Dùng thử miễn phí
  • Template
  • Mẫu Nội Dung IVR – Hệ thống trả lời tự động

Mẫu Nội Dung IVR – Hệ thống trả lời tự động

Thiết lập một Hệ thống trả lời tự động – IVR chuyên nghiệp có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện khả năng hỗ trợ qua điện thoại từ đó tăng sự hài lòng nơi khách hàng. Một chuỗi nội dung IVR hiệu quả không những cho phép bạn tự động điều hướng các cuộc gọi đến để đến đúng Bộ phận hoặc Nhân viên hỗ trợ phụ trách mà còn giảm bớt thời gian giữ máy trong hàng chờ và thời gian đợi. Các lời chào và nội dung mà người gọi nghe được khi gọi đến doanh nghiệp của bạn có thể thiết lập cảm xúc cho toàn bộ tương tác sau này, vậy nên quan trọng là bạn phải thực hiện nó đúng cách.

Mẫu Nội Dung IVR – Hệ thống trả lời tự động
IVR trong thực tế

Các kịch bản để phân luồng IVR nếu được viết tốt có thể nâng cao nhận thức về thương hiệu và tạo ra một trải nghiệm khách hàng dễ chịu và hài lòng cho mọi người gọi đến. Mặt khác, các nội dung IVR thiết hiệu quả có thể làm người gọi bối rối và bực bội, dẫn đến những ấn lượng tiêu cực đối với doanh nghiệp về lâu dài. Sử dụng theo những cách vận hành IVR tốt nhất cùng các mẫu nội dung IVR đi kèm các cụm từ phổ biến nhất để tạo ra nội dung IVR thích hợp nhất cho bạn.

Peter Komornik

LiveAgent kết hợpquản lý phiếu, live chat xuất sắc và tự động hóa cho phép chúng tôi cung cấp hỗ trợ xuất sắc cho .

Peter Komornik, CEO
logo slido black

Các cách thiết lập IVR tốt nhất cùng những lỗi nên tránh

  • Tránh đưa ra quá nhiều lựa chọn

Danh sách các lựa chọn IVR vừa dài vừa phức tạp có thể làm người gọi khó định hướng được – thông thường, chỉ nên cung cấp tối đa 5 lựa chọn chính và nên được liệt kê theo thứ tự quan trọng.

  • Hãy đặt số máy nhánh ở cuối

Người gọi đến có thể chưa biết nhánh máy lẻ nào họ cần gọi đến, nhưng họ biết họ cần liên hệ đến Bộ Phận nào – hãy đảm bảo họ luôn nghe các lựa chọn trước khi thực hiện thao tác (“Để kết nối với bộ phận kinh doanh, Nhấn phím 1”, thay vì “Nhấn phím 1 để kết nối với bộ phận kinh doanh”.)

  • Hãy viết đơn giản và nghĩ đến đôi tai

Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng và dễ hiểu đối với tất cả những người có thể gọi đến đường dây hỗ trợ của bạn – tránh sử dụng những từ thuật ngữ chuyên ngành không cần thiết, các từ viết tắt cũng như các từ phức tạp.

  • Hãy cho khách hàng biết về thời gian họ cần chờ

Hãy cho người gọi biết họ phải đợi bao lâu để được kết nối trực tiếp với một Nhân viên hỗ trợ bất cứ khi nào bạn đặt họ vào hàng đợi cuộc gọi hoặc ở trạng thái giữ máy, để họ biết họ cần mong đợi gì và có thể quản lý thời gian của họ cho phù hợp.

  • Hãy cân nhắc về lựa chọn gọi lại sau

Khi các tổng đài viên đều bận và hàng đợi quá dài, hãy cho phép khởi động tính năng tự động gọi-lại để rút ngắn hàng đợi cuộc gọi, giảm nỗ lực kết nối của khách hàng cũng như số lượng cuộc gọi bị bỏ qua.

Kịch bản IVR Mẫu

Nội dung chào khởi đầu IVR

Danh sách lựa chọn IVR

Giữ máy chờ

Đã đạt thời gian chờ tối đa 

Nội dung gọi lại cho hàng chờ

Nội dung cho cuộc gọi không trong giờ làm việc

Nội dung thông báo đang là thời gian nghỉ

Nội dung tin nhắn thoại

Các câu hỏi thường gặp

IVR là viết tắt của từ gì?

IVR là viết tắt của Interactive Voice Response – Tương tác trả lời tự động. IVR là một hệ thống cho phép người dùng tương tác với doanh nghiệp qua điện thoại và tự động thực hiện một chuỗi thao tác để lựa chọn theo quy trình.

Có thể ghi âm nội dung IVR như thế nào?

Bạn có thể ghi âm nội dung IVR bằng cách sử dụng tuỳ chọn ghi âm trong phần mềm Tổng Đài Cuộc Gọi của bạn. Đầu tiên, bạn cần tạo một IVR cho một Bộ phận hoặc một dịch vụ, sau đó bạn có thể ghi âm.

Làm thế nào để chào đón khách hàng khi bắt đầu cuộc gọi?

Khi chào hỏi khách hàng bắt đầu cuộc gọi, bạn có thể sử dụng cụm “Chào [TÊN KHÁCH HÀNG], hôm nay bạn thế nào?” hoặc “Xin chào, [TÊN KHÁCH HÀNG], tôi có thể giúp được gì cho bạn?”

Thử LiveAgent ngay hôm nay​

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trợ giúp chuyển đổi từ những giải pháp helpdesk phổ biến

3.000+ đánh giá Trustpilot GetApp G2 Crowd

Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×
Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo