• Template
  • Mẫu dịch vụ khách hàng

Mẫu dịch vụ khách hàng

Email vẫn là một trong những kênh dịch vụ khách hàng chính đối với một số lượng lớn người tiêu dùng. Tuy nhiên, không phải mọi doanh nghiệp đều nỗ lực hết sức để đưa ra những phản hồi nhanh chóng và chuyên nghiệp – trên thực tế, một số không hề phản hồi. Cuộc khảo sát của SuperOffice cho thấy 62% công ty không trả lời email dịch vụ khách hàng, 90% không thông báo cho khách hàng rằng đã nhận được email, trong khi 97% không theo dõi để xem liệu khách hàng có hài lòng với câu trả lời hay không.

Mặc dù gần như không thể tạo thủ công từng email cho khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại, nhưng việc sử dụng các mẫu dịch vụ khách hàng bao gồm nhiều tình huống khác nhau có thể giúp ích rất nhiều cho các nhóm dịch vụ khách hàng, đặc biệt là những người phải xử lý một lượng lớn email. Với các mẫu như một khối khởi đầu, đại lý của bạn có thể giúp nhiều khách hàng hơn trong thời gian ngắn hơn và ít căng thẳng hơn, đồng thời đảm bảo họ cung cấp dịch vụ nhất quán.

Mẫu dịch vụ khách hàng - App - Uploads - 2020 - 06 - Copy Of Liveagent Material Inside Ticket.png
Ví dụ về đặt vé qua email trong LiveAgent

Lợi ích của việc sử dụng các mẫu email dịch vụ khách hàng

  • Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả đại lý. Sử dụng các mẫu dịch vụ khách hàng khi trả lời khách hàng sẽ giúp nhóm hỗ trợ của bạn không phải tạo các câu trả lời riêng lẻ, tối ưu hóa thời gian của họ và nâng cao hiệu quả.
  • Giảm số lượng lỗi của con người. Với các mẫu phản hồi email dịch vụ khách hàng được tạo sẵn, đã thử và đã thử nghiệm, bạn có thể loại bỏ lỗi do con người gây ra và loại bỏ nguy cơ gửi thư không chính xác có thể khiến khách hàng thất vọng.
  • Duy trì thông điệp nhất quán của công ty. Các mẫu email dịch vụ khách hàng đảm bảo rằng mọi người trong nhóm hỗ trợ của bạn đều ở trên cùng một trang trong khi tiếng nói thương hiệu của bạn vẫn hiện diện trong mọi tương tác của khách hàng.

Các mẫu email phổ biến cho dịch vụ khách hàng

Việc xây dựng thư viện mẫu email mẫu của riêng bạn cho dịch vụ khách hàng có thể vừa khó khăn vừa tốn thời gian. Dưới đây là một số mẫu email đã được chứng minh dựa trên 10 tình huống khác nhau mà nhóm hỗ trợ của bạn có thể sử dụng và điều chỉnh khi cần thiết khi tương tác với khách hàng và khách hàng tiềm năng.

Mẫu email trả lời tự động


Hi [NAME],
Thanks for contacting [COMPANY]!
This automatic reply is just to let you know we received your request and we’ll get back to you with a response as quickly as possible. During [business_hours] we usually reply within a couple of hours, evenings and weekends may take us a little bit longer.
While you wait, you are welcome take a look at our Frequently Asked Questions or browse through our Knowledge base where you can find lots of guidance on [PRODUCT].
Or, if your request is urgent, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team. We look forward to getting you back in business!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Đăng ký bằng mẫu email khách hàng


Hi [NAME],
Hope you’re well and enjoying your product. I’m just checking in to see if you have any questions or need any help. We’ve added quite a few features lately and I know it might be difficult to keep track of all our releases.
As a reminder, here’s a [link] to our Knowledge Base where you can find up-to-date information about our product and company at any time.
Feel free to reach me for any questions, I would be more than happy to assist.
Cheers,[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email cảm ơn


Dear [NAME],
Thank you so much for your positive feedback and leaving a review on [website], you put a big smile on our faces! 🙂
Our team is constantly trying to improve our [product/service] and it’s always rewarding to hear kind words from our customers. We love that you love us, and it’s also great to know our [product/service] has helped you achieve your business goals.
Thanks again for being a fantastic customer!
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email phản hồi khách hàng giận dữ


Dear [NAME],
I am so sorry to hear that you’ve had such a poor experience that you no longer want to work with us. Satisfying our customers has always been a number one priority for us and I’m sorry we couldn’t meet your requirements.
As much as we hate to see you go, I completely understand how upset you must feel and I fully respect your decision. I apologize once again for any trouble we may have caused you.
Let me know if you have any more questions, comments, or further feedback. And should you change your mind, I’ll be here to help you in any way I can.
Best of luck!
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email trả lời khách hàng vui vẻ


Hi [NAME],
We’re so happy to hear you are pleased with [PRODUCT/ SERVICE]. At [COMPANY], we always strive to deliver the best customer experience, and it makes our day to know we have accomplished that.
We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help our prospects learn more about us.
Thanks again and let us know if there’s anything we can do for you in the future!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email phản hồi khiếu nại của khách hàng


[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email phản hồi bị trì hoãn


Hi [NAME],
Thank you for reaching out to [COMPANY}! Your request was received on [date] with Reference Number: [number].

Sorry we haven’t gotten back to you yet. We are currently experiencing a high volume of support requests and appreciate your patience as we work to provide the highest level of support to each customer. Rest assured, one of our agents will follow up with you as soon as possible.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email tiếp theo


Hey [NAME],
Hope you’re doing great. I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [describing the issue]. Was it resolved successfully?
If there’s anything we can do to make your experience better, just let us know by replying to this message. I’d be happy to assist you in any case and look forward to hearing from you soon.
Have a great day,[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email nhắc nhở gia hạn


Hi [NAME],
We’d like to thank you for using our product for the past year and hope we’ve made a difference for you.
I noticed that your annual subscription is expiring in two weeks, so I wanted to check in with you about next steps. Are you interested in renewing your subscription? If you’re weighing your options, I’d love to chat further with you to help you come to a decision.
Looking forward to hearing from you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email hoàn lại tiền


Hi [NAME],
We’ve processed your refund, and you should expect to see the credit appear in your account within 1-3 business days depending on your bank.
I’m sorry to hear you’re not happy with our product, but I completely understand it isn’t for everyone. As any feedback is important to us, could you please give me a little more detail about what exactly you didn’t like?
In the meantime, thank you for your time and for giving us a try. We hope to connect with you again in the near future.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng trong công ty của bạn?

Ngành dịch vụ khách hàng là một trong những ngành phát triển nhanh nhất trên thế giới. Với sự trợ giúp của phần mềm dịch vụ khách hàng, bạn sẽ có thể theo dõi nhiều cuộc trò chuyện cùng một lúc và hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày.

Làm thế nào để bạn viết một email dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp?

Khi trả lời khiếu nại của khách hàng, hãy đảm bảo giải quyết vấn đề và sử dụng tên của khách hàng. Để trả lời một cách thích hợp, bạn cũng nên sử dụng một giọng điệu chuyên nghiệp đồng thời thân thiện và lịch sự.

Tại sao bạn nên tập trung vào dịch vụ khách hàng tốt?

Dịch vụ khách hàng tốt là một phần quan trọng để vận hành một doanh nghiệp thành công. Nó có thể cải thiện danh tiếng của công ty bạn và giúp giữ chân khách hàng của bạn.

Ready to put your customer service templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer service software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Hỏi”, “name”: “Làm thế nào bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng trong công ty của bạn?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Đáp”, “text”: “Ngành dịch vụ khách hàng là một trong những ngành phát triển nhanh nhất trên thế giới. Với sự trợ giúp của phần mềm dịch vụ khách hàng, bạn sẽ có thể theo dõi nhiều cuộc trò chuyện cùng một lúc và hoàn thành nhiều việc hơn trong một ngày.” } }, { “@type”: “Hỏi”, “name”: “Làm thế nào để bạn viết một email dịch vụ khách hàng chuyên nghiệp?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Đáp”, “text”: “Khi trả lời khiếu nại của khách hàng, hãy đảm bảo giải quyết vấn đề và sử dụng tên của khách hàng. Để trả lời một cách phù hợp, bạn cũng nên sử dụng một giọng điệu chuyên nghiệp đồng thời thân thiện và lịch sự. ” } }, { “@type”: “Hỏi”, “name”: “Tại sao bạn nên tập trung vào dịch vụ khách hàng tốt?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Đáp”, “text”: “Dịch vụ khách hàng tốt là một phần quan trọng để vận hành một doanh nghiệp thành công. Nó có thể cải thiện danh tiếng của công ty bạn và giúp giữ chân khách hàng của bạn.” } }] }
Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

    Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

    ×
    Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

    Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

    Lên lịch demo