Mẫu email xin lỗi

Mọi doanh nghiệp đều phạm lỗi một lần trong một thời gian. Và trong hầu hết trường hợp, một email xin lỗi chuyên nghiệp nhưng đơn giản có khả năng thay đổi nhận thức của khách hàng về tình huống theo hướng tốt hơn và giúp bạn duy trì quan hệ với họ. Bất kể những gì đã diễn ra, và ai có lỗi, một bức thư xin lỗi, đúng lúc, viết tốt có thể giúp biến một trải nghiệm khách hàng tiêu cực thành tích cực, cùng lúc tăng khả năng giữ chân khách hàng và giảm tình trạng hỗn loạn.

Trên thực tế, theo như báo cáo RightNow, 63% người tiêu dùng sẵn sàng quay lại với công ty sau một trải nghiệm tiêu cực nếu họ nhận được một lời xin lỗi sau đó/sửa đúng từ một quản trị viên/trưởng phòng. Cùng lúc đó, không xin lỗi hoặc đưa ra một lời xin lỗi tồi có thể dễ dàng khiến mọi chuyện xấu đi. Dưới đây là một số mẹo về cách viết một email xin lỗi hiệu quả cho khách hàng cùng với 10 mẫu thư xin lỗi soạn sẵn mà bạn có thể sử dụng bất cứ khi nào bạn cần trả lời cho một tình huống tương tự và xin lỗi thay mặt cho doanh nghiệp của bạn.

Cách viết email xin lỗi cho khách hàng

  • Hãy rõ ràng rằng bạn đang xin lỗi vì những gì đã diễn ra mà không đổ lỗi.
  • Nhận lỗi và chịu trách nhiệm kể cả khi đó không phải là lỗi của bạn
  • Thấu hiểu nỗi đau, cảm xúc, và cảm giác tiêu cực của khách hàng
  • Hãy minh bạch và nói cho khách hàng biết những gì đã sai và cái gì đã gây ra vấn đề
  • Hãy đưa ra một kế hoạch phục hồi rõ ràng và giải thích những gì bạn sẽ làm hoặc đã làm để sửa đúng.
  • Mô tả các bước bạn thực hiện để đảm bảo sai lầm sẽ không xảy ra một lần nữa.
  • Đề nghị hoàn tiền hoặc bất kỳ khoản bồi thường hợp lý nào khác, nếu điều đó có ý nghĩa.
  • Cá nhân hóa tin nhắn xin lỗi của bạn, khi có thể.
Mẫu email xin lỗi Kukuruza
Mẫu email xin lỗi Kukuruza

10 mẫu email xin lỗi khách hàng

Dù bạn đang giải quyết các sản phẩm bị hư hại, vấn đề thanh toán, ngừng dịch vụ, trải nghiệm hỗ trợ khách hàng tiêu cực, hay bất kỳ điều gì khác, việc có sẵn các mẫu email xin lỗi chắc chắn cho phép bạn phản ứng nhanh chóng và toàn diện bất cứ khi nào có điều gì đó không đi theo kế hoạch đã định. Đây là 10 mẫu thư xin lỗi có thể hỗ trợ ngay lập tức cho nhiều tính huống khác nhau nơi mà bạn cần xin lỗi các khách hàng của bạn.

Email xin lỗi sản phẩm không như ý

Hi [Name],

On behalf of our company, I want to apologize for sending you a defective item.

Our team tries to implement effective quality control for our products, but we failed this time, and we regret that your product slipped past our quality measures. I realize it was frustrating for you and I’m very sorry.

In order to make things right I’d like to propose two solutions:

[Solution 1: for example, full refund]
[Solution 2: for example, replace the product with a new one]

All you have to do is inform me what suits you best and leave the rest up to me.

Thank you for your patience.

Email xin lỗi về các vấn đề sản phẩm SaaS

Hi [Name],

We’re so sorry about the issues you’ve been having with [product]. We know how frustrating it is when technical issues prevent you from getting your work done.

This was likely caused by a malfunction in our own servers, so we’re actively trying to minimize the possibility of this happening again.

In the meantime, we’re going to give you back this month’s subscription cost as an additional apology.

Thank you for your patience. Don’t hesitate to get in touch if you’d like any help or more


Email xin lỗi về trải nghiệm hỗ trợ khách hàng tiêu cực

Dear [Name],

I’m so sorry to hear about the poor experience you had with our customer support agent. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.

Our customer support reps have all been trained on how to handle our customers’ issues, including how to escalate problems that they are unable to assist with. However, as a result of this experience, we’ve decided to provide additional training to our entire customer support team to make sure that this won’t happen again.

As an additional apology, we’re sending you a 20% discount for your next order. You can use this code: [CODE]

Thank you for your patience and for bringing the issue to our attention. Let me know If there’s anything else we can do.


Email xin lỗi về thời gian ngừng hoạt động dịch vụ

Dear [Name],

I want to apologize for our extended downtime yesterday. As stated in our SLAs, our team guarantees 99% uptime every day, and this was one of the few times we failed to uphold our standard. We realize we caused operational problems to you and we are very sorry for that.

This was likely caused by [explaining the reason].

We’ll do our best to make sure this doesn’t happen again. As an additional apology, we are offering [details of your offering].

Thank you for your patience and understanding. As always, if you have any questions or issues, please let us know.


Email xin lỗi về lỗi thanh toán

Dear [Name],

Thank you for contacting our customer support and for bringing this issue to our attention. We’re so sorry that you were charged twice for the same product.

This is a terrible mistake caused by a glitch in our billing system, and we’re currently looking into how this could have happened. As soon as we find the bug in our system, we’re going to squash it!

In the meantime, we have refunded you the full amount of one of the charges, including extra charges and tax. Please allow 1-3 business days for the amount to appear back on your credit card.

Getting overcharged is a stressful and frustrating ordeal, and we’re sorry once again to have put you through that. If there are any other issues or questions, please don’t hesitate to contact us.


Email xin lỗi về các vấn đề trang web


We blew it!

You may have noticed that our website had trouble today keeping up with the unexpectedly large amount of interest in our [details of promo] sale.

We’re happy to say this has now been fixed – hurrah!

If you had trouble shopping, don’t worry – we have extended our sale until [date]!

Sorry for any inconvenience caused.

Mẫu email xin lỗi cho các vấn đề vận chuyển


We just realized that the [type of emails] emails we’ve been sending to you lately might have not gotten through to you on time.

There has been a glitch in our database, but the good news is that it’s all sorted now, so you’ll be kept up-to-date with our exclusive deals and promotions. We’ll also make sure this doesn’t happen again.

We’re very sorry if in the meantime you’ve missed some of our offers. By way of an apology, we’d like to give you [details of your offer].

Thanks for understanding.

Email xin lỗi về thu hồi sản phẩm

Dear valued customer,

Due to [reasons], we must recall our [product]. We are very sorry that [product] has slipped past our quality standards.

If you have bought this item, please click below for details of how to return it and receive a full refund (plus a little extra compensation).

We will continue to create the products that our customers love, but with more extensive quality testing to ensure that this situation remains an isolated incident.

We thank you all for your loyalty over these [number] years that we have been in business — we will work hard to not disappoint you in the future. Once again, please accept our apologies for this unpleasant event.


Email xin lỗi chung

To our valuable [Company name] customers,

As you may already know, at [time] today, we experienced [description of issue], which affected [number] customers. We realize that caused operational problems to many of you and we would like to apologize for that.

Here’s what happened: [details of the problem and status of the resolution].

Our company aims to offer the best possible service to our customers, and we know we’ve let you down. We are taking this incident very seriously and are doing a full analysis on this issue, the root cause, the impact, and how to prevent this from happening again.

As an additional apology, anyone who was affected by this will be able to [details of your offering]. While we understand it can’t exactly make up for the inconvenience we caused, we hope it’ll go some way towards making amends.

Thank you for your patience. If there is anything else our team can do to improve your experience, please don’t hesitate to reply to this email and ask.


Email xin lỗi liên tiếp

Hello [Name],

I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [details of the issue]. I know we let you down, and I’m sorry once again for that.

So, I’m following up on the solution we provided. Did it help? Could we have done better? Please let us know.

I’d be happy to assist if you have any other questions or concerns.


Giờ đây bạn đã biết cách xin lỗi cho những sai phạm bạn đã làm, vậy còn việc tìm hiểu cách từ chối lịch sự các yêu cầu của khách hàng thì sao?

Email xin lỗi – Câu hỏi thường gặp

Cách xin lỗi chuyên nghiệp bằng email?

Xin lỗi chuyên nghiệp bằng email nên được thực hiện bằng cách chân thành thừa nhận vấn đề và chịu trách nhiệm. Hơn nữa, cố gắng đưa ra một giải pháp khả thi. Quan trọng hơn, đừng sao chép và dán những câu xin lỗi chung chung.

Bạn nói gì khi ai đó xin lỗi bằng email?

Đơn giản cảm ơn họ về email và biểu lộ bạn đánh giá cao lời xin lỗi/câu trả lời ngay lập tức.

Các bước để xin lỗi khách hàng của bạn một cách chuyên nghiệp là gì?

1. Chịu trách nhiệm về lỗi sai.

2. Thừa nhận sai lầm này gây khó khăn cho khách hàng của bạn.

3. Xin lỗi.

4. Đưa ra các giải pháp để khắc phục sai lầm.

5. Để thể hiện lòng biết ơn, hãy làm điều gì đó tốt đẹp cho khách hàng của bạn.

Discover endless customization opportunities today!

Sign up for our free, 14-day, all-inclusive trial and experience all that LiveAgent has to offer-- including customizable email templates.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “How do you apologize professionally in an email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Apologizing professionally in an email should be done by sincerely acknowledging the issue and taking responsibility. Moreover, try to offer a possible solution. More importantly, do not copy and paste generic apologies.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What do you say when someone apologizes in an email?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Simply thank them for the email and express that you appreciate the apology/prompt response.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “What are the steps to professionally apologize to your customer?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “1. Take responsibility for the mistake. 2. Acknowledge that the mistake was a problem for your customer. 3. Apologize. 4. Offer solutions to remedy the mistake. 5. As a show of good faith, do something nice for your customer.” } }] }
Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo