Cho dù mọi doanh nghiệp đều luôn muốn làm hài lòng khách hàng của họ, nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể nói đồng ý với tất cả các yêu cầu của khách hàng. Việc chấp nhận rằng khách hàng luôn đúng sẽ khiến bạn khó tìm ra cách từ chối khách hàng mà không làm họ thất vọng hoặc mất lòng. Tuy nhiên, khi khách hàng yêu cầu một thứ gì đó không có sẵn, không hợp lý, hoặc đơn giản là bạn không thể cung cấp, thì tất cả những người tương tác trực tiếp với khách hàng cần biết cách nói không với khách hàng một cách lịch sự.
Làm cách nào để nói không với các yêu cầu hoặc đòi hỏi của khách hàng mà không khiến khách hàng tức giận, bực bội, hoặc thất vọng? Sau đây là một số điều cơ bản cần ghi nhớ bất cứ khi nào bạn phải viết thư từ chối cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn.
Cho dù là bạn sợ sẽ bị mang tiếng xấu, làm hỏng mối quan hệ của bạn với khách hàng, hay hoàn toàn làm hỏng việc của khách hàng, thì việc từ chối yêu cầu của khách hàng sẽ rất khó khăn đối với bạn nếu bạn không biết cách thực hiện điều đó một cách chuyên nghiệp. Trên thực tế, học cách từ chối là một kỹ năng cần thiết, đặc biệt là đối với những người làm việc ở vị trí đối mặt với khách hàng. Sau đây là một số mẫu thư từ chối tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng (và cá nhân hóa) cho các tương tác với khách hàng của bạn.
Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]
Thư từ chối là một thư chính thức để thông báo cho ứng viên rằng họ sẽ không được tuyển dụng.
Thư nên tóm tắt ngắn gọn lý do chính của việc không tuyển dụng ứng viên. Thư nên kết thúc bằng một lời cảm ơn. Hơn nữa, thư từ chối nên được gửi trong vòng một tuần sau cuộc phỏng vấn.
Thư phải được gửi cho ứng viên và được viết ở ngôi thứ ba. Nó phải chuyên nghiệp, lịch sự, và ngắn gọn.
Ready to put our rejection templates to the test?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team