technical issues at the moment. Our tech support team is already on it and the service should be up and running in [ETA].

We’ll let you know as soon as we’re back. Our sincere apologies for the inconvenience this may have caused you. Thanks for being patient while we sort this out.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Phản hồi một báo cáo lỗi 


Hi [NAME],

Thank you for reporting [bug]. There seems to be a glitch in the application. We’ve logged this in our bug tracker, please expect a new version with the fix shortly. Our sincere apologies for any inconvenience this may have caused you.

We appreciate your patience,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu follow up


Hi [NAME],

You have recently contacted us regarding [Issue], which was [Resolved/Closed]. We’re reaching out to make sure that there have been no related issues since. In case you have any updates, please let us know. We’ll be happy to assist you further.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Follow up dịch vụ khách hàng


Hi [NAME],
You’ve recently contacted us about [Issue], which was resolved on [Date]. We would love to hear what you think of our customer service. Please take a moment to review our service by clicking either link below:

Good, I’m satisfied
Bad, I’m unsatisfied

Your feedback is appreciated and will help us improve!

Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Câu hỏi thường gặp

Tôi nên tìm kiếm điều gì ở một hệ thống tạo phiếu?

Khi chọn hệ thống tạo phiếu cho doanh nghiệp của mình, bạn nên cân nhắc các tính năng sau: Phân bổ phiếu tự động, Báo cáo hiệu suất, SLA, Cổng thông tin khách hàng, Game hóa, và Các thành phần tích hợp.

Tạo sao tôi nên sử dụng các mẫu tạo phiếu?

Mẫu tạo phiếu cho phép bạn trả lời phiếu nhanh hơn. Hơn nữa, nhân viên của bạn vẫn duy trì được tính chuyên nghiệp.

Phiếu trợ giúp khách hàng là gì?

Phiếu trợ giúp khách hàng là một kiểu ghi lại yêu cầu hỗ trợ. Yêu cầu có thể ở dạng câu hỏi, mô tả vấn đề hoặc yêu cầu cung cấp thông tin.

Ready to put your ticketing templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×
Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo