Dùng thử miễn phí

Cách từ chối lịch sự

Trong thâm tâm, bản tính con người là được yêu thích và tìm kiếm sự công nhận từ những người khác. Nhưng, đáng tiếc, chúng ta càng cố gắng, thì đôi khi chúng ta vẫn phải không đồng ý hoặc từ chối làm một việc hoặc nói không với một người ở phía đối lập. Điều này có thể cực kỳ khó cho những người sợ bị chỉ trích và muốn được tất cả mọi người yêu mến. Do vậy, đây là một vài cách để từ chối lịch sự, cho dù nó là vì công việc như dịch vụ khách hàng hay bất kỳ tình huống thường nhật nào.

Những cách này hữu dụng trong email, các đối thoại thực tế, qua điện thoại, trên một ứng dụng chat, hay bất kỳ tình huống nào khác mà bạn cần từ chối yêu cầu của một người.

Đầu tiên hãy xin lỗi

Đây có thể là một lời khuyên kỳ lạ, đặc biệt nếu bạn khách quan đã không làm điều gì sai. Tuy nhiên, nói xin lỗi trước khi nói không chắc chắc sẽ có được nhiều lợi ích. Đầu tiên bạn hãy để cho đối phương biết, có vài tin xấu để nói đến. Thứ hai, bạn đang cho thấy sự đồng cảm, điều này có thể làm dịu lại những cuồng phong kể cả mạnh nhất. Đó là cách đơn giản để bạn từ chối lịch sự.


I’m sorry, but we had to refuse your request to move to another department.

Đừng nói quanh co

Nếu bạn tạo ra một câu trả lời phức tạp cho câu hỏi của một người chỉ để từ chối yêu cầu của họ, thì có hai tình huống có thể diễn ra.

Một, họ có thể nghĩ là bạn đang nói dối vì câu trả lời của bạn quá chi tiết.

Hai, họ sẽ tìm ra cách nói chuyện để khiến bạn nói vâng bằng cách tìm ra một lỗ hổng trong câu trả lời của bạn.

Do đó, thay vì dùng mười phút để giải thích tại sao bạn đang nói không, hãy làm nó nhanh chóng và không đau đớn. Nó sẽ chân thật hơn và có ít cơ hội tranh cãi hơn có thể diễn ra sau đó.

Vậy nên, thay vì: “Tôi xin lỗi, nhưng tôi không thể chở bạn đến nhà ga vào ngày mai vì con gái tôi có lớp học bơi và nếu con bé bỏ lỡ, nó có nhiều khả năng gặp nguy hiểm hơn khi tham gia cúp vô địch tiểu bang.”

Hãy nói đơn giản…


I’m sorry but I can’t help you, I have something planned out for tomorrow.

Sử dụng từ ngữ thành thật

Đối khi, vỏ bọc ngọt ngào có thể gây nhiều điều xấu hơn là tốt. Thay vì tìm những cách để làm dịu cơn bão, hãy tiến về phía trước và sử dụng từ ngữ thành thật để nói chuyện với đối phương.


No, I’m afraid I can’t do that for you.
OR
That’s not possible at the moment.
OR
I would rather not get into that kind of situation.

Bằng cách này, người nghe sẽ không nghi ngờ câu trả lời của bạn theo nghĩa tiêu cực. Đây là giải pháp dễ nhất cho mọi thứ, nhưng cùng lúc đó là nguy cơ lớn nhất vì bạn bộc lộ quá thẳng thừng hoặc quá trực tiếp.

Nói KHÔNG hai lần, nếu bạn phải làm

Đôi khi, mọi người sẽ rất cố chấp sau khi nghe bạn từ chối lần đầu tiên. Họ có thể nghĩ là có khả năng thay đổi suy nghĩ của bạn hoặc sau khi thuyết phục đủ, bạn có thể chấp thuận. Hãy xác nhận lại một cách đơn giản (và lịch sự) câu trả lời phủ định của bạn.


As I said, I’m afraid I can’t help you at the moment.
OR
As I previously mentioned, we don’t give discounts to seniors.

Đưa họ đến gặp một người khác

Một tình huống là nhiều người không chịu nghe nói không cho một vấn đề, đó là lúc bạn nên gửi họ đến cho một người khác, người có thể giúp đỡ tốt hơn. Bằng cách đó, họ sẽ không nghĩ đây là một lời từ chối, nhưng là một sự trợ giúp để nhận được những gì họ thực sự cần. Tất nhiên, đầu tiên, hãy đảm bảo bạn gửi họ đến cho một người có thể thực sự làm được nhiệm vụ này.


I can’t help you at the moment since I’m not an expert on tax, but Susan from accounting can give you a hand.
OR
While I can’t solve this problem immediately, I can connect you with someone from customer service to help you out.

Phản ánh yêu cầu của họ

Nói về sự đồng cảm, một trong những chiến lược tốt nhất để tránh có một câu trả lời tiêu cực là giả sử một tình huống giống như họ. Nếu nó là một tình huống (hoặc một người) khiến bạn khó giải quyết, thì điều này có thể giúp bạn trả lời không quá tiêu cực. Chỉ tương tự như trường hợp trước đó, bạn bắt đầu một cách tốt đẹp trước khi từ chối.


You’re right, we did take too long when processing your request. However, I cannot help you at this time.
OR
It’s true that we haven’t done enough for your case. However, I don’t think we can really help you out with your request.

Đề nghị một giải pháp thay thế

Chắc chắn là, nhận được từ không như một câu trả lời sẽ không khiến một người cảm thấy tốt ở đầu bên kia. Tuy nhiên, nếu bạn cho họ một giải pháp thay thế cũng trông tốt tượng tự, thì họ sẽ có thể chấp nhận lời từ chối hoàn toàn tốt hơn.


I’m afraid I can’t give you a discount on a premium plan, but I can give you another month of free trial.

Điều này không phải lúc nào cũng xảy ra, vì đôi khi không có lựa chọn thay thế nào cả. Cũng thế, hãy lưu ý rằng, đưa ra một cách thay thế sẽ mở ra nhiều cuộc thảo luận không cần thiết hơn.

Quay lại với họ

Thường thì, yêu cầu của một người sẽ không thể được giải quyết hoàn toàn ngay lập tức. Bạn có lẽ không biết liệu điều đó có thể, bạn sẽ cần quyền hạn của một nhân viên khác hoặc nó có thể là một điều hoàn toàn khác. Trong những trường hợp này, hãy nói với khách hàng là bạn sẽ kiểm tra và quay lại với họ sau một khoảng thời gian. Tất nhiên, bạn phải chắc chắn quay lại với họ.


I can’t tell you where your shipment is at the moment, but I will check up on that and let you know sometime tomorrow if that works for you.
OR
While I can’t help you out at the moment, you can check back tomorrow and see if we have any more of those shoes in stock.

Ví dụ thực tế:

Làm thế nào để từ chối một lời mời?

Hãy xem một ví dụ cụ thể. Làm thế nào để từ chối một thư mời đám cưới? Nếu bạn không thể dự một tiệc cưới hoặc có lẽ bạn không muốn đến dự đám cưới, thì việc tìm ra cách từ chối lịch sự thư mời đám cưới thường sẽ là một khó khăn.

Các ví dụ về cách từ chối một thư mời đám cưới:


Thank you so much for the invitation. Unfortunately, I am unable to attend. Congratulations to both of you. Have a lovely day!
OR
I am sorry, but I cannot make it in person. Would love to celebrate with both of you when we get the chance. Anyways, congrats to both of you!

Kết luận

Nói không hoặc từ chối lịch sự là một trong những việc khó làm nhất, cho dù đó là tình huống, con người, hoặc ngôn ngữ nào. Những mẹo này sẽ giúp bạn nói KHÔNG, dễ dàng hơn và tránh những trường hợp không vui với một người ở đầu bên kia. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm, hãy xem bài viết Giao Tiếp với Khách Hàng để có được nhiều kiến thức hơn.

Hãy tự khám phá

Kiến thức là sức mạnh, nhưng chỉ khi đưa nó vào thực tiễn. Hãy kiểm nghiệm mọi thứ trong học viện của chúng tôi ngay trong LiveAgent.

LiveAgent 2021 | Better Customer Service Starts Today

Try out LiveAgent for FREE

Handle all customer inquiries from one interface. Start improving your customer service with a 14-day free trial right away!

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “How do you say no respectfully?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Saying no or politely declining is one of the hardest things to do, no matter the situation, person, or language. However, you can always approach in respectfully with a bit of kindness. For instance, Thanks for this opportunity, but I have to decline this offer at the moment. However, I look forward to another potential collaboration in the future.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “How to politely decline a business offer?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Start with showing appreciation for the offer, but then be straightforward. Additionally, you can demonstrate the reasons why you have to decline the offer. However, if you want to decline a business offer but at the same time leave the door open for another opportunity, make sure you express it towards the end.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Is declining an invitation rude?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “There are certain times when you need to decline an invitation. It is definitely not rude if you reasonably approach this situation. Remember, apologize, but be straightforward, or in other words, don’t beat around the bush, and offer an alternative if appropriate.” } }] }
Quay lại Học viện Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×
Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo