• Template
  • Mẫu email phản hồi yêu cầu hoàn tiền

Mẫu email phản hồi yêu cầu hoàn tiền

Hoàn trả sản phẩm, hủy, và hoàn tiền là các thực tế của kinh doanh trực tuyến. Trong khi bạn rõ ràng là muốn né các vấn đề liên quan đến hoàn tiền hết sức có thể, vài khách hảng sẽ không vui với sản phẩm của bạn – không quan trọng việc bạn nghĩ nó tốt thế nào – và đòi tiền của họ lại. Có thể có nhiều lý do để khách hàng yêu cầu hoàn tiền. Có thể họ cho rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không phù hợp với họ, hoặc đây không phải là thời gian thích hợp để sử dụng nó.

Mẫu email phản hồi yêu cầu hoàn tiền

Cho dù là lý do gì đi nữa, cách bạn phản hồi những yêu cầu hoàn trả thường trở thành một yếu tố quyết định đến trải nghiệm chung của họ với doanh nghiệp của bạn. Nếu không biết cách xử lý yêu cầu hoàn tiền một cách lễ độ, hãy tận dụng mẫu email phản hồi yêu cầu hoàn tiền đã chuẩn bị sẵn của chúng tôi để tạo phản hồi của riêng bạn.

Cách xử lý yêu cầu hoàn tiền từ khách hàng để duy trì niềm tin của khách hàng

1. Đảm bảo rằng bạn có một chính sách hoàn tiền rõ ràng

Xác định rõ ràng chính sách hoàn tiền của bạn và đảm bảo rằng nó có thể được truy cập dễ dàng trên trang web của bạn (chẳng hạn như trong cổng thông tin khách hàng). Chính sách nên bao gồm mọi điều kiện, hạn chót, và các lý do được chấp nhận để hoàn trả sản phẩm. Bằng cách này bạn luôn có thể cho khách hàng xem chính sách của mình bất cứ khi nào có yêu cầu hoàn tiền. Còn không thì, bạn đã mất quyền từ chối hoàn tiền ngay từ đầu.

2. Phản hồi các yêu cầu hoàn tiền một cách nhanh chóng

Khi bạn nhận được yêu cầu hoàn tiền, hãy hành động nhanh nhất có thể. Vì khách hàng đã không vui với trải nghiệm nghiệm của họ, việc đợi phản hồi của bạn quá lâu có thể làm họ bực tức hơn nữa. Nếu bạn không chắc cách giải quyết, cho họ biết rằng bạn đã nhận được yêu cầu của họ và sẽ trả lời sớm nhất có thể.

từ chối yêu cầu hoàn tiền

3. Giữ bình tĩnh và luôn chuyên nghiệp

Rất dễ trở nên khó chịu, bực bội, và bảo thủ khi ai đó nói tiêu cực về sản phẩm hoặc dịch vụ của mình và yêu cầu trả tiền lại. không có cảm xúc nào có thể giúp bạn giải quyết tình huống và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Hãy dành thời gian để cân nhắc kỹ lưỡng yêu cầu của họ và đảm bảo rằng bạn phản hồi theo hướng hòa giải.

4. Giải thích quyết định của bạn

Một khi bạn đã quyết định cách bạn phản hồi yêu cầu hoàn tiền của khách hàng, hãy thông báo cho họ, biện minh quyết định của bạn và giải thích các bước tiếp theo. Nếu bạn dự định hoàn tiền cho khách hàng, hãy cho họ biết thức và khi nào họ nhận được khoản tiền đó. Nếu bạn từ chối yêu cầu, hãy giải thích lý do tại sao nó không nằm trong chính sách hoàn tiền của công ty bạn.

Interested in making your own templates?

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

5. Đưa ra một giải pháp thay thế

Trong rất nhiều trường hợp, bạn có thể xử lý yêu cầu hoàn tiền của khách hàng bằng cách khác mà không phải thực sự hoàn tiền lại cho họ. Nếu bạn có thể hiểu được nhu cầu và yêu cầu của họ rõ hơn, bạn có khả năng điều chỉnh đề nghị của mình hoặc đề xuất một giải pháp khác có thể thỏa mãn khách hàng của bạn.

6. Yêu cầu phản hồi

Một yêu cầu hoàn tiền luôn là một cơ hội để nhận được phản hồi của khách hàng. Nếu lý do hoàn tiền không rõ ràng, bạn có thể hỏi những câu tiếp nối để tìm ra điều họ mong muốn trải nghiệm từ sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn và nó đã thất bại trong việc đáp ứng mong đợi của họ ra sao. Mặc dù nó không phải là phản hồi tích cực, nó có thể giúp bạn thấu hiểu những vấn đề bạn có thể cải thiện để thỏa mãn các khách hàng tương lai.

Trả lời phản hồi của khách hàng Capterra LiveAgent
Tùy chỉnh các mẫu email

Mẫu email trả lời yêu cầu hoàn tiền

Mẫu email trả lời yêu cầu hoàn tiền là một trong những mẫu email dịch vụ khách hàng quan trọng nhất mà bạn nên có sẵn nhằm đảm bảo việc phản hồi các yêu cầu hoàn tiền luôn nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Phản hồi yêu cầu hoàn tiền cơ bản

Hi [Name],

Thanks for reaching out. Satisfying our customers is very important to us and I’m sorry our [product/ service] didn’t meet your expectations. I fully respect your decision and can only apologize for any problems your business experienced.

We’ve processed your refund, and you should expect to see the amount credited to your account in about 3 to 5 business days.

If you have any other questions or concerns, just reply to this email, I’ll be here to help you in any way I can.

Best,
[YOUR SIGNATURE]

Chấp nhận một yêu cầu hoàn tiền

Hi [Name],

Thank you for reaching out to request a refund on your purchase of [name of product/ service].

I’m sorry to hear that our product didn’t meet your requirements. I completely understand that it isn’t for everyone.

Because your request falls under our refund policy [briefly state refund policy], we will gladly honor your decision. We have issued a refund to your [original payment method]. It may take up to [number of days] to see the amount reimbursed to your account.

If you’re still on the lookout for the right choice for you, please let me know. I’d be happy to talk you through some of our other options and see if any of them feel like a good fit.

Thank you for your time and for giving us a try.
[YOUR SIGNATURE]

Yêu cầu phản ánh của khách hàng sau yêu cầu hoàn tiền

Hi [Name],

I noticed you’ve issued a refund request for [product/ service]. I’m sorry to hear we weren’t able to meet your expectations. We’ve processed your refund and you should expect to see the credit appear on your billing statement within 1-3 business days – depending on your bank.

Is there something we could have done better? What specifically was it about the product that you didn’t like? We’re always looking for customer feedback we can use to improve, so anything you can tell us is helpful.

Thank you in advance!
[YOUR SIGNATURE]

Trả lời một khách hàng đang tức giận và yêu cầu hoàn tiền

Hi [Name],

We’re so sorry to hear you’re not happy with your product, but we also fully respect your decision.

We’ve processed your refund request, and you should expect to see the amount appear in your bank account in the next couple of business days.

Once more, we apologize for the inconvenience this has caused you. In case you’re still in search of a similar product, feel free to reach out as we would love to assist you in finding the right product for you.

Thank you for your feedback, as this will help us improve our [product/ service].

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Thương lượng một yêu cầu hoàn tiền

Hi [Name],

Thank you for reaching out and for bringing this to our attention. I am sorry that you’re disappointed with [name of product/ service]. Could you please let me know what specific issues you’ve encountered? I’d love to help where I can and pass along your suggestions to our team, but I need just a bit more information before doing so.

I understand how it can be frustrating [to purchase a product/ sign up for a service] and not have it meet your expectations, so hopefully, we can get this sorted out for you. If not, I’ll be happy to issue you a refund.

Please let me know how you’d like to proceed.

Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Từ chối một yêu cầu hoàn tiền

Hi [Name],

Thanks so much for reaching out. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.

Unfortunately, our return policy allows for all merchandise to be returned up to 90 days after purchase, in like-new condition. Since your item shows signs of heavy use, we will not be able to refund you. Here is the link to our refund policy in case you need to reference it in the future: [link].

I can, however, provide you with a store credit for your purchase. Please let me know how you would like to proceed.

If you have any questions or concerns, I’d be happy to help.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Email tiếp nối trạng thái hoàn tiền

Hi [Name],

I’m reaching out about the refund you initiated on [date].

Your refund has been deposited into your [original method of payment]. Typically, it takes 3 to 5 business days for the receiving bank to credit the money to your account.

If you don’t see the refund in your account, reply to this email, and we’ll look into it immediately. In the meantime, please let me know if you have any additional questions or concerns — I’d be happy to help!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Cập nhật trạng thái hoàn tiền phong cách bình thường

Hey [Name],

Just wanted to let you know that your payment has been refunded. If you paid with PayPal, you will see the refund in your account immediately. If you paid with a credit card, it will take anywhere between [number] business for the refund to be processed on your card.

We sincerely hope that you can find your way back to [brand/ product name] someday, and please let us know if there is any way we can improve our product to make it better!

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Chưa nhận được tiền hoàn lại

Hi [Name],

I’m so sorry to hear that a refund hasn’t been deposited into your [original method of payment].

I’ve contacted our accounting department to look into this issue for you. A refund has been issued, but it may take a few days for your bank to process the transaction.

We apologize for the inconvenience this may have caused. In the meantime, feel free to reply to this email with any questions or concerns, and I’d be happy to assist you further.

Thanks,
[YOUR SIGNATURE]

Mẫu email trả lời yêu cầu hoàn tiền – Câu hỏi thường gặp

Vì sao xử lý yêu cầu hoàn tiền đúng cách lại quan trọng?

Cách bạn xử lý việc hoàn trả sản phẩm và hoàn tiền có thể quyết định việc bạn duy trí mối quan hệ với khách hàng và trải nghiệm khách hàng tích cực. Trong nhiều trường hợp, nếu quy trình hoàn tiền không khó khăn, khách hàng có xu hướng quay lại và giới thiệu thương hiệu của bạn nhờ vào trải nghiệm dịch vụ khách hàng tích cực mặc dù sản phẩm của bạn không phù hợp với họ.

Tôi nên có những gì trong email trả lời yêu cầu hoàn tiền của mình?

Vài điểm chính bạn có thể nêu trong email khi trả lời yêu cầu hoàn tiền là:

  • Cho khách hàng biết bạn đã nhận được yêu cầu của họ.
  • Thông báo cho khách hàng biết bạn đang thực hiện quy trình hoàn tiền và nó sẽ mất bao lâu.
  • Đưa ra lời giải thích rõ ràng lý do vì sao bạn phải từ chối yêu cầu hoàn tiền của họ, với đường dẫn đến chính sách hoàn trả và hoàn tiền của bạn để tham khảo trong tương lai.
  • Thể hiện sự tiếc nuối rằng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn không đạt mong đợi của họ.
  • Yêu cầu đánh giá và thể hiện sự sẵn lòng cải thiện sản phẩm của mình.
  • Tiếp tục hỗ trợ nếu họ có thêm những câu hỏi khác.

Làm thế nào tôi có thể từ chối yêu cầu hoàn tiền mà không làm khách hàng bực bội

Bất cứ khi nào bạn cần từ chối hoàn tiền, bạn nên hành động như là bạn đang phản hồi khiếu nại của họ. Hiểu yêu cầu của họ, thể hiện sự thông cảm, giải thích ngắn gọn lý do bạn không thể hoàn tiền (cho dù đó là bảo hành đã cũ, lố hạn hoàn tiền, điều kiện của sản phẩm được yêu cầu hoàn trả, v.v…), và đưa ra một giải pháp thay thế, nếu có thể.

Tôi nên trả lời thế nào nếu khách hàng chưa nhận được tiền hoàn lại?

Nếu khách hàng chưa nhận được tiền hoàn lại, thường là, do phía ngân hàng chậm trễ. Nhắc khách hàng rằng có thể mất vài ngày làm việc để yêu cầu hoàn tiền được thực hiện, tùy vào điều kiện của ngân hàng, và thể hiện rõ ràng ý định giải quyết vấn đề của bạn, trong trường hợp khoản tiền hoàn lại chưa đến.

Thử LiveAgent ngay hôm nay​

Chúng tôi cung cấp dịch vụ trợ giúp chuyển đổi từ những giải pháp helpdesk phổ biến

3.000+ đánh giá Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Vì sao xử lý yêu cầu hoàn tiền đúng cách lại quan trọng?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Cách bạn xử lý việc hoàn trả sản phẩm và hoàn tiền có thể quyết định việc bạn duy trí mối quan hệ với khách hàng và trải nghiệm khách hàng tích cực. Trong nhiều trường hợp, nếu quy trình hoàn tiền không khó khăn, khách hàng có xu hướng quay lại và giới thiệu thương hiệu của bạn nhờ vào trải nghiệm dịch vụ khách hàng tích cực mặc dù sản phẩm của bạn không phù hợp với họ..” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Tôi nên có những gì trong email trả lời yêu cầu hoàn tiền của mình??”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Vài điểm chính bạn có thể nêu trong email khi trả lời yêu cầu hoàn tiền là: cho khách hàng biết bạn đã nhận được yêu cầu của họ, thông báo cho khách hàng biết bạn đang thực hiện quy trình hoàn tiền, đưa ra lời giải thích rõ ràng lý do vì sao bạn phải từ chối yêu cầu hoàn tiền của họ, và hơn thế nữa.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Tôi nên trả lời thế nào nếu khách hàng chưa nhận được tiền hoàn lại??”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Nếu khách hàng chưa nhận được tiền hoàn lại, thường là, do phía ngân hàng chậm trễ. Nhắc khách hàng rằng có thể mất vài ngày làm việc để yêu cầu hoàn tiền được thực hiện, tùy vào điều kiện của ngân hàng, và thể hiện rõ ràng ý định giải quyết vấn đề của bạn, trong trường hợp khoản tiền hoàn lại chưa đến.” } },{ “@type”: “Question”, “name”: “Làm thế nào tôi có thể từ chối yêu cầu hoàn tiền mà không làm khách hàng bực bội?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Bất cứ khi nào bạn cần từ chối hoàn tiền, bạn nên hành động như là bạn đang phản hồi khiếu nại của họ. Hiểu yêu cầu của họ, thể hiện sự thông cảm, giải thích ngắn gọn lý do bạn không thể hoàn tiền (cho dù đó là bảo hành đã cũ, lố hạn hoàn tiền, điều kiện của sản phẩm được yêu cầu hoàn trả, v.v…), và đưa ra một giải pháp thay thế, nếu có thể.” } }] }
Quay lại Template Tạo tài khoản MIỄN PHÍ

Trang web của chúng tôi sử dụng cookie. Với việc tiếp tục, bạn cho phép chúng tôi triển khai cookie như đã nói chi tiết tại chính sách bảo mật và cookie.

×
Xếp lịch hẹn cuộc gọi một-một và khám phá cách LiveAgent mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi rảnh vào nhiều ngày

Lên lịch demo