Mẫu thư từ chối

Cho dù mọi doanh nghiệp đều luôn muốn làm hài lòng khách hàng của họ, nhưng không phải lúc nào bạn cũng có thể nói đồng ý với tất cả các yêu cầu của khách hàng. Việc chấp nhận rằng khách hàng luôn đúng sẽ khiến bạn khó tìm ra cách từ chối khách hàng mà không làm họ thất vọng hoặc mất lòng. Tuy nhiên, khi khách hàng yêu cầu một thứ gì đó không có sẵn, không hợp lý, hoặc đơn giản là bạn không thể cung cấp, thì tất cả những người tương tác trực tiếp với khách hàng cần biết cách nói không với khách hàng một cách lịch sự.

Cách nói không với khách hàng mà không làm ảnh hưởng đến khách hàng

Làm cách nào để nói không với các yêu cầu hoặc đòi hỏi của khách hàng mà không khiến khách hàng tức giận, bực bội, hoặc thất vọng? Sau đây là một số điều cơ bản cần ghi nhớ bất cứ khi nào bạn phải viết thư từ chối cho khách hàng hoặc khách hàng tiềm năng của bạn.

  • Hãy nói “không” bằng cách sử dụng ngôn ngữ tích cực, đó là cách giao tiếp duy nhất bạn nên sử dụng khi viết thư từ chối.
  • Cấu trúc đơn giản cho một thư từ chối: thể hiện sự đánh giá cao khách hàng, cung cấp các tin tức mới, cho biết lý do từ chối, đề nghị giúp đỡ khách hàng, kết thúc bằng một ghi chú ấn tượng.
  • Sử dụng những câu nói có tính thông cảm để thể hiện rằng bạn hiểu cảm xúc của khách hàng (Chẳng hạn như: Tôi hoàn toàn hiểu điều đó…, tôi biết rằng điều đó sẽ khiến bạn khó chịu như thế nào…, v.v. )
  • Luôn cung cấp lời giải thích tận tình về lý do tại sao bạn không thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng (tức là có điều gì đó đi ngược lại chính sách của công ty).
  • Khẳng định lời từ chối của bạn mà không đưa ra những lời hứa hão huyền với khách hàng (tức là không hứa triển khai một tính năng nào đó trong tương lai gần, nếu bạn không thực sự định làm điều đó).
  • Tìm giải pháp thay thế gần nhất, nếu có thể. Ngay cả khi nó không hiệu quả với khách hàng, họ vẫn sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn.
  • Làm cho khách hàng hiểu rằng bạn đang nói không với yêu cầu của họ, chứ không phải nói không với cá nhân họ.
  • Nếu mọi thứ thay đổi, hãy liên hệ với khách hàng để cho họ biết rằng hiện tại bạn đã có thể đáp ứng yêu cầu của họ.

Cách nói không với khách hàng: 7 Mẫu thư từ chối

Cho dù là bạn sợ sẽ bị mang tiếng xấu, làm hỏng mối quan hệ của bạn với khách hàng, hay hoàn toàn làm hỏng việc của khách hàng, thì việc từ chối yêu cầu của khách hàng sẽ rất khó khăn đối với bạn nếu bạn không biết cách thực hiện điều đó một cách chuyên nghiệp. Trên thực tế, học cách từ chối là một kỹ năng cần thiết, đặc biệt là đối với những người làm việc ở vị trí đối mặt với khách hàng. Sau đây là một số mẫu thư từ chối tiêu chuẩn mà bạn có thể sử dụng (và cá nhân hóa) cho các tương tác với khách hàng của bạn.

Tạo mẫu thư từ chối tại LiveAgent
Hãy lưu các mẫu thư từ chối của chúng tôi trong mục các thư soạn sẵn của bạn để tiết kiệm thời gian

Cách từ chối yêu cầu của khách hàng về tính năng


Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we don’t have anything like that in place, however, we’ve actually heard that request quite a lot, so we’ll possibly implement it very soon. I’ll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if there’s anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Cách từ chối khách hàng về yêu cầu của khách hàng đối với tính năng đã bị xóa


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Cách từ chối khách hàng đối với yêu cầu giảm giá


Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. We’re happy that you’ve decided to buy our product and we can’t wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we won’t be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Cách từ chối khách hàng đối với yêu cầu hoàn tiền/trả hàng/đổi hàng 

Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Cách từ chối khách hàng đối với yêu cầu bạn làm công việc của họ cho họ

Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Cách từ chối cuộc gặp mặt với khách hàng

Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Cách từ chối dự án của khách hàng

Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]

Các câu hỏi thường gặp

Thư từ chối là gì?

Thư từ chối là một thư chính thức để thông báo cho ứng viên rằng họ sẽ không được tuyển dụng.

Bạn nên nói gì trong thư từ chối?

Thư nên tóm tắt ngắn gọn lý do chính của việc không tuyển dụng ứng viên. Thư nên kết thúc bằng một lời cảm ơn. Hơn nữa, thư từ chối nên được gửi trong vòng một tuần sau cuộc phỏng vấn.

Cách viết một lá thư từ chối khéo léo

Thư phải được gửi cho ứng viên và được viết ở ngôi thứ ba. Nó phải chuyên nghiệp, lịch sự, và ngắn gọn.

Ready to put our rejection templates to the test?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Thư từ chối là gì?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Thư từ chối là một thư chính thức để thông báo cho ứng viên rằng họ sẽ không được tuyển dụng.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Bạn nên nói gì trong thư từ chối?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Thư nên tóm tắt ngắn gọn lý do chính của việc không tuyển dụng ứng viên. Thư nên kết thúc bằng một lời cảm ơn. Hơn nữa, thư từ chối nên được gửi trong vòng một tuần sau cuộc phỏng vấn.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Cách viết một lá thư từ chối khéo léo”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Thư phải được gửi cho ứng viên và được viết ở ngôi thứ ba. Nó phải chuyên nghiệp, lịch sự, và ngắn gọn.” } }] }
Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

    Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

    ×
    Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

    Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

    Lên lịch demo