ID phiếu hỗ trợ

Mỗi khi một ID phiếu được sử dụng trong LiveAgent, ví dụ như trong ghi chú hoặc trò chuyện nội bộ, nó sẽ được tự động liên kết để bạn tiện lợi hơn. Nếu ID phiếu A được nhắc đến trong ghi chú của phiếu B, nó cũng sẽ tự động được cập nhật trong phiếu A.

Cách sử dụng ID phiếu hỗ trợ?

Một trong những lợi ích nổi bật của công cụ quản lý phiếu là mỗi tương tác khách hàng đều được gán một ID phiếu riêng biệt. ID phiếu này đóng vai trò làm số tham chiếu cho nhân viên hỗ trợ khách hàng, giúp họ dễ dàng theo dõi, quản lý và tìm kiếm các phiếu cụ thể mà không cần phải dò tìm toàn bộ hệ thống. Nhờ ID phiếu, nhân viên hỗ trợ có thể tổ chức và ưu tiên hiệu quả tất cả phiếu đến, đảm bảo mọi yêu cầu khách hàng đều được xử lý.

Những ID này cực kỳ hữu ích vì giúp loại bỏ nhầm lẫn và tiết kiệm rất nhiều thời gian cho nhân viên. Bạn cũng có thể thiết lập quy tắc tự động để phân loại và ưu tiên phiếu tự động, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc.

Phiếu hỗ trợ là gì?

Phiếu hỗ trợ là một yêu cầu dịch vụ từ người dùng cuối. Các yêu cầu dịch vụ này có thể đến từ nhiều kênh liên lạc như email, live chat, mạng xã hội hoặc thậm chí là qua điện thoại. Mỗi khi có một liên lạc mới từ khách hàng, phần mềm quản lý phiếu sẽ tự động chuyển đổi tương tác đó thành một phiếu hỗ trợ có ID riêng. Nhân viên hỗ trợ sẽ xử lý các phiếu này để giải quyết vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả.

Các tính năng của phiếu hỗ trợ

ID phiếu hỗ trợ

Nhanh chóng xác định yêu cầu của khách hàng chỉ với một thao tác kiểm tra ID phiếu. Đơn giản thêm thông tin hoặc cập nhật trạng thái phiếu cho khách hàng.

Các giai đoạn của phiếu

Không bỏ lỡ bất kỳ yêu cầu nào của khách hàng nhờ vào tính năng giai đoạn phiếu. Các giai đoạn phiếu có thể được hiển thị như: Đang mở, Mới, Đã đóng, v.v.

Phân phối phiếu tự động

Để có dịch vụ khách hàng hiệu quả, bạn cần chia đều số lượng phiếu, cuộc gọi, trò chuyện mà mỗi nhân viên hỗ trợ nhận trong mỗi ca làm việc. Nhờ đó, bạn có thể ngăn ngừa tình trạng quá tải và tăng hiệu suất tổng thể. Phân phối phiếu tự động giúp bạn làm được điều này. Bạn có thể xác định số lượng cũng như thời gian nghỉ mà nhân viên nên có trong ngày.

Quyền sở hữu phiếu hỗ trợ – Trách nhiệm

Việc sử dụng phần mềm quản lý phiếu tập trung cho đội ngũ hỗ trợ khách hàng mang lại rất nhiều lợi ích. Không chỉ có thể xem báo cáo hiệu suất của nhân viên, bạn còn biết được ai đã xử lý phiếu nào. Nhờ đó, tránh trường hợp nhiều nhân viên cùng làm một vấn đề của khách. Hơn nữa, bạn dễ dàng xác định ai chịu trách nhiệm với vấn đề cụ thể. Nếu cần chuyển khách cho bộ phận khác, bạn cũng có thể chuyển quyền sở hữu phiếu nhanh chóng. Vì thế, bạn sẽ không còn nghe câu: “Tôi không biết đó là trách nhiệm của mình.”

Phần mềm quản lý phiếu là gì?

Phần mềm quản lý phiếu là chương trình được đội ngũ hỗ trợ sử dụng để tối ưu hóa và quản lý các liên lạc với khách hàng. LiveAgent là phần mềm quản lý phiếu đơn giản, mang lại sự rõ ràng và hiệu quả cho hỗ trợ khách hàng. Tất cả liên lạc của khách hàng đều được lưu thành các phiếu trong một hộp thư chung.

Ví dụ: Email, Cuộc gọi, Bài đăng mạng xã hội, Live Chat, v.v. Việc tập trung mọi yêu cầu khách hàng vào một hộp thư chung giúp bạn dễ dàng tìm kiếm mọi tương tác và dữ liệu khách hàng.

Các tính năng nổi bật khác

• Quy tắc thời gian – Tự động hóa các tác vụ như nhắc nhở email, dọn dẹp phiếu & hơn thế nữa
• Nhiều tab phiếu – Xử lý nhiều yêu cầu khách hàng cùng lúc để tối đa hiệu quả
• Tin nhắn soạn sẵn – Tiết kiệm thời gian trả lời các câu hỏi thường gặp trên nhiều kênh với phản hồi mẫu
• Tách phiếu – Giao nhiều vấn đề cho đúng nhân viên xử lý
• Biểu mẫu liên hệ – Ẩn địa chỉ email để tránh spam, tăng lượng khách tiềm năng
• Tìm & Thay thế – Bảo vệ dữ liệu nhạy cảm dễ dàng bằng cách ẩn thông tin riêng tư
• Mẫu email – Tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất với các mẫu email tùy chỉnh
• Phiếu nội bộ – Giao tiếp nội bộ và phối hợp công việc dễ dàng
• Ghi chú – Thêm ghi chú nội bộ vào phiếu để nâng cao phối hợp
• Luồng phiếu hỗn hợp – Theo dõi hành trình giải quyết vấn đề của khách qua nhiều kênh trong một luồng duy nhất

|

|

Kết luận

ID phiếu hỗ trợ là thành phần cốt lõi của hệ thống hỗ trợ khách hàng hiện đại. Chúng mang lại số tham chiếu duy nhất giúp đội ngũ hỗ trợ tổ chức, theo dõi và quản lý yêu cầu khách hàng hiệu quả. Sử dụng ID phiếu hỗ trợ, bạn có thể loại bỏ nhầm lẫn, tiết kiệm thời gian và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

Hệ thống quản lý phiếu của LiveAgent giúp bạn dễ dàng xử lý mọi yêu cầu hỗ trợ khách hàng tại một nơi tập trung, với các tính năng mạnh mẽ như phân phối tự động, giai đoạn phiếu và báo cáo toàn diện. Hãy bắt đầu dùng thử miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm cách ID phiếu hỗ trợ có thể thay đổi hoạt động hỗ trợ khách hàng của bạn.