• Template
  • Mẫu Email Theo Dõi Dịch Vụ Khách Hàng

Mẫu Email Theo Dõi Dịch Vụ Khách Hàng

Dịch vụ khách hàng là bộ phận có vai trò quan trọng trong sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, bất kể nó hoạt động trong lĩnh vực nào. Tuy nhiên, dịch vụ khách hàng ưu việt và hỗ trợ khách hàng không chỉ dừng ở việc trả lời các câu hỏi của khách hàng hay giải quyết các vấn đề của họ và cứ vậy tiếp tục. Bạn cần phải đảm bảo rằng khách hàng hài lòng và vui vẻ với giải pháp đó, vậy nên theo dõi thường xuyên chính là chìa khoá. Nhưng, đối với nhiều doanh nghiệp, dịch vụ khách hàng chỉ dừng ở tại thời điểm yêu cầu của khách hàng được xử lý. Mặc dù theo dõi chỉ là một tác vụ khá đơn giản, nó thường bị bỏ qua. Trên thực tế, theo Báo Cáo Tiêu Chuẩn Dịch Vụ Khách Hàng gần đây nhất từ SuperOffice:

  • 62% doanh nghiệp không phản hồi các email dịch vụ khách hàng.
  • 90% doanh nghiệp không xác nhận hoặc thông báo cho khách hàng rằng đã nhận được email.
  • 97% doanh nghiệp không gửi tiếp email theo dõi cho khách hàng để xem họ có hài lòng với phản hồi từ doanh nghiệp hay không.
email theo-dõi dịch vụ khách hàng từ Bria
Một emal theo dõi dịch vụ khách hàng từ Bria

Sức mạnh của email theo dõi dịch vụ khách hàng templates

Email theo dõi dịch vụ khách hàng có thể tạo ra tác động lớn đến trải nghiệm của khách hàng. Đây là điều mà các doanh nghiệp nhỏ thường thấu hiểu và tận dụng, trong khi các doanh nghiệp lớn hơn thường có xu hướng quên đi. Các email theo dõi mà thường được gửi ngay sau khi có tương tác với dịch vụ khách hàng có thể:

  • Làm khách hàng hài lòng khi cho họ thấy rằng bạn quan tâm và đang dốc hết sức mình để đảm bảo rằng họ luôn được hài lòng.
  • Cải thiện trải nghiệm dịch vụ khách hàng nói chung
  • Tương tác lại với khách hàng và khuyến khích giao tiếp bằng việc cung cấp hỗ trợ một cách chủ động.
  • Giới thiệu các tuỳ chọn tự thực hiện và hướng khách hàng đến các nguồn thông tin hữu ích.
  • Thể hiện những thông tin chi tiết có giá trị liên quan đến khách hàng ngay từ phản hồi của họ.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your<br> own customer email templates, thus<br> helping you improve customer service.<br> Curious about all the opportunities?

10 Mẫu Email Theo Dõi Dịch Vụ Khách Hàng

Dù cho đó là cập nhật cho khách hàng về trạng thái của các yêu cầu của họ, hỏi về phản hồi, hay cung cấp hỗ trợ một cách chủ động sau khi đưa ra giải pháp, bộ phận dịch vụ khách hàng của bạn không nên xem nhẹ việc theo dõi khách hàng sau đó. Sau đây là 10 Mẫu Email Theo Dõi Dịch Vụ Khách Hàng phù hợp để áp dụng trong nhiều giai đoạn khác nhau xuyên suốt quá trình theo dõi khách hàng – hãy dùng chúng như những gợi ý khi bạn viết các tin nhắn theo dõi khách hàng cho riêng mình.

Một Email theo dõi giúp cập nhật tình trạng của vấn đề


Hi [Name],

I wanted to update you about the status of your issue before the weekend.

It is still in progress and is being worked on by our technical support team. We’re prioritizing your request, and I will make sure this issue is resolved over the weekend. You will get notified immediately once it’s done.

You can also track the status of your request any time by logging in to your [Brand] account and clicking on the Requests tab.

Thanks for your patience!

Have a great weekend,
[YOUR SIGNATURE]

Email theo dõi một cách chủ động 


Hi [Name],

Hope you’re doing well. I just wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [details of the issue]. Was it resolved? Do you need any additional help? Please let me know – I’d be happy to assist you in any case.

Have a great day,
[YOUR SIGNATURE]

Email theo dõi sau khi khách hàng có trải nghiệp dịch vụ tích cực


Hi [Name],

You are most welcome. I’m glad that out of hundreds of customers we send emails to every day, someone appreciates the effort we put into trying to provide the highest quality of customer service.

Customers like you are the reason we strive to do the best at our jobs. Please feel free to reach out again if you have any questions, issues, or concerns – we are just an email away and will always be happy to assist you.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Email theo dõi khi khách hàng có trải nghiệp dịch vụ tiêu cực


Hi [Name],

I’m sorry again about the less than stellar experience you had the other day with our customer support team. I just wanted to reach out and let you know that we’ve decided to put our entire customer support team through additional training to ensure situations like that won’t happen again.

In the meantime, if you have any questions, concerns, or feedback, or if there’s anything else we can do to help, please don’t hesitate to let me know.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Email theo dõi nhằm khuyến khích các hoạt động tự thực hiện


Name,

I’m glad we were able to resolve [issue]. By the way, you can read more about managing [your account/ payment options/ settings, etc.] in our Help Center. There’s one article that covers your issue in depth [insert link].

If you have any other questions, or if there’s anything we can do to make your experience with us more enjoyable, please let us know.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Email theo dõi sau khi không nhận được phản hồi


Hi [Name],

I’m checking in about your case with us regarding [case topic] one last time. It’s been [number of days] days since we’ve heard from you, so I wanted to reach out and let you know we are going to close this ticket.

Please feel free to reopen this ticket or open a new one if you need any further assistance – we’ll be happy to help.

Thanks again for working with us!
[YOUR SIGNATURE]

Email theo dõi sau khi đóng một Phiếu hỗ trợ


Hi [Name],

Thank you for contacting us about [details of the issue]. Our records show that your issue has been resolved, so your ticket will be automatically closed in 3 days.

If you still need our help or have any more questions, just hit ‘reply’ and we’ll get back to you shortly.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Email theo dõi nhằm hỏi về phản hồi


Hi [Name],

We’re reaching out regarding your recent issue with [details of the issue] that was resolved on [date]. To help us serve you better, we’d love to hear about your experience with our support team.

On a scale of 1 to 5, how easy was it to get your issue resolved?

1 = Extremely difficult
2 = Very difficult
3 = Neither
4 = Very easy
5 = Extremely easy

We appreciate your feedback. And as always, if there’s anything else we can do for you in the future – please don’t hesitate to reach back out again.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Email theo dõi nhằm mời thực hiện khảo sát


Hi [Name],

You recently reached out to us regarding [details of the issue] which was resolved on [date]. We would love to hear about your experience with our customer service.

Can you please take a moment to respond to this quick survey? It’ll take you less than 60 seconds to answer! Thank you so much, your feedback will help us assist you better in the future.

[Link to Survey]

Thanks again,
[YOUR SIGNATURE]

 Email theo dõi sau khi có một sự cố toàn công ty


[Name],

As you may already be aware, earlier this week some of our customers have encountered an issue with [product/service/ feature, etc.] Our engineering team was able to resolve it approximately 2 hours after the initial report. We’d like to apologize once again for any inconvenience this may have caused.

To ensure this doesn’t happen again we’re working on multiple improvements to our [product/ service/ feature/ operations, etc.]. In this blog post, we published a full explanation of what went wrong, what we did to recover, and what we’ll do to prevent this from happening in the future: link to a blog post.

Thank you for your patience and understanding. And as always, if you have any questions or come across any issues, please let us know, we’re here to help.

Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Email Theo Dõi Dịch Vụ Khách Hàng – Những câu hỏi thường gặp

Tại sao việc theo dõi lại quan trọng đối với dịch vụ khách hàng?

Khi bạn phản hồi một yêu cầu từ khách hàng, bạn cần theo dõi để kiểm tra tình trạng của vấn đề. Với việc theo dõi, bạn có thể đảm bảo rằng vấn đề đã được giải quyết chính xác.

Tôi nên viết gì trong một email theo dõi dịch vụ khách hàng?

Email theo dõi dịch vụ khách hàng là một email được gửi đến người đã gửi câu hỏi cho bạn (hoặc đến người bạn đã cung cấp dịch vụ nào đó) để hỏi xem bạn có thể giúp được gì thêm cho họ không. Email loại này thường mở rộng phạm vi những gì doanh nghiệp có thể cung cấp hoặc đem lại thêm những sản phẩm hoặc dịch vụ bổ sung cho khách hàng. Một Email theo dõi thường được gửi đến cho những khách hàng đã mua hàng hoặc có một số tương tác nhất định với doanh nghiệp.

Làm thế nào để tôi theo dõi một lời phàn nàn từ khách hàng?

Bạn có thể theo dõi một lời phàn nàn từ khách hàng bằng việc hỏi phản hồi của họ về việc vấn đề được xử lý như thế nào và bằng cách cố gắng giải quyết vấn đề nếu khách hàng muốn vậy.

Thử LiveAgent ngay hôm nay​

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trợ giúp chuyển đổi từ những giải pháp helpdesk phổ biến

3.000+ đánh giá Trustpilot GetApp G2 Crowd

Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

    Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

    ×
    Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

    Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

    Lên lịch demo