Các template cho tổng đài để xây dựng mối quan hệ khách hàng chặt chẽ
Các template cho tổng đài giúp xây dựng mối quan hệ khách hàng chặt chẽ qua dịch vụ khách hàng qua điện thoại. Kịch bản nên cá nhân hóa, làm việc chuyên nghiệp và lưu ý không xin lỗi nếu không biết câu trả lời.
Hầu hết công ty đều có dịch vụ khách hàng qua điện thoại và dùng nhiều kiểu kịch bản tổng đài khác nhau. Nếu bạn muốn làm giống vậy và mang lại trải nghiệm dịch vụ khách hàng xuất sắc, bạn cần phải cung cấp dịch vụ tốt bằng cách sử dụng các kịch bản được soạn kỹ lưỡng cho tổng đài.
Sử dụng kịch bản cho tổng đài đảm bảo rằng việc giao tiếp của nhân viên hỗ trợ của bạn với các bên liên quan nhất quán và có chất lượng tốt. Để tạo một kịch bản dịch vụ khách hàng tốt, việc cân nhắc vài lợi ích là quan trong cho cả công ty của bạn và khách hàng.
Cách tạo một kịch bản cho tổng đài tốt
Một kịch bản cho tổng đài tốt nên có:
- Lời giới thiệu. Kịch bản nên bắt đầu với một lời chào nhắc đến tên của khách hàng. Tiếp theo, mỗi nhân viên nên tự giới thiệu bằng cách nói tên và chức vụ của mình để trải nghiệm có tính con người và cá nhân hóa hơn.
- Sau khi giới thiệu, mỗi khách hàng nên được hỏi là họ cần trợ giúp điều gì. Cuộc trò chuyện nên được tiến hành một cách êm ả và tôn trọng, thậm chí cả khi vài khách hàng đang stress hoặc bực mình và trút giận lên nhân viên dịch vụ khách hàng. Công việc của nhân viên là đảm bảo với khách hàng rằng vấn đề của họ sẽ được giải quyết với thái độ điềm tĩnh.
- Mỗi kịch bản cho tổng đài nên nói rõ cần làm gì nếu một khách hàng bị bắt buộc phải chờ.
- Kịch bản cũng nên bao gồm những thông tin chung về cách giao tiếp với khách hàng như nên nói với giọng nào, kiểu ngôn ngữ nào (trang trọng hay thông thường), và nhân viên nên hay không nên sử dụng biệt ngữ, từ chuyên môn, hay các cụm từ phức tạp. Tất cả điều này phụ thuộc vào kiểu khách hàng mà tổng đài đang làm việc cho.
- Kịch bản cũng nên bao gồm một mục về cách xử lý tình huống khủng hoảng.
- Cuối cùng, mọi kịch bản nên có các hướng dẫn cách để kết thúc một cuộc trò chuyện.
Việc nhắc nhân viên không bao giờ thiếu tôn trọng hoặc mất kiên nhẫn khi làm việc với khách hàng rất quan trọng. Giả sử như giọng điệu của khách hàng gần như xấc xược. Trong trường hợp đó, nhân viên nên lịch sự yêu cầu khách hàng gọi lại lúc khác hoặc chuyển cuộc gọi cho một đồng nghiệp khác, người có thể xử lý những tình huống thế này tốt hơn. Tuy nhiên, nếu nhân viên cãi với khách hàng hoặc cúp máy ngang là điều không bao giờ chấp nhận được.
Việc cung cấp dịch vụ khách hàng chất lượng luôn mang lại nhiều hơn lợi ích hơn là hành xử nhỏ mọn hoặc thiếu tôn trọng. Hãy nhớ rằng để xây dựng mối quan hệ vững chắc với khách hàng, bạn cần phải đồng cảm, thể hiện sự hiểu biết, và đảm bảo với khách hàng rằng vấn đề của họ sẽ được giải quyết và nhân viên của công ty sẽ luôn làm hết sức mình để hỗ trợ tốt nhất có thể. Giờ, hãy xem thử vài mẫu kịch bản cho tổng đài.
Create your own virtual call center
LiveAgent gives you the power to design your own call center and scripts. Curious about all the opportunities?
Các mẫu kịch bản cho tổng đài để xây dựng mối quan hệ
Các mẫu kịch bản cho tổng đài để xây dựng mối quan hệ #1
Hello, my name is [agent’s name], and I’ll be assisting you today. Who am I speaking to?
[Customer answers]
Hi [customer’s name], please tell me what I can do for you today.
[Customer answers and describes their issue]
[Customer’s name], thank you for describing this problem so precisely. It’s really helpful to know all the details. Could you also tell me [agent asks an additional question(s) if applicable]?
[Customer answers]
[Agent proceeds with their duties, asks more questions if necessary, and follows the protocols provided for in that particular case. Then they inform the customer about the outcome] Thank you for your patience, [customer’s name]. Here’s what we can do for you…
[Or:] Your issue should be resolved within the next [X] minutes. We will send you an [email/SMS] confirmation and let you know once you can start using our service again. Can I help you with anything else? [Customer answers]
Thank you very much, and don’t hesitate to contact us again if you need any further assistance.
Các mẫu kịch bản cho tổng đài để xây dựng mối quan hệ #2
Hi, you have reached the [company’s name] call center. It’s [agent’s name] speaking. How can I help you?
[Customer explains their issue]
Can I ask who I am speaking to?
[Customer introduces themselves]
Thanks, [customer’s name]. Fortunately, it’s my [second/third/fourth] case like this, so I should be able to help you quickly. Just give me a few more details, and then it will take me less than [X] minutes to solve this problem. [Agent asks a few more questions and gathers all the necessary information. Then they proceed with the protocol and assist the customer].
[Customer answers questions]
Thank you for your patience and for answering all these questions. I’ve just updated our database with all the necessary information, and your [account/inbox/app…] should work perfectly now. Please test it while on the phone with me and let me know if it works.
[Customer confirms]
I’m delighted to hear that I was able to assist you so quickly. Is there anything else you need my help with?
[Then the agent either continues with assisting the customer or concludes the conversation:] Thank you for contacting us and having a great (rest of the) day!
Các mẫu kịch bản cho tổng đài để xây dựng mối quan hệ #3
Hello, It’s [agent’s name] from the [company/department/team] speaking. What can I help you with today?
[Customer explains their issue(s)].
Thank you for providing me with all that information. It seems that you need assistance from our technical support team. Is it ok if I put you on hold for a moment to reach out to my colleague who specializes in technical support and then get back to you?
[Customer confirms]
Perfect. Please stay on the line, okay?
[Then the agent informs the customer about the next steps and plans another call to follow up on the conversation or redirects the call to a designated technical support team. They end the call with]: Thank you for reaching out to us. Get in touch with our tech support and remember that you can always reach us on this number [agent provides the number] to discuss any issues you happen to encounter with [product/service]. Once again, thank you for calling us and goodbye.
Ready to put our Call center templates to use?
LiveAgent is the most reviewed and #1 rated ticketing software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 30-day trial. No credit card required.
Frequently Asked Questions
Những từ ngữ mà mọi kịch bản cho tổng đài "bắt buộc phải có" ?
Đầu tiên, mọi kịch bản cho tổng đài nên được điều chỉnh để nói về tất cả các chủ đề liên quan đến lĩnh vực của doanh nghiệp bạn. Khi bạn đã có phần này, bạn có thể tiếp tục lấp đầy kịch bản với những từ ngữ mạnh mẽ hơn giúp truyền tải chính xác thông điệp. Những từ này có thể là :hoàn toàn, nhanh chóng, xuất sắc, khuyến khích, hứng hởi, vui lòng, rất vui, tuyệt vời, rất tiếc, chắc chắn, tiện lợi, thời gian, thiết yếu.. Vài cụm từ nên được sử dụng trong gần như mọi kịch bản tổng đài nên bao gồm: “Em có thể giúp gì cho anh/chị?”, “Mình có thể giúp gì cho bạn?”, “Để trả lời câu hỏi của bạn…”, “Có vẻ như bạn cần [điều gì đó]…”, “Tôi hiểu rằng…”, “Nếu chúng ta [Thực hiện/ lên kế hoạch gì đó] cùng nhau thì sao…”, “Rất cám ơn anh chị đã kiên nhẫn đợi.”, “Chúng tôi xin lỗi vì sự bất tiện…”, và dĩ nhiên “Cám ơn”.
Một kịch bản cho tổng đài tiêu chuẩn nên dài bao nhiêu?
Vì kịch bản cuộc gọi được tạo dựa trên các tình huống hội thoại, việc đề xuất độ dài lý tưởng cho chúng gần như bất khả thi. Tuy nhiên, khi tạo một kịch bản, nhớ làm nó ngắn gọn và chính xác hết sức có thể. Khách hàng của bạn kỳ vọng bạn hỗ trợ họ, và họ muốn bạn giúp nhanh nhất có thể. Theo chuẩn ngành, khách hàng liên hệ tổng đài kỳ vọng sự hồi âm gần như ngay lập tức. Thời gian trả lời trung bình không nên vượt quá 20 giây. Việc này không có nghĩa là nhân viên của bạn phải giải quyết vấn đề của trong hàng trong thời gian đó, nhưng nó có thấy mọi người mong muốn được hỗ trợ nhanh chóng.
Tại sao bạn nên sử dụng kịch bản cho tổng đài?"
Sử dụng kịch bản cho tổng đài đảm bảo rằng việc giao tiếp của nhân viên hỗ trợ với các bên liên quan bên ngoài được nhất quán và chất lượng cao.
Phần mềm Help Desk hỗ trợ khách hàng
Twitter đã cập nhật cấu trúc kiếm tiền của mình để truy cập vào API v2. Chatbot có thể cải thiện dịch vụ khách hàng. LiveAgent sử dụng WhatsApp cho hỗ trợ khách hàng. Sử dụng WhatsApp cho dịch vụ khách hàng là tuyệt vời. Nội dung tương tác là quan trọng trong giao tiếp. Quản lý sự cố và phản hồi khách hàng tốt nhất. LiveAgent mang đến các cải tiến mới và tích hợp với Salesforce. Tìm hiểu về phần mềm phản hồi khách hàng tốt nhất. Hướng dẫn ứng xử qua email dịch vụ khách hàng. Tìm hiểu về phần mềm diễn đàn và cổng thông tin khách hàng tốt nhất.
Chúng tôi rất cám ơn bạn đã đăng ký LiveAgent gần đây.
Một thông báo sẽ được gửi đến địa chỉ email của bạn có chứa các thông tin đăng nhập, ngay sau khi tài khoản của bạn được thiết lập.
Dùng thử tất cả các kênh giao tiếp khi LiveAgent của bạn sẵn sàng.
Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.
Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày